账务处理子系统设计.ppt

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1、第1页第三章第三章 账务处理子系统设计账务处理子系统设计第一节第一节 账务处理子系统概述账务处理子系统概述第二节第二节 账务处理子系统数据处理流程账务处理子系统数据处理流程第三节第三节 账务处理子系统主要文件设计账务处理子系统主要文件设计第四节第四节 账务处理子系统处理功能设计账务处理子系统处理功能设计商业大学会计系会计信息系统课件第2页 账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。虽然各企业的具体情况不同，但账务处理是必不可少的。从会计信息系统的构成来看，账务处理是会计信息系统的一个重要子系统，它与其他子系统之间存在大量的数据传递关系，采用什么样的传递方式以及传递的内容和时间对整个会计信

2、息系统都有很大的影响。第一节第一节 账务处理子系统概述账务处理子系统概述商业大学会计系会计信息系统课件第3页 即：从填制会计凭证开始，根据凭证即：从填制会计凭证开始，根据凭证登记各种账薄，根据账薄编制会计报表提登记各种账薄，根据账薄编制会计报表提供会计信息的整个过程和处理方法。供会计信息的整个过程和处理方法。从会计凭证的编制、账薄的设置与从会计凭证的编制、账薄的设置与登记、报表的编制，以及按照一定的要登记、报表的编制，以及按照一定的要求把凭证账薄和报表归类存档就构成了求把凭证账薄和报表归类存档就构成了整个账务处理系统整个账务处理系统。账务处理是从原始凭证的一系列数据得到会计信息的过程。商业大学

3、会计系会计信息系统课件第4页一、账务处理子系统的特点与设计要求一、账务处理子系统的特点与设计要求 1 1、必须按照国家财政部门的统一规定进、必须按照国家财政部门的统一规定进行该系统的设计；行该系统的设计；2 2、在设计中应考虑数据量大、数据关系、在设计中应考虑数据量大、数据关系复杂和数据传递接口这一特点进行设计；复杂和数据传递接口这一特点进行设计；3 3、在设计中必须增强系统内部对凭证数、在设计中必须增强系统内部对凭证数据输入的严格自控能力和安全保密措施。据输入的严格自控能力和安全保密措施。（二）账务处理子系统的设计要求（二）账务处理子系统的设计要求（一）账务处理子系统的特点（一）账务处理子系

4、统的特点1 1、规范性强，一致性好；、规范性强，一致性好；2 2、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用；、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用；3 3、控制要求严格，正确性要求高。、控制要求严格，正确性要求高。商业大学会计系会计信息系统课件第5页二、账务处理子系统的目标二、账务处理子系统的目标 1、及时、准确地采集和输入各种凭证保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账过程。3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。5、账务

5、处理也可包含其核算与管理功能。（往来核算和管理、项目核算与管理、部门核算与管理）这些辅助功能和管理都是账务处理功能的进一步补充，但它们也一样称为账务处理系统。商业大学会计系会计信息系统课件第6页账务处理数据流程账务处理数据流程:从记账凭证到账表的转化过程。其转从记账凭证到账表的转化过程。其转化方式称为化方式称为“账务处理形式账务处理形式”。账务处理形式账务处理形式:从记账凭证到账表的具体转化方式从记账凭证到账表的具体转化方式（产生账簿和报表的步骤与方法）。（产生账簿和报表的步骤与方法）。第二节第二节 账务处理子系统的数据处理流程账务处理子系统的数据处理流程 商业大学会计系会计信息系统课件第7页

6、（一）手工方式下账务处理数据流程（一）手工方式下账务处理数据流程 根据现行会计制度的规定和企业性质及规根据现行会计制度的规定和企业性质及规模大小的差异，手工作业下的账务系统可以模大小的差异，手工作业下的账务系统可以采用：采用：记账凭证账务处理流程、日记总账账务记账凭证账务处理流程、日记总账账务处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程、多栏式日记账汇总记账凭证账务处理流程、多栏式日记账汇总账务处理流程账务处理流程，五种账务处理流程之一来进五种账务处理流程之一来进行核算。行核算。其主要区别在于登记总账的方法不同。其主要区别在于登记总账的方法不

