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1、E地产开发项目成本档案管理作业指引合同E地产开发项目成本档案管理作业指引一、目的为规范成本档案管理，现结合成本管理的实际情况，制定本管理办法。二、范围本管理办法适用于于E地产XX区域事业部直属各研发项目成本管理部。三、职责31 事业部经济合同部负责管理本管理办法的制定、修正、指导、表述与检查。32 项目成本管理部负责管理本管理办法的贯彻执行。四、方法与过程控制41总则4.1.1 成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以
2、及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。4.1.3成本档案（书面纸张资料）分成三类，即为工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分成工程合约类、工程进度表支付类、工程更改及现场护照类、工程招投标类；工程
3、成本类在分类时，还要按相同的完工项目、新建项目、以及相同的建设项目研发期数展开区分。4.1.4 成本档案必须具有可以复查性，对每项工程，以合约居多线展开档案。首先，对于每份工程合约本，必须把其的定标签报（或订货委员会会议纪要）、工程合约审批表、工程进度表、支付审批表轻易做为其附件，并合在一起档案，同时搞好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属于该合约的其他有关工程进度表支付类、工程更改及现场护照类、工程招投标类文件资料也依次附于后档案。4.1.5 成本档案必须具有安全性及对外保密性。成本档案推行统一档案、分散放置、严禁将集团公司、部门的成本档案以个人名义留存在个人手中；不得任何人未经公司、部门的
4、核准，就以个人名义私自租借（影印或邮件传送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄漏成本管理方法、成本数据等犯罪行为；例如有关人员的situated或辞职，则必须及时搞好资料的转交、废旧及备案工作。4.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也就是成本档案的关键组成部分，不断扩充和健全成本数据库以及持续应用领域和改良成本管理软件就是成本管理部日常的关键工作。4.1.7 成本管理应设一全职档案管理员，该人员应当具有档案基础理论科学知识，熟练掌握自己所负责管理的档案管理及有关业务，对工作认真负责、精细冷静。42 主要成本档案的共同组成及其管理办法4.2.1 工程合约资料4.2.1.1 资料共同组成A 已
5、完工项目的完备的合同文本，包含前期类合约、建安类合约、基础设施类合约、服务设施设施类合约。B 正在研发项目的合同文本。C 成本管理软件、成本数据库所包含的各类合约内容。4.2.1.2 资料管理A 采用专用档案盒，按相同建设项目、相同研发期的单项工程的合约展开分类档案，档案盒上须标明编号并粘贴资料目录目录。B 对每项工程，以合约居多线展开档案，每项工程的工程合同文本必须把其的定标签报（或订货委员会会议纪要）、工程合约审批表、工程进度表、支付审批表做为附件，合在一起档案，同时做好相互对应的编号链接标识，以便于工作快速复查。C 工程合约审批表统一使用NC审核打印稿。D 合同文本原件（包括合同文本、相
6、关补充协议、合同审批表等）是由公司办公室保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖办公室的专用章以示确认）。E 其他有关规定，融合合约管理办法继续执行。4.2.2 工程进度表支付资料4.2.2.1资料共同组成A 已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。B 正在研发项目的估计书、预算书、支付资料、退款台帐等。C 成本数据库及成本管理软件所包含的目标成本、动态成本、进度表支付等内容。4.2.2.2资料管理A 以合约居多线展开每项工程进度表支付资料的归类档案，即为每项工程的工程合同文本
7、须把有关的预支付资料依次附于后，合在一起档案，以便快速复查。B 工程进度表、支付审批表统一绣做成紧固格式（可以手写影印的），一式三联，第一联及办公室档案，第二联及成本管理部档案，第三联及工程管理部档案。C 一份完备的工程进度表支付书应包含基本建设表明、分后部分项工程进度表支付表中、工料分析、工程量排序表中、计价依据。D其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。E 基本建设表明、分后部分项工程进度表支付表中、工料分析、工程量排序表中DLTVS16
