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1、 .下载可编辑 .河北邮储银行固定资产管理系统功能点设计说明书 产品版本 V1.0 系统名称 固定资产管理系统 北京国通合众信息技术有限公 2016.01 .下载可编辑 .变更记录 VER 日期 编制/修订 审核 批准 修改的章节号 V1 2016.01.08 孙永新 .下载可编辑 .1.引言 1.1.编写目的 通过此文档，将业务需求以规范的格式、全面、清晰、无歧义的展现给相关人员，同时也是软件设计、开发、测试和质量管理人员的指导性文件，通过评审的需求规格文档将定义本项目的工作范围，并成为后续项目设计、实施的基础，也是项目确认与验收测试时的主要依据。1.2.项目背景 在单位建设过程中购置和使用
2、了大量的资产，由于数量巨大按照以前的卡片或是账本管理不能满足精致管理的需求，且往往造成效率低下、统计数据周期长且不够准确，随着计算机和信息化技术发展、采用新技术、应用成熟的专业资产管理系统成为当前资产管理的必要手段。1.3.项目目标 1.4.名词术语 固定资产：价值在5000 以上，包括房屋、车辆等租赁的资产。物品：价值低于5000 的低值易耗品。1.5.读者对象 2.总体设计 2.1.概述 主要描述项目的逻辑架构及网络拓扑图。.下载可编辑 .2.2.逻辑架构 2.3.数据架构 2.4.网络拓扑图 3.需求综述 3.1.概述 资产管理系统分为固定资产（价值在 5000 以上）管理和物品（价值低
3、于 5000的低值易耗品）管理，其中固定资产包括房屋、车辆等租赁的资产。固定资产管理系统以固定资产卡片管理为基础，帮助企业实现对固定资产的全面管理，包括固定资产的新增、清理、变动，按国家会计准则的要求进行计提折旧，以及与折旧相关的基金计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者全面掌握企业当前固定资产的数量与价值，追踪固定资产的使用状况，加强企业资产管理，提高资产利用率。.下载可编辑 .3.2.系统角色 3.3.功能清单 资产管理公共管理固定资产管理物品管理资产物品核对系统接口机构、人员、角色管理参数维护系统初始化资产类别维护资产新增处理资产变动处理折旧管理资产查询报表给预算报表物品维护物品出入库物
4、品调拨物品报废物品盘点物品报表与IT资源管理对账与财务NC系统对账与综管系统接口套账建立资产导入卡片录入卡片修改卡片审批卡片查询资产变动资产调拨资产减值准备卡片拆分固定资产清理计提折旧折旧管理资产清单资产价值变动表资产数量统计表资产到期提示表资产处理情况表资产变动及结存表资产构成表变动历史记录表固定资产折旧费用长期待摊费用房屋租赁费车辆使用费、修理费及车船使用税预算表种类维护物品新增批量导入物品查询物品入库入库查询物品出库出库查询报废申请报废审核报废结束报废查询调拨申请调拨审批调拨收到调拨查询盘点任务管理盘盈管理盘亏管理 3.4.主要流程说明 系统初始化流程图：.下载可编辑 .系统安装机构人员
5、导入建立并启用套账系统参数设置基础数据录入卡片资料引入对期初余额进行检查自动对账结束初始化资产类别存放地点使用状况变动方式折旧方法科目币别资产类别存放地点使用状况变动方式折旧方法 资产管理周期：.下载可编辑 .IT资源管理系统财务NC系统资产管理系统设备到货、入库设备编号、资产编号关联，资产卡片打印发票入账出库、调拨资产同步资产同步变动登记资产同步设备维修、续保资产变动续保登记资产同步资产编号设备报废资产同步报废登记资产同步资产同步资产清理资产变动资产盘点、资产折旧资产折旧资产同步RFID 应用流程：.下载可编辑 .4.功能模块 4.1.公共管理 公共管理模块，是系统部署运行的基础，通过公共模
6、块的设置，完成系统的初始化工作。根据河北分行固定资产的核算和管理特点，进行相应基础资料配置。4.1.1.功能权限配置 完成对组织机构、人员、人员权限的配置。4.1.2.参数维护 1.固定资产大类 .下载可编辑 .固定资产 价值在 5000 以上，包括房屋、车辆等租赁的资产。物品 价值低于 5000 的低值易耗品。2.固定资产目录维护 固定资产目录维护 对固定资产目录的：资产类别、资产编码、实物形态名称、折旧年限、净残值率、年折旧率、资产组类别、范围描述等进行为维护。物品目录维护 资产类别、编码、范围描述。3.固定资产增减方式维护 对固定资产的来源方式进行维护。增加方式包括：注资、省行购置、省行