7、同。一、手工账务处理子系统处理流程一、手工账务处理子系统处理流程商业大学会计系会计信息系统课件第8页1 1、记账凭证账务处理流程记账凭证账务处理流程 会计报表会计报表编制编制报表报表原始原始凭证凭证填填制制记账记账凭证凭证登登记记总账总账登登记记明细账明细账12345登登记记登登记记现金日记账现金日记账银行日记账银行日记账商业大学会计系会计信息系统课件第9页1、记账凭证账务处理流程 优点：优点：1、数据流程清楚、简单；、数据流程清楚、简单；2、总分类帐可反映一个科目本期内发、总分类帐可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；生额、期末的结余数；3、总分类帐可详细反映整个会计期间、总分类帐可详细

8、反映整个会计期间内各笔经济业务。内各笔经济业务。缺点：缺点：登帐工作量大（由于总账是根据记账登帐工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。凭证逐笔登记）。结论结论:在计算机方式下，有参考价值。在计算机方式下，有参考价值。商业大学会计系会计信息系统课件第10页2、日记总账账务处理流程 原始凭证会计报表分类汇总登账登账登账登账编制报表记账凭证现金日记账日记总账银行日记账明细分类账商业大学会计系会计信息系统课件第11页2、日记总账账务处理流程 优点：优点：1 1、数据流程清楚、简单；、数据流程清楚、简单；2 2、所有总帐在一张账页上，可明确、所有总帐在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关

9、系。反映每笔业务科目之间的对应关系。缺点：缺点：帐页过宽，不便于登记和使用。帐页过宽，不便于登记和使用。结论：在计算机方式下，有参考价值。结论：在计算机方式下，有参考价值。商业大学会计系会计信息系统课件第12页3、科目汇总表账务处理流程 会计报表原始凭证分类汇总登账登账登 总账登账编制报表科目汇总记账凭证现金日记账银行日记账科目汇总表总 账明细分类账商业大学会计系会计信息系统课件第13页3、科目汇总表账务处理流程 优点：优点：1、减少登帐工作量；、减少登帐工作量；2、可通过科目汇总表检测借贷发生、可通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。额是否平衡。缺点：缺点：1、总分类帐不能明确反映科目之间、

10、总分类帐不能明确反映科目之间的对应关系；的对应关系；2、不便于对经济活动进行分析和检、不便于对经济活动进行分析和检查。查。结论：在计算机方式下，参考价值不大。结论：在计算机方式下，参考价值不大。商业大学会计系会计信息系统课件第14页4、汇总记账凭证账务处理流程会计报表原始凭证分类汇总登账登账登 总账登账编制报表汇总凭证记账凭证汇 总记账凭证现金日记账银行日记账总 账明细分类账商业大学会计系会计信息系统课件第15页4、汇总记账凭证账务处理流程优点：优点：1 1、减少登帐工作量；、减少登帐工作量；2 2、总分类帐可明确反映科目之间的对、总分类帐可明确反映科目之间的对应关系；便于对经济活动进行分析和

11、检查。应关系；便于对经济活动进行分析和检查。缺点：缺点：1 1、汇总记帐凭证的工作量大；、汇总记帐凭证的工作量大；2 2、对转帐凭证编制有特殊的要求。、对转帐凭证编制有特殊的要求。结论：在计算机方式下，有参考价值。结论：在计算机方式下，有参考价值。商业大学会计系会计信息系统课件第16页5、多栏式日记账汇总账务处理流程原始凭证会计报表登账分类汇总编制报表登账登账登账登账登账现金收入日记账现金支出日记账银行收入日记账银行支出日记账总分类账明细分类账记账凭证商业大学会计系会计信息系统课件第17页5、多栏式日记账汇总账务处理流程优点：优点：简化总帐登记工作量。简化总帐登记工作量。缺点：缺点：日记帐栏次

