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1、第四章Excel 2000电子表格的使用 Excel 2000是Office 2000套装软件的主要成员之一，它是一种专门用于数据管理和数据分析等操作的电子表格软件。它以其直观的表格形式为用户的编辑操作提供了便利，用户通过简单的操作就能快速制作出一张精美的表格，同时具有“所见即所得”的特点。通过公式和函数的使用，可以完成复杂的数值计算，并能以多种形式的图表对数据进行分析和统计。此外Excel还能对数据表进行排序、以下Excel均指Excel 2000。【本章要点本章要点】：通过本章的学习，应该掌握以下几点：1电子表格软件Excel的基本概念、功能、启动和退出。2工作簿和工作表的创建、输入、编辑
2、、保存等基本操作。3工作表中公式与常用函数的使用和输入。4工作表数据库的概念，记录的排序、筛选和查找。5Excel图表的建立及相应的操作。4.1 Excel的基本知识的基本知识4.1.1 Excel的基本功能:Excel的基本功能概括起来主要有以下几个方面：1方便的表格制作:Excel提供了智能填充功能和丰富的格式化命令，可以方便地制作出各种精美的表格。2强大的数值计算功能:Excel提供了11种不同类型的函数，利用这些函数并配合公式，可以实现复杂的数值运算。3具有数据库管理功能:Excel提供了简单的数据库管理功能，可以把工作表的行作为数据库表的记录，把工作表的列作为数据库表的字段。并且提供
3、了数据清单的创建、编辑，数据排序与筛选和分类汇总等操作。4丰富的图表:Excel提供了图表向导和各种各样的图表样式，仅需几个步骤便可制作出精美的图表，为数据分析提供了形象直观的结果。5数据共享:利用数据共享功能，可以实现多个用户共享同一个工作簿文件。4.1.2 Excel的基本概念1Excel的启动与退出（1）启动Excel程序启动Excel的常用方法有以下两种。方法一：从“开始”菜单启动。单击任务栏左侧的“开始”按钮，打开“开始”菜单。选择“程序”菜单中的Microsoft Excel 命令，即可启动Excel。方法二：从快捷方式启动。如果桌面上有Excel 的快捷方式图标 ,双击该图标即可
4、启动Excel。另外还可以通过在“资源管理器”中双击Excel 的文档来启动它。（2）退出Excel程序退出Excel的方法与退出其它应用程序的方法类似，最常用的有以下四种。方法一：从Excel的“文件”菜单中选择“退出”命令。方法二：单击Excel程序窗口标题栏最右侧的“关闭”按钮 。方法三：单击Excel程序窗口标题栏最左侧的“控制菜单”图标 ，选择“关闭”命令。方法四：在Excel窗口激活状态下按快捷键“Alt+F4”退出。如果在退出Excel程序前，文档处于修改未保存状态，程序会提示用户对该文档进行保存。2Excel的窗口组成如图4-1所示，Excel窗口是由标题栏、菜单栏、工具栏、数
5、据编辑区、工作簿窗口和状态栏等组成。（1）标题栏标题栏位于窗口的顶部，显示Microsoft Excel应用程序名和当前打开的工作簿文件名（新建的空白工作簿文件名Book1.xls）。标题栏左侧是“控制菜单”图标 。标题栏右侧三个按钮从 左至右依次是“最小化”、“最大化/还原”、“关闭”。（2）菜单栏菜单栏由9个下拉式菜单组成，分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”，每个菜单均含有若干菜单命令。使用时，在打开的下拉菜单中单击所需的命令，Excel将自动执行该命令。图图4-1 Excel4-1 Excel的窗口组成的窗口组成标题栏菜单栏常用
6、工具栏编辑栏名称框活动单元格工作簿窗口工作表标签状态栏栏标签滚动按钮工作表区列号行号垂直分割条格式工具栏（3）工具栏工具栏由许多工具按钮组成，每个按钮分别代表不同的操作命令，利用它们可以方便、快捷地完成某些常用操作。这些工具按钮按照功能进行分组，如“常用”、“格式”、“图表”等工具栏。用户可以根据需要选择显示或隐藏某些工具栏。显示或隐藏工具栏的方法如下：单击“视图”菜单，从打开的下拉菜单中选择“工具栏”命令。单击某工具栏名称，若名称前出现“”，则该工具栏将显示；否则该工具栏将隐藏。（4）数据编辑区数据编辑区位于工具栏和工作簿窗口之间，它由三部分组成。如图4-2所示。最左侧的是名称框，用于显示活
7、动单元格的地址。中间是确认区，平时为空。在进行编辑时，将变为 三个按钮，用于对输入数据的取消、确认和编辑公式。右端是编辑栏，用于输入公式或修改数据。名称框 取消 确认 编辑公式 编辑栏 图4-2 数据编辑区（5）列标 位于各列上方的灰色字母区A、B、C、，是列标，工作表最多有256列。单击某个列标可选择该列。如果在列标上单击鼠标右键，将弹出相应的快捷菜单。如果要改变某一列的宽度，可拖动该列标右端的边线。（6）行号 位于各行左侧的灰色编号区1、2、3、，是行号，工作表最多有65536行。单击某行行号可选择该行。如果在行号上单击鼠标右键，将弹出相应的快捷菜单。如果要改变某一行的高度，可拖动该行号下
