海尔集团档案管理规定.docx

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1、 海尔集团档案管理规定 海尔集团档案治理规定 第三十六条治理部门 各级综合部设立综合性档案室，并指定专人负责档案治理工作。人事、财务、营销等专业档案可由相应职能部门负责治理。 第三十七条归档范围 包括但不限于以下具有保存价值的各种载体形式的文件材料： 一、治理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和规划、大事记;各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等; 二、立项文件：包括工程的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件，以及政府部门关于工程立项的各种批复文件等; 三、证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等; 四、资信文件：验资、审计、评估报告

2、等; 五、合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等; 六、工程开发报批文件：征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等; 七、技术和设备文件：设备、技术资料等; 八、国家有关行业进展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等 九、声像信息类：公司具有重要价值的、或用于营销筹划广告的照片、录音、录像、电子文件等。 十、其他需要归档的重要文件。 第三十八条收集归档 一、档案在形成过程中，经办人员应准时对有关文字材料和图样进展系统收集和整理，不遗漏、不丧失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。 二、凡属归档范围的文件，经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作日内将

3、原件准时归档，不得私自留存;文件的复印件可存于本部门备查。 三、以治理中心、筹建处、工程名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级综合部负责收集、整理，按年度立卷归档。 四、为避开归档档案的遗漏和混乱，档案员要仔细核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等状况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案治理员核对档案的归档状况。 第三十九条分类编目 一、档案治理员应依据归档范围对归档文件进展分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索名目，提高档案利用率，保证档案治理工作的顺当进展。 二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机治

4、理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。 第四十条档案保管 一、档案室必需做好放火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺;一旦消失险情，必需马上向公司行政领导报告。 二、严禁无关人员进入档案室;非档案治理人员无故不许在档案室逗留。 三、档案发生损毁或丧失时，依据给单位所造成损失的大小，按规定对有关责任人进展惩罚。 第四十一条档案借阅 一、借阅任何文件资料，必需办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续; 二、借阅非机密性文件(包括复印件)，须经综合部负责人批准;借出原件，须报管本单位副总经理以上人员审批; 三、因办理相关政府事务所需的资料，须经综合部负责人批准

5、方可借出; 四、借阅机密性文件(包括复印件)，须经分管行政副总经理批准;绝密性文件(包括复印件)，须经总经理批准; 五、外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经分管行政副总经理以上领导批准，方可查阅; 六、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经综合部负责人批准; 七、借阅档案者必需严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进展惩罚直至追究其法律责任。 第四十二条档案移交 若档案需要向政府部门(专业档案馆)或外单位移交，应将档案移交的具体名目上报行政副总经理或以上领

6、导审批，方可移交。 第四十三条档案销毁 档案销毁需经治理中心批准，并需档案治理员和治理中心综合部负责人同时在场监视。 第四十四条其他 人事、财务、营销等专业档案的治理可依据其特点增加其他要求，但必需遵守本规定根本原则，并由各职能部门负责。 物业经理人：.pmceO.com 篇2：民盈集团档案治理制度 民盈集团档案治理制度 第一章 总则 第一条 为标准集团公司的财务档案治理工作，并参考财政部有关会计档案治理规定制定本制度。 其次条 集团公司、直属单位、成员企业，应当依照本制度治理财务会计档案。各单位必需加强对会计档案治理工作的领导，建立会计档案的保管、保存、立卷、归档、借用和销毁等治理制度，保证

7、会计档案妥当保管、有序存放、便利查阅，严防毁损、散失和泄密。 其次章 财务会计档案的内容 第三条 财务会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报表报告、查账报告、验资报告，各种会计软盘、软件，各类存有会计信息的磁盘、光盘，以及由计算机产生的汇总表、账表、报表等以及各种经济合同、与生产经营治理和投资者权益有关的其他重要文件等各种会计资料;全部税务证件、申报软件(含软体及IP地址)、IC卡、储存盘、纳税申报表、审计报告、税务批复、税法文件等。 第三章 财务会计档案的保管、保存 第四条 财务部门应指定专人负责妥当保存会计档案，定期将各种财务计资料按类别、按挨次整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

