《账务处理子系统》PPT课件.ppt

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1、本章内容提要本章内容提要第一节第一节 账务处理子系统的工作原理及功能结构账务处理子系统的工作原理及功能结构第二节第二节 账务处理子系统初始化设置账务处理子系统初始化设置第三节第三节 账务处理子系统日常业务处理账务处理子系统日常业务处理第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理第五节第五节 账务处理子系统期末处理账务处理子系统期末处理第四章第四章 账务处理子系统账务处理子系统一、基本流程一、基本流程 1.1.编制输入记账凭证编制输入记账凭证 2.2.对输入的记账凭证进行审核对输入的记账凭证进行审核 3.3.人工控制由计算机自动完成记账工作人工控制由计算机自动完成记账工作 4.4.

2、人工控制由计算机自动完成结账工作人工控制由计算机自动完成结账工作 5.5.人工控制由计算机自动进行银行对账人工控制由计算机自动进行银行对账第一节第一节 账务处理子系统的工作原理账务处理子系统的工作原理及功能结构及功能结构二、基本功能结构二、基本功能结构 1.1.系统初始化。系统初始化。包括科目、凭证种类、初始余额录包括科目、凭证种类、初始余额录入，系统的人员管理等设置。入，系统的人员管理等设置。2.2.凭证处理。凭证处理。包括凭证录入、审核、记账、查询、包括凭证录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字等。打印，以及出纳签字等。3.3.出纳管理。出纳管理。系统能够查询和打印现金日记账、银系统能

3、够查询和打印现金日记账、银行存款日记账资金日报表，进行支票登记和管理，进行存款日记账资金日报表，进行支票登记和管理，进行银行对账并编制银行余额调节表。行银行对账并编制银行余额调节表。第一节第一节 账务处理子系统的工作原理账务处理子系统的工作原理及功能结构及功能结构二、基本功能结构二、基本功能结构 4.4.账簿输出。账簿输出。包括查询和打印各种已记账凭证、总包括查询和打印各种已记账凭证、总账、日记账、明细账及各种汇总表。账、日记账、明细账及各种汇总表。5.5.辅助核算管理。辅助核算管理。包括个人往来、客户往来、供应包括个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等。商往来、部门核算、项目核

4、算等。6.6.期末处理。期末处理。完成期末结转业务记账凭证的自动编完成期末结转业务记账凭证的自动编制和期末结账工作。包括月末制和期末结账工作。包括月末“月结月结”及年末及年末“年结年结”。第一节第一节 账务处理子系统的工作原理账务处理子系统的工作原理及功能结构及功能结构一、系统控制参数设置一、系统控制参数设置 1.1.凭证控制设置凭证控制设置第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置一、系统控制参数设置一、系统控制参数设置 2.2.账簿设置。调整各种账簿的输出方式及打印要求等账簿设置。调整各种账簿的输出方式及打印要求等第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化

5、设置置一、系统控制参数设置一、系统控制参数设置 3.3.会计日历。可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以会计日历。可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历信息。及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历信息。第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置一、系统控制参数设置一、系统控制参数设置 4.4.明细权限设置。对操作员的操作权限作进一步控制。明细权限设置。对操作员的操作权限作进一步控制。第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置一、系统控制参数设置一、系统控制参数设置 3.3.明细权限设置。对操作员的

6、操作权限作进一步控制。明细权限设置。对操作员的操作权限作进一步控制。第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置一、系统控制参数设置一、系统控制参数设置 3.3.明细权限设置。对操作员的操作权限作进一步控制。明细权限设置。对操作员的操作权限作进一步控制。第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置二、会计科目设置二、会计科目设置 1.1.会计科目设置的内容会计科目设置的内容（1 1）科目编码。）科目编码。应是科目全编码。各级科目编码必须唯一，应是科目全编码。各级科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立。且必须按其级次的先后次序建立。（2 2）科目名称。

7、）科目名称。指本级科目名称指本级科目名称（3 3）科目类型。）科目类型。资产、负债、所有者权益、成本、损益五类资产、负债、所有者权益、成本、损益五类（4 4）账页格式。）账页格式。金额式、外币金额式、数量金额式、外币数金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式量式（5 5）助记码。）助记码。用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。（6 6）科目性质（余额方向）。）科目性质（余额方向）。增加记借方的科目，科目性质增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。已有数据的科为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。已有数据的科目不能再修改其科

8、目性质。目不能再修改其科目性质。第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置二、会计科目设置二、会计科目设置 1.1.会计科目设置的内容会计科目设置的内容（7 7）辅助核算）辅助核算（8 8）其他核算。）其他核算。用于说明本科目是否有其他核算要求，如用于说明本科目是否有其他核算要求，如银行账、日记账。一般情况下，库存现金科目要设为日记账银行账、日记账。一般情况下，库存现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。；银行存款科目要设为银行账和日记账。（9 9）外币核算。）外币核算。用于设定该科目是否要进行外币核算以及用于设定该科目是否要进行外币核算以及核算的外币名称。

