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1、江苏东珠景观股份有限公司 合同管理办法（草案）第一章 总 则第一条 为了加强本公司合同管理工作，进一步完善和强化企业内部约束机制，依据合同进行工程项目管理，实现项目管理的科学化、规范化和法制化，有效控制项目的安全、质量、工期、环保、成本，提高企业经济效益和社会信誉，增强企业实力和综合竞争力。根据国家有关法律法规，结合本公司的实际，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于本公司中标（或承担施工）并与建设单位签订的施工承包合同、与其他法人、其他组织或个人签订的施工承包合同，以及与采供、分包单位签订的采供、分包合同及其他经济合同。第三条 合同管理是企业管理的重要内容，应当遵循下列原则：1、合法、平等、
2、互利、诚信的原则；2、切实履行合同，维护合同的严肃性；3、有效监控合同，保证资料的完整性；4、及时处理合同纠纷，保护企业的合法权益；5、洽谈权、审查权、批准权独立的原则。 第二章 合同管理机构及职责第四条 公司法务部根据公司董事会的授权，负责合同的归口管理工作，规范、指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。公司的业务部、采供部、工管部、财务部等相关部门，应支持和配合法务部做好本公司的合同管理工作。第五条 每件合同都必须由公司所属职能部门确定一主要承办人（以下称为承办人），承办人可以是公司管理人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。承办人应对自签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现
3、的任何与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。第六条 公司各分公司（项目部）是施工合同的执行单位，具体负责组织所属工程项目施工合同的实施，并应由专人负责本部门的合同管理。第七条 合同归口管理机构（法务部）的合同管理职责：1、宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章；2、负责拟定公司的合同管理制度并组织实施；3、组织制定公司的标准合同文本； 4、参与公司重大合同、特殊合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；5、对合同的合法性、有效性进行审查。6、负责对合同承办部门进行业务指导，监督、检查、考核合同的履行情况；7、参与处理对外合同纠纷、负责公司内部各单位之间合同争议的协调工作
4、； 8、负责合同报表的统计、综合分析和报送工作；9、负责对相关人员进行合同管理及法律知识培训。第八条 业务部、采供部的合同管理职责1、 组织相关人员熟悉、研究施工主合同、招投标文件以及投标承诺等，掌握重点，分析潜在风险，有效开展施工合同管理工作（业务部）。2、 认真研究市场和货源情况，依据公司采供任务收集各方面信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据（采供部）。3、 负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；备存对方的资质证书、营业执照副本复印件。4、 负责所承办合同的谈判；负责按照公司标准合同文本起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性（必要时可提请法务部协助办理）； 5、 负责配合合
5、同的履行，协调合同主办部门协调解决履行中出现的问题；6、 按时按要求向法务部报送合同统计报表及有关资料，反映合同签订、履行中出现的重要问题；7、 负责本部门合同档案的管理。第九条 工程管理部合同管理职责1、组织相关人员熟悉、研究施工主合同、招投标文件等，指导、审核项目部编制实施性施工组织设计，优化施工方案。2、指导项目部做好变更设计、清算索赔工作。3、负责施工合同管理信息的汇总、编制、分析工作，定期向上一级合同综合管理机构和本公司领导报告施工合同管理工作的情况，建立施工合同管理统计分析制度和报告制度。4、负责监督控制施工合同的履行，随时掌握所签施工合同的履行情况，及时通报在合同履行中发生的问题
6、，同时提出解决问题的意见和建议。5、指导和督促各各分公司（项目部）严格履行合同，及时处理合同纠纷，协调各方关系，确保按照总承包合同要求完成项目施工任务。第十条 财务部合同管理职责1、负责资金管理，监督工程款的拨付；督促各项目及时上缴资金，足额完成公司下达的资金缴纳计划。指导和督促各项目部严格债权债务管理，按时清算施工合同管理中各项资金往来账，防止经济纠纷产生。2、建立健全财务监督、自查自检管理制度，严格执行国家财经法规纪律，促使各项目部依法理财、依法制企。3、根据施工合同要求认真做好施工项目的会计核算，做好财务盈亏的分析资料，为施工项目成本控制提供依据。第十一条 分公司（项目部）合同管理职责1