8、出纳人员不得兼管会计档案。 第五条 保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，保管人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第六条 公司财务会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类，详细类别和保管年限详见附表。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分5年、15年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当根据本方法附表所列期限执行。 财务会计档案保管期限表:序号 类别 档案名称保管期限 备注 1会计凭证类原始凭证15年2会计凭证类记账凭证15年3会计凭证类汇兑凭证15年 4会

9、计账簿类总账15年包括日记总账 5会计账簿类明细账15年 6 会计账簿类 日记账 15年 现金和银行存款日 记账 7会计账簿类固定资产卡片 固定资产报废清 理后保管5年8会计账簿类帮助账簿15年 9财务报告类月、季度财务报告5年包括文字分析10财务报告类年度财务报告(决算) 永久包括文字分析11预算类各类预算报表5年12 合同 各类经济合同永久 13税务类批复、检查处理打算、 清缴报告永久 14税务类申报表、内部治理报表 等 5年15其他类会计移交清册15年16 其他类 会计、税务档案保管清 册 永久 17其他类会计、税务档案销毁清 册永久18其他类银行余额调整 表5年19 其他类 银行对账单

10、 5年 第七条 会计档案的保存要求 1、会计档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，四周应备有适应得防火器材; 2、采纳透亮塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖全部档案架和堵塞鼠洞; 3、会计档案室内应常常用消毒药剂喷洒，常常保持清洁卫生，以防虫蛀; 4、会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿; 5、会计电算化档案保管要留意防盗、防磁等安全措施。 第四章 财务会计档案日常治理和整理立卷归档 第八条 账册治理 1、当日工作完毕后，须准时将记账凭证装订成册，并打印银行存款日记账、现金日记账; 2、月末结账后，须准时打印科目文件，并装订成册; 3、月末结账后

11、，须准时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档; 4、月末结账后，须将银行存款余额调整 表、银行对账单及其他应归档的会计资料准时归档; 5、年终决算后，须将年度财务报告准时归档。 第九条 磁介质治理 1、软盘数据备份：每月结账后须将明细账、参数文件(包括科目文件、部门文件、客户文件)用软盘作永久性备份，并将记账凭证作临时性备份; 2、硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份。应统一编号，登记入册，各盘标签上应注明数据名目和日期，由档案室分开地点保管。 3、电算化会计软件、电算化会计资料应由专人严格治理，确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非

12、法修改和删除。 第十条 税务档案治理 1、将各主管税务机关名称及详细管辖的全部局(处或科、室)负责人名称、职务、主管业务及联系方式等进展书面登记。 2、将全部法定纳税申报表及内部税务治理报表按月装订成册，并标准制作文件封面，妥当存档保管。 3、将企业所得税汇算清缴审核报告、财产损失审核报告及其他有关税务审核报告标准装订成册，妥当保管。 4、将税务机关出具的各种批复、检查处理打算等文件装订成册，并标准制作文件封面，妥当存档保管。 5、单独建立税务档案保管清册，对各类归档税务档案具体记录其中。 第十一条 各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编名目，单独登记保管，并在有关的

13、记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 第十二条 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章 的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位财务部门负责人、财务主管人员和总经理批准后，才能代作原始凭证。 第十三条 会计年度终了后，对财务会计资料进展整理立卷归档。档案的整理采纳“三统一”的方法，即分类标准统一、档案形成统一、治理要求统一，并分门别类按各卷挨次编号。 1、分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他; 2、档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一; 3、治理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案

14、名目;会计资料装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 第十四条 会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。 1、会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年月妥当保管归档。凭证外面要加封面，检查凭证是否完整连续。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章 ;在封面上编号卷号，按编号挨次入柜，并要在显露出说明凭证种类编号，以便调阅。 2、会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。 首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐

15、全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户名目、该账簿按页数挨次排列的账页、会计账簿装订封底的挨次装订;在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章 。会计账簿封口要严密，封口处要加盖有关印章 ;封面应齐全、平坦，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号挨次为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账;会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按挨次编制卷号;总账、各类明细账、帮助账全年按挨次编制卷号。 3、会计报表的装订 会计报表编制完成准时报送后，留存的报表按月装订成册防备丧失。 会计报表装订前要按编报名目核对是否齐

