协同网络办公系统方案.docx

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1、项目方案书山西同昌信息技术实业有限公司00六年一月二十于与其他关系型数据结合。.与ASP/PHP技术的比较ASP/PHP等脚本语言虽然具有开发简洁，调试便利的特点，但由于其脚本性语言的特点 打算了其在实现简单商业规律的局限性，在大中型应用中难以满意性能要求，主要适合开发 中小型网站和简洁管理系统。比起asp、php等技术，采纳java开发0A能够实现更简单的商业规律，同时由于其良好 的面对对象特性，使得系统模块的可复用性增加，其分层设计的结构，在系统内容不断膨胀 的状况下仍能保持清晰的系统结构。与.NET技术的比较.NET是近些年微软推出的新的编程技术，其在很大程度上仿照了 java技术，但由

2、于其诞 生时间短，成熟度不够，开放性较差，目前主要用于开发低端应用系统，尚未成为主流的企 业级软件系统开发技术。Java作为业界领先，成熟的软件编程语言，具有牢靠性高，可移植性强的特点，国内外 大量的大中型信息系统均采纳Java语言编写。三、系统具体功能介绍3. 1、个人办公用户可通过此模块完成个人日常办公，主要包括即时通讯、个人日程、手机短信、通讯 薄、个人文件夹、个人考勤、密码修改、万年历、网址保藏夹、快捷方式、设置代理人、订 餐管理等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务，提高处理公务的效率，建 立自己的办公体系。日程支配用户可以便利的查看每一天的日程支配、待办事宜，并能完成新

3、增、编辑、删 除、查询日历，设置定时提示等各种操作。, 可将公告栏、邮件的有关内容转入日程。 可设置定时提示。 可为他人支配日程。 对一些不定时的日程，可设置为全天大事。 对于重复性的日程，如周例会等，可设置定期重复日程支配。即时信息用户可以通过系统的即时信息进行便利快捷的直接沟通，具有发送、接收并回复信息， 查看、清除历史纪录，按部门或多人同时发送等多项功能，实现公司内部在线用户的实时交 流。还可以用于把握同事的动向，当同事外出或离线时你可以在第一时间知道他的行踪。 将其他模块与此功能结合，假如用户有新的文件，消息，邮件，待办事情,系统将以即时 通讯的方式告知用户。 可以用于把握同事的动向，

4、当同事外出或离线时可以在第一时间知道他的行踪。 并支持信息群发，可以选择某个部门、全体员工或自行选择多人进行群发。 可结合手机短信模块，将消息发送到用户手机上。 信息到达时有声音提示。通讯薄通讯薄管理关心员工对名片进行登记、管理和查询，依据需要将名片设为共享或 私有。名片查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引，每个人都能看到自己的名片集及共享 的名片集。 通讯录查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引晃，每个人都能看到自己的名片夹及 共享的名片夹。 一般用户可在个人通讯录添加通讯信息（可依据需要设置为私有或共享）；授权用 户可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的全部用户通 讯信

5、息（从人事档案中直接生成）。 在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。且每个通讯录组可指 定一个或几个工作人员对信息进行维护。 可将OUTLOOK通讯录导入进来。通讯录可实现转发功能。 并可将通讯录设置成名片格式。可以按字段排序（系统里绝大部分模块都可以按字段排序）0个人文件夹个人文件夹用于统一管理各用户的文档资料，可以解决不同操作系统之间的文件互访问题, 以及文档资料的共享问题。用户可以自定义新的文件名目，并为这些名目单独赐予权限手机短信集成了手机短信的服务及功能，用于系统内的信息传递与沟通，允许用户有选择的将重要 或紧急的内容通过该功能通知相关人员，为移动办公奠定最初的基石。

6、实现与协同办公系统中 公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等代办事情的短信提示。可以进行短信的群发可对发 送短信数目掌握、发送状况统计。 实现与协同办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等的短信提示。 可以进行短信的群发，可对发送短信数目掌握、发送状况统计。3.2、 公用信息公共信息是整个系统的重要组成部分，可以发布各类信息，是贵公司信息发布的平台，使 公司的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播；收集公司的各类信息资源， 文档资料，专家技能，形成内部的学问库，实现学问的快速传播与共享，从而提高团队的学习 力量，快速响应力量，提高员工技能素养。系统将公共信息分为：公告栏、

