集团会计电算化管理规定.pdf

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1、 集团会计电算化管理规定 Updated by Jack on December 25,2020 at 10:00 am 新奥集团会计电算化管理制度 1 总则 为了规范企业会计电算化管理，加强会计基础工作，提高会计工作质量，确保计算机软件和硬件设备以及会计数据的安全可靠，根据中华人民共和国会计法和会计电算化管理办法的规定制定本制度。本制度适用于集团公司及各成员企业。2 释义 会计电算化：把电子计算机技术与会计理论、方法结合在一起，运用电子计算机及会计应用软件进行会计数据、信息处理，完成会计核算、会计分析与预测、会计管理等工作，反映经济活动，提供即期和跨期会计数据和信息，参与经济预测、决策管理的

2、现代化会计工作总称。主要分为会计电算化管理和电算化会计管理。会计电算化管理主要是指电算化硬件管理、软件管理及数据安全管理。电算化会计管理主要是电算会计业务操作与实施、岗位责任等管理。3 职责 集团公司财务部负责集团公司及成员企业会计电算化的整体规划，计算机及电算化软件的选择和申购，人员培训，会计核算模式的确定等项工作。各企业财务部门具体负责本企业会计电算化工作的具体实施。集团公司经济发展部信息中心负责会计电算化所需硬件设备的选型和购买，电算化所需计算机网络的建设和维护，会计电算化相关软件的开发。集团公司财务部设专职会计电算化系统管理员负责拟订会计电算化发展规划，负责会计电算化培训，组织实施会计

3、电算化工作，拟订内部权限设置方案和相关制约措施。各成员企业财务部门设兼职系统管理员，负责建立本系统的基本运行环境，系统帐套和用户管理工作，上机日志的查看和打印工作，系统的安全保密工作，系统软、硬件的一般维护工作，数据的备份工作。4 会计电算化管理 计算机运行环境管理 计算机房必须具备防火、防盗、防静电、防雷、防电磁波等条件，配备必要的器具，如灭火器，报警器、接地线等。且需远离强磁场、超声波等辐射源。放置电算化专用服务器的房间必须安装空调，保持适宜的温度和湿度。计算机及其配套设备需在额定的电压和电力负荷下运转，机房内每增加一台（套）用电设备，都必须经过合规性检查，符合有关电压、电源的规定后，方可

4、投入使用，并建立相应的设备运行台帐。会计电算化硬件管理 集团公司及各成员企业实施会计电算化必须配备专用服务器、必要的备份设备及合适的 UPS 电源。非本单位财务人员未经财务部门主管和系统管理员批准，不得擅自使用会计电算化网络中的计算机。经批准允许使用计算机时，应遵守机房和计算机管理的有关规定。未经系统管理员的批准，任何人不得打开机箱盖，严禁对机箱内的硬件进行带电插拔；擦试设备要用软丝绸、棉布等蘸中性清洁剂，不得用浓重的清洁剂或用水擦试设备。系统管理员对计算机、网线、集线器、路由器、调制解调器等设备每周进行保养和检查，保证计算机及整个网络的运行畅通和安全。出现硬件故障时，系统管理员提请集团公司经

5、济发展部信息中心硬件专业技术人员及时解决，并做好故障分析和检修记录，其他人员不得私自进行处理。软件管理 系统软件、应用软件、自行开发的文档资料由系统管理员统一保管，使用时要按规定手续办理，不得私自复制、修改和转借。财务部门在获得会计软件后必须做好多套软盘备份，并存放在不同地点。不得非法删除和修改系统文件，保证系统软件正常运行 未经财务部门主管批准，严禁在财务专用服务器上安装与会计电算化工作无关的软件。系统管理员负责会计软件的升级工作，以不断完善会计软件的功能，提高实效，并随时掌握会计软件的发展方向，逐步完成会计管理的电算化，会计分析、预测、决策的电算化。电算化软件的修改、升级和计算机等硬件设备