8、端的边线。（7）状态栏 状态栏位于窗口的底部，用于显示当前命令或操作的有关信息。例如输入数据时，状态栏显示“输入”；完成输入后，状态栏显示“就绪”。（8）工作簿窗口 如图4-1所示，在Excel窗口内部还有一个窗口，称为工作簿窗口。它有自己的标题栏，包括控制菜单图标 、最小化按钮 、最大化按钮 、关闭窗口按钮 。工作簿窗口下方左侧是工作表标签，标签上的文字就是工作表名称，其中一个白底黑字显示的工作表（其工作表名称有下划线）是当前正在编辑的工作表，即活动工作表。为了增大工作表的编辑区域，可以单击工作簿窗口的最大化按钮 ，使工作簿窗口与Excel窗口合二为一。原工作簿窗口的标题Bookl就会合并到
9、Excel窗口的标题栏，而最大（小）化按钮及关闭按钮会出现在Excel窗口的菜单栏右侧，并且最大化按钮变成还原按钮，若单击它可以恢复原样。3 3工作簿与工作表工作簿与工作表 工作簿是指一个Excel文件，其扩展名为.xls，一个工作簿可以含有一个或多个工作表。如何理解它们的关系呢？这就像一本书是由若干章节组成的，如果将工作簿看做一本书，那么一个工作表就是该书的一个章节。Excel通过这种方式把相关的表格或图表存放在一起，便于数据处理。一个工作簿最多可以有255个工作表，最少要含有1个工作表。默认情况下，一个新建的工作簿含有3个工作表，名称分别为Sheetl、Sheet2和Sheet3。用户可以
10、根据需要对工作簿中的工作表进行复制、移动、插入、删除或重命名等操作。工作表就像一个表格，是由含有数据的行和列组成的。在工作簿窗口中单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前活动工作表，可以对其内部的数据进行编辑。若工作表较多，在工作表标签行中不能全部显示，可利用工作簿窗口左下角的标签滚动按钮 来滚动显示各工作表名称。4 4单元格与当前单元格单元格与当前单元格工作表中行和列交汇处的区域称为单元格，它是工作表中最基本的存储单元，可以保存数值、文字、公式等数据。单元格的地址是由该单元格所在的列号与行号组成的（按照列号在前，行号在后的顺序连接起来）。例如，位置处于第B列第6行的单元格地址用B6来表示。
11、如果把鼠标指针移到某个单元格上并单击，则该单元格的边框线就会变为粗黑线，我们将此单元格称为当前单元格。当前单元格的地址会显示在数据编辑区的名称框中，单元格的内容也同时显示在数据编辑区右端的编辑栏中。5使用帮助使用帮助在使用Excel过程中，若遇到不懂的问题，可以使用系统提供的联机帮助功能。Excel的帮助菜单提供了“Microsoft Excel帮助”、“这是什么？”、“Office 助手”等命令，用户也可利用键盘的“F1”键打开Office 助手或帮助对话框。4.2 Excel的基本操作4.2.1 工作簿的操作：工作簿的操作：1建立新工作簿建立新工作簿建立新工作簿有三种方法。方法一：启动Ex
12、cel后，系统自动建立一个新工作簿，文件名为“Book1”。方法二：单击“常用”工具栏的“新建”按钮 。方法三：单击“文件”菜单下的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框的“常用”选项卡中选择“工作簿”图标，然后单击“确定”按钮，即可创建一个新的工作簿。2保存工作簿保存工作簿当新建一个工作簿文件并经过编辑后，需要将其保存在磁盘上，常用的保存方法有以下三种：方法一：单击“文件”菜单下的“保存”命令。若新建的工作簿文件是第一次执行保存命令，则在单击“保存”命令后，会弹出“另存为”对话框，如图4-3所示。在对话框的“文件名”栏中输入工作簿文件名，单击“保存位置”栏右侧的下拉按钮 ，从中选择存放工作簿的
13、文件夹，最后单击“保存”按钮完成操作。若工作簿文件不是新建的，则在执行“保存”命令后，按照工作簿文件原来的路径和文件名保存修改后的内容，不再出现“另存为”对话框。图4-3“另存为”对话框方法二：单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 。若工作簿文件是新建的，则单击“保存”按钮后会弹出“另存为”对话框，其操作方法同上。若工作簿文件不是新建的，则自动按原来的路径和文件名存盘。方法三：单击“文件”菜单下的“另存为”命令。执行该命令时会弹出“另存为”对话框，根据需要重新选择保存文件的路径或对文件重新命名，单击“保存”按钮即可完成另存操作。3 3打开工作簿打开工作簿要对已存在的工作簿进行编辑，首先必须打开它