7、论坛、学问管理、 规章制度、常用电话、邮编区号、列车航班、天气预报、政策法规、意见箱。公告公告栏供应了一个公共的信息发布平台，所发布的信息可以面对全部用户，也可以局于特 定团队，免去工作中人为通知的繁琐。贵公司可以依据自己的需要定制栏目，如通知、公告、 公司刊物、业界新闻、生日提示、活动预报等。可指定一个或几个工作人员为信息维护人员， 负责公共信息栏目维护的发布。电子公告支持全文检索功能，可按标题、日期、作者等进行检索、查询自己感爱好的公 告。 可以按发布日期、标题、作者等字段进行排序。 能分等级下发，可带附件下载，分等级查看，可回执。 未读的公告以“new”显示，并可将重要公告置顶。论坛论坛

8、是公司全部员工公共的争论区。员工通过论坛对公司内部或外部的各种热点问 题进行争论。共享学问，寻求阅历。为协作业务部门的需要，指定人员可建立特别话题争论 区（如业务沟通、技术争论等），任何人员可在争论区中提出问题和解答其他人员的问题。 论坛功能强大，支持表情、同主题阅读、精华区、被阅读次数、回贴数、检索（依据作 者、日期、标题检索）等功能，分类别、分话题地存放用户发表的文章。 论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管 理。学问管理学问管理是用来存放贵公司各类学问信息的模块，在此可以发布有关学问技能 等方面的信息供员工检索学习，给员工供应一个学习的场所，使整个单

9、位成为学习型的 组织。规章制度公司的规章制度通过网上发布，可以让全体员工随时查阅，新来的员工不需要特地进行 的培训即可了解公司各种规章制度，节省了培训时间。用户可以对公司的规章制度进行分类 管理，对已过时的规章制度进行删除等维护工作。意见箱意见箱是下级和上级沟通的桥梁，用户可以通过这个功能向领导反映状况，支持 完全匿名，假如有回复的Email地址，领导可以直接进行回复。3.3、 公文管理公文管理（分为发文管理和收文管理）是用户单位日常办公活动中的重要组成部分，用 于处理单位内外部的各种公文信息，采用计算机网络的高速迅捷和计算机掌握的严格精确 性实现公文的标准化、流程化处理。协同办公系统公文管理

10、模块完全依据我国有关公文标准 管理法律规范进行设计实现，相对于传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率 和精确性，用户操作简便易行，并通过与档案管理系统的连接，可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。具体子功能模块包括:发文拟稿、发文办理、收文办理、公文 处理，后台管理。起草文件公文管理示意图可由管理员自定义后台基础数据，包括公文密级、紧急程度、类别管理。可在后台定义好各种公文的模板，拟稿时可以直接套用模板。可在后台定义好各种流程，拟稿时直接套用模板。可在后台中设置可以归档和可以催办人员，拥有权限的人员可在“公文处理”中做 相应的操作。带痕迹保留控件，纪录正文修改的时间和人员笔迹，带

11、签名印鉴。发文拟稿、待办、已办、收文、公文处理等中的各种数据列表都供应各种条件的查 询，供应点击标题排序的功能。公文办理过程中可进行连续转发、拒绝、办结、退回等操作。任何操作前都可以填 写审批或办理意见。公文流转过程中可修改附件、修改正文，正文支持痕迹保留，保留了副本。 转发可依据预设定的流程连续流转，也可以自己选择下一个接收人员。拒绝操作将 停止公文的流转，拒绝的公文将不能进行归档、成文等操作。办结操作最终确认了 公文的有效性，办结后为正式公文，可进行归档、成文等操作。 公文管理人员或者公文的相关人员在各种状况下都可以查看到公文信息、正文、流 转状况、办理意见。 公文处理中供应了催办、成文、

12、销毁、分发等功能，公文管理人员或者拥有归档、 催办的人员可拥有这些操作。 公文处理中的发文催办列出了全部待办的公文，管理人员可以发出邮件或者即时信 息进行催办，并有催办信息纪录。 公文办结后会消失在公文处理的发文处理中。其中销毁和归档操作后不再消失在列 表中，有操作纪录。分发操作可以把已经办结的公文发送到各级部门和员工的“收 文办理”中，并且可以查看到到接收人员是否已经阅读。3.4、 档案管理档案管理模块基于学问管理模式，既支持传统以案卷为模式的管理，也支持以学问库为模式 的档案管理，同时支持最新的单文档案卷管理模式。各种重要文献（包括收文、发文、会议 纪要、刊物信息等等），以及自定义流程生成

