极品协同网络办公系统.doc

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1、极品协同网络办公系统技术白皮书 JIPIN OA极品协同网络办公系统产品白皮书深圳市极品信息技术有限公司2006年12月目 录引言1第一部分 极品OA设计目标2一、极品OA的目标2二、极品OA能为您解决2三、为什么选择极品OA4四、极品OA平台设计优势5第二部分 极品OA功能概述6一、极品OA功能架构图6二、极品OA功能列表7三、极品OA极具竞争力的功能特性11第三部分 极品OA功能模块简介12一、系统桌面12二、个人办公13即时通讯13日程安排13通讯薄13手机短信14三、公共信息14公告栏15论坛15四、公文管理15五、档案管理17六、辅助办公20工作流20会议管理21车辆管理22文档管理

2、23图书管理23资源管理23工作计划及总结24七、人事管理24八、用品管理26九、邮件管理26十、系统管理26第四部分 极品OA运行环境及安全性28一、运行环境28二、系统安全28第五部分 实施及服务29一、咨询实施指南29二、售后服务31第六部分 关于我们32一、极品技术简介32二、部分成功案例33三、联系我们34深圳市极品信息技术有限公司 iii 极品协同网络办公系统技术白皮书 JIPIN OA引言 从目前国内的OA 市场上来看近几年国内的OA 市场取得了十分明显的进步，OA 产品种类日趋繁多，OA 产品应用到了国民经济的每一个角落。但是在繁荣的背后还有许多不尽如人意的地方，软件开发商的水

3、平参差不齐，对组织管理及OA 产品本身定位的理解不够，缺乏对用户必要的实施指导使得很多OA 系统没有发挥应有的作用，造成极大的浪费。办公自动化是一个过程，面临的最大问题是如何利用办公自动化与组织管理相结合，解决组织管理中存在问题、办公软件如何适应组织日益变化的需求、如何能推动组织上至高层下至普通员工的应用。这就需要软件供应商既要懂得如何开发一个优秀的、适应组织管理变化需要的软件，又要懂得如何用这样的软件解决组织管理中的问题，并给予用户实施上的指导。从技术实现上看很多开发商采用“群件平台适当定制”的模式，开发周期较短，由于群件平台本身复杂度太高，供应商可发挥的空间较小，软件本身的适用性较差，对于

4、定制复杂应用及与其它系统集成性较差。从软件适用性上来说由于很多供应商是就功能而开发功能，对其它的应用集成较少，对于用户需求的变化考虑较少，而办公软件又不同于其它管理软件，用户的需求经常发生改变，这就导致用户的软件永远处于需要升级的状态，完全依赖于软件供应商！极品协同网络办公系统是极品技术依据五年来为用户实施OA方案的经验、多年来对国内OA市场的洞悉及对目前市场上OA产品存在的问题进行分析后利用Web和Java技术设计开发的新一代跨平台、功能细致而齐全、人性化、分布式和具有强大自定义功能的协同办公平台。尤其是极品协同网络办公系统产品提供了一个强大的自定义平台，在产品实施中可根据对用户需求的分析，

5、快速为用户搭建个性化的功能，最重要的是用户自己完全可以在产品使用中针对自身需求的变化随时调整各项功能，做到自我维护，自我管理。极品协同网络办公系统适用于政府部门、职能机关、社会团体、各种企业、金融机构、医院、学校、科研机构等各类单位。第一部分 极品OA设计目标一、极品OA的目标传统OA 系统已经不能完全满足组织日益增长的需求迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统从而提升其管理水平。消除信息孤岛传统的办公系统的分散开发和引入，使信息被封存在不同的应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，从而形成了许多信息孤岛大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一个高效的办公自

