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1、 地产事业部 管理体系文件 工程档案管理作业指引 版本修订记录 序号 修订日期 版本 修订人 审核 审批 备注 工程档案管理作业指引 2 1.职责 1.1 项目工程部资料员 1.1.1 负责项目公司内外部传递至项目工程部文件资料的签收、登记。1.1.2 将项目工程部签署意见的文件资料传递至相关单位、部门，并做好登记、归档。1.1.3 向监理单位、施工单位、材料供应商说明我公司文件传递路径。1.1.4 定期与监理单位核对现场文件资料的传递情况。1.1.5 负责项目工程部现场文件资料的整理、登记、归档、移交，并协助完成工程竣工档案验收、移交等事务。2.关键活动描述 2.1 项目工程资料及文档的分类
2、（一）往来文件：1、收文；2、发文（二）会议纪要：1、与设计院；2、与承包商；3、与监理；4、与专业分包；5、与供应商：6、内部工程管理会议：7、其他（三）现场指令：1、甲方通知；2、工程设计变更；3、工程洽商；4、工作联系单；5、开工令（四）计划文件：1、进度计划：1.1 项目开发计划；1.2 工程开工准备计划；1.3 项目月进度计划（在工程管理月报中）；1.4 停止点检查计划（在工程管理月报中）；1.5 项目周进度计划（在工程管理周报中）2、项目培训计划（每月 28 日前上报下月计划）3、物资采购/进场计划（五）合同文件：1、主体施工合同文件；2、监理合同文件；3、分包合同文件；4、其他合
3、同文件（六）进度付款文件：1、付款申请；2、审核文件；3、付款证书（七）施工管理：1、各项验收资料（如：材料、重点工序验收等）；2、技术交底资料；3、场地/作业面移交资料；4、样板引路资料；5、设计类资料（如：图纸、变更等）；6、现场质量、安全检查资料；7、其他管理资料（八）现场工作报告和图片（九）部门管理文件：1、批准的部门工作计划及总结；2、批复的成员工作计划及总结；3、部门建设活动记录；4、部门培训资料 3.项目工程部文件传递路径 工程档案管理作业指引 3 3.1 公司内部文件传递路径：所有进入项目工程部的文件资料都须先在项目工程部资料员登记，填写收文登记表，由 资料员转给项目工程部经理
4、，由项目工程部经理做出判断传递路径，各相关专业工程师签署意见，项目工程部经理签署意见后统一交到资料员处登记归档，传出项目工程部需填写发文登记表。3.2 公司外部文件传递路径：给监理、施工单位、材料供应商的文件都由资料员登记填写收文登记表后传递给监理单位，填写发文登记表，由监理转发至各收件单位。3.3 缺席授权 出现岗位人员缺席的情况下，由其上一级主管人员负责阅签。岗位人员归位后，应在内部归档文件中补签。工程部经理的缺席授权必须有公司的书面授权。3.4 内部文件管理要求 项目工程部向公司领导汇报请示工作的报告、部门之间用于工作交流的便函、各专业或责任区域之间的发文，不属于正式公文，经部门经理核签
5、，底稿由工程部以内部文件类别保存 4.项目工程部现场图纸管理 4.1.1 蓝图：项目工程部现场应备有蓝图两份，一份放于图纸阅览区供各专业人员查阅，一份交项 目工程部资料员备案保存。4.1.2 白图：按照各项目专业人员配备印制白图，由各专业工程师保管。4.1.3 设计变更：项目工程部收到设计变更通知单后，应将确认的设计变更在蓝图上标注，包 括设计变更通知单编号、日期、变更内容等。4.1.4 图纸更换：项目工程部收到新版图纸后，内部按规定发放，同时收回作废图纸，经项目工程 技术部经理确认后加盖“作废”章，项目工程部资料员留存一份蓝图备查，其余封存，外部单位用作废图纸换新版图纸，收回的作废图纸加盖“