12、太多，不便登记。日记帐栏次太多，不便登记。结论：在计算机方式下，没有参考价值。结论：在计算机方式下，没有参考价值。商业大学会计系会计信息系统课件第18页1.数据大量重复同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导致数据的不兼容。致数据的不兼容。（二）手工会计下账务处理形式的缺陷 2.信息提供不及时 由于账务处理的工作量很大，手工处理速度缓慢，不由于账务处理的工作量很大，手工处理速度缓慢，不能随时提供出各种会计报表。能随时提供出各种会计报表。3.准确性差 4.工作强度大 由于数据的多次转抄与计算，易出错。由于数据的多次转抄与计算，易出错。为了达到既

13、要算得快又要算得准的目标，只能靠增加为了达到既要算得快又要算得准的目标，只能靠增加财会人员劳动强度来实现。财会人员劳动强度来实现。商业大学会计系会计信息系统课件第19页二、计算机方式下账务处理数据流程二、计算机方式下账务处理数据流程 设计计算机条件下的账务处理流程时，设计计算机条件下的账务处理流程时，不能照搬手工处理方式不能照搬手工处理方式下的账务处理流程，下的账务处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计出计出更适合计算机处理更适合计算机处理、效率更高、处理更、效率更高、处理更合理的系统。合理的系统。商业大学会计系会计信息系统课件第20页两种方案

14、：两种方案：节省空间的角度节省空间的角度兼顾时间和空间的角度兼顾时间和空间的角度计算机具有的特点：计算机具有的特点：自动运算；具有逻辑选择、判断功能；自动运算；具有逻辑选择、判断功能；速度快、精度高；具有记忆的功能等。速度快、精度高；具有记忆的功能等。计算机条件下账务处理数据流程计算机条件下账务处理数据流程 设计方案设计方案计算机条件下，时间和空间永远是一对矛盾。计算机条件下，时间和空间永远是一对矛盾。商业大学会计系会计信息系统课件第21页编制编制输出输出会计报表会计报表编辑编辑输出输出明细账明细账日记账日记账更新更新科目余额科目余额文件文件记账凭证记账凭证机制凭证机制凭证填制填制录入录入自动

15、自动生成生成记账凭记账凭证文件证文件审核审核编辑编辑输出输出总账总账银行银行对账对账对账单对账单录入或录入或接收接收余额余额调节表调节表对账单对账单文件文件1234567（一）账务处理流程方案一（一）账务处理流程方案一 从节省空间的角度设计从节省空间的角度设计商业大学会计系会计信息系统课件第22页（1 1）由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转账生成机）由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转账生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入记账凭证文件。制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入记账凭证文件。（2 2）对记账凭证中未审核的凭证进行审核。）对记账凭证中未审核的凭证进行审核。（3 3）随时用记

16、账凭证文件更新科目余额文件随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随时查，以便随时查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额。额。（4 4）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。（5 5）根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对）根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对账，只能对对账单文件中的已达账删除。账，只能对对账单文件中的已达账删除。（6 6）根据科目余额文件编辑输出总账。）根

17、据科目余额文件编辑输出总账。（7 7）根据科目余额文件和记账凭证文件生成会计报表。）根据科目余额文件和记账凭证文件生成会计报表。1 1、方案一账务处理流程、方案一账务处理流程商业大学会计系会计信息系统课件第23页 在方案一的数据流图中主要建立账务数据库文件和在方案一的数据流图中主要建立账务数据库文件和辅助数据库文件。辅助数据库文件。2 2、数据库文件、数据库文件 （1 1）记账凭证文件。）记账凭证文件。是账务数据库文件，主要存放是账务数据库文件，主要存放财会人员录入的所有凭证，包括未审核凭证、已审核财会人员录入的所有凭证，包括未审核凭证、已审核凭证、已记账凭证。凭证、已记账凭证。（2 2）科目

