管理信息系统补充复习资料.doc

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1、第四节 会展管理信息系统（补充）一、会展管理信息系统 管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称。 会展管理信息系统是管理信息系统的一个分支，因此它具有一个信息系统的数据处理能力。简单地定义会展管理信息系统：会展管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高经济效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。 二、会展信息与会展信息的管理 （一）会展信息的概念与组成 会展行业是一个交叉性很强的行业，对于会展行业信

2、息的定位也不能局限于行业本身，它是一个信息极为密集的行业，对于信息的采集、加工、传输、存储、更新和维护已是一个复杂的过程。常见的会展信息有： 1.会展行业信息 其中，包括国内外展览场馆信息、专业展览会信息、参展商和厂商信息、展览观众信息以及展览服务商的信息。 2.企业各业务部门/管理部门的业务信息和管理信息 主办商对场馆租赁的需求、参展商的参展需求和服务需求、观众网上报名等数据。 3.综合评估数据 展会评估报告、分析报告、组展商、观众、参展商、服务商满意度等调查报告。 4.企业内部公文数据和办公数据 其中，各种信息由都可以细分为多种信息，例如：展览观众信息可分为观众基本信息、观众需求信息和观众

3、行为信息三大类。观众基本信息即以观众名片上的信息为主的信息，主要是观众的姓名、所在单位、所在部门、职务和通过邮寄、办公电话、传真、E-mail、手机等五种方法能联系上该观众的必要信息。一般应包括： 观众职务、所在部门的规范信息 观众所在城市、省份、国家、区域信息 观众重要性级别 通过观众在入口处填写的调查表可以了解观众的需求信息，从中找出有价值的观众。 通过观察观众在展会上进出各个场馆、参加各个研讨会、访问各个展台可获得观众的行为信息。（二）会展信息的功能（1）信息是组织和控制经营活动的基础（2）信息是衡量企业竞争能力的标志以展览活动中观展观众的信息为例，它的作用主要表现在：（1）增加现有参展

4、商的满意度（2）挖掘潜在的参展商（3）甄别展会的专业观众（4）为下一界招展做准备（5）建立行业数据库（6）实现参展商的有效互动（三）会展管理信息系统的基本功能 1.数据处理功能 将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询。 2.预测功能 通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展企业的决策和经营进行预测。 3.计划功能 系统合理的计划和安排会展企业各部门以及整个企业的生产经营计划，以供及时决策和产生对策。 4.控制功能 可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修（四）会展管理信息系统的结构 会展管理信息系统的结构是指系统各个部分之间的

5、相互关系的总和。主要包括物理结构、软件结构和功能结构。 1.会展管理信息系统的物理结构 会展管理信息系统的物理结构是指系统核心部分的物理组成，主要包括硬件、软件、数据库、规程和人员五个部分。其物理结构主要考查的是硬件部分的拓扑结构。主要有单机结构、集成结构和网络结构三种。 （1）单机结构 单机结构是最简单的一种结构，有一台计算机和相应的外部设备组成，所有数据集中在该计算机上输入、存储和输出，同一时刻只能供一个用户使用。优点是数据共享度高、一致性好、操作简单、开发周期短；缺点是速度慢、存储容量小、处理能力低，适合小型的会展企业使用。（2）集成结构 由一台计算机主机和多个终端设备通过通信线路连接而

6、成，各个终端可以同时输入数据，分别传输到主机，由主机集中处理，结果再从主机同时返回各个终端。这种结构的优点是处理能力强、数据共享度高、一致性好、操作简单、系统工作效率高；缺点是无法满足多个用户同一时刻对信息的处理要求，适合信息输入量大、用户使用时间冲突较少的中小型会展企业。（3）网络结构 这是目前会展管理信息系统使用最为广泛、最为复杂的一种物理结构，由多台计算机通过通信线路连接在一起所组成的一个功能强大的计算机网络系统，其中，各个计算机有可以接多个终端设备。分布在不同地理位置的每一台计算机既可以独立使用，自成系统，又可以通过网络共享其他计算机上的硬件、软件和数据资源。这种结构的最大优点是实现了

7、多用户资源共享和分布式处理提高了数据处理的可靠性和灵活性；缺点是结构复杂，建立的费用高，适合大型会展场馆和会展企业使用。2. 会展管理信息系统的软件结构 从软件构成的角度来看会展管理信息系统的组成结构，一个完整的会展管理信息系统主要由技术管理、场馆经营管理、客户关系管理、财务支持、展览服务管理、展会运营管理、物流管理、信息处理、高层管理等子系统构成。其中，每个子系统会涉及到相应的业务处理、运营管理、管理控制、战略计划四个层次的信息管理活动，每个子系统同时带有自己专用数据文件和应用程序。对于整个系统而言，多个子系统还可同时共享公用的数据文件、模型数据库和应用程序。（五）会展管理信息系统的功能结构