6、动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。征服应用孤岛传统OA 系统难以与企业其它业务系统紧密集成，使得组织内部各业务系统相互独立、数据不一致，需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换进行信息分析。因此要求现在的OA 系统不仅仅是简单的文档处理和公文流转，而是组织全面信息体系的前台构件，它一方面可以完成与后台构件如ERP 的数据和应用整合，另一方面可以外延扩展其功能应用，搭建适合组织自身应用的电子商务环境并可根据实际需求扩展应用。解决资源孤岛组织内各部门之间的协同，以及组织内部与外部资源之间的协同，在这个新信息时代越发凸现其重要性。它要求办公应用软件必须建立一个动态的、可控的、

7、统一的全面集成和协作化的平台上，从而能协同完成各种复杂的业务处理，共同面对市场环境的变化。而传统的OA 系统由于其体系架构相对陈旧无法很好地建立起这样一个协同运作的环境。二、极品OA能为您解决对于企业事业单位的领导来说极品OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。极品OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。帮助实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事

8、务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，极品OA能为您解决：节约运营成本不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。增强领导监控能力强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时

9、发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理通过极品系统办公平台办公用品、图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失；员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误，初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产的管理，为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。提高团队工作效率，加强协作精神极品协同办公平台的无处不在工作流、日程、即时沟通等功能，极大的提高组织的协同效率与沟通能力，使组织成为一个快速响应的整体。三、为什么选择极品OA零实施服务费，终身免服务费

10、极品OA操作简单、易用易维护，远程维护即可解决客户全部问题，因此我们郑重向客户承诺：零服务费。我们300多客户从没收取任何客户一分钱后续服务费。而目前的OA厂商一般实施费占到软件价格的10%-30%，一般只是一年的免费服务。不限制客户端用户数目前市场上绝大多数OA是按用户数计算价格，这样做的目的是为了变相收取增加用户使用OA的成本，极品OA不限制客户端用户数，无论多少用户数，极品OA都是一样的价格。极品OA采用模块化设计方式，各模块可以自由组合，客户可按实际需要购买模块。五年的实施服务经验，300多个成功案例极品OA已成功服务于许多企、事单位，在为这些单位提供一流的办公系统的同时，我们也吸收融

11、合了这些单位领导层丰富的管理思想，并积累了丰富的项目实施经验。基于J2EE平台开发，真正的开放性平台极品OA设计基于J2EE技术平台开发，真正实现了跨平台、跨数据库，最大程度的适应客户需要，节省客户投资。系统可根据企业的规模及实际应用水平的不同，选择并部署到各类企业应用服务器上，如免费的Tomcat、简单易用的JRun，高端的WebLogic和WebSphere。Unix、Linux因其稳定性和安全性极高，正逐渐成为公认的服务器操作系统。系统可轻松的部署于Unix、Linux、Saloris操作系统中。同时，系统也支持简单易用的Windows系列操作系统。一个真正的自定义平台组织机构、工作流程

12、、访问权限、表单、查询与统计及个人工作平台等用户都可以根据自己的需要自定义设置。对于电子邮件、公文流转等子系统还提供模板功能，用户可以自定义邮件、公文模板，对于经常发送的邮件、经常下发的公文可以直接由模板建立。用户可自定义生成一些各种功能模块，如信息发布、报销管理、出差申请等模块，让用户在日常工作中随需求的增加而自己对系统进行设置与调整无需依赖软件供应商。完整的二次开发工具包极品OA可提供完整的二次开发工具包，包括数据库结构表、扩展接口以及API，帮助您在J2EE的平台上，迅速将已有的系统集成到极品OA平台中或自行二次开发。易用易维护系统借鉴MSN等一些经典系统的风格设计，界面十分精致美观。好

13、的用户界面能够给予单位更好的形象，提升内部人员的荣誉感，在办公同时，也是一种视觉的享受。系统实现自动傻瓜式的安装，客户端实现了零安装。一般用户无需培训即可得心应手使用系统；且为系统管理员专门提供的功能集成、操作简便的系统管理平台，可以完成运行维护、用户授权、系统配置等项工作，大大降低了系统管理的复杂程度，提高了管理员的工作效率。一个高效实用的平台极品OA充分考虑中小企事业单位的实际需求，将最需要、最实用的功能体现给用户，摈弃了华而不实的功能，完全符合中小企事业单位办公事务处理的习惯，避免了以技术为中心的误区用户使用不便(如：需要调整人和业务来适应系统)、简单事情复杂化和投入高等缺点。一个通讯沟