7、经营租赁、市行购置、上级拨入资产等。（接受投资、接受捐赠、融资租入、在建工程转入及其它增加方式。）减少方式包括：减少方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出、拆分减少等。4.资产组维护 对固定资产组类型进行维护。5.计量单位维护 对固定资产系统常用的计量单位进行维护。6.存放地点维护 对系统中固定资产的存放地点进行维护。7.资产当前状态（使用状况）维护 对系统中资产当前状态进行维护。状态包括：在用、闲置、待报废、报废未处置、其他等。8.折旧方法维护 对固定资产的折旧方法进行设置设置。.下载可编辑 .折旧方法包括：不提折旧 平均年限法（一）平均年限法（二）工作量法 年数总
8、和法 双倍余额递减法（一）双倍余额递减法（二）9.条码信息维护 对条码信息进行设置，包括：条码扫描设备的选择，条码模板的选择，条码生成的依据选择。10.物品、资产卡片项目维护 对固定资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目设置，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等。4.2.固定资产管理 4.2.1.系统初始化 1.账套建立 建立固定资产账套，与用于 NC 系统保持一致。2.资产导入 从 NC 系统导入已有固定资产信息。4.2.2.资产卡片管理 1.卡片录入 资产卡片的新增录入、修改、删除。2.卡片审批 对录入的固定资产卡片进行审批。.下载可编辑 .3.卡片查询 对录入的卡片进行基于字段信息的
9、组合查询。4.卡片打印 打印固定资产卡片信息，可以实现单笔和批量的打印。5.固定资产条码打印 打印固定资产条码信息。4.2.3.固定资产调拨 非价值信息的变更，如固定定资产的使用情况、使用部门、存放地点等发生变动，这时也需要在固定资产系统中，通过系统提供的变动功能，将变更的信息录入到系统中，以确保固定资产数据的正确性，便于以后的跟踪管理。1.资产调拨申请 填写资产调拨申请单提交给审核人。2.资产调拨审核 由上级领导进行资产调拨申请的审批，审批通过则进行调拨，审批不通过填写原因。3.资产调拨收到 审核后的设备调拨单流转至资产接收单位，由接收单位资产管理员确认是否同意接收调拨单上所列资产。接收单位
10、在同意接收设备后，系统自动通知资产调拨申请人可以进行资产实物的调拨，并通知上级主管部门接收单位同意接收资产。资产实物到达接收单位后，由接收单位资产管理员开箱进行资产查验，确认无误后对资产调拨单进行接收确认，系统自动修改该设备的相关信息（如使用单位、卡片信息等）。接收单位在确认接收后，系统自动结束该调拨单，并将调拨结果返回给调拨申请人及上级主管部门。4.调拨查询 用户可查询本单位及下级单位资产调拨记录。.下载可编辑 .4.2.4.固定资产变动 1.资产增加 也称为“新卡片录入”，在日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分通过“资产增加”操作录入系统。资产通过哪种方式录入，在于
11、资产的开始使用日期，只有当开始使用日期的期间与录入的日期相等时，才通过资产增加录入。2.资产减少 资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，该部分操作称为“资产减少”本系统提供资产减少的批量操作，为同时清理一批资产提供方便。3.卡片拆分 卡片拆分：固定资产卡片可以拆分，当几项固定资产录入为一张卡片时，可以按需要进行卡片拆分。拆分查看：在菜单中选择“已拆分资产”，将显示出所有已拆分资产的列表。撤消拆分：在拆分资产列表中将焦点定位某资产上，进行撤销拆分操作，可以撤销该资产的拆分。4.资产信息变动 包括对资产原值增加、资产原值减少、部门转移、使用状况调整、折旧方法调整、累计