13、的文档资料，都可以汇总到档案管理模块，进 行统一、高效、标准的管理。该模块支持三级名目管理：档案种类（全宗）名目案卷级名目 文件级名目，可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。 档案管理包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理 等部分，从档案著录、文件自动归档到主题词自动标引、档案信息统计、档案检索 打印输出等。可由档案管理员在后台管理定义基础数据，包括主题词、档案密级。档案管理系统供应了很强的自定义功能，包括定义档案的分类、案卷的字段以及字 段的相关属性、卷内文件的字段以及字段的相关属性。在使用档案前，需要由档案管理员定义档案分类以及分类下的案卷字段、文件字段

14、 档案有二级分类，两级分类下都可定义档案的案卷字段、文件字段。假如一级分类 已经定义字段，在这个一级分类下不能再增加二级分类。案卷字段和文件字段定义包括了可以增加字段，指定字段的名称，指定字段的类型 长度；可以指定在编辑时的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件）， 如果选择的是下拉列表则需要对应数据词典；可以指定控件的长度是一行还是半 行；可以指定该字段是否消失在案卷管理或者卷内文件管理的列表中，同时可以指 定宽度以及在列表中的挨次，宽度为0时表示不指定宽度。字段定义中不能删除字 段，假如一个字段已经不需要，可在“需要”属性中选择。后台管理中的数据词典对应字段定义中的数据词典。对于密级

15、高的保密档案我们供应了阅读权限和借阅审批授权的功能。后台管理中的借阅流程供应了借阅审批流程模板。针对某一密级下的某一分类可套 用一个审批流程模板。在阅读权限里可针对某一密级下的某一分类指定可以阅读该类档案的人员、职务； 假如可以阅读的不是“全体人员”的选项，则需要选择“授权人员”，指定的授权 人员拥有可以授权其他人员阅读本类档案的权限，这在档案借阅审批流程的默认流 程中使用。指定某类档案的阅读权限后，才可以指定借阅流程。默认流程由申请人发向部级部 门负责人、再发到授权人。在系统管理中指定了部门级别的部门为部级部门。部级 部门负责人为申请人所在部门及直系上级部门中是部级的部门负责人；假如有多个

16、直系上级部门是部级部门时，只选择最高级别的部门。假如默认流程不能满意要求 则可以使用自定义的审批流程模板。档案管理系统还供应了档案销毁管理。档案管理员在后台的销毁流程中定义档案销 毁审批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷内文件管理中可进行销毁档案申请， 可同时选择多个全宗、案卷或者文件，在填写销毁缘由后，可套用审批模板也可以 直接选择审批人员。相关档案的审批、销毁操作在“销毁管理”中进行。审批办结 后，档案管理人员在销毁管理的申请列表中点击“查看”进入，可进行销毁操作， 销毁时需要填写销毁说明，销毁操作有纪录。档案管理中全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、收文管理等模块 均供应了详

17、尽的统计、查询、打印、打印设置、分页、点击标题排序的功能。全宗管理供应了全宗的著录、编制、删除、销毁、全宗历史纪录功能。案卷管理供应了著录、编制、删除、销毁、案卷历史纪录、以及综合查询功能。可 通过选择不同的分类进入案卷。著录档案时可设定是否提示功能，提示的时间参照 是“有效期限”，可设定提前多少天提示。对于可查看的案卷，供应了 “借阅”的 功能；对于不能查看的案卷，供应了 “申请”的功能，申请通过后才有“借阅”功 能点击案卷名称可进入该案卷的卷内文件。卷内文件管理供应了著录、编制、删除、销毁、以及综合查询功能。可通过选择案 卷下拉列表进入该案卷下的文件，也可以通过点击案卷树进入文件。当档案分

18、类和 案卷众多时。案卷树将很有用。卷内文件有附件、编辑器。 公文管理、公告等归档将进入档案的归档文件管理。归档文件著录时，可选择具体 的案卷，编辑后与卷内文件联在一起。著录后不再消失在归档文件列表中，在查看相关的卷内 文件时，可直接查看归档文件信息。归档文件支持附件、正文。收文管理可以自行添加，在著录时，可选择具体的案卷，编辑后与卷内文件联在一起。著录后不再消失在收文管理列表中，在查看相关的卷内文件时，可直接查看收文文件 信息。收文管理支持附件，有统计功能。在著录前可进行传阅，可以查看到传阅的接 收状况。接收人员在收文管理的接收传阅中可以接收到传来的文件。当用户在案卷管理、卷内文件管理针对具体

