集团公司档案管理规定.docx

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1、精品名师归纳总结集团公司档案治理方法第一章总就第一条依据档案法、企业法、乡镇企业档案治理暂行规定和电子文件归档与电子档案治理方法 试行稿 的规定，为加强档案的科学治理，更好的为集团经营治理服务，特制订本方法。其次条集团档案指各公司、企业、部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是集团档案的有机组成部分，应依据其自身特点妥当治理，统一归档。第三条集团档案工作是集团生产、技术、经营治理的基础工作之一，是保护集团经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，档案工作应紧跟集团各项工作的进展，不断的转变工作方法以满意新的需要。第四条

2、集团档案工作坚持集中统一治理原就，档案的全部权归集团，集团档案工作的主管部门是集团信息中心。其次章治理体制和人员第五条集团档案治理涉及董事局、各公司、企业、部门的党、政、群以及生产、技术、经营等活动，由集团公司信息中心分管，并列入公司办公会议、工作议事日程。各公司、企业档案工作由相应的部门负责人分管，列入企业进展规划和年度方案。第六条加强和充实集团档案治理机构，加强集团化档案治理体制。集团公司档案室具有双重职能，既要治理公司各种门类、不同载体的档案，又负责对各企业档案工作的监督、检查和指导。第七条建立和健全集团档案工作运行机制，实现“四个统一”。一、统一人员支配，集团公司档案室定编2-_4 人

3、，各公司、企业档案室定编13 人。各部门配备在数量上与工作相适应的指定人员，负责本部门各种载体文件 文字、电子文件、实物等 的归档工作。二、统一工作部署，集团公司档案室制定工作规划，确定集团档案工作总体目标，各公司、企业档案室制订年度方案，仔细组织实施。三、统一规章制度，由集团公司档案室制定档案治理制度，报集团公司批准后下发各企业执行，以实现档案工作制度化、规范化、程序化治理。四、统一档案治理，分级储存，集团档案由集团公司档案室和各公司、企业档案室分级集中统一治理。集团公司各部门的文件材料按规定向集团公司档案室归档。各公司、企业档案室按规定向档案室移交永久档案。任何个人不得将集团的档案材料据为

4、己有。第三章 文件材料的形成、积存、归档和移交可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第八条各公司、企业、部门在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由承办单位或个人分散储存，必需由文书部门或职能部门整理立卷，定期移交给各公司、企业档案室或集团公司档案室集中保管。第九条集团公司各部门在oa 网上生成的电子文件在审批定稿后或者定稿后在网上发布，各部门负责电子文件治理的指定人员应对电子文件进行整理、著录，建立本部门的电子文件归档库，在年度归档时转入归档的档案治理库。同时，应随时做好备份工作。第十条凡是直接记述和反映本企业、本部门科技、生产、职能活动的，具有现实的和长远查考价值的文件

5、材料 文字、电子文件、图样、照片、实物等 ，均须归档储存。第十一条集团公司文件材料的形成、积存、整理和归档工作要列入各部门工作方案和有关人员岗位职责。一、生产、基建、科研活动中形成的科技文件材料，分别由产品制造、科研课题、工程项目、设备引进和修理负责人指定专人负责积存、整理后归档。二、生产、技术、经营治理及党群、政务工作中形成的文件材料，由文书部门或业务部门按其管辖范畴，指定专人负责积存、整理后归档。三、集团公司各部门在oa 系统中形成的电子文件及各公司、企业形成的电子文件应由各部门指定人员进行归档。第十二条集团公司信息中心及各公司、企业办公室定期对各自单位各部门文件材料的归档工作进行考核，并

6、对考核结果进行通报。集团公司信息中心负责对各公司、企业的档案工作进行考核。第十三条集团各公司、企业、部门文件材料归档时间一、党群工作、行政治理、劳动人事、生产技术治理、经营治理等方面的文件材料，在次年的其次季度前归档。二、会计档案，暂由本单位财务会计部门按会计档案归档整理要求立卷，可保管一年后归档。三、科技档案一般按工作阶段或在项目终止时归档。对活动周期较长的科技项目或时间连续性强的 科技活动中形成的文件材料，可视具体情形按年度分批归档。对于秘密性强的， 重要的外来材料 如外购设备的随机图纸和文字说明材料等 须在工作完成时随时归档。四、集团公司各部门在oa 网上形成的电子文件经审批定稿后或者在

7、网上发布的，各部门指定人员应随时在网上归档并做好备份。并应定期将本部门在网上的电子文件拷贝至光盘，按年度归档。第十四条集团文件材料的归档要求一、归档的文件材料必需齐全完整，照片 包括底片 、录音、录像带等必需同其具体的文字说明材可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结料一起归档。二、归档的文件材料必需经过系统整理，精确的反映生产、基建、科研、技术、经营治理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。三、归档的文件材料必需是原件 定稿 ，具有重大意义的文件应同时储存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料依据需要可复制如干份归档。四、归档的文件材料，其制成材料必需易于长期储存，同时要

8、保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。五、归档的案卷质量符合国家标准科学技术治理案卷构成的一般要求和文书档案案卷格式的要求。六、电子文件的归档应遵守两个原就： 一 电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。 二 同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库。脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。第十五条归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力补偿，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两