12、折旧调整、调整资产的使用年限、工作总量调整、资产净残值（率）调整、资产所属类别的调整、位置变动等。5.固定资产减值准备 企业应当在期末至少每年年终，对固定资产逐项进行检查，如果由于市价持续下跌，或技术陈旧等原因导致其可回收金额低于账面价值的，应当将可回收金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备。固定资产减值准备按单项资产计提。6.固定资产清理 可以对固定资产卡片进行单笔和批量清理（需要录入清理数量、清理收入、.下载可编辑 .清理费用、变动方式等内容）。4.2.5.固定资产盘点 1.盘点任务管理 由省行、市行建立盘点任务，建立盘点任务输入内容包括：盘点机构、固定资产分类、部门、固定资产状态、盘
13、点开始日期、盘点结束日期、盘点人员。盘点任务发起后将盘点内容以短信形式通知相关盘点人员。2.盘盈管理 由盘点人员在系统中填写盘盈审批表，盘盈固定资产填写内容包括：标识码、资产编号、固定资产分类、品牌、规格型号、计量单位、数量、价格、成新率、评估价值、预计尚可使用年限、盘盈原因。盘盈需要走审批流程，审批最终通过后系统自动处理盘盈固定资产。3.盘亏管理 由盘点人员在系统中填写盘亏审批表，盘亏固定资产输入设备条码号或 S/N号显示出盘亏固定资产信息，显示内容包括：识别码、资产编号、固定资产分类、品牌、规格型号、计量单位、数量、设备原值、已使用年限、使用部门、使用人，输入对应设备盘亏原因。盘亏需要走审
14、批流程，审批最终通过后系统自动处理盘亏设备。4.2.6.计提折旧 计提折旧是每期固定资产管理必须要进行的工作，系统为用户提供了计提折旧和费用分摊向导，在各项数据设置的基础上，能够自动计提本期各项固定资产的折旧，并将折旧费用根据使用部门的情况分别计入有关的费用科目，自动生成计提折旧的转账凭证并传送到账务系统中去。（为了保证折旧数据的正确性，计提折旧是不允许其他用户同时使用系统，防止并发操作）1.计提折旧 计提折旧是每期固定资产管理必须要进行的工作，系统为用户提供了计提折旧和费用分摊向导，在各项数据设置的基础上，能够自动计提本期各项固定资产的折旧，并将折旧费用根据使用部门的情况分别计入有关的费用科
15、目，自动生成 .下载可编辑 .计提折旧的转账凭证并传送到账务系统中去。（为了保证折旧数据的正确性，计提折旧是不允许其他用户同时使用系统，防止并发操作）。2.折旧管理 在完成计提折旧后，可以在“折旧管理”中，对已提折旧进行查看和修正。（可提供折旧费用分配表、折旧明细表、折旧汇总表等报表，供用户从不同角度了解固定资产的折旧数据，以及各部门分摊的折旧费用和核算情况）。4.2.7.制单 1.记账凭证 固定资产系统向总账系统传递记账凭证，系统中需要制作记账凭证的情况包括：资产增加、资产减少、卡片修改、资产评估、原值变动、累计折旧调整、计提减值准备调整、转回减值准备调整、增值税调整、折旧分配等业务。2.修
16、改、删除凭证 3.批量制单 可同时将一批需制单业务连续制作凭证传输到账务系统，避免了多次制单的繁琐。4.查询凭证 本系统所制作传输到账务系统的记账凭证，可通过凭证查询功能查看和删除。4.2.8.查询报表 1.资产清单 2.资产价值变动表 3.资产数量统计表 4.资产到期提示表 5.资产处理情况表 6.资产变动及结存表 7.资产构成表 8.变动历史记录表 .下载可编辑 .4.2.9.给预算报表 1.固定资产折旧费用表 2.长期待摊费用表 3.房屋租赁费表 4.车辆使用费、修理费及车船使用税预算表 4.3.物品管理 4.3.1.物品维护 1.物品新增 在日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加