14、通的中心系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求，提供邮件、及时信息、短信等多种沟通方式，满足了用户之间文字、图片、语音以及视频等多层次的沟通需要。四、极品OA平台设计优势与Domino/Notes平台的比较虽然Domino/Notes作为OA 系统的开发平台已逐渐被淘汰，但还是有许多厂商在使用着，下面我们来对分析Domino 平台在OA 系统中的应用情况。l Domino 用于B/S 结构开发没有优势Domino 从邮件系统发展到文档数据库，其主要优势如安全认证，灵活的表单定制等，在C/S 结构下利用Notes 才能实现。虽然Domino 也支持基于Web 的开发，但是丧失了大部分的先进的功

15、能。用于B/S 应用开发并没有优势，相反由于Domino 使用私有的技术,导致其Web 开发的效率低功能差。l Domino 用于B/S 结构开发没有优势Domino 不是基于关系数据库。因此不适合处理大量的数据。l Domino 对关系数据库的支持较差从Domino 中访问关系数据库比较困难。虽然Domino 提供了相应的组件，但仍然不能满足实际系统的需要。l Domino 与业务系统的结合能力差办公自动化系统与业务系统的结合已经成为一种趋势。需要随时从办公自动化系统中访问业务系统中的数据。Domino私有的技术不便于与其他关系型数据结合。与ASP/PHP技术的比较ASP/PHP等脚本语言虽

16、然具有开发简单，调试方便的特点，但由于其脚本性语言的特点决定了其在实现复杂商业逻辑的局限性，在大中型应用中难以满足性能要求，主要适合开发中小型网站和简单管理系统。比起asp、php等技术，采用java开发OA能够实现更复杂的商业逻辑，同时由于其良好的面向对象特性，使得系统模块的可复用性增强，其分层设计的结构，在系统内容不断膨胀的情况下仍能保持清晰的系统结构。与 .NET技术的比较.NET是近些年微软推出的新的编程技术，其在很大程度上模仿了java技术，但由于其诞生时间短，成熟度不够，开放性较差，目前主要用于开发低端应用系统，尚未成为主流的企业级软件系统开发技术。Java作为业界领先，成熟的软件

17、编程语言，具有可靠性高，可移植性强的特点，国内外大量的大中型信息系统均采用Java语言编写。第二部分 极品OA功能概述一、极品OA功能架构图极品协同网络办公平台公文管理个人办公公共信息档案管理人事管理用品管理辅助办公邮件管理系统管理二、极品OA功能列表个人办公即时通讯以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息，实现公司内部在线用户的实时交流，支持群发，信息到达时有声音提示手机短信采用消息队列方式发送，能同时处理大量短信并发、群发和定时提醒，并可以查询短信和在线发送的发送记录接收记录个人日程方便个人安排每天日程，可将公告栏、邮件的有关内容转入日程，可定时提醒，设置定期重复日程安排等通讯薄帮助用户

18、对名片或通讯录进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私有，可将通讯录设置成名片格式个人考勤记录员工上下班签到签退情况，和考勤管理子栏目紧密关联个人文件夹作为网上的文件柜，用户可以将自己平时积累的各种文档、资源有序的存放在这里进行知识管理，可自定义类别，以附件形式存在密码修改修改系统登陆密码万年历可查询世界各地的当前时间，及国际国内各节日等，有农历对照。网址收藏夹用来收藏平时自己经常去的网址，可将经常用的网址放于收藏夹以方便进入，可分类管理快捷方式可将自己常用的模块设置为快捷方式放置在桌面工作代理当用户请假或外出时可授权哪些用户可以协助自己处理待办事情订餐管理实现了员工通过系统及时进行订餐，方便