14、。有三种常用方法可以打开指定的工作簿。方法一：单击“文件”菜单下的“打开”命令。操作步骤如下：.单击“文件”菜单中下“打开”命令，弹出“打开”对话框，如图所示。.在“查找范围”栏中选择工作簿文件所在的盘符和文件夹，在文件列表区选择要打开的工作簿文件。.单击“打开”按钮。方法二：单击“常用”工具栏的“打开”按钮，弹出“打开”对话框，其余操作同上。方法三：从“资源管理器”中找到需要打开的工作簿文件，双击鼠标即可启动Excel并打开该文件。4 4关闭工作簿关闭工作簿首先对要关闭的工作簿进行“保存”操作，然后用以下三种方法将其关闭。方法一：单击“文件”菜单下的“关闭”命令。方法二：单击工作簿窗口的“关
15、闭”按钮。方法三：双击工作簿窗口左上角的“控制菜单”图标。4.2.2 工作表的数据输入工作表的数据输入在工作表中输入数据时，首先应用鼠标单击选中需要输入数据的单元格，使之成为当前活动单元格，然后输入数据，Excel会自动判断输入数据的类型并以此类型对单元格进行格式化。单元格中可以输入数值型、文本型、日期时间型等数据，还可以输入公式和函数。1 1输入数字输入数字在单元格输入数字后，Excel自动识别其类型并将其在单元格中右对齐。在单元格中输入的数字必须是以下一些合法字符：09、+、-、（）、，、$、￥、.、E等。例如，+100、-123、1.23E-2、1,234、$130、30、（123）、0
16、 1/2等，其中1,234中的“，”表示千位分隔符，30表示0.3，（123）表示-123。当数字位数过长时会自动转换成科学计数法表示，如输入数值123456789009，则显示1.23457E+11。若要输入分数，则必须在分数值输入之前先在单元格中输入0和空格，再输入分数，如“01/2”（表示空格）表示分数1/2，即0.5。若想把输入的数字作为文本处理，比如输入电话号码、学号等，则必须在数字前面增加一个撇号（）。2 2输入文本输入文本在单元格中输入文本，输入完成后按Tab键或按Enter键确认；若想取消输入的文本，则按Esc键。在单元格中输入文本之后，Excel自动识别其类型并将其在单元格中
17、左对齐。若在一个单元格中输入的文本太长，可能只显示一部分，这时就必须加大列宽或换行才能显示出所有文本内容，如果要在一个单元格中实现文本的强制换行，需按“Alt+Enter”组合键。3 3输入日期和时间输入日期和时间（1）输入日期）输入日期 以2006年10月18日为例，用户可以用如下格式输入日期：2006/10/18、2006-10-18、10/18/06。如果要输入当前的日期，按“Ctrl；（分号）”组合键即可。（2）输入时间）输入时间以18点55分为例，用户可以用如下格式输入时间：18:55、6:55PM、18时55分。如果要输入当前的时间，按“Ctrl+Shift+；（分号）”组合键即可
18、。（3）日期和时间的组合输入）日期和时间的组合输入如果要在一个单元格中同时输入日期和时间，应在它们中间用空格进行分隔。例如：2006-12-20 19:00。如果单元格首次输入的是日期，则该单元格就格式化为日期格式，即使删除了此单元格的内容而输入数值，该单元格仍然会进行自动换算并显示为相应的日期。例如输入“1900-1-31”，Excel会自动将该单元格格式化为日期型，如果将该单元格的日期内容删除后，再输入数值60并按回车键确认，该单元格将显示为日期型数据“1900-2-29”。这是因为在Excel内部，数字、日期和时间都是以数值类型进行存储的，只是在不同的格式下显示出不同的内容而已。在单元格
19、中输入了日期“1900-1-31”，实际上在Excel内部存储的是数值31（该数表示1900年1月31日与1900年1月1日之间相隔的天数）。删除单元格内容后，该单元格的日期型格式并没有被删除，所以在输入数值60后，系统自动将该数值转换为日期“1900-2-29”（该日期与1900年1月1日相隔60天）。若想要将该单元格的类型从日期型转变为数值型，需要改变该单元格的数据格式。数据的格式可以根据需要进行调整，用鼠标右键单击需要设置数据格式的单元格，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，如图4-5所示。用户根据需要选择相应的数据格式即可。以将单元格数据的格式从“日期”转