18、余额文件。）科目余额文件。是账务数据库文件，主要存放是账务数据库文件，主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。科目的汇总描述。（3 3）对账单文件。）对账单文件。是专门为银行对账设计的辅助数是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。商业大学会计系会计信息系统课件第24页（二）账务处理流程方案二（二）账务处理流程方案二 兼顾时间和空间的角度设计兼顾时间和空间的角

19、度设计审审核核编辑编辑输出输出总账总账编制编制输出输出会计会计报表报表银行银行对账对账对账单对账单录入录入或接或接收收余额调节表余额调节表对账单对账单文件文件记账记账凭证凭证机制机制凭证凭证填制填制录入录入自动自动生成生成临时凭临时凭证文件证文件单位银单位银行对账行对账文件文件登登记记账账簿簿历史凭历史凭证文件证文件汇总汇总文件文件1234567明细账明细账日记账日记账编辑编辑输出输出商业大学会计系会计信息系统课件第25页（1 1）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，或通过）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，或通过期末处理自动生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，期末处理自动生成机制

20、凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件。写入临时凭证文件。（2 2）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。（3 3）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新汇总文件、历史凭证文件、单位银行对账文件，并将临时汇总文件、历史凭证文件、单位银行对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。凭证文件中已记账的凭证删除。（4 4）根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进）根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，并将已达账从两个文件中删除。行对账，并将已达账从两个文件中删除。（5 5）

21、根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。）根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。（6 6）根据汇总文件编辑输出总账。）根据汇总文件编辑输出总账。（7 7）根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表。）根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表。1 1、方案二账务处理流程、方案二账务处理流程商业大学会计系会计信息系统课件第26页 在方案二的数据流图中主要建立账务、辅助和临时在方案二的数据流图中主要建立账务、辅助和临时数据库文件。数据库文件。2 2、数据库文件、数据库文件 （1 1 1 1）临时凭证文件。）临时凭证文件。）临时凭证文件。）临时凭证文件。又叫临时凭证数据库文件或凭证输入

22、又叫临时凭证数据库文件或凭证输入又叫临时凭证数据库文件或凭证输入又叫临时凭证数据库文件或凭证输入文件，主要是用于存放文件，主要是用于存放文件，主要是用于存放文件，主要是用于存放已经录入和审核但未记账已经录入和审核但未记账已经录入和审核但未记账已经录入和审核但未记账的所有凭证。的所有凭证。的所有凭证。的所有凭证。一旦记账，凭证就从此文件转移到一旦记账，凭证就从此文件转移到一旦记账，凭证就从此文件转移到一旦记账，凭证就从此文件转移到“历史凭证历史凭证历史凭证历史凭证”文件中，所文件中，所文件中，所文件中，所以任何一张凭证都不可能永远存储在此文件中。以任何一张凭证都不可能永远存储在此文件中。以任何一

23、张凭证都不可能永远存储在此文件中。以任何一张凭证都不可能永远存储在此文件中。（2 2 2 2）汇总文件。）汇总文件。）汇总文件。）汇总文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发主要存放所有科目的年初数、累计借方发主要存放所有科目的年初数、累计借方发主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。等，即对所有科目的汇总描述。等，即对所有科目的汇总描述。等，即对所有科目的汇总描

24、述。（3 3 3 3）历史凭证文件。）历史凭证文件。）历史凭证文件。）历史凭证文件。主要是用于存放主要是用于存放主要是用于存放主要是用于存放已经记账已经记账已经记账已经记账的所有凭证，的所有凭证，的所有凭证，的所有凭证，这些凭证是正式会计档案，不能直接修改，只能用红字凭证这些凭证是正式会计档案，不能直接修改，只能用红字凭证这些凭证是正式会计档案，不能直接修改，只能用红字凭证这些凭证是正式会计档案，不能直接修改，只能用红字凭证冲销。冲销。冲销。冲销。（4 4 4 4）单位银行对账文件。）单位银行对账文件。）单位银行对账文件。）单位银行对账文件。是专门为银行对账设计的辅助数是专门为银行对账设计的辅

