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1、档案数字化流程及规范档案数字化管理服务流程及规范要求（试运行版）一、档案领取及项目经理职责：由公司委派相关负责人和业主方（甲方）进行档案领取及档案交接并办好相关手续。职务：项目负责人及项目经理职责范围：负责与甲方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。负责监督公司技术人员规范化加工并培训新来员工。随时把握公司加工进度并进行协调。刚好关注并抽查加工质量，代表甲方与技术人员进行刚好的沟通及问题协调，确保提卷项目顺当完工。每天监督各岗位操作员的档案管理计件考勤表制度的完成。二、档案调卷分类整理：待加工的档案从库房搬运到甲方供应的加工现场，项目经理要对档案逐份清点并分类，并办理
2、档案交接登记，与甲方做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：2.1由甲方指定专人负责与公司项目经理对接。2.2填写档案交接登记表（附件一）。2.3在交接登记表上要有双方的签字。档案交接登记表（附件一）年度保管期限盒号（卷号）盒数接收时间接收人签字客户签字归还时间甲方签字备注三、整理及著录档案书目的整理是数字化加工工作的前提条件，假如没有正确的档案书目，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必需有完整且正确的档案书目。对于待加工的档案，首先要进行人工打码书目。假如用户供应的档案已经有纸质书目或电子书目，操作员要仔细核对有无错漏现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，详细
3、细则如下：1、假如用户供应的书目和纸质档案不比照的,应当以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。2、著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并刚好反应给项目经理，假如书目中要增加或削减相关著录字段，要与甲方协商，并刚好向公司技术部反馈。以下著录项必不行少，且与纸质档案要一一比照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。3、假如书目内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并刚好反应给项目经理，由项目经理与甲方协商解决。4、如遇到较少见的繁体字或不清楚的字体，
4、需向项目经理反应，不允许擅自解决，全部的繁体字在录入时应录入为简体字。5、如遇到无题名的档案，刚好记录下来，反应给甲方协商解决。6、关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题刚好反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。7、关于分卷问题；档号保持不变，卷号采纳“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-30025-12、0025-13；假如纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷书目，每个分卷都要对应一条案卷书目（不能两
5、个分卷对应一个书目）。8、关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做书目时当保持不变。9、档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（ ,/），假如发觉要改成中划线（-）（留意：中划线录入时，要运用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采纳8位数字，不足8位时补0。以上问题出现时，刚好反馈给项目经理，由项目经理和甲方协调。四、档案扫描（接触式扫描）档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作依次如下：1、导入档案书目到（档案数字化加工软件）；2、通过生成计算机磁盘树型文件书目结构；3、起先扫
6、描档案；扫描中的操作细微环节及要求如下：1、扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，辨别率为300DPI，以黑白扫描为主，特别状况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。2、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避开扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发觉档案漏扫时，应刚好补扫并正确插入图像。发觉扫描影像的排列依次与档案原件不一样时，应刚好进行调整。3、仔细填写纸质档案扫描登记表（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一样，不一样时应注明详细缘由和处理方法。扫描登记表（附件二）年度保管期限卷号/件号页数书目页数已扫描扫描人备注4
7、、扫描过程中如有图纸或其它缘由不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描辨别率一般建议选择300dpi。特别状况下，如文字偏小、密集、清楚度较差等，可适当提高辨别率。）五、影像处理影像处理要以视觉清楚、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特别状况下，如扫描的照片不用进行影像处理。影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像的确处理胜利了，要务必看到了处理后的效果。假如发觉影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下呈现档案原貌的原则。影像处理前的数
8、据要保留。详细操作细微环节如下：1、对图像偏斜度、清楚度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发觉不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。2、发觉文件漏扫时，应刚好补扫并正确插入图像，发觉扫描图像的排列依次与档案原件不一样时，应刚好进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。3、大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示项目经理的状况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。4、若处理时误删原文或原文内容，要刚好反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。5、处理过程中遇到问题时，要查阅原文刚好做出更改，并汇报给项目
9、经理登记。6、处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给项目经理，以便后期质检数据挂接。六、数据质检1、逐条检查每个案卷书目下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、书目和扫描文件是否一样。2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清楚度、整齐度、辨别率、格式等。3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。假如出现以上问题要填写数据质检表并刚好修改，完成质检后将表提交给项目经理。项目经理按数据质检表二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。七、完整归还归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写档案交接登记表（附件一），档案交接登记表必需有甲方主要负责人的签名。本
10、表格由项目经理保存，最终提交到公司做永久备案。八、数据备份扫描期间项目经理要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，甲方阅历收合格后，进行三种备份1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。2，将全部数据在计算机硬盘上备份。3，将全部数据复制到甲方的档案服务器上备份。九、数据挂接1，由公司专业技术人员通过数字化加工软件生成挂接数据。2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。3，打开(档案信息化管理系统)，检查挂接的文档。 江西时利合档案管理服务有限公司（管理部）本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页