20、变为“数值”为例。操作步骤如下：单元格A1中输入1900年1月31日（或1900-1-31），并选中该单元格。单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，可以看到该单元格目前是日期格式。如图4-5所示。在“数字”选项卡的“分类”栏中选择“数值”项，可以在“示例”栏中看到该单元格变为数值格式后的显示情况（31.00）。单击“确定”按钮，可以看到A1单元格按数值格式显示为31.00。4 4数据的格式数据的格式数据的格式数据的格式图4-5“单元格格式”对话框5智能填充数据智能填充数据当相邻单元格中要输入相同的数据或按某种规律变化的数据时，可以用
21、Excel提供的智能填充功能实现快速输入。进行智能填充时，需要使用填充句柄（活动单元格右下角的小黑块），如图4-6所示。（1）相同数据的填充 在当前单元格A1中输入文本内容“电子表格”，将鼠标指针移到填充句柄处，此时指针形状变为“”，按住鼠标左键向下拖动填充句柄到A6单元格，则从A2到A6均填充了相同内容“电子表格”，如图4-6所示。（2）已定义序列数据的填充 在单元格B1中输入“星期一”，向下拖动填充句柄到B7单元格，则从B2到B7依次填充了“星期二”、“星期三”、“星期日”。如图4-6所示。图4-6 智能填充数据示例 Excel中已定义的填充序列还有以下几种：Jan、Feb、Mar、Apr
22、、May、Jun、Jul、Aug、Sep、Oct、Nov、Dec；Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat；日、一、二、三、四、五、六；第一季、第二季、第三季、第四季；子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥；甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸；用户也可以自定义填充序列，具体操作方法如下：单击“工具”菜单下的“选项”命令，弹出“选项”对话框。选择“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”框中显示了已定义的各种填充序列。选择“新序列”，并在“输入序列”框中依次输入填充序列（如：大学一年级、大学二年级、大学三年级、大学四年级）。单击“添加”按钮，则新定义的填充序列出现在“自定义
23、序列”框中。如图4-7所示。完成自定义填充序列的添加工作后，用户以后就可以利用自定义填充序列在单元格中进行智能填充了。图4-7“选项”对话框的“自定义序列”选项卡（3 3）智能填充）智能填充除了利用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定按照某种规律进行智能填充。例如，在G1单元格中输入1，在G2单元格中输入2，首先选定G1和G2两个单元格，然后向下拖动选择区域的填充句柄到G10单元格，则G3到G10的单元格内按照等差数列规律填充了3、4、10。如图4-6所示。还可以利用“填充”命令完成更为复杂数据的填充工作，如等比数列的智能填充。以在A1至A5单元格中依次按照等比数列填充2、4、8、16、32
24、为例，操作步骤如下：.在单元格A1中输入起始值2。.选定要填充的单元格区域A1至A5（鼠标自A1一直拖动到A5）。.单击“编辑”菜单下“填充”子菜单中的“序列”命令，弹出“序列”对话框，如图4-8所示。.在“序列产生在”栏中选定填充方式，本例中选择按“列”填充。.在“类型”栏中选择填充规律，本例中选择“等比数列”。.在“步长值”栏中输入2。.单击“确定”按钮，完成操作。图4-8“序列”对话框4.2.3 工作表的管理工作表的管理新建立的工作簿默认有三个工作表，它们的名称依次是Sheet1、Sheet2、Sheet3。对工作表的管理包括工作表的选定、复制、插入、移动、重命名、删除、窗口拆分、窗口冻
25、结等。1选定工作表选定工作表选定工作表的方法是：单击某工作表标签，则该工作表就成为当前工作表，其标签以白底黑字显示且工作表名称有下划线。有时需要同时对多个工作表进行操作，因此要选中多个工作表。（1）选择多个相邻的工作表首先单击第一个工作表标签，然后按住Shift键并单击最后一个工作表标签，此时这两个工作表之间（包括这两个工作表）的所有工作表都被选中，它们的标签都以白底显示。（2）选择多个不相邻的工作表首先单击选定第一个工作表，然后按住Ctrl键并依次单击其它要选中的工作表标签。2复制和移动工作表复制和移动工作表用户有时会遇到十分相似的电子表格，它们只有很少的不同点，若已经制作好其中的一张，其它
26、的工作表可以通过复制并稍加改动来完成，以提高工作效率。另外，工作表在工作簿中的位置顺序可以根据需要进行调整，也可以将工作表移动到其它工作簿中。2复制和移动工作表用户有时会遇到十分相似的电子表格，它们只有很少的不同点，若已经制作好其中的一张，其它的工作表可以通过复制并稍加改动来完成，以提高工作效率。另外，工作表在工作簿中的位置顺序可以根据需要进行调整，也可以将工作表移动到其它工作簿中。工作表的移动和复制方法如下：工作表的移动和复制方法如下：（1）在同一个工作簿中移动（或复制）工作表单击要移动的工作表标签，按住鼠标左键并沿着标签行拖动工作表标签到目标位置，松开鼠标即可完成移动工作表的操作。鼠标指针