19、统计汇总，避免了不准确订餐造成的浪费公共信息公告栏主要用于发布重要、正式信息，如新闻、重要决策、通知等，可根据需要定制多个栏目，授权人员可在相应栏目或发布管理文章，可指定发布给全体员工还是本部门，发布公告时可选择是否同时发送手机短信通知本部门或全体员工。支持上传附件。论坛提供给员工一个交互沟通的平台，论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，各版面有相应的版主规章制度公司的各种规章制度的在线存放，方便管理可以让全体员工随时查阅，节省了培训时间，支持分类管理及附件上传常用电话记录单位常用的对外联络电话，可分类管理邮编区号方便查询全国各个省、市、县区号，邮编，同时支持反向查询知识管理提供了一

20、个用户共享单位内部各类知识的平台，方便资料管理，又可实现信息共享，形成单位的知识沉淀，可分类进行管理列车航班可录入列车航班信息，并支持多种查询天气预报记录天气情况，供所有员工查询法律法规用来发布各类行业内部及国家的政策和法规意见箱以Email向领导提交递交意见和建议，可匿名传输表单管理表单定义可以进行表单自定义设置，设置的内容包括表单的格式，字段，所用的控件，关联的数据词典等。用户可以选择这个表单是否同时跟附件、流程、html编辑器一起配套使用。录入数据时，支持日期控件选择，下拉列表选择，单选，多选等。表单申请能自动完成各类设置好的各种表单的提交及信息的反馈，方便用户对出差、加班、请假、报销、

21、客户投诉等表单进行有效的电子化管理；支持流程自定义设置，支持痕迹保留及附件上传，支持催办及传阅功能，在办理过程中有权限的人可修改表单。数据词典是表单定义中的辅助功能，可对表单定义中的下拉列表中的选项进行基础数据设置。发文管理发文拟稿草拟公文进行发送,支持套用模版进行拟稿,发送时可选择流程或流转，发文办理发文的审批、办理环节，记录发文办理过程、办理意见，支持痕迹保留、手写签名及电子签章及打印功能。在办理的时候，办理人员如果具备修改表单的功能，会根据后台设置生成公文文号，同时可修改表单的内容。发文处理对公文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理，支持多种查询方式。支持手机短信催办，归档时会归

22、入表单、正文、附件、办理过程以及办理意见。接收发文查看分发的公文，可反馈阅读标志。发文后台包括设置发文基础数据设置、发文模版、发文流程、分配归档，催办权限等。可根据类别设置公文的文号生成规则。收文管理收文登记登记外来的公文，发送时可选择设定好的规范流程或自行选择流转。登记时自动根据后台设置生成来文文号。接收收文查看分发的公文，可反馈阅读标志。收文办理接收内部公文传阅，可删除，支持查询。收文处理对收文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理，支持多种查询方式收文后台包括设置发文基础数据设置、发文模版、发文流程、分配归档，催办权限等。可根据类别设置公文的文号生成规则。档案管理全宗管理包括全宗著

23、录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等案卷管理包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅申请、信息统计、打印输出、案卷历史等；支持综合查询卷内文件管理包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、借阅申请、信息统计、打印输出等；支持综合查询归档文件管理包括归档文件及附件维护、著录、销毁、检索、信息统计、打印等。借阅管理对借阅审批、领取、归还等信息的记录及查询销毁管理用于设置销毁流程，对销毁申请进行审批、维护，查询已销毁档案等后台管理对主题词、类目、密级、借阅流程、阅读权限、数据词典等进行管理；可自定义各类案卷和文件的字段属性人事管理人事档案全面管理和记录职工信息，支持综合查询及打印功能，可设置

24、基础数据、进行退休、离职管理。薪酬管理设置工资字段、记录职工的福利待遇、养老保险的信息和薪酬的变更信息,支持套用已有工资表、自定义打印考勤管理对单位考勤的全方面管理，包含记录员工的考勤异常情况，设置休息日，记录请假信息，设置上下班签到签退时间，生成考勤日报、月报，查询、自定义打印统计报表福利管理对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报表；可自定义保险的名称以及相关的参数培训管理对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理，支持及时信息提醒劳动合同记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，并可设置到期提醒功能职务异动对员工的职务调整进行管理，如调动