17、的物品或是企业原先有的物品，在使用系统时需将物品录入到系统，生成相应卡片，方便以后管理。2.批量导入 系统支持批量将数据从外部系统导入本系统中。3.查看单张物品卡片 从物品管理列表中选中要查看的额卡片记录行，即可显示物品出入库、调拨、是否报废等信息。4.查看物品卡片汇总信息 系统设置按部门查询、类别查询、来源查询及自定义查询等方式进行查询。5.系统预设查询 选中在系统预设查询条件，即可显示符合该条件的物品列表。6.自定义查询 通过用户设置的自定义查询条件表进行的，可以由多个查询条件组成的查询条件集合筛选出的卡片集合。7.物品卡片修改 当发现物品卡片有录入错误，或在使用过程中有必要修改物品卡片的
18、内容时，可通过物品卡片修改功能实现。8.物品卡片删除 指将物品卡片资料彻底从系统内清除。.下载可编辑 .9.卡片打印 物品卡片可打印输出。打印结果可以是三种结果：卡片、卡片列表、标签样式。4.3.2.物品出入库 1.物品入库 物品采购回来后首先办理入库手续要根据物品新增单的项目认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种，价格准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字（或在入库登记簿上共同签字确认），物品进库根据入库凭证，现场交接接收，必须按所购物品条款内容、物品质量标准，对物品进行检查验收，验收合格后，应及时入库并做好入库登记，并将必要信息录入本系统以便查询
19、和维护。2.入库查询 可以对入库物品进行条件查询，如依据部门、日期等条件进行查询。3.物品出库 物品出库，数量要准确（账面出库数量要和出库单，实际出库实际数量相符）。应先写好出库单并且相关责任人签字确认后，进行出库登记工作，完成后才可以到出库。4.出库查询 可以对出库物品进行条件查询，如依据部门、日期等条件进行查询。4.3.3.物品调拨 说明：记录物品在同一公司不同单位、部门之间移动的凭据，将减少调出仓库的库存，增加调入仓库的库存。5.调拨申请 填写调拨申请单提交给审核人。6.调拨审核 由上级领导进行调拨申请的审批，审批通过则进行调拨，审批不通过填写原因。7.调拨收到 .下载可编辑 .审核后的
20、设备调拨单流转至物品接收单位，由接收单位物品管理员确认是否同意接收调拨单上所列物品。接收单位在同意接收设备后，系统自动通知物品调拨申请人可以进行物品实物的调拨，并通知上级主管部门接收单位同意接收物品。物品实物到达接收单位后，由接收单位物品管理员开箱进行物品查验，确认无误后对物品调拨单进行接收确认，系统自动修改该设备的相关信息（如使用单位、卡片信息等）。接收单位在确认接收后，系统自动结束该调拨单，并将调拨结果返回给调拨申请人及上级主管部门。8.调拨查询 用户可查询本单位及下级单位物品调拨记录。4.3.4.物品借出 1.借出申请 填写借出申请单提交给审核人，借出单中可表明归还日期。2.借出审核 由
21、上级领导进行借出申请的审批，审批通过则进行借出，审批不通过填写原因。3.借出收到 审核后的设备借出单流转至物品接收单位，由接收单位物品管理员确认是否同意接收借出单上所列物品。接收单位在同意接收设备后，系统自动通知物品借出申请人可以进行物品实物的借出，并通知上级主管部门接收单位同意接收物品。物品实物到达接收单位后，由接收单位物品管理员开箱进行物品查验，确认无误后对物品借出单进行接收确认，系统自动修改该设备的相关信息（如使用单位、卡片信息等）。接收单位在确认接收后，系统自动结束该借出单，并将借出结果返回给借出申请人及上级主管部门。4.借出归还 .下载可编辑 .填写归还申请单。5.归还审核 由上级领
22、导进行借出申请的审批，审批通过则进行借出，审批不通过填写原因。6.归还收到 审核后的设备归还单流转至物品接收单位，由接收单位物品管理员确认是否同意接收归还单上所列物品。接收单位在同意接收设备后，系统自动通知物品归还申请人可以进行物品实物的借出，并通知上级主管部门接收单位同意接收物品。物品实物到达接收单位后，由接收单位物品管理员开箱进行物品查验，确认无误后对物品借出单进行接收确认，系统自动修改该设备的相关信息（如使用单位、卡片信息等）。接收单位在确认接收后，系统自动结束该归还单，并将归还结果返回给归还申请人及上级主管部门。7.借出、归还查询 用户可查询本单位及下级单位物品借出和归还记录。4.3.
