纸质档案数字化规范方案.docx

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1、目录、A1- A刖S 4引言6纸质档案数字化规范71范围72规范性引用文件73术语和定义74总则85.组织与管理91机构及人员95. 2基础设施103工作方案106. 4管理制度115工作流程控制127. 6工作文件管理12档案数字化外包136档案出库137数字化前处理141确定扫描页148. 编制页号14目录数据准备159. 拆除装订15技术修复158目录数据库建立159档案扫描161基本要求1610. 扫描设备173扫描色彩模式1711. 4扫描分辨率185存储格式1812. 6图像命名1910图像处理191图像拼接1912.2 旋转及纠偏19裁边2012.3 去污20图像质量检杳2011

2、数据挂接2012数字化成果验收与移交2112. 1验收方式2112.2验收内容2112. 3验收指标2212.4验收结论22监控、协调沟通等工作。6文件传送档案保管部门根据纸质档案数字化工作计划中确定的数 字对象，进行档案检索、清点、登记等前期准备工作，提 交档案出库申请。经相关负责人批准后，档案保管部门应 严格按照档案库房管理规定办理数字实物的出库相关 手续，与数码部门共同清点后，移交交付。6.1 在纸质档案数字化过程中，应设置靠近数字化处理场所 的保管库临时存放纸质档案，并严格管理纸质档案的收集 和归还，认真做好检查、清点和登记工作，确保纸质档案 的安全。7数字预处理7.1确定扫描的页面。

3、原则上，所有被识别为数字对象的纸质文件都应扫描，不 宜扫描。如果有不需要扫描的页面，就要做好标记。7. 2. 1对无页码或页码不正确的文件重新分页。7.2.2重新编制页码时，应在统一位置书写页码，不得覆盖 文件内容。7. 2. 3用于书写页码的钢笔和墨水不应损坏原始文件或影响 文件的长期保存。7. 2. 4破损、缺页等特殊情况应进行登记。7.3目录数据准备根据建立目录数据库时制定的数据规则，对照原始档 案的内容，规范档案中目录的内容。7. 3. 2在目录数据库中标注需要标注的情况。7. 4去除束缚是否解除装订应根据保护纸质档案的原则来决定。如果需 要去除装订材料，要注意保护档案不被损坏，对顺序

4、不准 确的档案进行重新整理。对于经过特殊装订，需要在解除 装订后恢复的文件，应在解除装订时拍照记录文件原貌， 以便于恢复。7. 5技术维修.1严重损坏或无法直接扫描的纸质文件应由专业技术人 员进行修复。7.1 .2对有不均匀褶皱影响扫描质量的纸质文件，应采用等 压和相应的技术进行处理。8目录数据库的建立应制定目录数据库的数据规则，包括数据字段长度、字 段类型、字段内容要求等。数据库数据规则的制定应符合 DA/T 18对文件描述的要求。在编制纸质档案目录和建立目 录数据库时应严格遵守。7.2 数据库选择应考虑能转换成通用数据格式，以方便数据 交换。7.3 在数据库结构设计中，应特别注意保持档案的

5、内在联系, 有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。8. 4将纸质文件数字化预处理工作中修改和补充纸质文件目 录的结果录入数据库，形成准确完整的目录数据。8.5可采用计算机自动校对和人工校对相结合的方式检查编 目数据的质量，包括编目项目的完整性、编目内容的规范 性和准确性等。不合格的数据应及时修改。9文件扫描1基本要求应根据原始纸质文件的实际情况、数字化目的、数字化规 模、计算机网络和存储条件，选择相应的扫描设备，并设 置和调整相关参数。参数的设置和调整要保证扫描的数字 图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近文件的原貌。9. 2扫描设备扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量 采用对档案实

6、体破坏性较小的扫描设备进行数字化。9.1.1 超过所用扫描仪扫描尺寸的文件，可以用大幅面扫描 仪扫描，也可以用小幅面扫描仪扫描后进行图像拼接处理。 分幅扫描时，相邻图像之间要有足够的重叠，分幅方法要 用标准印刷说明清楚。如果后期采用软件自动拼接，建议 重叠尺寸不小于单幅图像原始尺寸的l/3o2. 3应根据相关设备的使用规则进行定期维护。9. 3扫描颜色模式为了最大限度地保留档案的原始信息，并方便各种方 式的利用，所有档案均应采用彩色扫描方式。9.1.1 带有红色抬头、印章的页面，或带有照片、彩色插图、 多色文字等的文件。应该以彩色模式扫描。9.1.2 没有插图的黑白页面、字迹清晰的文件也可以用