25、、晋升、降职，支持按时间段查询备用人才库记录储备的人才信息，后台管理为基础数据管理，包括学历信息、职务异动类型、工资项分类、请假类型用品管理用品申请对用品进行领用或借用提出申请，并可实时查看申请的办理状态用品审批对用品申请进行审批，审批后转入已审列表后台管理对用品的分类、入库、审批流程、领用信息、借用信息、库存等进行管理，提供各类信息的统计辅助办公工作流能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反馈，方便用户对出差、加班、请假、报销、客户投诉等表单进行有效的电子化管理；可自定义各类任务和需要的属性。支持痕迹保留及附件上传，支持正文模板功能，支持表单模板。在办理过程中有权限的人可修改表单，文档管理按

26、访问权限查阅内部公用文档等信息。可定义无限级子目录，严密的权限控制，可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限，图书管理对图书资料的登记入库、借阅、归还的全面管理，提供方便的检索功能车辆管理对单位的车辆状况，修理及使用情况进行登记管理，可完成用车申请、审批、调整用车时间、派车、收车的整个过程资源管理能定义各种资源条目（如电脑等固定资产），根据不同的资源制定资源相关的字段。实现对企业资源的登记、维护、外借、归还、损坏、报废等管理。会议管理记录会议室状况，完成各种会议的申请，向相关人员发送会议通知，记录查询会议安排、纪要等投票管理栏目管理员发起调查项目，可设定调查主题、调查的开始日期、结束日

27、期、调查的具体选项。投票结果以柱状图显示工作计划个人可以增加自己的工作计划，每天增加的计划会立刻形成在“周报”中，部门负责人可查看本部门员工的工作计划，单位领导可查看整个单位的工作计划。工作总结个人可以增加自己的工作总结，并可将个人工作计划转为总结，每天增加的总结会立刻形成在“周报”中，部门负责人可查看本部门员工的工作总结，单位领导可查看整个单位的工作总结。邮件管理写邮件起草新的邮件，支持上传附件,可发至用户外部或内部邮件,支持群发及分组发送收件箱用户收到的邮件显示在此文件夹中发件箱用户发出去的邮件记录在此文件夹中草稿箱用户起草了，但还没发出的邮件文件夹垃圾箱用户删除的邮件，存放在此垃圾箱中选

28、项设置进行设置收发外部邮件的规则及邮件参数，并可自定义添加、删除收发邮件的文件夹系统管理部门管理对企业部门的组织架构进行划分和设定职务管理为企业组织架构建立起相关职务，支持一人多职务用户管理进行添加、删除、修改用户，可设置用户的可访问的栏目及所属部门和担任职位的分配，并可将人事档案中的员工信息转为系统用户。栏目管理可自行对栏目（包含一二级栏目）进行排序，修改栏目名称、访问路径，添加、删除栏目，并可设置栏目访问权限栏目权限用于给相应的用户分配各栏目的后台管理权限，系统管理员也需给自己分配各栏目的后台管理权限才能享有管理该栏目的权限角色管理可将某些工作岗位职责类似的用户组成角色，大大减轻了系统维护

29、工作量。同时支持定义人员小组，在流程、短信中可以通过选择组发送数据转移用于将离职人员的待办事务数据转移至工作交接人，使待办事物可继续办理流程权限对某些职务如总经理只允许某些人或某些职务直接对其发送公文或其他申请，减轻高层领导工作量日志管理记录了登陆人员登陆退出的IP地址、时间，添加、修改、删除数据等操作，可以按条件搜索、删除、清空日志三、极品OA极具竞争力的功能特性 集成了痕迹保留、电子签章控件可在公文原文基础上进行修改，保留公文流转过程中每个环节的办理痕迹，使修改内容一目了然；支持各种手写笔，可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅。通过用户名称和密码取得签章的使用权进行签章，增强了公文的安全