23、5.物品维修 1.维修申请 填写维修申请单 2.维修审核 审核通过则对物品进行维修，不通过填写原因。3.维修结果 填写维修结果并结束维修申请单。4.维修查询 用户可查询本单位及下级单位物品维修记录。4.3.6.物品报废 对达到报废年限的物品进行报废，对于未到达报废年限但由于其他原因（如物品成本过高）不能再继续使用的进行报废审批，由使用人所在机构或部门发起，.下载可编辑 .审批通过后做报废处理。1.报废申请 物品报废需填写报废申请单。2.报废审核 由上级领导进行报废申请的审批，审批通过则进行报废并及时发送所需物品，审批不通过填写原因。3.报废结束 待报废单提交人具有对自己提交的但尚未处理结束的表
24、单具有结束的权限。在报废流程中，如果上级主管部门不同意物品的报废，由上级主管部门结束报废单。结束报废单时必须填写结束的理由并通知报废发起人。4.报废查询 用户可查询本单位及下级单位物品报销列表并可按多种查询条件进行查询。4.3.7.物品盘点 物品盘点是指对在库储存保管着的全部物品进行清点数量的一项业务管理活动。物资盘点的目的是：1）清点库存物品的实际数量，做到帐、卡和实物对口。2）查明库存物品的名称、型号、规格是否与实际相符，质量是否完好，配套是否齐全。3）查明超过保管期限、长期积压物资的名称、规格和数量，以便处理。1.盘点任务管理 由省行、市行建立盘点任务，建立盘点任务输入内容包括：盘点机构
25、、物品分类、部门、物品状态、盘点开始日期、盘点结束日期、盘点人员。盘点任务发起后将盘点内容以短信形式通知相关盘点人员。2.盘盈管理 由盘点人员在系统中填写盘盈审批表，盘盈物品填写内容包括：标识码、资 .下载可编辑 .产编号、物品分类、品牌、规格型号、计量单位、数量、价格、成新率、评估价值、预计尚可使用年限、盘盈原因。盘盈需要走审批流程，审批最终通过后系统自动处理盘盈物品。3.盘亏管理 由盘点人员在系统中填写盘亏审批表，盘亏物品输入设备条码号或 S/N 号显示出盘亏物品信息，显示内容包括：识别码、资产编号、物品分类、品牌、规格型号、计量单位、数量、设备原值、已使用年限、使用部门、使用人，输入对应
26、设备盘亏原因。盘亏需要走审批流程，审批最终通过后系统自动处理盘亏设备。4.3.8.物品报表 出具物品信息及统计报表，如物品信息领用列表（未报废）、物品报废信息/统计报表、及物品盘点信息统计表、物品领用统计报表等。4.4.资产物品核对 4.4.1.与 IT 资源管理系统对账 1.从 IT 资源管理系统接收的文件：1.每个月接收资产信息对账文件，主要字段包括设备号、卡片编号（NC 系统生成）、变动记录、所属人等信息；2.每个月接收物品（价值在 5000 以下的设备、低值易耗品等）信息对账文件，主要字段包括设备号、数量、变动记录、所属人等信息。2.发送给 IT 资源管理系统的文件 每个月发送新增卡片编号文件，IT 资源管理系统将新增的资产卡片编号进行录入。4.4.2.与财务 NC 系统对账 每月从财务 NC 系统同步资产数据，导入资产管理系统，以财务 NC 系统的卡片编号为主键；.下载可编辑 .4.5.系统接口 4.5.1.与综管系统接口 机构、人员同步。