7、黑白 二进制模式扫描。9.1.3 页面为黑白，但易读性差或有插图的文件也可以用灰 度模式扫描。9. 4扫描分辨率扫描分辨率的选择应确保扫描图像清晰完整，并综合 考虑数字图像后期使用等因素。9.1.1 扫描分辨率应不低于200dpio如果文字过小、过密、 清晰度差，建议扫描分辨率不低于300dpi。9. 4. 3如有COM输出、模拟复印、打印出版等其他用途，可 根据需要调整扫描分辨率。对于需要COM输出的文件，扫 描分辨率建议不要低于300 dpi；对于需要高精度模拟复印 的文件，扫描分辨率建议不低于600 dpi；需要打印出版的 文件，可以结合文件格式、打印出版格式和打印精度要求, 选择合适的

8、分辨率。9. 5存储格式. 1纸质档案数字图像的长期保存格式为TIFF、JPEG或 JPEG2000,图像压缩率的选择可根据实际应用要求确定。9.1 .2使用纸质档案的数字图像时，还可以综合考虑网络浏 览速度、操作方便性、存储空间占用等。，并将图像转换为 PDF和其他格式。9. 5. 3同一批文件应采用相同的存储格式。9. 6图像命名数字图像应以文件编号命名。形象命名方式的选择要 保证形象命名的唯一性。9.1.1 建议将数字图像保存为单页文件，并根据文件号和图像序列号的组合来命名图像。9.1.2 当数字图像确实需要存储为多页文件时，可以使用文 件的文件号来命名图像。9.1.3 应科学建立纸质档

9、案数字图像的存储路径，确保数据 连接的准确性。10图像处理0.1图像拼接逐帧扫描形成的多幅数字图像应拼接合并成一幅完整的图 像，以保证纸质档案数字图像的完整性。拼接时要保证拼 接处平滑融合，拼接后整个图像没有明显的拼接痕迹。0. 2旋转和校正不符合读取方向的数字图像应进行旋转和恢复。有歪斜的 图像要校正，基本上视觉上感觉不到歪斜。03微调如果需要对数字图像进行裁切，则应该将图像裁切到距离 页面最外边缘至少2到3毫米的位置。10. 4净化 如果需要对数字图像进行去污，以去除影响图像质量的杂 质，如污点、脏线、黑边等。，在扫描过程中产生，应遵循 展现档案原貌的原则，在处理过程中不得去除档案页的原

10、纸褪色斑、水渍、污渍、装订孔等痕迹。0. 5图像质量检查10. 5. 1当数字图像不完整、不能清晰识别或图像失真较大 时，应重新扫描。10. 5. 2出现漏扫、重扫和重扫时，应及时纠正。10. 5. 3如果数字图像的顺序与原始文件不一致，应及时调 整。10.5.4检查数字图像的拼接、旋转、矫正、修剪、去污等。 如果发现不符合图像质量要求，应重新处理。11数据连接应借助相关软件将数据库中的目录数据与其对应的纸质 档案数字图像链接起来，实现目录数据与数字图像的关联。1.1 逐一检查挂钩结果，包括目录数据与纸质档案数码影像 对应关系的准确性、挂钩数码影像与实际扫描数量的一致 性、数码影像能否正常打开

11、等。如果发现任何错误，请及 时更正。12数字成果的验收和移交12.1验收方法12. 1. 1建议档案部门成立专门的验收小组，对纸质档案的 数字化成果进行验收。12.1.2纸质档案数字化成果的验收应采用计算机自动检查 和人工检查相结合的方式。12. 2验收内容纸质档案的数字化成果包括数字图像、档案目录数 据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。12.1.1 对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目内 容和格式的准确性，是否填写了要求的项目等。12.1.2 应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整 性和赋值的规范性等。12.1.3 应接受数字图像，包括数字化参数、存储路径、命 名

12、准确性、图像完整性、排列顺序准确性、图像质量等。12.1.4 应对数据联动进行验收，主要包括目录数据与其对 应的数字图像联动的准确性等。12.1.5 对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性 和规范性。12.1.6 应对存储载体进行检查和验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。12. 3验收指标能由计算机自动检验的项目，应由计算机自动检验，检验 合格率应为100%。对于不能由计算机自动检查的物品，可 根据情况以件或卷为单位进行抽查，进行人工检查。抽样 率不得低于5%o对于数字图像内容对应的数据库条目的准 确性，抽样合格率应为100%,其他内容的抽样合格率不得 低于95%O12. 4验收结论