9、核算的外币名称。（1010）数量核算。）数量核算。用于设定该科目是否要进行数量核算及数用于设定该科目是否要进行数量核算及数量计量单位。计量单位是以任何汉字或字符，如千克、件、量计量单位。计量单位是以任何汉字或字符，如千克、件、吨等吨等第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置二、会计科目设置二、会计科目设置 2.2.会计科目辅助核算设置会计科目辅助核算设置 当企业规模不大、往来业务较少时，可采用和手工方式当企业规模不大、往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目

10、来进行核算管理；而对于往来业务频项目通过设置明细科目来进行核算管理；而对于往来业务频繁，应该采用账务处理子系统提供的辅助核算功能进行管理繁，应该采用账务处理子系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，然后将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一算科目，然后将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。在总账和辅助明细账上。第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化

11、设置置第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置科目设置科目设置科目设置科目设置:5502 5502 5502 5502 管理费用管理费用管理费用管理费用 550201 550201 550201 550201 招待费招待费招待费招待费 55020101 55020101 55020101 55020101 总经理办公室总经理办公室总经理办公室总经理办公室 55020102 55020102 55020102 55020102 财务部财务部财务部财务部 550202 550202 550202 550202 差旅费差旅费差旅费差旅费 550203 550203 550203

12、 550203 邮电费邮电费邮电费邮电费科目设置科目设置科目设置科目设置:5502 5502 5502 5502 管理费用管理费用管理费用管理费用 550201 550201 550201 550201 招待费招待费招待费招待费 部门核算部门核算部门核算部门核算 550202 550202 550202 550202 差旅费差旅费差旅费差旅费 部门核算部门核算部门核算部门核算 550203 550203 550203 550203 邮电费邮电费邮电费邮电费 部门核算部门核算部门核算部门核算 三、凭证类别设置三、凭证类别设置 五类：五类：（1 1）记账凭证；）记账凭证；（2 2）收款凭证、付款凭

13、证、转账凭证；）收款凭证、付款凭证、转账凭证；（3 3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；）现金凭证、银行凭证、转账凭证；（4 4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；银行付款凭证、转账凭证；（5 5）自定义凭证类别）自定义凭证类别第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置三、凭证类别设置三、凭证类别设置 某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常账务处理子系统有五种限制类型：常账务处理子系统有五种限制类型：（1 1）借方必有：）借方必有：制单时，此类凭证借方至

14、少有一个制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；限制科目有发生额；（2 2）贷方必有：）贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；限制科目有发生额；（3 3）凭证必有：）凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；方至少有一个限制科目有发生额；（4 4）凭证必无：）凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目不可有发生额；方至少有一个限制科目不可有发生额；（5 5）无限制）无限制第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置

15、第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设设定定限限制制类类型型和和限限制制科科目目的的含含义义在在于于可可以以让让计计算算机机自自动动判判断断用用户户输输入入的的内内容容是是否否与与选选择择的的凭凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息四、期初余额录入四、期初余额录入 第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务

16、处理子系统初始化设置置总账期初余额准备总账期初余额准备准备总账各科目的期初数据准备总账各科目的期初数据年初建账年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择如某企业选择2007年年1月启用总账系统，则只需要月启用总账系统，则只需要整理该企业整理该企业2006年年12月末各账户的期末余额作为月末各账户的期末余额作为2007年年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。年年初余额。年中建账年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末

17、余额作为启准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年年7月末各科目的期末余额及月末各科目的期末余额及1-7月的累计发月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。总账系统中，系统将自动计算年初余额。四、期初余额录入四、期初余额录入 第二节第二

18、节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置总账期初余额准备总账期初余额准备准备辅助账各科目的期初数据准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。项目的期初余额。如何准备？如何准备？应收账款按客户整理应收账款按客户整理应付账款按供应商整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理个人往来按职员整理四、期初余额录入四、期初余额录入 第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置总账期初余额录入总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入。末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系

19、统根据末级科目数非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。生额可以直接输入。四、期初余额录入四、期初余额录入 第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子

20、系统初始化设置置总账与辅助账的关系总账与辅助账的关系科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额1-启用月累计启用月累计借方发生额借方发生额1-启用月累计启用月累计贷方发生额贷方发生额期初余额期初余额现金现金(1001)借借7,256,157.397,254,000.0014,195.89应收账款应收账款(1131)借借60,000.0020,000.00157,600.00日日期期凭证号凭证号客客户户摘摘要要方向方向金额金额业务员业务员票票号号票据日期票据日期2006-06-25华华 宏宏 公公司司期期 初初 数数据据借借99600孙健孙健2006-07-10昌新贸昌新贸易公司

21、易公司期期 初初 数数据据借借58000孙健孙健四、期初余额录入四、期初余额录入 第二节第二节 账务处理子系统初始化设账务处理子系统初始化设置置期初试算平衡期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。完成

22、的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理账务处理子系统日常业务处理主要包括：账务处理子系统日常业务处理主要包括：一、填制凭证一、填制凭证 二、凭证审核二、凭证审核 三、记账三、记账 四、账簿输出四、账簿输出第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理一、凭证填制一、凭证填制 表头表头凭证类别：满足设置凭证时的限制类型凭证类别：满足设置凭证时的限制类型凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号凭证日期：默认登录系统时的业务日