8、 任何一种管理信息系统，从信息管理的角度考虑，都应当由信息的输入、处理和输出的功能，而针对不同信息管理的功能设计，又必须包括信息的存储、传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。 从管理职能的角度来看，管理信息系统主要涉及对企业的人、财、物、信息资源的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、展会、参展商和用户，有不同的功能结构。该业务管理信息系统划分为场馆经营、展会运营、会展服务三个核心，信息平台的建设，成为这三个核心的连接纽带，将各项业务有机结合成为一个整体，并实现和办公自动化（OA）的无缝连接。 各子系统完成各自的功能，但整个信息必须做到信息资源的共享。

9、例如：其中展会项目管理子系统和展会观众登记管理子系统的功能又可描述为： 1.展会项目管理子系统 服务展会主办单位统筹资源，做好展会立项申办、组织服务、展会招商的规范化信息管理，汇总各类有效信息资源统筹分析判断，建立时间进度管理功能和人员跟踪管理记录，把握运作进展，建立预期效果和预计成本评估，随时考核管理。 2.展会观众登记管理子系统 现场观众登记、发放参展商胸卡、通过条码识别进行身份认证、通过照片进行个人识别、汇总网上预订观众进行统计分析，观众结构、数量流量分析即时传输网站，观众信息数据库即时交付组委会。本节通过一个实际使用的主办商管理系统和展览会现场管理信息系统的分析，侧重讨论技术层面和创新

10、层面，帮助学员加深对CRM系统的了解。 Eastfair会展业CRM通过前台和后台两部分来完成总体功能，后台主要满足展览会前和展览会后的需要，侧重CRM；前台主要满足展览会现场的需要，侧重CRM数据的采集。 前台和后台相互支撑信息流动从后台移到前台，再从前台合并到后台。一、主要功能介绍 （一）客户数据库管理 Eastfair CRM具有强大的数据库管理功能，可以为展览公司和参展商建立起所有客户的数据库，使得展商、媒体、观众以及政府部门等全部客户信息有序地安全地得到存储和管理。利用数据库的强大功能，可以查询、统计、监控所有与会展有关的机构和个人，记录所有会议资料及安排，记录所有参加会议人员的细节

11、。Eastfair CRM利用XML技术，方便使用者与合作伙伴的交流。（二）会议策划管理 将收集的策划素材按照特定的格式保存在数据库中，帮助用户完整地策划并成功定义一个会展。帮助定义一个会议，确定会议的名称、主题、参展的对象、展品的范围等；决定会展的组织形式（项目组的名称、项目组成员、项目组成员的授权等）；决定从企业和个人数据库中，更具用户的设定条件，帮助用户抓取会展的主办者、承办者、协办者、委托机构（搭建者、广告商、酒店等）根据用户的设定条件，在数据库中检索出VIP；帮助用户管理常用文档。可以根据用户指定的路径，将会展的批文、邀请函、会展手册等文档实现并保存。（三）通讯联络管理 Eastfa

12、ir CRM具有强大的通讯联络功能，利用内置的模板，可以自动发送E-mail、Fax，可以按照指定的方式和时间成批发送，能圆满完成设定的任务而不必人工介入。同时，还会记录发送成功与否、失败的原因、日期、经办人等内容组成的联络日志，以备在需要时查看。 （四）模板管理 Eastfair CRM能自动处理大量的事务性工作。如选择一批参展商通过Fax发送邀请函，同时即可自动把这些参展商的名称、电话等制定信息与模板中的内容合二为一地发送给客户，如同专门给指定客户发送的邀请函。 Eastfair CRM还可以：成批打印信封、信函、邀请函、标签、胸牌，自动生成电子会刊等电子文件模板。（五）项目管理 East

13、fair CRM对重要项目的管理变得容易、轻松。可以协助管理会展过程中的开幕式、闭幕式、演出、研讨会、新闻发布会、宴会、重要仪式等活动，帮主记录项目信息及其时间安排，跟踪重要的项目，控制项目的进度，检查项目中发生的收支，确保每个项目的计划按预算完成。Eastfair CRM的提醒功能提醒使用者及时处理最重要、最急迫的项目，减少工作的疏漏机会。 （六）参展商管理 参展商或展团在Eastfair CRM中是以独立的一个参展商身份登记并进行管理，可以对参展商参加的某项重大项目进行管理和监控，可以对展团租赁展位进行管理，可以建立相应的联络信息表，与参展商进行通讯联络（自动向确定的参展商发送Fax、E-