7、、认真履行和兑现施工总承包合同、内部承包合同、劳务分包合同及各项承诺，实现工期、安全、质量、文明施工、环境保护等各项合同管理目标。2、建立合同管理台帐，对工程进展及合同付款情况等进行记录，并定期向法务部报告合同执行情况；接受并积极配合公司对施工合同执行情况、施工现场、工序、工期、安全、质量、劳务分包等内容的监督检查，并按要求整改存在的问题。3、建立落实施工合同管理各项制度，组织相关人员认真学习、研究施工合同内容。项目部必须明确各施工合同管理职能人员的责任，由责任人负责所管范围内施工总承包合同、劳务分包合同履行过程中的证据收集和有关资料的整理。4、 在施工总承包合同履行期间，项目部要及时收回工程
8、款和履约保证金（银行保函），做好变更设计和清算索赔等工作，力求项目利润最大化。5、在分包合同履行期间，项目部要严格按照合同条款执行，尤其在质量、安全、进度、验工计价、工程款的拨付等方面高度重视、严格要求，避免给公司造成经济损失及负面影响。第三章 合同的审批第十二条 严格履行合同审批制度，重大施工合同和特殊合同文本，应在工管部、财务部、法务部等部门进行必要的专业审查后，经分管副总、总经理签批同意，方可签订。具体审批程序见工程施工合同审批流转单（附表1）。第十三条 工程管理部的审核内容包括： （1）工程技术依据真实、可靠；（2）技术措施完备可行；（3）技术标准参数科学、真实、可行。第十四条 财务部
9、门的审核内容包括：1、资产、资金使用效果的财务可靠性；2、投入产出核算标准经济准确；3、资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法。第十五条 法务部的审核内容包括：1、主体合法，签约双方具有签约的民事权利能力和民事行为能力；2、内容合法，签约各方意思表示真实、有效，符合法律、行政法规的强制性规定，无损害国家利益、社会公共利益的内容；3、合同的标的、数量、规格质量要求、价款、履行期限、竣工、验收、交付、付款、双方权利义务、违约处罚等条款是否条款完备、文字严谨、语义明确，并符合公司利益的需要。4、形式合法；5、签约程序合法；6、涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；7、无损本公司商誉、商业秘密及其
10、他利益。第四章 合同的签订第十六条 按照公司规定的合同审批流转程序审核通过后，方可签字并加盖公司公章或合同专用章（单份合同文体两页以上的须加盖骑缝章）。签订合同应由公司法定代表人或其授权的委托代理人进行；委托代理人签订合同时，必须持有法定代表人授权委托书，禁止无权代理。第十七条 合同流转审批单作为合同审核过程中的记录和凭证，由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。第十八条 公司或项目部与分包单位签订的分包合同，应当以公司与建设单位签订的主合同为依据，确保主合同兑现，且不得与之相抵触。第十九条 公司对外所签订的合同要一式两份，对方一份，我方一份（原件归档，工管部、法务部、财务部、合同承办部门各复
11、印一份留存）。第五章 合同的履行第二十条 合同生效后，应当全面履行合同，签约承办部门与合同执行部门不是同一部门的，签约承办部门应当在施工合同执行部门被确定后10日内向施工合同执行部门进行合同交底，形成书面的施工合同交底纪要。内容包括交底双方、交底时间、合同名称、合同编号、合同当事人、合同主要内容的解释与说明、签约过程中双方争议的焦点及其它应说明的事项。施工合同交底纪要应当由交底参加人员签字，并与其它施工合同资料交由施工合同执行部门保存。第二十一条 合同执行部门必须对施工合同内容深入理解，对合同实施环境、条件、经济成本的变化进行风险分析，对重点或关键性问题认真研究，制定相关管理办法（措施）；明确
12、施工合同总目标和子目标，对各项目标进行责任分解，制定严格的成本控制指标，建立层层约束机制，按控制指标签订层层责任状，逐条落实到人；根据合同要求编制施工组织方案、进行项目管理。施工合同实行动态管理，要认真收集、整理合同履行中的各类信息和基础资料，及时发现合同履行中存在的问题，并积极解决，以回避或减少风险。第二十二条 合同执行部门必须指定专人负责施工合同管理工作，并将合同管理人员名单及联系方式报法务部；项目部应当明确一名负责合同管理的行政领导，负责施工合同履行和办理与施工合同相关的工作，包括施工合同交底、日常管理、索赔、向公司合同管理机构报告施工合同管理情况；负责在项目结束时，对项目的施工合同管理
13、情况进行总体评估，认真总结经验教训，形成书面总结报公司法务部。第二十三条 如果我方不能全面履行合同，合同执行部门应当立即将相关情况报告主管领导、合同综合管理机构和施工合同专项管理机构，并积级采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等因素影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。第二十四条 发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除督促对方继续履行外，应立即将有关情况报告主管领导、合同综合管理机构和施工合同专项管理机构，并注意收集、保全有关证据。合同管理机构接到报告后，应认真分析，提出应对措施。第二十五条 在施工合同履行过程中和履行完毕后，