23、期凭证日期：默认登录系统时的业务日期附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数表体表体摘要：每个记录行都要有摘要摘要：每个记录行都要有摘要会计科目：必须选择末级科目会计科目：必须选择末级科目辅助信息：系统提示辅助信息：系统提示金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理例例1 1：填制凭证。：填制凭证。（1）支付水电费）支付水电费1000元元（2）销售部赵达请客户吃饭，现金消费）销售部赵达请客户吃饭，现

24、金消费600元元（3）收到前欠货款）收到前欠货款7000元元第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理注意事项：注意事项：采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。不能超过业务日期。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改 凭证中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不凭证中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。日记账中出现。科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直科

25、目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。金额不能为金额不能为“零零”；红字以；红字以“-”号表示。号表示。可按可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。光标位置。第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理二、凭证审核二、凭证审核 例例2：审核所有记账凭证：审核所有记账凭证注意事项：注意事项：所有填制的凭证必须经过审核。所有填制的凭证必须经过审核。审核人必须具有审核权。审核人必须具有审核权。作废凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，

26、也不能被标错。审核人和制单人不能是同一个人。审核人和制单人不能是同一个人。凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后能审核。不能被审核，需先取消作废标记后能审核。第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理三、记账三、记账 例例3：将所有已审核凭证记账：将所有已审核凭证记账注意事项：注意事项：第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账记账 上月未记账，本月不能记账上月未记账，本月不

27、能记账 未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围审核范围 记账过程中，一旦发生断电或因其他原因造成记账过程中，一旦发生断电或因其他原因造成中断，系统将自动调用中断，系统将自动调用“恢复记账前状态恢复记账前状态”恢复恢复数据，然后在重新记账。数据，然后在重新记账。第三节第三节 账务处理子系统日常业务账务处理子系统日常业务处理处理四、账簿输出四、账簿输出 账簿输出包括日报单输出、日记账输账簿输出包括日报单输出、日记账输出、明细账输出、总账输出和辅助账输出。出、明细账输出、总账输出和辅助账输出。每种输出均有查询和打印两种方式每种输出均有查询和打印两种方

28、式第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理 其主要功能包括查询和打印现金日记账、其主要功能包括查询和打印现金日记账、银行存款日记账和银行存款日记账和资金日报表资金日报表；登记和管理；登记和管理支票登记簿；录入银行对账单，进行银行对支票登记簿；录入银行对账单，进行银行对账，输出银行存款余额调节表，并可对银行账，输出银行存款余额调节表，并可对银行长期未达账提供审计报告。长期未达账提供审计报告。反映库存现金和反映库存现金和银行存款科目当银行存款科目当日借贷方发生额日借贷方发生额及余额情况的报及余额情况的报表表第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理银行对账：银行对

29、账：1.1.录入银行对账期初数据录入银行对账期初数据（1 1）确定银行账户的启用日期）确定银行账户的启用日期（2 2）录入企业银行存款日记账和银行对账单）录入企业银行存款日记账和银行对账单的调整前余额的调整前余额（3 3）录入企业银行存款日记账和银行对账单）录入企业银行存款日记账和银行对账单期初未达项期初未达项第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理例例4 4：录入银行对账期初数据。：录入银行对账期初数据。宏远科技银行账启用日期为，工行人民币户企业宏远科技银行账启用日期为，工行人民币户企业日记账调整前余额为日记账调整前余额为20002000元，银行对账单调整前余额元，银行对账

30、单调整前余额为为23002300元，未达账项一笔，系银行已收企业未收款元，未达账项一笔，系银行已收企业未收款300300元。元。第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理银行对账：银行对账：2.2.录入银行对账单录入银行对账单例例5 5：录入银行对账单。：录入银行对账单。2011.1.1 2011.1.1 贷方贷方10001000元元2011.1.2 2011.1.2 借方借方70007000元元2011.1.3 2011.1.3 贷方贷方500500元元第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理银行对账：银行对账：3.3.银行对账银行对账 银行对账采用自动对账

31、和手工对账相结合的方式银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式进行，手工对账是自动对账的补充。进行，手工对账是自动对账的补充。第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理银行对账：银行对账：3.3.银行对账银行对账使用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账因没有对出来而使用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账因没有对出来而被视为未达账项，对此可以用手工对账进行调整。被视为未达账项，对此可以用手工对账进行调整。下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需通过手工对账来强制核销。录，后三种情况均需通过手工对账来

32、强制核销。（1 1）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。记录完全相同。（2 2）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。记录完全相同。（3 3）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。记录完全相同。（4 4）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。记录完全相同。第四节第四节 账务处理子系统出纳管理账务处理子系统出纳管理银行对账：银行对账：4.4.编制银行存款余额调节表编制银行存款余额调节表银行存款余额调节表是由系统自动编制的。对账结束后，就可银行存款余额调节表是由系统自动编制的。对账结束后，就可编制、查询和打印银行存款余额调节表，以检查对账是否正确。编制、查询和打印银行存款余额调节表，以检查对账是否正确。