19、档案提出借阅申请或者借阅后，管理人 员在借阅管理中进行审批和操作。借阅管理中可以查看到借阅历史状况，这里包括 已经取消的、已经归还的以及已经拒绝的；管理人员在借阅办理中操作借阅状况， 如取消借阅、借阅登记、归还登记；在借档案列出了登陆用户本身已经提出的申请 和在借的档案，自己可做取消操作。3.5、 会议管理实现会议室管理、会议审批、方案、预备、纪录、查询的功能。在会议召开前可以对会议 的议题和内容进行审批和预备，预备内容包括合理地支配会议的参与人员、时间、场地、内容 议题，预备会议文件，发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席状况、议题争论结果、会 议决议等内容作纪录并整理睬议纪耍，同时该模块

20、还对全部的会议室的规模、设施服务配置和 使用时间支配进行管理。具体包括：会议周表、会议方案、待参与会议、查看通知、会议室检索、会议纪要、后台 管理等。后台管理在使用会议室前必需由管理人员定义会议类别、会议纪要的模板、会议室具 体信息、以及流转审批用的会议方案流程类别、会议纪要流程类别、会议方案流程模 板、会议纪要流程模板。其中会议室信息包括会议室名称、管理人员、可容纳的人数 以及拥有的设施状况。 会议方案包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参与范围、费用预算、附件 等内容。登记会议预备基本项目后，预备会议文件和议题，检索空闲会议室，对冲突的会议室 进行会议室的申请，进行预发通知，依据大家

21、的回执，确定会议时间，最终即可发放会议通知，至此 完成会议方案的各项工作。会议室申请流程类似公文审批流程。名目七、效应分析错误!未定义书签。八、关于我们错误!未定义书签。错误!未定义书签。错误!未定义书签错误!未定义书签1.1、 1、技术简介1.2、 部分典型案例联系方式项目意义对于领导来说协同网络办公系统是决策支持系统，能够为领导供应决策参考和依据；对于 中层管理者它是信息管理系统；而对于一般管理者它又是事物/业务处理系统。协同网络办公 系统能够为单位管理人员、工作人员供应良好的办公手段和环境，使之精确、高效、开心的工作。如何采用现有的现有硬件环境、及网络环境和优势来提高工作效率、协调各部门

22、 的办公、节省办公费用，最小化投资达到效益最大化是这个项目的主要目的。具体来说，协同 网络办公系统能为您解决：1、增加领导监控力量强化领导的监控管理，增加管理层对组织的掌握力，准时有效监控各部门、各个人 员的工作进度状况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，准时发觉问题准时解 决，从而削减差错、防止低效办公。2、消退信息孤岛传统的办公方式使信息被封存在各员工、各部门之间，从而形成了很多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地采用和共享。通过实施协同网络办公 系统，可在贵公司内部建立一个有效的信息发布和沟通的场所，例如电子公告、电 子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技

23、术沟通、公告事项等，确保了 了各种信息的畅通无阻和高效采用。3、提高团队工作效率，节省运营成本。变革了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案待参与会议指已经审批通过，且已经发过会议通知的的尚未召开的会议，且本人在 参与人中。 会议周表有审批办结，开头时间小于本周开头时间，结束时间大于本周结束时间， 没有发过通知的也要列出来；跟人员没有联系，列出了全部符合条件的会议。 会议通知可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会人员的反馈信息，纪 录每次会议的通知时间和次数，节省了人力、物力，提高了工作效率，保障了会议的出 席。 会议室检索对指定会议室在某一时间段内的状态

24、作检索，指出了各种时间某会议室 的使用状况，包括空闲、占用、冲突。由会议室管理员对会议室的使用状况做统一 调度，依据实际状况对会议室的申请做出处理。 会议纪要在会议召开中或结束后，纪录会议召开的各方面的细节状况，如基本情况、出席状况、议题争论状况、会议发言等，并整理形成会议纪要。可以对会议纪 要进行归档，发送给领导审批并填写审批意见。检查反馈机制可以有效的保证会议 议决事项的执行。3.6、人事管理人事管理系统为企事业单位员工建立完整的档案管理，纪录企事业单位的人 员新进、人员调出、人事变动的状况，员工工资变动、奖惩状况、人事合同等资料，通过对 员工分类进行考评，进行相应的奖惩和工资核定。具体功