27、形状如下图所示。单击要复制的工作表标签，按住Ctrl键并按住鼠标左键不放，沿着标签行拖动工作表标签到目标位置，松开鼠标即可完成复制工作表的操作。鼠标指针形状如右图所示。（2）在不同工作簿之间移动（或复制）工作表 先后打开接收工作表的工作簿（称为目标工作簿）和包含有被移动或复制工作表的工作簿（称为源工作簿）。在源工作簿中选择需要移动（或复制）的工作表标签。单击“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图4-9所示。图4-9“移动或复制工作表”对话框 在对话框的“工作簿”栏中选中目标工作簿，在“下列选定工作表之前”栏中选定工作表在目标工作簿中的插入位置。默认情况下
28、，系统将完成工作表的移动操作；如果需要对工作表进行复制，则要选中对话框中的“建立副本”复选框。单击“确定”按钮即可完成操作。3 3插入工作表插入工作表一个工作簿默认只有3个工作表，可根据需要插入新的工作表。具体操作步骤如下：选中某工作表标签，使之成为当前工作表。单击“插入”菜单下的“工作表”命令。此时，新插入的工作表出现在被选择的工作表之前，且成为当前工作表。4 4重命名工作表重命名工作表 重命名工作表的方法是：双击要改名的工作表标签，使之以黑底白字显示，再单击，出现插入点光标，然后进行修改或输入新的名字，修改完成后按回车键确认即可。5删除工作表删除工作表删除工作表的操作步骤如下：选中要删除的
29、工作表标签，使之成为当前工作表。单击“编辑”菜单下的“删除工作表”命令，出现Excel的提示对话框，如图4-10所示。单击“确定”按钮，则此工作表被删除。6工作簿窗口的拆分工作簿窗口的拆分对于较大的工作表，由于屏幕的限制，看不到全部的内容。若要在同一屏幕上查看或编辑相距较远的两个单元格区域的内容，可以考虑对工作簿窗口进行横向或纵向拆分。在工作簿窗口的垂直滚动条上方有“水平分割条”，如图4-1所示。当鼠标指针移到此处时，指针形状变为 .在水平滚动条的右端有“垂直分割条”，当鼠标指针移到此处时，指针形状变为 .（1）水平拆分工作簿窗口将鼠标指针移到“水平分割条”，按住左键上下拖动“水平分割条”到合
30、适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。每个窗口有各自的滚动条，通过移动滚动条，两个窗口在“行”的方向可以显示同一工作表的不同部分。图4-10 删除工作表的提示对话框（2）垂直拆分工作簿窗口将鼠标指针移到“垂直分割条”，按住左键左右拖动“垂直分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成左右两个窗口。两个窗口在“列”的方向可以显示同一工作表的不同部分。7 7冻结窗格的使用冻结窗格的使用对于较大的表格，除了使用上述方法对工作簿窗口进行拆分外，还可以使用“冻结窗格“的功能，使表格的标题部分始终都固定显示在表格的最上方或最左边。操作方法如下：选定标题行下方（标题列右侧）的一个单元格。单击“窗口”菜单下的
31、“冻结窗格”命令，此时会在标题行下方（标题列右侧）出现一条黑线作为冻结窗格的标识，拖动工作簿窗口的垂直滚动条（或水平滚动条），可以看到表格的标题行部分（标题列部分）被固定而不会再滚动了。要取消窗口冻结，可以单击“窗口”菜单下的“撤销窗口冻结”命令。8 8工作表的保护工作表的保护为了防止他人对已经设计好的工作表进行修改，用户可以为工作表加密，加密后如果修改该工作表中的内容，只有输入正确的密码才可以。设置工作表密码的操作步骤如下：.选择要设置密码保护的工作表。.单击“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，如图4-11所示。.在“保护工作表”栏中选择需要进行保护
32、的工作表的内容、对象或方案。.在“密码”框中输入密码。.单击“确定”按钮，系统会弹出“确认密码”对话框，再次输入密码进行确认即可。如果要撤消密码保护，则单击“工具”菜单下“保护”子菜单中的“撤消工作表保护”命令，打开“撤消工作表保护”对话框，输入正确的密码，单击“确定”按钮即可。图4-11“保护工作表”对话框 4.2.4 工作表的编辑1 1工作表的行列操作工作表的行列操作（1 1）行列的选择）行列的选择对工作表中行和列的操作都是在首先选定行和列的情况下进行的。具体情况有以下三种。选定单行或单列：单击工作表的某个行标号即可选定该行；单击工作表的某个列标号即可选定该列。选定相连的连续行或连续列：单