6、作废”章封存，对于外部单位不能收回的作废图纸，项目工程部资料员应做记录明细。4.2 项目工程部现场文件资料的归档要求 4.2.1 存档资料应填写目录，按自编号顺序排放，以便快速查找。4.2.2 文件编号规则：为便于管理和资料查阅，工程管理资料编码要统一编制，编制要求如下：4.2.2.1 表单编码：项目名称（分期）-表单名称-流水号。如驻马店昌建誉峰工作联系单编码：工程档案管理作业指引 4 ZMDCJYF-LXD-001 4.2.2.2 涉及经济签证的工程通知单 CJ+城市编号-项目名称（分期）-合同编号-流水号 5.文件的移交 5.1 项目交房后三个月内，项目工程部收集、整理项目运行期间所发生
7、的文件资料，并向项目物业公司及集团档案室归档。5.1.1 需移交物业公司资料：1）、竣工验收资料：包括总平面竣工图；建筑、结构、设备竣工图；配套设施工程、地下管网工程、隐蔽工程竣工图及其他工程竣工资料等。2）、技术资料：包括：设施设备的安装、使用和维护保养；工程合同及工程开工、竣工报告；隐蔽工程验收记录；工程竣工验收证明书；水、电、暖、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；供水、供暖、煤气管道的试压报告等。3）、工程所有的承包商和供应商的工作范围和电话联系清单 4）、工程所有的承包商和供应商的合同复印件 5）、工程验收通过文件及工程的前期资料 6）、工程交房标准 7）、所有的设备清单和使用说
8、明 8）、工程质量保修卡和物业使用说明文件。9）、交接验收资料明细 10）、工程验收交接标准 11）、新建物业实体移交清单、物业移交验收表 5.1.2 需移交集团总部资料：（一）、证件类 1）、国有土地使用证 2）、建设用地规划许可证 3）、施工图审图合格证 4）、建设工程规划许可证 5）、建设工程消防审查意见书 6）、建设工程消防验收意见书 7）、建筑工程施工许可证 8）、竣工备案表 9）、档案合格证 10）、人防备案书（如有）（二）、过程控制资料 1）、项目启动会资料 工程档案管理作业指引 5 2）、开工审批报告 3）、项目开发计划（一二级节点计划）4）、项目经营计划（工程款支付计划）5）
9、、开发规模（建筑面积、总规图及各专业图纸）6）、工程管理规划书 7）、工程所有的承包商和供应商的合同复印件、售房合同样板 8）、施工过程资料：地质勘察报告；工程预决算；图纸会审记录；工程设计变更通知及技术核定单位；沉降观察记录；钢材、水泥等主要材料的质量保证书；新材料、建筑构配件鉴定合格证书；砂浆、混凝土试块试压报告；8）、工程后评估（物业移交后 2 个月内完成）（三）、管理类 1）、工作日报（每天下午 5:30 前）2）、工程管理周报（每周四下午 16:00 前）3）、工程管理月报（每月 26-28 日）4）、月培训计划及内容（每月 26-28 日）5.2 依据政府要求，项目工程部按时向城建
10、档案管理部门移交工程竣工档案资料，包括文字资料、竣工图纸及竣工图电子光盘。5.3 在完成向城建档案管理部门档案移交后，项目工程部将档案移交证明、移交资料目录、竣工图电子光盘(复印件加盖档案接受单位印章，一式六份)移交项目物业公司、集团档案室。6、监督管理 地产事业部工程管理部每月/季度对项目管理行为、基础资料、监理资料等进行专项检查，对未按制度规定执行的责任人给予问责、降薪、降职的处分。7.表单模板 7.1 收发文登记表（CJDC-GC-BD-38）8.管理制度 8.1 项目工程部档案资料丢失的，对项目总经理处罚 2000-10000 元，工程第一负责人处罚 300-3000元。8.2 项目工程部档案资料未按要求整理归档、未及时分类建立详细的资料台账的，对项目总经理处罚 500 元，工程第一负责人处罚 200 元。8.3 项目工程部未按规定期限移交档案资料的，对项目总经理处罚 500 元，工程第一负责人处罚 200元。