13、每批纸质档案的数字成果质量检查符合本标准12.2 和12.3的要求，予以验收并“通过”。验收不合格的，应 视情况返工或修改，重新进行验收。12.4.1 验收完成后，必须由验收组成员签字。“通过”验 收的结论必须经相关领导审核签字后方能生效。移交验收合格的资料应按照纸质档案数字化工作计划及时移交, 并履行移交手续。参见附录b中的移交示例。13份文件被退回仓库13.1文件装订纸质档案数字化完成后，如需对已拆除装帧的档案进行装 订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。3.2将文件放回仓库。根据文件入库的相关要求处理和检查纸质文件，履行文件 入库手续。12. 5移交2313档案归还入库23本标

14、准是根据GB/T 1. 1-2009的规定起草的。本标准替代DA/T 31-2005纸质档案数字化技术规范。本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下： 标题已修改；强化组织管理内容，提高数字化工作中的管理要求； 增强数字化预处理的内容，包括对实物档案的保护和档案规范化管理的要求； 在数字化过程中增加对元数据收集的要求；修改了文件扫描的参数要求； 修改了图像处理的内容，更加强调了保持档案原貌的要求； 细化了数字成果验收的内容；删除数字成果管理的原标准数据备份及相关内容。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局科技

15、司。本标准主要起草人：本标准所取代的先前版本发布如下：DA/T 312005 .引用单词DA/T 31-2005的发布实施，从技术标准上对纸质档案数字 化提出了要求，推动了纸质档案数字化向科学化、规范化 方向发展，在档案信息化中发挥了重要作用。由于纸质档案数字化所依赖的信息技术飞速发展，经过10 年，数字化设备、存储、网络等技术条件发生了很大变化。 同时，纸质档案数字化的管理方法和理念也在不断更新和 发展。因此，及时修订该标准，及时调整相关要求，从档 案行业层面科学规范纸质档案数字化具有重要的现实意义。 此次标准修订更加注重我国纸质档案数字化的特点，结合 当前信息技术发展水平，提出了档案行业纸

16、质档案数字化 的规范要求。纸质档案数字化规范本标准规定了纸质档案的数字化技术和管理要求。本标准适用于使用扫描设备的纸质文件数字化处理过程的 管理。2规范性引用文件以下文件对于本文件的应用至关重要。对于所有注明日期 的引用文件，注明日期的版本仅适用于本文件。对于未注 明日期的引用文件，其最新版本（包括所有修订版）适用于 本文件。GB/T 20530-2006文件和档案数字化指南DA/T 1档案工作基本术语DA/T 18档案描述规则ISO/TR 13028信息和文献记录数字化的实施指南3术语和定义GB/T 20530-2006、DA/T 1、DA/T 18中的定义以及下列术 语和定义适用于本文件。

17、3. 1数字化通过计算机技术将模拟信号转换成数字信号的过程。3. 2数字图像数字图像表示物理图像的整数数组。二维或更高维的采样量化函数, 由相同维数的连续图像生成。3. 3纸质文件的纸质记录的数字化扫描仪和其他设备用于将纸质文件数字化，以便将其转换 为存储在磁带、磁盘、光盘和其他载体上的数字图像。根 据纸质文件的内在联系，建立了目录数据与数字图像关系 的处理流程。3 . 4分辨率分辨率单位长度的图像中包含的点数或像素数，通常用每英寸点 数(dpi)表示。4 一般原则各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、应 急救援程度、数字化经费等因素，统筹规划，科学开展纸 质档案的数字化工作。纸质档案

18、的数字化应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530的要求和建议。4.1 纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化预处理、 建立目录数据库、文件扫描、图像处理、数据链接、数字 化成果验收移交等。4.2 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成 果的质量。纸质档案的数字化应遵循档案管理的客观规律, 真实地反映档案的内容，最大程度地展现档案的原貌。4.3 纸质档案数字化过程中，应保留数字化项目信息、技术 环境、各种技术参数的元数据。元数据元素的确定应符合 ISO/TR 13028 的要求。4.4 加强纸质档案数字化各个环节的安全管理，确保档案实 体和档案信息的安全。4.5 处理涉密