33、击工作表的某个行标号（列标号），然后按住Shift键单击另一个行标号（列标号），则两个行标号（列标号）之间的所有行（列）都被选定。选定不相邻的多行或多列：按住Ctrl键，单击需要选定的工作表的行（列）即可选定不相邻的多行（多列）。（2 2）行列位置的移动）行列位置的移动操作步骤如下：首先选定要移动的行或列。将鼠标指针移到所选行或列的边线上，指针形状变为指向左上方的箭头，然后拖动行或列到目标位置即可。（3 3）行列的隐藏）行列的隐藏选定要隐藏的行或列，单击“格式”菜单下“行”子菜单中的“隐藏”命令，即可隐藏选定的行；单击“格式”菜单下“列”子菜单中的“隐藏”命令，即可隐藏选定的列。（4 4）行列
34、的显示）行列的显示同时选择与隐藏行相邻的前一行和后一行，单击“格式”菜单下“行”子菜单中的“取消隐藏”命令，可以显示被隐藏的行；选择与隐藏列相邻的前一列和后一列，单击“格式”菜单下“列”子菜单中的“取消隐藏”命令，可以显示被隐藏的列。（5 5）行列的插入）行列的插入插入行或列是指在选定的单行或单列之前，或在活动单元格所在的行或列之前插入一行或一列。具体操作步骤如下：在工作表中选择要插入行或列位置的任一单元格。单击“插入”菜单下的“行”或“列”命令，即可在选定位置插入一行或一列，原来的行或列向下或向右移动。如果要插入多行或多列，只需在第一个操作步骤中选择多行或多列即可。（6 6）行列的删除）行列
35、的删除首先选择要删除的行或列。单击“编辑”菜单下的“删除”命令即可完成操作。（7 7）设置行高和列宽）设置行高和列宽选择要设置行高或列宽的行或列。单击“格式”菜单下“行”子菜单中的“行高”命令，弹出“行高”对话框；或者单击“格式”菜单下“列”子菜单中的“列宽”命令，弹出“列宽”对话框。在对话框中输入行高或列宽的值，单击“确定”按钮即可。2 2工作表的单元格操作工作表的单元格操作（1 1）单元格的选定）单元格的选定选定一个单元格，只需在该单元格上单击鼠标，使之成为活动单元格。若要选定多个单元格则要视情况不同而采取不同的方法。选定整个工作表：单击“全选”按钮（在行号1上方和列号A的左边），则选中整
36、个工作表。选定某个矩形单元格区域（以选择A2:D6为例）。方法一：单击该区域的左上角单元格A2，按住Shift键单击该区域的右下角单元格D6。方法二：在名称框中直接输入单元格区域名称A2:D6，然后按Enter键。方法三：鼠标指针移到该区域的左上角单击单元格A2，按住鼠标左键拖动到该区域的右下角D6。选定若干个不相邻的单元格区域：按住Ctrl键，采用选定矩形区域的第三种方法，分别选定各个单元格区域，被选定的单元格以淡蓝色突出显示。（2 2）单元格数据的修改）单元格数据的修改在输入数据的过程中难免会出现一些输入上的错误，在Excel中有多种方法可以修改数据。具体操作步骤如下。选中有错误的单元格，
37、并用鼠标左键双击该单元格，使其变为可编辑状态，此时在单元格中将出现闪动的 形光标。用键盘上的方向键移动光标到要修改的位置。按Del键删除错误的内容，再重新输入正确的内容。按回车键确认，完成单元格内容的修改。当然也可以在数据编辑区的编辑栏中进行修改，当修改完毕后，按Enter键或单击编辑栏左边的按钮，表示确认修改，单元格中出现修改后的数据。若想取消修改，可按Esc键或者单击编辑栏左边的按钮，则单元格仍然保持原有数据。（2）单元格数据的移动与复制若单元格数据的位置需要调整，或者某些单元格数据内容相同，可以采用移动（或复制）的方法，避免重复输入，提高效率。移动（或复制）单元格数据有两种方法：方法一：
38、鼠标拖动法.选中要移动（或复制）数据的单元格区域。.将鼠标指针移到该区域的边框上，此时指针形状变为，拖动选择区域到目标位置即可实现数据的移动；当按住Ctrl键时，鼠标指针形状变为，拖动选择区域到目标位置即可实现数据的复制。方法二：剪贴法.选中要移动（或复制）数据的单元格区域。.选择工具栏中的“剪切”按钮（或“复制”按钮）。.单击目标区域左上角的单元格。.单击工具栏中的“粘贴”按钮即可完成操作。以上方法也可以使用菜单方式完成。（3）单元格数据的清除清除单元格数据是指清除单元格中的数据内容和格式信息，而不是删除单元格本身。全部清除：选中单元格后，单击“编辑”菜单下“清除”子菜单中的“全部”命令，既
39、清除了数据内容，又清除了数据格式信息。清除内容：选中单元格后，单击“编辑”菜单下“清除”子菜单中的“内容”命令，则只清除数据内容，而保留原有的数据格式信息。清除格式：选中单元格后，单击“编辑”菜单下“清除”子菜单中的“格式”命令，则只清除数据格式信息并恢复系统默认的格式，而保留数据内容。（4）插入单元格选择一个单元格。单击“插入”菜单下的“单元格”命令，弹出“插入”对话框。如图4-12所示。.在对话框中选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”，单击“确定”按钮即可。（5）删除单元格选择要删除的单元格。单击“编辑”菜单下的“删除”命令，弹出“删除”对话框。如图4-13所示。.在对话框中选择“右