8、0书稿；计价依据做为附件，可以分后职能部门、分类别展开看管，但计价依据资料也必须具有全面、快速复查的条件。F 采用专用档案盒，并粘贴除合约目录目录之外的工程进度表支付补足资料目录附注目录。G不同载体（各局面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容数据等必须完全一致。H对于项目完工结、决算书，在顺利完成其书面纸张资料档案留存的同时，还须将其电子文档该录光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目完工结、决算书的电子文档装箱并上载至服务器，以便利留存与采用。I 其他存有有关规定，融合工程进度表、支付管理办法继续执行4.2.3 工程更改与现场护照
9、资料4.2.3.1 资料共同组成A 已完工项目的完备的工程更改、现场护照资料。B 正在研发项目的工程更改、现场护照资料。C 成本管理软件、成本数据库所包含的工程更改、现场护照内容。4.2.3.2资料管理A 以合约居多线展开每项工程进度表支付资料的归类档案，即为每项工程的工程合同文本须把有关的工程更改及现场护照的资料依次附于后，合在一起档案，以便快速复查。B 工程更改通知单、现场护照单统一绣做成紧固格式（可以手写影印的），一式四联，第一联及项目部档案，第二联及施工单位档案，第三联及成本管理部档案，第四工程管理部联及档案（四联皆须砌存有甲方的工程更改及现场护照专用章）；工程更改通知单、现场护照单统
10、一展开编号。C 采用专用档案盒，并粘贴除合约目录目录之外的工程更改及现场护照的补足资料目录附注目录。4.2.3.3其他有关规定，融合工程更改与现场护照管理办法继续执行。4.2.4 工程招投标资料4.2.4.1资料共同组成A 已完工项目的完备工程招标资料（测评标评审表中、招标文件、解惑记录、招标评标记录等）、工程投标资可望（主要就是中标单位的）。B 正在研发项目的工程招投标资料。C 成本管理软件、成本数据库所包含的工程招标内容。4.2.4.2 资料管理A 以合约居多线展开每项工程招投标资料的归类档案，即为每项工程的工程合同文本须把有关的工程招投标资料依次附于后，合在一起档案，以便快速复查。B 的
11、定标签报及订货委员会会议纪要统一从EIP办公平台列印，办公室、成本管理部及工程管理部各存有一份。C项目招投标资料（测评标评审表中、招标文件、投标文件、承包商实地考察结果审批表、解惑记录、招标和评标的记录、有关会议纪要等）的搜集、整理、档案、看管工作由工程管理部负责管理。D 但测评标评审表中（或议标及轻易委托审批表）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等做为工程进度表支付必要依据的招投标资料，成本管理部则应当每项皆留存其原件或复印件。E 其他有关规定，融合工程招标管理办法继续执行4.2.5 制度类文件4.2.5.1文件共同组成A国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁授的与成本管理有关的规章制度、
12、管理规范、通告、同意等文件资料。B集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。C本公司及本部门制定的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通告、同意、有关会议纪要等文件资料。4.2.5.2文件管理A 成本管理制度要求在公司网站的相应管理制度栏中或网络驱动器中存放（政府有关部门颁发的法规文件可除外），以便网上查询。B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部列印一份，装订成册（活页形式，可以及时更新），以便书面查阅、采用。4.2.6 其他文件资料其他文件资料包含目标成本、有关设计阶段成本掌控的资料、有关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、有关往来文件