25、助数是专门为银行对账设计的辅助数是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放单位没有对上账的银行业务。据库文件，主要用于存放单位没有对上账的银行业务。据库文件，主要用于存放单位没有对上账的银行业务。据库文件，主要用于存放单位没有对上账的银行业务。（5 5 5 5）对账单文件。）对账单文件。）对账单文件。）对账单文件。是专门为银行对账设计的辅助数据库文是专门为银行对账设计的辅助数据库文是专门为银行对账设计的辅助数据库文是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。件，主要用于存放银行给单位的对账单。件，主要用于存放银行给单位的对账单。件，主要用于存放银行给单位的对账

26、单。商业大学会计系会计信息系统课件第27页方案一的优缺点方案一的优缺点优点：优点：1.处理流程简单处理流程简单;2.数据无重复存储数据无重复存储;缺点：缺点：1.输出日记账和明输出日记账和明细账的速度较慢细账的速度较慢;2.凭证查询速度慢凭证查询速度慢;（三）两种账务处理流程比较（三）两种账务处理流程比较 方案二的优缺点方案二的优缺点优点：优点：1.处理流程清晰明了处理流程清晰明了;2.数据无重复存储数据无重复存储;3.处理速度快处理速度快;缺点：缺点：输出日记账和明细账输出日记账和明细账的速度较慢的速度较慢;商业大学会计系会计信息系统课件第28页手工方式下：手工方式下：手工方式下：手工方式下

27、：会计业务的处理起点为原始会计凭证；会计业务的处理起点为原始会计凭证；会计业务的处理起点为原始会计凭证；会计业务的处理起点为原始会计凭证；工作终点为编制并上报会计报表。工作终点为编制并上报会计报表。工作终点为编制并上报会计报表。工作终点为编制并上报会计报表。（四）计算机方式和手工方式下（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别账务处理流程的区别 （1 1）数据处理的起点与终点不同。）数据处理的起点与终点不同。计算机方式下：计算机方式下：计算机方式下：计算机方式下：记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点；记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点；记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点；记账凭

28、证、原始凭证、机制凭证为处理起点；自动输出账簿和输出固定报表为终点，各种内自动输出账簿和输出固定报表为终点，各种内自动输出账簿和输出固定报表为终点，各种内自动输出账簿和输出固定报表为终点，各种内部及外部报表可以随时产生。部及外部报表可以随时产生。部及外部报表可以随时产生。部及外部报表可以随时产生。商业大学会计系会计信息系统课件第29页（2 2）数据处理方式不同。）数据处理方式不同。手工方式下手工方式下，会计数据是通过将记账，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理。账簿中，完成数据处理。计算机方式下计算机方式下，记账只是一

29、个数据处，记账只是一个数据处理的过程，不需要每个人执行一遍账簿登理的过程，不需要每个人执行一遍账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成。动完成。（四）计算机方式和手工方式下（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别账务处理流程的区别 商业大学会计系会计信息系统课件第30页（3 3）数据存储方式不同。）数据存储方式不同。手工方式下手工方式下，会计数据存储在凭证、，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中。日记账、总账、明细账等纸张中。计算机方式下计算机方式下，账务处理子系统中的，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库数据存

30、储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中，在需要时，通过打印机输出。文件中，在需要时，通过打印机输出。（四）计算机方式和手工方式下（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别账务处理流程的区别 商业大学会计系会计信息系统课件第31页（4 4）对账的方式不同。）对账的方式不同。计算机方式下计算机方式下，都是自动完成记账过程，都是自动完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。这样就没有必要明细与汇总数据同时产生。这样就没有必要进行账与账的核对了。进行账与账的核对了。手工方式下手工方式下，总分类账、日记账、明细分，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记类账必须采用平行登记的方法，