14、mail），同时，可以对参展商的回应情况进行管理，将参展商划分为确定的、有意向的、拒绝的、信息失效的几类，分别进行管理。（七）展位管理 通过直观的展位图的方式，显示展位的售出和出租情况，用户只需单击相应的展位，就可浏览该展位的详细情况和购买、租用该展位的客户情况以及参展商的费用情况。 （八）安全管理 Eastfair CRM的使用是收到权限约束的，没有使用权的人员无法进入系统，进入系统的用户也根据业务和角色分成多种多层次的权限，全面适应实际中的管理模式。 Eastfair CRM数据安全除受到用户安全的保护外，数据本身的安全也有专门的角色完成，可以将整个数据库中的数据完整地按照安全原则物理的定

15、期备份，以应付在必要时进行恢复。 （九）决策支持 Eastfair CRM为决策者提供功能超强的“决策支持”。它能为用户提供所需的各种业务统计、分析、类比的报告。对会议、展商、观众、行业、地区、国家、工作人员等等均可做出量性评价，使用户能分析出对业务或财政贡献最大的因素，为用户正确、及时、准确地进行决策提供有力支持。二、Eastfair CRM管理系统技术结构图 （一）后台部分 实现展览信息发布和公众层面、展览公司会前会后CRM、参展商会前会后CRM的全部功能。三、会展管理信息系统CRM可采用的技术 （一）观众（客户）信息高速采集系统 观众信息主要是指观众名片信息和调查表信息。展览会开幕后，在

16、短时间内（通常23天）集中大量的观众，这些观众的信息要求及时采集和处理，必须有专业的处理系统。 1.高速名片采集系统 2.高速图像采集系统 （二）观众名片信息的自动识别处理 观众名片信息的采集处理是会展管理信息系统CRM不可缺少的组成部分，使客户数据库的来源。传统的名片处理方式是录入员简单录入，采用名片自动识别系统，可以达到提高劳动效率，减少工作量的效果。（三）客户数据的现场数据传输 在展台上采集观众信息，让参展商共享观众信息非常重要，这需要展览会信息从信息中心发送到展台上。一般的展览会展台均分布在同一展览中心的不同展馆，馆之间的距离可能长达千米，在不同馆之间的数据传输必须特别考虑。 展览会信

17、息中心和展台之间信息传递方式为有线发送和无线发送两大类，常用的方式有： 1.通过展览馆现有的局域网传送； 2.在场馆间组建局域网，馆内以无线或有线网络的方式传送信息； 3.通过手机网络传送信息； 4.通过专用的无线通讯系统发送信息结合展览会特点，会展管理信息系统CRM帮助加强企业和客户的沟通，增加客户满意度，最多了解客户的需求，可以提供多种工具。观众关注的某类别的展览会，可以设置提醒，在该类别展览会召开前即可收到提醒信件。观众在相关CRM网站上浏览展览信息，直接点击“我要参观”即可预约参加展览会，展览会组委会随时了解观众得预约情况，并向他们发送展览会前期资料。展览会网上预展公布即将与会的参展商

18、信息，包括他们的企业信息、参展产品、调查问卷等，观众可以方便的看到这些信息，并可预约某参展商在特定的时间个别交流。展览会期间，观众通过触摸屏导览系统查询到展会的总体情况和参展商的位置等信息，不在现场的观众通过现场直播了解展览会进展。提供展览会资料光盘，观众不再需要翻看形形色色的资料，一盘在手，信息全有。展览会观众会后可以通过“展会寻踪”看到自己曾经到访过的展台，查看展商的更新资料，下载有用的信息。参展商通过VIP锁定和特定的查询条件，方便找到对自己有用的价值观众，收集到自己的资料库。无论会前会后，观众和参展商之间均能方便联络，通过意见反馈等手段随时沟通。满意度统计资料及时获得。现代会展行业中电

19、子商务的应用概况 1. 电子商务会展的特点 目前，电子商务会展主要是指网上会展，即利用网络技术手段，在互联网上举行会议或展览会，它是传统会展利用网络和电子手段的虚拟表现，其中会展的组织、交流和交易活动都是通过计算机和网络来实现的。 网上会展与传统会展的主要区别：网络会展虽然出现时间不长，还不够成熟和完善，但其成本低、效率高、展期长、展出空间广阔、观众面广泛、贸易机会多、反馈及时、统计和评估电子化等优点是传统展会无法比拟的。而传统展会可以满足人们感官上的交流需要，增加了交易的成功率和可行性，是网络展会不可替代的。网络展会将会借助现代化的信息手段不断完善，迅速发展，成为传统实物会展有力的补充，给会