25、能包括人事档案、甄选录用、考勤管理、培训管理、人事调整、绩效考核、劳务合 同、薪酬管理、福利管理等。 人事档案可由管理人员在参数设置里定义民族信息、政治面貌、员工状态等参数；编 辑人事档案时可指定是否为系统用户，也可与具体的系统用户联系在一起；人事档案内容 包括：基本信息、任职状况、联系方式、个人简历、工作经受、家庭关系个人照片。 其中工作经受和家庭关系可动态增加条目。人事档案包括离职员工信息退休员工信息。 供应综合查询统计功能；供应花名册；删除人事档案将放进回收站考勤管理考勤管理与“签到签退”关联。使用前由管理人员设置签到签退时间以 及设置休息日；可由人事管理人员设置请假信息；出勤管理列出当

26、天的签到信息和 请假信息；假如某些员工不需要签到，可以在“月考勤登记”中进行登记，一旦进行 登记后，该员工的签到信息失效；考勤管理供应依据各种条件的综合查询。福利管理福利管理可以由管理人员自行添加删除各种福利，并设置各种交纳比例； 设置好福利名称以及比例后，可依据实际状况添加参与福利的人员；交纳保险依据 月份交纳，每次交纳均依据已经设置好的比例和参与福利的人员自动计算。已经交 纳的保险供应取消功能、个人查询功能、综合查询统计功能。培训管理培训功能供应审批、提示功能。拟订培训方案时需要选择参与培训的人 员、培训的开头时间和结束时间；可指定是否需要提示，提前多少天提示；可由管 理人员设定培训审批流

27、程模板；在拟订培训方案时可选择已指定的审批流程模板， 也可以使用流转的方式。劳动合同劳动合同供应纪录某个员工签订的合同信息，包括合同编号、合同开头时 间、合同结束时间等信息；可指定是否需要提示，提前多少天提示；可进行终止合 同、续签合同操作。薪酬管理供应工资项的自定义功能；首先由管理人员在后台管理静态数据词典的工 资项分类中设置好工资项的各种分类；设置好分类后，在“工资项”添加各种工资 条目，工资项属性包括了分类、默认的金额、是增加项还是扣款项，也可以直接关 联某种福利；假如工资项为不行删除的，则可以薪酬异动中动态修改该工资项的金 额。薪酬管理设置好工资项属性后，可生成薪酬列表，生成时依据人事

28、档案的“是 否发工资”项确定某员工是否需要添加薪酬，薪酬也可手工逐个添加。在薪酬的基 础上每月可生成或逐个添加员工的工资；生成工资可以依据薪酬也可以依据以前每 个月的工资状况，生成后可以进行小范围的调整。薪酬异动纪录了员工工资调整的 状况。同时供应按部门、员工、月份的查询统计功能。 职务异动纪录了某员工从某个职务到另一个职务的变迁过程，同时影响该员工在系 统管理中的部门。有综合查询功能。 备用人才库纪录了社会人才信息，为公司日后进展供应人才信息储备，供应各种条 件的查询功能。 后台管理为基础数据管理，包括学历信息、职务异动类型、工资项分类、请假类 型。3.7、 办公物品管理实现办公用品的申购、

29、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单，经 领导审批同意后方可购置，物品由办公用品管理员登记入库，自动更新库存信息。办公用品 发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。办公物品领用可通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用品领用的全流程管理，精确纪录相关费用，自动完成库存增减。e借用和归还对于短期借用办公物品状况特地的管理，保证短期借用的按时归还。*预警功能各部门每月办公物品消耗超出方案时，系统会自动报警；借用物品逾期不 还也会自动报警。* 统计查询各级管理者可通过部门、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询。 对于办公用品库存、领用、选购状况

30、进行管理。有效削减库存铺张、合理监控相关 费用。物品管理数据库具体纪录办公物品各种具体的数据，包括物品的名称、价格、厂 商、购买日期、参数、领用纪录等。3.8、 车辆管理对单位内日常车辆的使用进行管理，如车辆信息、出车申请、出车纪录、驾驶员信息等 繁杂信息的纪录和处理，对单位内的用车起到了很好的管理及监督作用，使单位内部用车日 趋法律规范、借用及检索便利。 后台管理包括车辆档案管理、车辆修理管理、派车/用车管理、流程类别管理、模板 流程管理、办理类型管理。0车辆档案纪录了车辆的车牌号码、车辆名称、购买日期、保险日期、年审 日期、缴养路费日期，驾驶员信息等；接近保险日期、年审日期、缴养 路费日期