31、根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，并且定期进行账与账的核对。分类账，并且定期进行账与账的核对。（四）计算机方式和手工方式下（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别账务处理流程的区别 商业大学会计系会计信息系统课件第32页（5 5）会计资料的查询统计方式不同。）会计资料的查询统计方式不同。手工方式手工方式下财会人员为编制一张急需的下财会人员为编制一张急需的数据统计表或查找急需的会计数据，要付出数据统计表或查找急需的会计数据，要付出很多劳动。很多劳动。计算机方式下计算机方式下，由于计算机具有高速数，由于计算机具有高速数据处理能力，

32、财会人员只需通过选择各种查据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以最快的速度完成数据的查询功能，就可以以最快的速度完成数据的查询统计过程。询统计过程。（四）计算机方式和手工方式下（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别账务处理流程的区别 商业大学会计系会计信息系统课件第33页 在计算机条件下，账务处理子系统中的账、证、表以什么文件及结构存储，这与账务处理子系统设计阶段所确定的账务处理流程有关；与设计人员的思路有关；还与数据库管理系统等多种因素有关。一、科目文件设计一、科目文件设计 科目文件是用来存放账务处理中所有科目及相关科目文件是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数

33、据库文件。内容的数据库文件。计算机是通过对代码的处理，来认识事物或概念计算机是通过对代码的处理，来认识事物或概念属性及状态的。因此，代码有利于计算机识别和处理属性及状态的。因此，代码有利于计算机识别和处理客观事物或抽象的概念，也有利于提高处理速度。客观事物或抽象的概念，也有利于提高处理速度。在会计信息系统中的代码体系有：在会计信息系统中的代码体系有：会计科目代码、会计科目代码、部门代码、人员代码、财产代码部门代码、人员代码、财产代码等。等。第三节第三节 账务处理子系统主要文件设计账务处理子系统主要文件设计商业大学会计系会计信息系统课件第34页1 1、文字形式的科目对于计算机处理的缺点、文字形式

34、的科目对于计算机处理的缺点 v文字形式科目占用存储空间大；文字形式科目占用存储空间大；v文字形式科目惟一性差文字形式科目惟一性差,不便于计算机分类处理；（文字不便于计算机分类处理；（文字型科目有二义性，文字中多一个或少一个空格，计算机会型科目有二义性，文字中多一个或少一个空格，计算机会认为是两个不同的科目。）认为是两个不同的科目。）v在凭证输入中在凭证输入中,文字形式科目不便于提高输入速度。文字形式科目不便于提高输入速度。2 2、会计科目进行编码的目的、会计科目进行编码的目的 v保证会计科目的惟一性；保证会计科目的惟一性；v简化会计数据的表现形式；（用代码既可表示会计科简化会计数据的表现形式；

35、（用代码既可表示会计科目，又可判断科目的属性，如类型和级别等。）目，又可判断科目的属性，如类型和级别等。）v便于对会计数据的加工处理。便于对会计数据的加工处理。（一）（一）会计科目代码设计的意义会计科目代码设计的意义商业大学会计系会计信息系统课件第35页 科目文件的组织方式是以科目代码为关键字建科目文件的组织方式是以科目代码为关键字建立的索引文件组织方式。当增加或减少科目时，计立的索引文件组织方式。当增加或减少科目时，计算机会自动按照科目代码的大小重新排序。算机会自动按照科目代码的大小重新排序。（二）科目文件的组织方式（二）科目文件的组织方式（三）科目代码的编码设计（三）科目代码的编码设计 （

36、1 1）编码方式。）编码方式。会计科目通常采用群码的编码方会计科目通常采用群码的编码方式式，即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的，即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序细科目代码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。排列。（2 2）科目代码结构。）科目代码结构。是指科目代码共分几段，每是指科目代码共分几段，每段有几位。段有几位。如如4-2-24-2-2结构，表示一级科目代码结构，表示一级科目代码4 4位（最位（最多可以表示多可以表示999999