30、性及权威性。集成了语音、视频系统视频系统采用点对点的允许用户查看联机对话用户的摄像头，并可自定义图像的压缩级别，以适应各种上网速度的要求；采用成熟的语音技术，通话双方即使是使用拨号上网也可得到很好的通话效果，大幅减少长途电话费。集成了手机短信控件待办事情、重要事情可以通过短信方式及时通知相关人员，确保代办事情、重要事件的及时通知，且能同时处理大量短信，实现短信群发功能。符合国家标准的档案管理完全符合国家标准的档案管理系统，实现档案的集中管理和电子化借阅。科学的权限管理体系采用用户、权限、角色、对象多层分离权限管理体系，为满足组织在日常工作中应用各种复杂的管理方法和管理手段提供了基础。每一个模块

31、可以指定单独的管理员，来设定相应模块的参数。如工作流的表单，文档资料库的结构等，均可由不同的人员来设置。同时系统支持一人多部门或一人多岗位。智能化的实时提醒功能系统能够方便地检索待办公文、各类收文和会议通知等待办事宜，实时提醒用户清楚办理，方便、快捷、及时、准确。可视化表单自定义及统计在JAVA平台下率先支持B/S下全可视化表单自定义、所见即所得的表单，用户无需了解任何技术，即可通过简单的几个按钮定制出用户想要的表单，并具备完善的表单统计功能。每个表单每个字段的权限可以灵活控制，即可控制某个用户可以填写或修改哪个字段，不可填写哪个字段。即每个用户可填写的表单字段不一样。当用户启动相关流程时,系

32、统自动判断用户的权限并赋予用户填写相应表单权限。可以毫不夸张的说大部分OA系统的功能都可以通过表单自定义、权限控制及工作流定义出来。完善的邮件传输系统海量的电子邮件系统，为用户建立了完善的内部电子邮件系统，同时系统实现了内部电子邮件与外部邮件服务器的整合，直接面向Internet 收发邮件，并可将Outlook邮件导入邮件系统中，完全取代Outlook。灵活完备的公文处理流程，实时的督办、催办功能用户可以按照实际需要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转。同时用户还可以通过授权，使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整，真正体现了公文处理过程的灵活多变。流程管理员可对全部流程的流转

33、过程进行实时监控，并可对每个工作任务进行督办或催办。第三部分 极品OA功能模块简介备注：该部分主要是详细介绍一些功能比较强大的模块尤其是公文、档案、人事三大模块及某些模块的功能特点，其他一些模块见第二部分功能列表的描述。一、系统桌面用户一登陆系统，系统桌面将所有最新的信息包括邮件、通知、待办事情、今日提醒等等都一目了然，并自动与各模块建立链接，无需进入不同的系统模块就可以通过工作台办理所有未办的事情，此模块大大简化了软件的操作，大多数用户在此页面即可完成大部分的工作，为繁忙的高层管理人员带来使用上的方便。桌面提供最常用的链接。二、个人办公用户可通过此模块完成个人日常办公，主要包括即时通讯、个人

34、日程、手机短信、通讯薄、个人文件夹、个人考勤、密码修改、万年历、网址收藏夹、快捷方式、设置代理人、订餐管理等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务，提高处理公务的效率，建立自己的办公体系。即时通讯以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，离线用户在登录时会得到提示。l 将其他模块与此功能结合，如果用户有新的文件，消息，邮件，待办事情,系统将以即时通讯的方式告知用户。l 可以用于掌握同事的动向，当同事外出或离线时可以在第一时间知道他的行踪。l 并支持信息群发，可以选择某个部门、全体员工或自行选择多人进行群发。l 可结合手机短信模块，将消息发送到用户手机上。l