40、侧单元格左移”或“下方单元格上移”，单击“确定”按钮即可。图4-12 “插入”对话框图4-13“删除”对话框（6）合并单元格.选择要合并的单元格区域。.单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮。如果选定的单元格区域中包含多个数据，则合并后的单元格数据是选定区域中左上角单元格的数据，其他单元格中的数据会被删除。（7）拆分已合并的单元格.选定某个合并后的单元格。.单击“格式”菜单下的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，将“文本控制”栏中的“合并单元格”前面复选框中的“”去掉，单击“确定”按钮即可将合并单元格拆分开来。3 3查找与替换查找与替换 在工作表指定的范围内可以查找
41、符合条件的数据，一般从当前单元格开始查找，找到后还可以继续查找下一个的数据，找到指定范围的最后一个目标数据后，再继续从指定范围的开头开始查找。若有必要，还可用另一数据替换找到的数据。（1）查找.操作步骤如下：.选定查找范围（如：110行，A2:H8，全体单元格等）。.单击“编辑”菜单下的“查找”命令，弹出“查找”对话框，如图4-14所示。在“查找内容”文本框中输入需要查找的内容，并指定搜索方式（按行或按列）和搜索范围（如值、公式或批注）。输入查找内容时，可以采用“”和通配符“？”、“*”。其中：？表示一个任意字符。如：?A可以表示BA、2A等第二个字符为A的字符串。*表示多个任意字符。如：A*
42、可以表示ABC、A31DF等第一个字符为A的字符串。是一个控制符，?、*、分别表示？、*、本身，而不是通配符。单击“查找下一个”按钮。从当前单元格开始查找，找到第一个符合条件的单元格后停下来，该单元格成为当前单元格。若再单击“查找下一个”按钮，将继续查找下一个符合条件的单元格，到达查找范围末尾时会自动从该范围开始位置继续查找。（2）替换操作步骤如下：选定需要查找和替换的范围。单击“编辑”菜单下的“替换”命令，弹出“替换”对话框，如图4-15所示。在对话框中输入需要查找的内容和替换的内容。单击“全部替换”按钮，将把所有查找到的内容用替换内容取代。有时不需要全部替换，只替换其中的一部分，则先单击“
43、查找下一个”按钮，找到后，若不想替换，可再单击“查找下一个”按钮，表示该单元格数据不替换，继续找下一个符合条件的单元格；若单击“替换”按钮，则以替换内容取代，并自动查找下一个目标。图4-14“查找”对话框图4-15“替换”对话框4 4撤销与恢复撤销与恢复用户在工作表中进行编辑操作，难免会有失误。这时，可以使用撤销与恢复功能将工作表还原到编辑操作前的状态。具体情况有以下三种。若要撤销最近执行的一步操作，可以直接单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮。若要撤销最近执行的多步操作，则需单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮右侧的下拉箭头，然后在下拉列表中选择要撤销的操作步骤。在撤销了某个操作之后，如果又想要
44、恢复该操作，可以单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮进行恢复；若要恢复被撤销的多步操作，可以单击“恢复”按钮右侧的下拉箭头，然后在下拉列表中选择要恢复的操作步骤。应该注意：撤销与恢复功能并不是万能的，对工作表内容的编辑操作可以撤销或者恢复，但是与文件相关的操作是不能撤销和恢复的，如文件的打开与关闭、打印操作及对工作簿的选项设置等操作。如果在进行撤销或恢复前，执行了文件保存操作，那么前面所有的操作也都无法进行撤销或恢复。所以在执行某项操作时，还是要认真，不能盲目依赖撤销和恢复功能。4.2.5 工作表的格式化工作表的内容固然重要，其外观修饰也是不容忽视的。Excel提供了丰富的格式化命令，包括数字如
45、何显示、文本如何对齐、字形字号的设置以及边框底纹设置等命令，这些命令主要集中在“单元格格式”对话框中，具体操作步骤如下：选定需要设置格式的单元格区域。单击“格式”菜单下的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。如图4-16所示。对话框共有6个选项卡，分别是：“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”和“保护”，用户可以根据需要选择相应的选项卡。1 1数据格式数据格式单元格数据可以设置的格式有12种，分别是“常规”、“数值”、“货币”、“会计专用”、“日期”、“时间”、“百分比”、“分数”、“科学计算”、“文本”、“特殊”和“自定义”。设置单元格的数据格式需在“单元格格式”对话框中选择“