19、文件时，应按照涉密文件的相关保密要求进行工作。5 .组织和管理机构和人员5.1.1 建立纸质档案数字化组织机构，对数字化工作进行统 筹规划、组织实施、协调管理，有安全保障、技术保障、 监督检查、成果验收，确保数字化工作顺利开展。5.1.2 配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并 具有较高调查研究水平和良好组织领导能力的管理人员， 熟悉相关标准规范并能为纸质档案数字化各环节提供技术 支持的技术人员，以及具有一定数字化基础知识并熟悉本 职工作的操作人员。通过科学规范的管理体系，对员工进 行规范化管理。要加强数字化工作的安全性，就要加强对 外来人员的审核。5. 2基础设施5.2.1提供专门的

20、加工场地，布局合理，形成文件存放、数 字化预处理、文件描述、文件扫描、图像处理、质量检验 等工作区域。5. 2. 2加工场地的选择和温湿度的控制不应不利于档案的保 护。现场应配备能覆盖整个现场的防火、防水、防虫、防 盗、视频监控等安全管理设施和设备。5.2.3应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备, 确保设施设备安全先进，能够满足数字化工作的需要。5. 3工作方案在充分调研的基础上，制定科学合理的工作计划，确 保纸质档案数字化达到预期目标。5.3.1 纸质档案数字化工作计划应包括数字化对象、工作目 标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指 标、验收依据、人员安排、职责分工、进度

21、安排、安全管 理措施等。数字对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、 开放程度、利用率、应急救援程度、数字经费等因素。5.3.2 纸质档案数字化工作方案宜进行专家论证，确保其科 学性、规范性和合理性。5.3.3 纸质档案数字化工作计划经批准后应严格执行。工作 计划的审批结果应当与数字化过程中形成的其他文件一并 保存。5.4管理系统应制定科学规范的管理制度，并在工作过程中严格执 行，以有效保证档案的安全和纸质档案数字化成果的质量。5.4.1 纸质档案数字化管理系统应包括岗位管理、人员管理、 场地管理、设备管理、资料管理和档案实体管理。岗位管 理制度主要规定数字化工作中各岗位的工作目标和职责， 形成明

22、确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩等。人事 管理系统主要规范人员的安全责任、日常行为、外来人员 的信息审核与管理、非工作人员来访登记；现场管理制度 主要规范人员的准入和工作场所的基础设施、环境、网络、 监控设施、现场物品、证件的管理；设备管理系统主要规 范数字化工作各环节涉及的所有设备的管理；数据管理系 统主要规范数字化各环节产生的数据的管理；文件管理系 统主要规范数字化过程中文件实体的移交、管理和存储。5. 5工作流程控制5.5.1根据相关法律法规和各项技术标准，制定各环节的相 关工作程序和操作规范，对纸质档案数字化的全过程进行 有效控制，确保数字化成果的质量。纸质档案数字化流程 示例见附

23、录a。5. 5. 2应加强纸质档案数字化的全过程安全管理。5.5.3应建立完善的问题反馈机制，及时反馈和纠正纸质档 案数字化中后端环节和前端环节发现的问题。5. 6工作文件的管理根据实际情况，制定符合实际要求的纸质档案数字化 工作文件，加强数字化管理。包括主要纸质档案数字化工 作计划、纸质档案数字化审批、纸质档案数字化流程表、 数据验收表、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清 单等。采用外包时，还应包括项目招标文件、投标文件、 中标通知书、项目合同、保密协议等。参见附录b中的一 些工作指令示例。5.6.1 应加强纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化 工作过程中形成的工作文件的整理、归档和

24、移交的管理要 求。5.7档案的数字化外包5. 7.1纸质档案数字化需要外包的，档案部门应当从企业性 质、股东构成、安全保密、企业规模、注册资本等方面严 格审查数字化处理企业的相关资质。按照GB/T 20530-2006 第5章的要求，对数字处理企业的技术能力进行评估；从 规章制度的建立和完善方面考察加工企业的管理能力。5. 7.2在项目实施过程中，按照档案数字化外包安全管理 规范（发办发20147号），从档案部门、数字化服务机 构、数字化场所、数字化处理设备、档案实体、数字化成 果的传递与接收、设备处理等方面实施严格的安全管理要 求。5. 7. 3档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包的 监督和指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全