37、99个一级科目），二级科目代码个一级科目），二级科目代码2 2位（最位（最多可以表示多可以表示9999个二级科目），三级科目代码个二级科目），三级科目代码2 2位（最多位（最多可以表示可以表示9999个三级科目）。个三级科目）。商业大学会计系会计信息系统课件第36页（3）科目代码结构设计举例：科目代码采用科目代码采用4-2-24-2-2结构：结构：科目代码科目代码 科目名称科目名称1211 1211 原材料原材料121101 121101 原材料原材料黑色金属黑色金属 12110101 12110101 原材料原材料黑色金属黑色金属AA材料材料 12110102 12110102 原材料原材料

38、黑色金属黑色金属BB材料材料 121102 121102 原材料原材料有色金属有色金属 商业大学会计系会计信息系统课件第37页（四）会计科目代码设计中应注意的问题（四）会计科目代码设计中应注意的问题 1 1、科目代码要有可扩展性。、科目代码要有可扩展性。在在一一定定的的时时期期内内，在在不不改改变变原原来来方方案案的的条件下能顺利地增加新科目。条件下能顺利地增加新科目。2 2、代码位数不宜过长。、代码位数不宜过长。代代码码位位数数过过长长对对记记忆忆、输输入入、使使用用都都非非常常不不便便。科科目目代代码码的的长长度度在在8 8位位以以上上时时出出错错率率会大幅上升。会大幅上升。商业大学会计系

39、会计信息系统课件第38页（五）科目文件结构（五）科目文件结构1 1、科目文件结构设计方案一、科目文件结构设计方案一 会计科目文件结构除了科目代码和科目名称会计科目文件结构除了科目代码和科目名称两项基本内容外，还应该考虑：两项基本内容外，还应该考虑：（1 1）科目类型。其反映科目的类别。目前，我）科目类型。其反映科目的类别。目前，我国现行会计制度将会计科目分成资产、负债、所国现行会计制度将会计科目分成资产、负债、所有者权益、成本、损益。有者权益、成本、损益。（2 2）科目性质。其满足计算机条件下对不同性）科目性质。其满足计算机条件下对不同性质会计科目的特殊核算和管理要求。如设置常用质会计科目的特

40、殊核算和管理要求。如设置常用的科目性质：对账、外币、数量、往来、部门、的科目性质：对账、外币、数量、往来、部门、个人、项目等。个人、项目等。（3 3）科目文件结构。）科目文件结构。科目文件名称：科目文件名称：KM.DBFKM.DBF序号序号 字段名字段名 类型类型 长度长度 1 1 科目代码科目代码 C 10 C 102 2 科目名称科目名称 C 20 C 20 3 3 科目类别科目类别 C 4 C 4 4 4 科目性质科目性质 C 6 C 6商业大学会计系会计信息系统课件第39页2 2、科目文件结构设计方案二、科目文件结构设计方案二 由于会计科目体系是一个典型的树型结构，由于会计科目体系是一

41、个典型的树型结构，科目之间具有层次关系，在科目文件中，除了要科目之间具有层次关系，在科目文件中，除了要描述有关会计科目的名称，代码、类别等属性外，描述有关会计科目的名称，代码、类别等属性外，还应指定科目之间的这种层次关系。还应指定科目之间的这种层次关系。描述层次关系可以通过两种方式：描述层次关系可以通过两种方式：（1 1）通过科目代码自身来实现（如方案一）；）通过科目代码自身来实现（如方案一）；（2 2）通过给出一个科目的父科目和它的级别等）通过给出一个科目的父科目和它的级别等信息来体现（如方案二）。信息来体现（如方案二）。科目文件名称：科目文件名称：KM.DBF KM.DBF 序号序号 字段

42、名字段名 类型类型 长度长度 1 1 科目代码科目代码 C 10 C 10 2 2 科目名称科目名称 C 20 C 20 3 3 科目类别科目类别 C 4 C 4 4 4 科目性质科目性质 C 6 C 6 5 5 父科目父科目 C 8 C 8 6 6 级别级别 N 1 N 1 商业大学会计系会计信息系统课件第40页 凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录在一定时间内所发生的各项经济业务据、记录在一定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件。的数据库文件。它是账务处理子系统的核心数它是账务处理子系统的核心数据库文件，因此，记账凭证文件的结构应该包据库文件，