35、 信息到达时有声音提示。日程安排用户可以通过查看日历、选定日程表的不同时段来安排每天的事件，私人约会和任务。l 可将公告栏、邮件的有关内容转入日程。l 可设置定时提醒。l 可为他人安排日程。l 对一些不定时的日程，可设置为全天事件。l 对于重复性的日程，如周例会等，可设置定期重复日程安排。通讯薄通讯薄帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询，可根据需要将名片设为共享或私有。此通讯录集成了个人通讯录、员工通讯录、公共通讯录三部分。既可独立使用，又可被电子邮件等模块调用。l 通讯录查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引晃，每个人都能看到自己的名片夹 及共享的名片夹。l 普通用户可在个人通讯录添加通

36、讯信息(可根据需要设置为私有或共享)；授权用户 可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息（从人事档案中直接生成）。l 在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。且每个通讯录组可指 定一个或几个工作人员对信息进行维护。l 可将OUTLOOK通讯录导入进来。通讯录可实现转发功能。l 并可将通讯录设置成名片格式。l 可以按字段排序(系统里绝大部分模块都可以按字段排序)。手机短信完美的集成了手机短信的服务及功能，用于系统内的信息传递与沟通，允许用户有选择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员，为移动办公奠定最初的基石。l 实现与极品协同办公系统中公文

37、流转、会议通知、邮件系统、工作流等的短信提醒。l 可以进行短信的群发，可对发送短信数目控制、发送情况统计。三、公共信息公共信息是整个系统的重要组成部分，可以发布各类信息，是单位信息发布的平台，使单位的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播；收集单位的各类信息资源，文档资料，专家技能，形成内部的知识库，实现知识的快速传播与共享，从而提高团队的学习能力，快速响应能力，提高员工技能素质。系统将公共信息分为：公告栏、论坛、知识管理、规章制度、常用电话、邮编区号、列车航班、天气预报、政策法规、意见箱。公告栏公告栏主要用于发布重要、正式信息，如新闻、重要决策、通知等。公告栏内根据自己的需要定

38、制多个栏目，授权人员可在相应栏目或发布管理文章。l 电子公告支持全文检索功能，可按标题、日期、作者等进行检索、查询自己感兴趣 的公告。l 可以按发布日期、标题、作者等字段进行排序。l 能分等级下发，可带附件下载，分等级查看，可回执。l 未读的公告以“new”显示，并可将重要公告置顶。 论坛论坛是员工之间相互沟通和协作的渠道, 在这里员工可提出问题，或答复他人的问题，也可以就某个问题共同参与，展开讨论。论坛可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论，发帖子时采用实名记录制。l 论坛功能强大，支持表情、同主题阅读、精华区、被阅读次数、回贴数、检索（根据作者、日期、标题检索）等功能，分类别、分话

39、题地存放用户发表的文章。l 论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。四、公文管理公文管理是用户单位日常办公活动中的重要组成部分，用于处理单位内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。极品协同办公系统公文管理模块完全按照国家有关公文标准管理规范进行设计实现，相对于传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行，并通过与档案管理系统的连接，可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。具体子功能模块包括:发文拟稿、发文办理、收文办理、公文处理，后台管理。公文管理示意图l 可由管

40、理员自定义后台基础数据，包括公文密级、紧急程度、类别管理。l 可在后台定义好各种公文的模板，拟稿时可以直接套用模板。l 可在后台定义好各种流程，拟稿时直接套用模板。l 可在后台中设置可以归档和可以催办人员，拥有权限的人员可在“公文处理”中做相应的操作。l 带痕迹保留控件，记录正文修改的时间和人员笔迹，带签名印鉴。l 发文拟稿、待办、已办、收文、公文处理等中的各种数据列表都提供各种条件的查询，提供点击标题排序的功能。l 公文办理过程中可进行继续转发、否决、办结、退回等操作。任何操作前都可以填写审批或办理意见。l 公文流转过程中可修改附件、修改正文，正文支持痕迹保留，保留了副本。l 转发可按照预设