31、时会有系统提示。V 修理信息纪录了车辆名称、司机名称、修理人员、修理日期、修理费用、 修理缘由等。0车辆申请采纳流转和模板两种方式，具体介绍参考公文；在后台管理有申 请流程模板的定义。V 当使用人员提出用车申请后，由管理人员在后台进行时间和车辆的调整、 发车登记操作、收车登记操作。各种信息都供应查询、打印功能。 车辆预约车辆预约包括使用人员预约、行政管理人员的审批（待办）、已审批信息 的查看（已办），操作方法参考公文管理。车辆预约时可指定需要的车辆，时间， 使用的缘由、人员，之后发由行政人员或管理人员办理。车辆查询列出了全部的可用车辆以及车辆的使用具体状况，具体状况采纳日历式列 表，简洁明白，

32、同时指出了各种时间某车辆的使用状况，包括空闲、占用、冲突 3.9、图书管理能对企事业单位内部的书籍实现强大的网上管理（包括：图书管理、新书预定、借阅申 请、审批、续借、催还等）与借阅功能，一般借阅者能看到全部可供借阅的书籍并可直接在 网上提出借阅申请，通过后即可到管理员处办理借阅。图书管理数据库包括的内容有：图书名称、出版社、单价、数量、是否带光盘、购书人员、 入库日期、借书人员、借阅日期和备注等。数据库可由专人进行图书的登记和维护，同时供应 便利的检索方式。* 一般员工只可查看图书信息及提出借阅申请（不需要走流程审批）。管理员登记图书入库信息，登记借阅及归还信息。3.10、 资源管理资源管理

33、可对企事业单位各种资源如固定资产、电脑设施进行登记、维护、外借、归还损 坏、报废等有效管理。管理员将企业现有的各种资源逐一添加到数据库中，供其他用户选择使 用，通过资源列表页面，用户可以察看每种资源的具体信息；系统会自动比较不同用户对同一 资源的使用状况，排解同一资源在同一时间被多个不同的用户申请。 每种资源登陆的表单格式、字段等都是自定义的，具体参照工作流自定义的表单。 每个资源管理可设置类别，不同类别的资源由不同的管理员进行管理及维护。 一般用户可参看资源信息，管理员可管理及维护资源信息。3.11、 邮件系统邮件系统是一个发送和接收电子邮件的场所，通过该功能可实现各类信息在系统内各分支 机

34、构、各部门及员工之间快速、高效的传递。同时，系统支持与外部邮件服务器的整合，直接 面对Internet收发邮件，外部邮件为用户供应统一邮件接收端，用户可设定多个POP邮件帐 号，并可自由设定回复地址，如此一来，对方的回复信件会发送到指定的邮箱，实现内部邮件 及外部全部信箱的全部邮件的收、发功能。附加的地址簿，还可实现与OUTLOOK邮件地址簿的 相互转换功能，替代OUTLOOK。具体功能包括收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、文件夹管理、邮件设置、服务器设置等。 支持群发与小组发送，支持多附件发送；系统还供应对任务发送、办理事项、在办任务等办公 功能的支持。 收邮件系统自动收取内部邮件并提示用户有

35、新邮件，外部邮件的收取依据预先的设置 进行。图形化显示已读、未读邮件及是否有附件、邮件优先级，便利实时查阅、回复、 转发。 发邮件系统集成了邮件列表功能，可以敏捷便利的选择邮件地址，一次性发送大量 邮件，便于营销推广或内部沟通。通过邮件回执，还可查看收件人接收（阅读）信 件的状况。 自定义文件夹供应对文件夹进行新建，编辑，删除，查找等操作，并可对文件夹内 的文档进行写邮件，回信，删除，移动等操作。邮件规章设置依据预先定义好的条件及操作，如发件时间、邮件级别、回复地址、过期时 间、所发邮件是否自动备份等，系统可以自动的对用户收发的邮件进行处理3.12、系统管理为增加系统平安性及可行性，本产品在客