13、、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书弱等。这类文件资料也就是推行资料管理员专人负责管理，分类看管。43 成本档案管理的其他规定4.3.1档案与立卷4.3.1.1 项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。4.3.1.2对工程造价影响很大的文件资料须要原件档案，复印件档案须加盖公司适当资料主管部门的印章当众证实。4.3.1.3在项目研发的过程中构成的与成本有关的文件资料均需统一档案、立卷，以合约居多线、以项目
14、为单位展开立卷，一个项目的文件资料刘子玄变成一卷或数卷，一卷即为伪装成一个档案盒。4.3.1.4 对卷内无页号的文件资料应当逐页在存有文字的资料的负面右下角用阿拉伯数字顺序撰写页号，并在最合适处标明案卷题名、案卷号、档案人及时间等。4.3.1.5 卷内文件资料的排列次序为；开发前拥准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。4.3.1.6 每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。4.3.1.7 矛盾不好的案卷，成本档案管理员应当定时展开检查，对不能符合要求的应及时不予健全或出错4.3.2 编目与印刷4.3.2.1
15、卷内文件资料目录按卷内文件资料的排序顺序和内容展开撰写。第一列顺序号，以文件资料排序先后顺序逐件核对；第二列字号，核对文件资料印制部门的发文字号；第三列责任者，核对对文件资料的着名者，即为对文件资料负有责任的部门和个人；第四列于题名，即为文件资料标题，通常应当照实抄写：没标题或标题无法表明文件内容的文件，北埃尔普拟将标题，另加 当众区别：第五列于日期，文件资料的构成时间；第六列页号，核对文件资料有段页号。4.3.2.2档案案卷印刷的基本建议：新建工程的档案搞活页印刷；己完工工程的档案搞紧固页印刷。印刷时，除去文件上的金属物；损坏和退色的文件材料，应当展开加固成激活；文件资料应当采用A4大小纸张
16、，印刷部分较窄或存有字的，用纸加高印刷；纸面大的，印上在标准的A4纸上；卷内文件资料，通常不少于二百页为宜，少于的可以根据文件资料内容的阶段性分卷印刷；印刷必须稳固、整齐、美观、印刷时文件的右边和下边必须Gorron，不偷页、不甩字、不损毁文件、不阻碍写作；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并予以表明。4.3.3看管与采用4.3.3.1 划付、发送成本档案，档案管理员所需深入细致检验，并办理不好备案、更替相关手续。4.3.3.2成本档案建议分散放置于部门档案柜，由档案管理员管理，部门各职员手中就可以所持正在处置的文件资料。4.3.3.3成本档案看管必须努力做到七严防，即为防雷、防盗、防光、防潮、
17、防尘、严防有害生物、船艇。4.3.3.4在现阶段，保存期在十年之内的成本档案原则上皆无法补发，须留存；保存期少于十年的成本档案例如须要封存，须经公司及总部的主管部门、领导的核准。4.3.3.5对易退色、极易磨损的图纸、材料等，档案员必须展开定期检查，档案的加固对借书次数频密、易损的案卷，可以制作副本借书，以强化对原件的留存。4.3.3.6为保护成本档案的真实性与安全性，任何人未经核准，严禁擅自录入成本档案；每天上班必须关好档案柜。4.3.3.7如因工作须要，公司内有关部门或人员借予成本档案时，须核对成本档案借书登记表（见到积极支持文件一），经部门或公司负责人（一股由成本管理部经理核准，关键档案
18、的借书还应当获得成本管理部主管副总的核准）批准后方可借书；档案管理员负责管理档案的借书经办工作，办理档案借书的登记手续，在借书人交还档案时，还应当负责管理检查档案的较完整情况，借给的文件资料由档案管理人员负责管理及时归还井检查完备情况，例如辨认出遗失，可于成本档案借书登记表的附注栏予以标明，追责借书者责任。4.3.3.8在与公司之外展开自学交流时，在保护成本档案的机密性的同时，还要特别注意双方应当展开对等交流。4.3.3.9公司正常积极开展的审计工作、工作检查，则成本管理部须全力协调，井搞好资料借书的备案、废旧工作。4.3.3.10应当创建成本档案台帐，以记述档案载入、收到、看管、利用情况及全职档案管理人员的变动情况，档案人员还要搞好统计数据工作，统计数据以原始数据为依据，以便输出计算机，充份利用计算机展开工程成本档案的辅助管理。4.3.3.11各项目成本管理部务必严格执行本管理办法，在继续执行过程中，例如与实际情况存有不适宜之处，各公司成本管理部可以根据实际情况并作修正之呈报，报事业部经济合同部核实，经分管领导批准后方可实行。5.文件51工程成本档案借书登记表借书日期借书部门/人文件资料名称数量借书期限借书用途档案管理员审核人亲笔签名交还日期交还人亲笔签名附注