43、因此，记账凭证文件的结构应该包括记账凭证本身要求的内容；也可以包括核算括记账凭证本身要求的内容；也可以包括核算与管理所需要的更详细的内容。与管理所需要的更详细的内容。二、凭证文件的设计二、凭证文件的设计 以记账凭证本身要求的基本信息为例，以记账凭证本身要求的基本信息为例，介绍三种凭证文件结构设计方案。介绍三种凭证文件结构设计方案。（一）凭证文件结构设计（一）凭证文件结构设计 商业大学会计系会计信息系统课件第41页凭证文件名称：PZDBF序号 字段名 类型 长度 小数位1 凭证号 C 42 日期 D 83 摘要 C 364 科目代码 C 105 借方金额 N 12 26 贷方金额 N 12 2

44、7 附件 N 38 录入 C 89 审核 C 810 记账 C 8 11 记账标记 C 11、凭证文件结构设计方案一商业大学会计系会计信息系统课件第42页 存储结果如下：存储结果如下：凭证号凭证号 日期日期 摘摘 要要 科目代码科目代码 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 附件附件 录入录入 审核审核 记账记账0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 3131 200 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5401 100 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5501 50 000

45、 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5402 10 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5502 10 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5503 20 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5405 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5601 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新 借：本年利润借：本年利润 200 00

46、0 贷：主营业务成本贷：主营业务成本 100 000 营业费用营业费用 50 000 主营业务税金及附加主营业务税金及附加 10 000 管理费用管理费用 10 000 财务费用财务费用 20 000 其他业务支出其他业务支出 5 000 营业外支出营业外支出 5 000 说明：对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证：商业大学会计系会计信息系统课件第43页方案一总结：方案一总结：这这种种结结构构基基本本和和手手工工记记账账凭凭证证项项目目一一一一对应。对应。缺点：缺点：1 1、一一项项经经济济业业务务发发生生时时，在在记记录录中中凭凭证证号号、日日期期、摘摘要要、附附件件、录

47、录入入、审审核核、记记账账字字段段的值多次重复，造成数据冗余；的值多次重复，造成数据冗余；2 2、一一条条记记录录中中不不能能同同时时有有借借方方金金额额和和贷贷方方金金额额，即即一一条条记记录录中中总总有有一一个个字字段段为为空空，造造成成空间浪费。空间浪费。商业大学会计系会计信息系统课件第44页 凭证文件名称：PZDBF 序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 10 5 借贷标志 C 2 6 金额 N 12 2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记账 C 8 11 记账标记 C 12、凭证文件结

48、构设计方案二商业大学会计系会计信息系统课件 存储结果如下：存储结果如下：凭证号凭证号 日期日期 摘摘 要要 科目代码科目代码 借贷标志借贷标志 金额金额 附件附件 录入录入 审核审核 记账记账0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 3131 借借 200 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5401 贷贷 100 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5501 贷贷 50 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5402 贷贷 1

49、0 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5502 贷贷 10 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5503 贷贷 20 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5405 贷贷 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5601 贷贷 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新 说明：对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证：商业大学会计系会计信息系统课件第46页方案二总

50、结：方案二总结：方方案案二二是是对对方方案案一一的的改改进进，节节约约了了存存储空间。储空间。1 1、将将“借借方方金金额额”和和“贷贷方方金金额额”合合并并为一个字段为一个字段“金额金额”；2 2、增增加加一一个个“借借贷贷标标志志”字字段段，用用于于区区分金额方向。分金额方向。缺缺点点：仍仍然然有有很很多多字字段段具具有有重重复复记记录录值。值。商业大学会计系会计信息系统课件第47页凭证内容文件名称：PZNR.DBF序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 附件 N 3 4 录入 C 8 5 审核 C 8 6 记账 C 8 3 3、凭证文件结构设计方案三、凭证文件