20、展市场带来更强的穿透力，推动会展经济的发展。2. 电子商务会展的优势（1）提高了工作效率（2）降低了成本（3）提供了更有成效的会展服务（4）优化会展行业的管理，有效树立会展企业形象（5）促进了会展企业的全球化、国际化发展3. 现代会展中网络技术的应用 现代会展中网络技术的具体应用非常广泛，仅以网络对会展的服务为例，具体应用如下：（1）利用网络技术为展馆服务 展馆内部采用局域网，统一接入Internet，运行统一的OA、项目管理、流程管理软件；采用客户机/服务器数据库管理方式，进行参展商和观众的管理与营销；建立网站开展客户关系管理的销售自动化，实现网上报名、网上支付等；建立网络参展商应答中心，开

21、展网上营销；建立网站为参展商提供个性化服务，如展出信息自行维护等。 展会前：网上会展门票远程预订、展会观众胸卡制作 展会中：观众现场登记、个人信息显示、智能卡身份识别、现场人像制作、现场观众信息统计传输 展会后：展会观众数据整理、展会观众详细分析、展会远程参观访问、展会现场摄像直播 电子商务：展馆电子商务平台建设、展馆展示、服务介绍、展馆服务预订、展会发布、展会报道、展会统计分析、展览论坛 系统集成：展馆内部系统集成建设、上网接入、Internet Web服务器运行、展馆信息数据服务器建立、展会网络建设 系统管理：展馆内部信息化管理系统、展馆信息资源管理系统、展馆网络商务管理系统、展馆展会服务

22、管理系统 科技服务：网上观众登记和展会现场观众登记统计分析 信息统计：展馆信息资源统计整理、商务活动运作安排（2）利用网络技术为会展组织者服务 会展组织者首先利用网络技术实现办公和管理上的信息化实现企业办公和经营管理的各种信息、数据、指令的发布、传送、查询、控制、保存的计算机网络化；其次将网络技术运用与会展的运作、营销和功能的拓展。高效、充实、开放的信息平台不仅有助于提高展览公司和展会的知名度、促进营销，还将为参加展会的企业创造新的价值。依托网络信息技术发展起来的展会，由于其招展的便捷、高效、互动性强、覆盖面广、能够为参加展出的企业创造新的价值，因而有可能迅速做强做大，使会展业进入良性循化的轨

23、道。 展会前：建设展会的互联网商务平台，发布展会信息，有效利用网络优势进行展会推广、展会招商、展位预定、服务预订、参展商信息发布、网上调研等，建立包含多种功能的大型数据库，采用三层结构的应用管理，展会后台简单的操作页面便于进行管理维护 展会中：展会现场新闻报道、信息发布、展会现场图片直播、摄像直播，展会现场观众登记统计分析、观众条码识别胸卡制作、观众信息识别管理，参展商、观众统计信息发布 展会后：展会信息资源数据库提交、展会信息资源详细统计分析、展会成效成本统计分析、网上展会系统管理 电子名片制作：会展组织者为参展商和参观者特制电子参展证，通常用磁卡或带条形码的材料制作。在签发该证前，会展组织

24、者要求参展商或观众输入个人资料，包括公司名称、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。有了电子名片，展览会组织者甚至不用雇人来看守大门，可以像地铁入口那样实行电子化管理，从而准确记录入场人数。3）利用网络技术为参展企业服务 展会前：展会查询、展会比较、展位预订、服务查询预订 展会中：现场报道、展台摄像、网上展会、网上企业路演 展会后：网上展示、展台布置、展品特效、在线交易 网上报名：可以让出席者直接在网上填写申请表，在网上浏览会议详情，自定统计出席人数，自动监控财务交易。运用网上报名数据库的一个最大优点是能将所有报名资料都汇总在一起，使会展组织者拥有一个不断更新并且准确的报告。 住宿安排：展会组织者还应该引导展会参加者在网上预订酒店，可以把免费团体住宿安排应用软件、网上预订工具和报名数据库结合起来使用，把所有住宿安排信息都储存在一个在线数据库中，及时监控住宿安排情况。 旅行：让会展参加者在网上做旅行安排、在网上预订机票。 电子名片：参展商可以自由选择租用组委会提供的电子名片读取设备，将设备连接到自己的电脑上即可使用。买家需要把名片给参展商时，只需把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应的备注栏里，做到有条理地管理买家资料。 网上会议的服务： 网络营销：