36、户端供应了一个功能强大完善的系统管理模块， 系统管理员只需通过对此模块的设置即可轻松、快捷、有效地为企事业单位建立起一个切实 可行的网络办公系统。, 部门管理对企业部门的组织架构进行划分和设定，包括：设定部门名称、部门经 理、部门成员、成员邮件列表以及个部门的层次架构，从而建立起各部门之间的关 联关系。 职务管理系统中的职务可以自由定义。在给单位员工安排角色时可以与实际状况一 一对应，也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职。 员工管理不仅可以具体纪录员工个人信息、家庭信息、教育信息、联络信息、还可 登记工作履历信息、上传相片，以及进行所属部门和担当职位的安排。 栏目管理可自

37、行对栏目（包含一二级栏目）进行排序，修改栏目名称、访问路径， 添加、删除栏目，并可设置栏目访问权限。 栏目权限用于给相应的用户安排各栏目的后台管理权限，系统管理员也需给自己分 配各栏目的后台管理权限才能享有管理该栏目的权限。 角色管理包括设置角色名称、角色成员列表以及成员邮件列表，有助于系统将工作 岗位与涉及的具体用户进行分别。调整组织机构或人员时，系统管理员只需对该角 色涉及的用户作简洁的调整，即可保证系统的正常运行，不必大规模地修改工作流 或人员的权限掌握，从而将系统管理员地维护工作量削减到最低。 数据转移用于将离职人员的待办事务数据转移至工作交接人连续办理，再也不用担 心人员流淌的问题，

38、快速完成工作交接。日志管理纪录了登陆人员登陆（退出）的IP地址、时间，添加、修改、删除数据 等操作，可以按条件搜寻、删除、清空日志，便利了解用户的操作。短信管理可设定员工发送短信数量、对短信数量进行统计，以及设定那些功能模块需要短信提示那些功能模块需要短信提示共性化修改通过现场与贵公司相关人员的沟通，在我们0A基础上要做些共性化调整及修改，才能完全满意贵公司需求。以下是一些共性化需求：1、工作日志模块；2、工作方案月报、季报;3、用户登陆的平安性问题保障；4、会议通知直接发送；5、其他一些未确定及实施过程中可能遇到的小需求调整。五、售后服务一个系统若不能经受长期的使用考验，就肯定不能称为一个胜

39、利的系统。一个系统在长 期的使用过程中，或多或少有一些错误要修正，有些功能需调整，就算是在正常的使用过程中， 用户也会有很多困难需要关心。为此，在本项目的整个实施过程中，我们承诺向贵公司供应优 质的安装、培训、维护和技术支持服务，我们将依据贵公司的需要，不断供应最新升级的系统 版本以及卓有成效的技术支持，再培训和询问服务。帮助贵公司通过使用我们的协同网络办公 系统而获得最大的经济效益。我们信任：胜利的企业信息化软件来源于胜利的客户服务。我们将永久坚守我们一贯的原则：务研5.1组织支配成立协同网络办公系统实施组，以下简称实施组，实施组的组成和分工如 下：构成参与角色人员主要任务甲方组长负责组织协

40、调整个实施过程，包括:实施环境的预 备、人员的组织、具体项目的落实到位等等。系统管理员负责管理系统的权限，直接向总经理负责。业务顾问参与流程和制度的定义、制定，系统初始化参数的 落实，业务数据的输入组织等。乙方组长负责实施的组织协调安装工程师安装OA服务器及客户端，并且调试系统，保障能正 常运行。实施工程师依据实施方案指导甲方完成产品的具体实施，参与 甲方的流程制定、参数设置、权限设置等。5.2进度支配及流程产品共性化需求了解日期：待定时间：1-3天人员：乙方组长、甲方实施组成员及相关业务人 员内容：共性化修改日期：待定时间：10天内容：在充分了解了乙方的相关的业务流程以后，由甲方 的软件部的

41、工程师团队进行共性化的定制开发。产品实施碰头会日期：待定时间：一个小时人员：全体实施组成员内容：成立实施组、介绍 成员及分工；介绍实施过程并提示预备事项。系统安装调试日期：待定时间：1天人员：乙方安装工程师、甲方组员协作内容：安装工程师：安装SQLServer2000数据库服务器（SQLServer2000由甲方自备）；安装0A系 统；调试局域网络访问和广域网的访问等。系统初始化日期：待定时间：10天做左右人员：乙方实施工程师、甲方实施组成员内容：1、协同和指导客户建立好部门、职务、用户等系统数据2、指导用户法律规范流程、配置流程等各种数据3、指导客户整理、录入各种基础数据，如车辆、文档、人事