9、份，交接双方按清单交点清晰，双方签字，各留份，以备查考。第十六条电子文件移交前，各部门负责电子文件治理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。第十七条产品试制定型、科研成果鉴定，基建、技改项目竣工验收，引进设备开箱验收等活动，必需有专 兼 职档案员参与，文件材料不完整、不精确、不系统，不能进行鉴定、验收。第十八条工作人员因公外出参观学习、考察和参与各种会议，收集获得的文件材料，要依据归档范畴的规定，准时送交本部文书部门立卷。第十九条集团各企业按规定向集团公司档案室移交永久档案。各企业员工档案永久部分向公司人事部门移

10、交， 部分重要的、利用频率高的档案 如营业执照、设备档案等 可依据需要适当延长移交期限 十年左右 。参股企业只移交部分有关档案原件或复印件。其次十条员工人事档案归为人事部门收集保管，但必需按档案治理规范要求保管。其次十一条集团公司档案室、各公司、企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积存、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结其次十二条自此方法实施之日起，各企业的档案移交以有限责任公司成立的日期为限，此前的 档案移交集团公司档案室 现实使用价值高的可适当延长期限 ，此后的由企业自己归档，只须按规定移交永久部分，新成立公司，与产权、资产和重大活

11、动有关的档案，由原公司整理归档，并复印一份交集团公司档案室备存。其次十三条凡集团内各公司歇业、清算等， 各公司应主动将公司全部档案材料整理好以备移交，财务档案由集团公司财务部负责接交，人事档案由集团公司人力资源部负责接交，其它档案由集团公司档案室负责接交。清算组可依据清算需要向档案接交部门借用。第四章档案的治理其次十四条集团在生产、 技术、经营治理活动中形成的各种门类和载体的档案是一个有机整体，参照国家档案局工业企业档案分类试行规章 国档发 199420号 和有关部门档案分类、编号的规定，统一编制集团档案分类、编号方法，作为集团档案的分类、整理、组卷和排架治理依据。其次十五条集团公司档案室和各

12、公司、企业档案室必需建立、健全档案检索工具体系，编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录，各单位应制造条件，依据国家标准da t18 1999档案著录规章的要求，进行档案文件级、案卷级条目的运算机著录，建立档案数据库，实现档案的运算机检索。其次十六条集团公司档案室和各企业档案室接收档案必需仔细验收，并办理移交手续，移交入 库后档案的遗失由档案室负责。存放档案必需有专用橱 柜 架。底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要仔细检查其修改、补充情形，做到图物相符。其次十七条档案库房建设要纳入公司基建方案，具有“六防” 防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘 要求，以确保档案的完整、安

13、全。其次十八条档案室应特殊做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作，环境温度应掌握在14 - 24之间。相对湿度在45-60 之间。存放时应远离磁场并与有害气体隔离。其次十九条电子档案在保管过程中应定期进行抽样检查，发观问题应准时实行复原措施。同时设备环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同 时保留至少不低于3 年。定期检验结果应填入电子档案治理登记表。第三十条鉴定档案储存价值，确定保管期限及销毁档案，严格依据国家有关规定并结合集团实际情形进行。一、集团档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原就是： 一 反映集团主要职能

14、和重要经营治理活动，具有长远利用价值的档案定为永久储存。 二 反映集团一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期储存，其期限为16-50年。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结 三 对集团及各企业在肯定时期内有参考利用价值的档案，定为短期储存，其期限为15 年以内。二、档案的鉴定要在集团公司档案鉴定小组领导下进行，并实行对每份档案直接鉴定的方法。鉴定小组由集团公司信息中心分管领导、专业技术人员和档案室负责人组成。每次鉴定要写出档案鉴定报告，由鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。鉴定中发觉档案不精确，不完整，应准时责成有关部门和人员修改、补充。三、销毁档案必需严格把握，销毁前要

15、造具清册。提出销毁报告，报经集团分管领导审批。未经批准同意，任何部门和个人都不能任意处置和销毁集团的档案。第三十一条集团公司档案室要建立档案统计制度。档案的统计主要有档案治理基本情形统计、档案数量统计、档案供应利用及其成效的统计等。集团的统计工作要以原始记录为依据，做到精确、牢靠。第三十二条集团档案治理要逐步现代化。一、集团档案治理现代化是集团现代化治理的组成部分，要列入集团现代化治理的整体方案中统筹考虑。二、集团公司档案室要应用现代化治理手段和方法，以应用电子运算机治理为主，同时要引用先进的监控设备、通讯设施和自动化办公等现代装置。第三十三条集团档案治理所需经费，列入集团财务预算方案。第五章

16、档案的开发利用第三十四条集团档案信息开发的重点应服务、听从于集团的改革、进展的中心工作以及改善经营治理、 提高产品质量、 降低物质消耗和增加经济效益等方面。集团公司档案室应把档案信息的开发利用，作为进展、巩固档案工作的一项重要内容，努力做出实绩。集团公司档案室档案信息开发采纳的主要形式有：一、在集团内部实行有范畴的档案开架阅览。二、编制并沟通档案目录。三、供应电子档案的复制件。四、对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制产品、科研成果、 基建工程简介、 文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情形介绍等。第三十五条集团档案开发与供应利用，必需严格实行保密制度。第三十六条对于积极主动开发与供应利用档案信息，为进展集团企业生产、提高产品质量、降低物耗和增加经济效益做出突出奉献的人员，应赐予表彰和嘉奖。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第六章附就第三十七条本方法说明权、修改权属集团公司信息中心。第三十八条各公司、企业依据本方法结合本单位实际，制订实施细就。 二 集团公司文件材料归档范畴、保管期限表可编辑资料 - - - 欢迎下载