41、定的流程继续流转，也可以自己选择下一个接收人员。否决操作将停止公文的流转，否决的公文将不能进行归档、成文等操作。办结操作最终确认了公文的有效性，办结后为正式公文，可进行归档、成文等操作。l 公文管理人员或者公文的相关人员在各种情况下都可以查看到公文信息、正文、流转情况、办理意见。l 公文处理中提供了催办、成文、销毁、分发等功能，公文管理人员或者拥有归档、催办的人员可拥有这些操作。l 公文处理中的发文催办列出了所有待办的公文，管理人员可以发出邮件或者即时信息进行催办，并有催办信息记录。l 公文办结后会出现在公文处理的发文处理中。其中销毁和归档操作后不再出现在列表中，有操作记录。分发操作可以把已经

42、办结的公文发送到各级部门和员工的“收文办理”中，并且可以查看到到接收人员是否已经阅读。五、档案管理档案管理模块基于知识管理模式，既支持传统以案卷为模式的管理，也支持以知识库为模式的档案管理，同时支持最新的单文档案卷管理模式。各种重要文献（包括收文、发文、会议纪要、刊物信息等等），以及自定义流程生成的文档资料，都可以汇总到档案管理模块，进行统一、高效、标准的管理。该模块支持三级目录管理：档案种类（全宗）目录-案卷级目录-文件级目录，可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。l 档案管理包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理等部分，从档案著录、文件自动归档到主题词自

43、动标引、档案信息统计、档案检索、打印输出等。l 可由档案管理员在后台管理定义基础数据，包括主题词、档案密级。l 档案管理系统提供了很强的自定义功能，包括定义档案的分类、案卷的字段以及字段的相关属性、卷内文件的字段以及字段的相关属性。l 在使用档案前，需要由档案管理员定义档案分类以及分类下的案卷字段、文件字段。 l 档案有二级分类，两级分类下都可定义档案的案卷字段、文件字段。如果一级分类已经定义字段，在这个一级分类下不能再增加二级分类。l 案卷字段和文件字段定义包括了可以增加字段，指定字段的名称，指定字段的类型、长度；可以指定在编辑时的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件），如果选择的是

44、下拉列表则需要对应数据词典；可以指定控件的长度是一行还是半行；可以指定该字段是否出现在案卷管理或者卷内文件管理的列表中，同时可以指定宽度以及在列表中的顺序，宽度为0时表示不指定宽度。字段定义中不能删除字段，如果一个字段已经不需要，可在“需要”属性中选择。l 后台管理中的数据词典对应字段定义中的数据词典。l 对于密级高的保密档案我们提供了阅读权限和借阅审批授权的功能。l 后台管理中的借阅流程提供了借阅审批流程模板。针对某一密级下的某一分类可套用一个审批流程模板。l 在阅读权限里可针对某一密级下的某一分类指定可以阅读该类档案的人员、职务；如果可以阅读的不是“全体人员”的选项，则需要选择“授权人员”

45、，指定的授权人员拥有可以授权其他人员阅读本类档案的权限，这在档案借阅审批流程的默认流程中使用。l 指定某类档案的阅读权限后，才可以指定借阅流程。默认流程由申请人发向部级部门负责人、再发到授权人。在系统管理中指定了部门级别的部门为部级部门。部级部门负责人为申请人所在部门及直系上级部门中是部级的部门负责人；如果有多个直系上级部门是部级部门时，只选择最高级别的部门。如果默认流程不能满足要求，则可以使用自定义的审批流程模板。l 档案管理系统还提供了档案销毁管理。档案管理员在后台的销毁流程中定义档案销毁审批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷内文件管理中可进行销毁档案申请，可同时选择多个全宗、案卷或者文件，在填写销毁原因后，可套用审批模板也可以直接选择审批人员。相关档案的审批、销毁操作在“销毁管理”中进行。审批办结后，档案管理人员在销毁管理的申请列表中点击“查看”进入，可进行销毁操作，销毁时需要填写销毁说明，销毁操作有记录。l 档案管理中全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、收文管理等模块均提供了详尽的统计、查询、打印、打印设置、分页、点击标题排序的功能。l 全宗管理提供了全宗的著录、编制、删除、销毁、全宗历史记