14、合同执行部门应当定期和按时填写合同履行信息表，并报上级合同管理机构。（见附表2）第六章 合同的监督检查第二十六条 合同监督是企业合同管理的重要内容。公司法务部和工管部门要有计划地检查本单位合同管理情况，保证合同的顺利履行。第二十七条 合同监督检查的主要内容有： 1、合同的签订和履行情况；2、合同管理制度的制定和落实情况；3、合同基础资料保管和合同管理档案的建立情况；4、合同纠纷的处理情况；5、合同管理人员的教育培训情况；6、对于在签订、履行和管理合同中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的处理情况。第二十八条 公司对合同的监督管理1、 公司法务部牵头组织、各相关部门参加，成立合同监督检
15、查小组，对公司所属项目部在履行合同过程中的各项工作进行监控检查，包括项目工期、安全、质量、文明施工、环境保护、成本效益、分包等各项合同管理目标是否实现。检查周期为每半年至少一次。检查中如发现项目部工作不力、组织管理不善，应提出要求限期改进。2、公司法务部通过项目部，按照总承包合同和内部施工承包合同的条款对施工全过程进行监督管理；（公司法务、工程、财务、审核（总师办）等相关部门或人员，必须对工程项目整体运作情况进行过程检查和有效的监控）。3、工程实施过程中，工程施工进度和安全质量不能满足承包合同及建设单位的要求时，项目部应按照集团公司、分公司要求及时整改，需要更换项目主要负责人的应该及时更换。4
16、、项目部每个季度按合同要求对各分包单位进行评定，并将评定结果上报公司法务部。公司法务部每年年底牵头组织、相关部门参加，对各项目分包单位的合同执行情况进行检查和综合评定，并将检查评比结果在本公司范围内公布。 第二十九条 合同监督检查小组或者检查人员履行监督检查职责时，被检查单位应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对所涉及的问题做出解释和说明。 第三十条 合同监督检查小组或者检查人员应在检查结束后向受检单位送达检查意见书，提出被检单位合同管理中存在的问题及对加强合同管理的意见等。对检查中发现的重大合同隐患、显失公平或假公济私、损害企业自身利益等问题，应呈报公司总经理，提出限期整改措施并监督、
17、协助实施。第七章 工程索赔管理第三十一条 工程索赔的原因包括但不限于：工程内容变更、工程延期、施工现场变化、加速施工、业主违约、合同缺陷、不可抗力等。工程索赔应当遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。 第三十二条 法务部应指定专人负责工程索赔工作，应当深入研究合同、吃透合同条款，规避风险，积极进行外部索赔。第三十三条 索赔工作应当贯穿施工全过程，避免在项目后期集中索赔。分公司（项目部）要加强索赔证据的收集整理，做到签证齐全、数出有据，提高索赔效益。索赔证据主要包括：1、建设工程施工合同及设计文件、施工图纸、招投标文件、技术规范；2、建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件；3、经建设单
18、位签认和认可的工程实施计划；4、建设单位负责供应的设备，材料进场时间、数量、规格和质量检查清单；5、经建设单位、监理单位签认的设计变更清单和通知书；6、工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录；7、施工人员计划表及施工机械、材料使用报表，财会资料；8、工程检查、验收记录及事故处理的资料；9、工程价款、预付款拨付单据；10、材料采购、运输、使用凭证，材料涨价资料，国家新增税种资料；11、不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等；12、各种来往文件、资料的签收记录；13、其他与索赔有关的证据等。第八章 合同纠纷的处理 第三十四条 公司内部各施工队伍发生施工合同纠纷
19、后，项目及各分公司合同管理人员要及时报告公司负责人，在法务部的协助下，及时、快速地对纠纷进行协调处理。第三十五条 凡对外发生合同纠纷或存在纠纷隐患的事件，如需经仲裁或诉讼解决的，统一由公司法务部门或人员组织登记，审查和办理授权委托手续。重大的、比较复杂的施工合同经济纠纷案件，应由公司负责人授权法务部及时进行处理，企业法务部门或人员将相关处理资料归档备查。第九章 考核和奖惩第三十六条 合同管理是一项综合性的管理工作，公司各部门和有关责任人应当认真履行职责，做好合同管理工作。第三十七条 公司人员在签订、履行合同中严禁谋取私利、损害公司利益，如有以上行为，一经发现，公司将给予经济、行政处罚。第三十八
20、条 合同管理工作纳入公司考核范畴，公司根据有关合同责任部门和责任人执行本办法情况进行考核，如违反本办法的规定，公司将给与经济处罚和行政处分，如造成公司经济损失的，有关部门和责任人员应当承担赔偿责任。第三十九条 公司有关部门和责任人员在签订、履行合同或在合同管理中成绩显著地，公司将进行表扬和奖励。第十章 附 则 第四十条 本办法由公司法务部负责解释。第四十一条 本办法自发布之日起实行。 法务部2012年12月20日附 表2：工程项目合同履行信息表合同履行信息表项目名称： 编 号：合同综合管理机构合同执行部门经办人及电话合同名称合同编号合同当事人合同约定生效终止时间合同履行情况合同履行中有无纠纷，争议焦点合同实际履行完毕时间合同终止情况填表时间备 注