16、全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订; 会计报表装订挨次为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号挨次排列、会计报表的封底; 按保管期限编制卷号。 第十五条 建立会计档案保管清册，设置财务会计归档案登记簿、档案名目登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密; 第五章 财务会计档案的借用 第十六条 原始凭证不得外借。其他单位如因特别缘由需要使用原始凭证时，经本公司财务主管领导、会计主管人员批准，可以复制。向外单位供应的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并由供应人员和收取人员共同签名或盖章 。 第十七条 本集团财务人

17、员因工作需要查阅会计档案时，准时归复原处，若要查阅入库档案，必需办理有关借用手续。 第十八条 公司内各单位若因工作需查阅财务会计档案时，必需经本单位领导批准证明，经财务主管同意后，方能由档案治理人员接待查阅。 第十九条 外单位人员因公需要查阅公司财务会计档案时，应持有单位介绍信，经公司负责人和财务主管领导同意后，方能由保管人员接待查阅，并由档案保管人员具体登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。 其次十条 归档案一般不得带出保管室外，如有特别状况，需带出室外复制时，必需经财务主管领导批准，并限期归还。 其次十一条 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、折封和

18、抽换。 第六章 财务会计档案交接 其次十二条 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 其次十三条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 其次十四条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理财务会计档案交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册和税务档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、

19、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当根据会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 。 其次十五条 由于财务会计档案保管人员的变动或会计机构转变等缘由，需要办理睬计档案移交时，必需根据会计档案移交清册或税务档案移交清册所列内容，办理睬计档案交接手续，并由监交人、移交人、接收人在移交清册上签字或盖章 。 其次十六条 移交本单位档案机构保管的财务会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清

20、责任。 财务会计部门在会计档案移交本单位档案部门时，应按以下程序进展： 开列清册，填写交接清单; 在帐簿使用日期栏填写移交日期; 交接人员按移交清册和交接清单工程核查无误后签章 。 第七章 财务会计档案的销毁 其次十七条 保管期满的财务会计档案需要销毁时，由会计档案保管人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册或税务档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。档案治理部门负责人和财务部门经理严格审查，会签后，报集团公司分管财务的领导审查，报请董事长批准后销毁。 其次十八条 销毁会计档案时，应由内部审计、财务人员共同参与监销。 其次十

21、九条 监销人员在销毁财务会计档案前，应当根据会计档案销毁清册或税务档案销毁清册所列内容核对所要销毁的财务会计档案;销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章 ，并将销毁状况准时报告财务主管领导。 第三十条 保管期满但是仍未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 第八章 附则 第三十一条 本制度规定与国家公布的财经法规或公司章 程相抵触时，以国家财经法规、公司章 程的规定为准。 第三十二条 本制度(草案)经集团公司董事会审议通过后施行，修订亦同，本制度解释权归集团

22、财务治理中心。 篇3：装饰工程公司档案治理制度 装饰工程公司档案治理制度 第一条归档范围： 公司的规划、年度规划、统计资料、技术资料、财务审计、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、决议、打算、委任书、协议、合同、工程方案、通告、通知、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等具有参考价值的文件材料。 其次条公司及各部门、员工均有爱护档案的义务。档案治理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必需保证安全。 第三条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进展网络化治理。 第四条档案工作由总经理统一领导，综管部负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监视各部门的档案治理工

23、作。 第五条单个工程完成审计后，各部门须将相关工程资料移交至综管部存档。 第六条档案的借阅与索取： 1.总经理借阅密级档案可通过档案治理人员办理借阅手续，直接提档; 2.公司其他人员需借阅档案时，依据档案设密状况进展借阅。借阅一般档案资料由综管部档案保管专员批准;借阅隐秘档案资料由综管部主任批准;借阅机密、绝密档案资料由总经理批准。 3.借阅档案必需爱惜，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案综管部主任批准方可摘录和复制。 第七条档案的销毁： 1.任何组织或个人非经允许无权随便销毁

24、公司档案材料; 2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准前方可销毁，一般内部档案，须经公司综管部批准前方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要仔细填写、编制销毁清单，由专人监视销毁。 第八条档案备份制度 1.公司全部有价值的文件、报表、业务记录等必需备份。 2.各部门应尽量采纳电脑治理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，综管部将定期备份存档。 第九条惩罚条例 有以下行为之一，据情节轻重，赐予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1.毁损、丧失或擅自销毁企业档案2.擅自向外界供应、抄摘企业档案，3.涂改、伪造档案， 4.未准时上报归档或治理不善者， 5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案治理者同罚)。