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1、 档案数字化流程及规范 档案数字化治理效劳流程及标准要求（试运行版） 一、档案领取及工程经理职责： 由公司委派相关负责人和业主方（甲方）进展档案领取及档案交接并办好相关手续。 职务：工程负责人及工程经理 职责范围：负责与甲方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。负责监视公司技术人员标准化加工并培训新来员工。随时把握公司加工进度并进展协调。准时关注并抽查加工质量，代表甲方与技术人员进展准时的沟通及问题协调，确保提卷工程顺当完工。每天监视各岗位操作员的档案治理计件考勤表制度的完成。 二、档案调卷分类整理： 待加工的档案从库房搬运到甲方供应的加工现场，工程经理要对档案逐份清
2、点并分类，并办理档案交接登记，与甲方做好交接记录，确定无误前方可进展拆卷环节的工作。要求： 2.1由甲方指定专人负责与公司工程经理对接。 2.2填写档案交接登记表（附件一）。 2.3在交接登记表上要有双方的签字。 档案交接登记表（附件一） 年度 保管期限 盒号（卷号） 盒数 接收时间 接收人签字 客户签字 归还时间 甲方签字 备注 三、整理及著录 档案名目的整理是数字化加工工作的前提条件，假如没有正确的档案名目，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必需有完整且正确的档案名目。对于待加工的档案，首先要进展人工打码名目。假如用户供应的档案已经有纸质名目或电子名目，操作员要仔细核对有无错漏
3、现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，详细细则如下： 1、假如用户供应的名目和纸质档案不对比的,应当以纸质档案原文内容为标准进展录入，并删除错误信息。 2、著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并准时反响给工程经理，假如名目中要增加或削减相关著录字段，要与甲方协商，并准时向公司技术部反应。以下著录项必不行少，且与纸质档案要一一对比： 以“卷”为治理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为治理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3、假如名目内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并准时反响给工程经理，由工程经
4、理与甲方协商解决。 4、如遇到较少见的繁体字或不清楚的字体，需向工程经理反响，不允许擅自解决，全部的繁体字在录入时应录入为简体字。 5、如遇到无题名的档案，准时记录下来，反响给甲方协商解决。 6、关于顺页； 整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题准时反应。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进展标注页码，正面标注在右上方，反面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。 7、关于分卷问题； 档号保持不变，卷号采纳“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-30025-12、0025-13；假如纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我
5、们要重新编卷次，增加一条案卷名目，每个分卷都要对应一条案卷名目（不能两个分卷对应一个名目）。 8、关于补卷问题； 漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做名目时当保持不变。 9、档号、卷号、件号、页号中不能消失正反斜杠（ ,/），假如发觉要改成中划线（-）（留意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采纳8位数字，缺乏8位时补0。 以上问题消失时，准时反应给工程经理，由工程经理和甲方协调。 四、档案扫描（接触式扫描） 档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作挨次如下： 1、导入
6、档案名目到（档案数字化加工软件）； 2、通过生成计算机磁盘树型文件名目构造； 3、开头扫描档案； 扫描中的操作细节及要求如下： 1、扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，辨别率为300DPI，以黑白扫描为主，特别状况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。 2、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避开扫描过程中消失卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发觉档案漏扫时，应准时补扫并正确插入图像。发觉扫描影像的排列挨次与档案原件不全都时，应准时进展调整。 3、仔细填写纸质档案扫描登记表（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否全都，不全都时应注明
7、详细缘由和处理方法。 扫描登记表（附件二） 年度 保管期限 卷号/件号 页数 名目页数 已扫描 扫描人 备注 4、扫描过程中如有图纸或其它缘由不能拆分的档案要用平台扫描仪进展扫描。（扫描辨别率一般建议选择300dpi。特别状况下，如文字偏小、密集、清楚度较差等，可适当提高辨别率。） 五、影像处理 影像处理要以视觉清楚、页面完整为准，对图像页面消失偏斜及图像页面中消失影响图像质量的杂质进展校正和处理。 影像处理时，要保存文件编号与文件页码。特别状况下，如扫描的照片不用进展影像处理。 影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像的确处理胜利了，要务必看到了处理后的效果。假如发觉影像质量不符合要求，应
8、重新对图像进展扫描（初次扫描的图像要保存）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下呈现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保存。 详细操作细节如下： 1、对图像偏斜度、清楚度、失真度、去污点、去黑边等进展检查。发觉不符合图像质量要求时，应重新进展图像的处理，初扫要保存。 2、发觉文件漏扫时，应准时补扫并正确插入图像，发觉扫描图像的排列挨次与档案原件不全都时，应准时进展调整，处理时要保存文件编号与文件页码。 3、大幅面档案进展分区扫描形成的多幅图像，应进展拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示工程经理的状况下，不得删除任何原文或去除任何原文内容。 4、若处理时误删
9、原文或原文内容，要准时反响给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。 5、处理过程中遇到问题时，要查阅原文准时做出更改，并汇报给工程经理登记。 6、处理工作完成时，要将扫描处理完毕的原文汇报转交给工程经理，以便后期质检数据挂接。 六、数据质检 1、逐条检查每个案卷名目下的扫描文件，是否翻开正常、页数是否正确、名目和扫描文件是否全都。 2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清楚度、干净度、辨别率、格式等。 3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。 假如消失以上问题要填写数据质检表并准时修改，完成质检后将表提交给工程经理。工程经理按数据质检表二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。
10、七、完整归还 归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写档案交接登记表（附件一），档案交接登记表必需有甲方主要负责人的签名。本表格由工程经理保存，最终提交到公司做永久备案。 八、数据备份 扫描期间工程经理要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，甲方阅历收合格后，进展三种备份 1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。 2，将全部数据在计算机硬盘上备份。 3，将全部数据复制到甲方的档案效劳器上备份。 九、数据挂接 1，由公司专业技术人员通过数字化加工软件生成挂接数据。 2，将数据复制到档案效劳器上，运行效劳器上的挂接软件进展操作。 3，翻开(档案信息化治理系统)，检查挂接的文档。 江西时利合档案治理效劳有限公司（治理部）