42、、会议室等各种基础资料系统操作培训日期：由乙方提出日期，甲乙方主商定。时间：2-3天（具体可协商）人员：乙方主讲、甲方实施组成员内容：使用投影的方式以Demo数据为例讲解系统实施步骤和内容，以及系统管理（权限等） 培训分为对系统管理员培训、栏目管理员培训、一般用户培训、领导培训。系统试运行日期：待定时间：1个月人员：乙方实施工程师、技术支持人员、甲方全体员工内 容：开头试运行系统，乙方技术支持人员接受甲方询问及供应技术支持服务。技术询问可依 据用户需要实行电话、传真、邮件、现场、远程维护等系统验收及实施完成总结会日期：待定时间：1天人员：乙方组长、实施工程师，甲方实施组 成员内容：总牢固施状况

43、，系统验收、系统正式运行。技术支持及升级服务日期：待定时间:内容:一年免费维护及终身技术询问，终身免费服务指的是假如不需要修改、调试程序 不需上门服务等都是免费的，我们做过几百个客户从没收过客户一分钱维护费。 享受三年免费升级的服务（在原有模块基础上）维护及技术询问可依据客户需要实行电话、传真、邮件、现场、远程维护等。服务的响应时间与优先级别:响应时间:、电话、电子邮件、网上留言或者传真方式的响应时间：在接到通知后的1个小时、现场支持响应时间：我方技术人员在接到通知的2个小时内到达。优先级别：、P1级：紧急问题现象一一系统不行工作或必需解决，我方无法通过电话、传真或 网络解决的问题。处理一一我

44、方技术人员在接到通知的2个小时内到现场解决。、P2级：一般问题现象一一对系统危害性小、不是关键性的技术问题。处理一一假如能够通过电话、传真或网络解决的，我方将在接到通知后的一个小时之内 赐予解决，假如不能通过上面的手段解决，视问题的紧急程度将在一到两个工作日内， 我方技术人员到现场解决。、现场服务：依据客户供应的现象，我方打算是否需要派技术人员现场支持。、范围：服务对象为我公司所开发的0A产品。六、报价方案序号项目名称价格单位：元1网络办公自动化系统（含手机短信硬件）7,80002痕迹保留控件8,0002共性化修改20,0003培训实施费10,0004总计116000备注：此报价单包含以下内容

45、：1、上门安装、培训、实施。2、不限制客户端用户数。3、一年免费维护及终身免费技术询问，终身免费服务指的是假如不需要修改、调试程序，不 需上门服务等都是免费的，我们做过几百个客户从没收过客户一分钱维护费。4、三年免费升级的服务管理、报表传递、会议通知等均采纳电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电 子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在 各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是采用快速而廉价的网络传递手段，发 挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，削减工作中简单环节，同时将传统的表 格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用。4、实现文档管理

46、的自动化，文档的平安性得到。可使各类文档（包括各种文件、学问、信息）严格按权限进行保存、共享和使用，并 有一个便利的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的 形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来 了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统 就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份 符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就削减了很多培训环节。5、实现分布式、移动式办公。变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世 界各个角落通过网络

47、连接随时办公。使各分部与总部实时沟通沟通，领导、员工出差 在外可随时随地了解公司内部状况。6、建立信息集成平台。贵公司已存在的U8系统、MRP2系统、等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业 的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的。通过部署协同网络办 公系统，以其为基础平台，将U8系统及MRP2等业务系统数据集成到0A平台中，使领 导通过0A平台就能随时把握公司财务、业务、及行政办公等各方面的最新动态，精确 把握战略进展大局，准时有效地发布指令，真正做到“运筹帷幄，决胜千里”。7、搭建学问管理平台。通过部署协同网络办公系统，可系统性采用企业积累的信息资源、专家技能，改进企 业的创新力量、快速响应力量、提高办公效率和员工的技能素养。二、系统简介2.1系统特点协同网络办公系统作为新一代企业办公应用系统软件，主要具有以下特点: 1v集成了痕迹保留、电子签章控件可在公文原文基础上进行修改，保留公文流转过程中 每个环节的办理痕迹，使修改内容一目了然；支持各种手写笔，可以实现直接在IE里进 行手写签名和批阅。通过用户名称和密码取得签章的使用权进行签章，增加了公文的平 安性及权威性。2、集成了手机短信控件待办事情、重要事情可以通过短信方式准时通知相关人员，确保代办事情、重要大事的准时通知，且能同时处理大量短信，实现短信群发功能。3、符合我国标准