46、数字”选项卡，并在“分类”列表框中选择需要设置的格式即可。如图4-16所示。利用“格式”工具栏上的“数值格式”工具条可以设置数值的格式，如图4-17所示。工具条上各按钮的功能从左至右分别为：货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数位数和减少小数位数。2 2条件格式条件格式可以根据某种条件来决定数值的显示格式，例如学生成绩表中，小于60分的成绩用红色醒目显示，“缺考”用蓝色显示，其它成绩用黑色正常显示。设置条件格式的操作步骤如下：.选定要使用条件格式的单元格区域。.单击“格式”菜单下的“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框，如图4-18所示。.单击“条件1”下面列表框的下拉按钮，在出现的下
47、拉列表中选择“单元格数值”；再单击第二个列表框的下拉按钮，选择比较运算符（如：小于或等于）；在右面文本框中输入目标比较值60，目标比较值可以是常量（如：60或“缺考”），也可以是对单元格的引用。图4-16“单元格格式”对话框图4-17“数值格式”工具条.单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，从中选择满足条件的单元格数据的显示格式（如选择红色、粗体和斜体）。单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框。.单击“添加”按钮，重复上述的条件设置并对满足“缺考”条件的单元格数据规定显示的格式（如选择蓝色、粗体和斜体）。.单击“确定”按钮即可完成条件格式的设置，在单元格选定区域中显示设置后的效果。图4
48、-18“条件格式”对话框3 3字符格式字符格式可以对单元格数据进行字体修饰，包括设置字体、字形、字号、颜色、下划线和特殊效果（如上标、下标、删除线）。对单元格字符格式的设置方法如下。选定要设置字符格式的单元格区域。单击“格式”菜单下的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，如图4-19所示 分别在“字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”列表框中选择字体、字形、字号、下划线样式和文字的颜色。如果要设置文字的特殊效果，则在“特殊效果”栏中选择相应的选项。设置完成后，单击“确定”按钮。图4-19“单元格格式”对话框的“字体”选项卡4 4数据对齐数据对齐（1 1）标题居
49、中）标题居中表格的标题部分应该按表格的宽度居中显示。首先需要对标题部分所占用的单元格进行合并，然后再居中显示标题。可以用以下两种方法实现表格标题的合并及居中显示。方法一：使用“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮。选择表格宽度内标题部分所占用的单元格区域，单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可完成操作。方法二：使用菜单命令。.选择表格宽度内标题部分所占用的单元格区域。.单击“格式”菜单下的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡。如图4-20所示。.在“水平对齐”和“垂直对齐”下拉列表中分别选择“居中”。.单击“合并单元格”前的复选框，使之出现“”。.单击“确定”按
50、钮即可。（2 2）数据对齐）数据对齐单元格数据的对齐方式即可利用“格式”工具栏上的“左对齐”按钮、“居中”按钮、“右对齐”按钮进行设置，也可以利用菜单命令对数据进行水平和垂直方向对齐，具体操作方法如下：选定要设置数据对齐方式的单元格区域。单击“格式”菜单下的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡。如图4-20所示。在“水平对齐”下拉列表中选择一种对齐方式；在“垂直对齐”下拉列表中选择一种对齐方式。在“方向”框中拖动红色方块到一定角度，或在下面的角度数值框中输入角度值，设置数据的旋转效果。单击“确定”按钮，完成设置。图4-20“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡 5 5