6、的更换工作，由系统管理员提出申请，经企业财务部门主管和集团公司总会计师同意后，按计算机管理办法报批。任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删数据，非系统管理员不允许打开原程序和数据文件结构。数据安全管理 数据备份 系统管理员于每天上午和下午下班前分别做两次数据备份，每天的备份数据应在与财务服务器不同房间的计算机中保存一份，企业至少应保留最近 10 天的备份资料。系统管理员在每月结账后，分别在计算机硬盘和备份设备上做数据备份，并报集团财务部一份。数据备份盘（带）由集团公司财务部指定的专人保管，不得外借。数据备份盘需要备份的内容主要包括能够完全恢复会计系统正常运行的最小的数据，包括系

7、统设置文件、科目代码文件、核算项目文件、期初余额文件、记帐凭证、报表、上机操作记录等数据文件。使用数据备份盘（带）时，必须经财务部门主管批准，由系统管理员进行操作，操作时必须保护好数据备份盘（带），操作完成后，必须对数据备份盘（带）进行数据完整性检查，并作好操作记录。病毒防治 财务部门须备有正版杀毒软件，并及时进行杀毒软件升级，系统管理员至少每周对财务专用服务器和专用计算机进行一次查毒、杀毒工作。并对查毒、杀毒情况作好记录。财务专用服务器必须作成单独的域进行管理，并设置开机和屏保口令，对财务专用服务器必须安装防火墙。财务部门的软盘以及外部门的软盘、光盘一律需经系统管理员检测合格后方能在财务专用

8、计算机上使用，财务机房磁盘未经系统管理同意，不得擅自拿到另外的计算机中使用。电算化系统运行异常，系统管理员要及时进行检查和维护，对整个检查过程以及发现的问题都要作好记录，如遇不能解决的问题请及时与会计软件供应商联系，并争取最短的时间里解决问题，以确保会计数据安全。5 电算化会计管理 电算化会计岗位设置 财务部门设出纳员、凭证录入会计、复核会计、记账会计、系统管理员等电算化会计岗位，企业财务部门主管根据工作性质具体确定各岗位工作人员后报集团公司财务部备案。出纳员使用电算化软件中的出纳模块登记现金日记账，办理现金收付业务。出纳人员不得担任记帐凭证的录入工作。凭证录入会计按照操作规程录入凭证数据，并

9、负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。复核会计负责记账凭证会计处理合规性、原始凭证与记账凭证一致性复核，复核会计不得修改记账凭证。记账会计负责已复核数据的入帐和入帐后凭证、帐页的打印输出与整理装订工作，负责程序盘、存档数据盘与已打印凭证、帐页及其他资料的保管工作，协助系统管理员定期做好数据备份和数据资料的安全与保密工作。系统管理员负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统使用的组织管理，分配操作人员的工作权限，设置操作使用人员的保密字。系统管理员不得修改已录入凭证。操作人员应严格在规定的权限范围内进行软件操作，

10、不得越权操作。电算化会计口令管理 集团公司财务部系统管理员负责建立财务用户密码台帐，对集团公司财务部及各成员企业财务部门的用户密码及其变动情况实行登记管理。各成员企业财务部门工作人员应建立本人的密码台帐。集团公司财务部系统管理员必须对用户密码，电算化会计人员必须对本人密码的安全性、保密性负责，不得泄露。密码的字符不能少于 6 位，必须是数字与字母相结合。各用户密码必须每月更换一次，操作人员如有变动，必须随时更换密码。集团公司财务部定期对用户密码更改、使用情况进行检查。财务人员临时外出，可以将本人密码转告工作交接者，但必须办理临时委托手续。当本人正常工作时必须更改密码。系统运行过程中，操作人员因

11、事离开现场，必须在离开前退出会计软件系统，以防止其他人越权操作。电算化会计基础工作要求 集团公司及成员企业实行电算化会计采取统一的电算化软件，同行业内采用统一的账务设置模式、统一的会计核算方法。登记入帐的经济业务必须填制记帐凭证，摘要须规范填入，同类经济业务的摘要应有规律性，应尽量增大其信息容量。记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。电算化会计核算应尽量细化明细科目和核算项目。由凭证录入会计输入计算机内的会计凭证，必须经复核会计审核无误后，方可由记账会计进行记帐操作。打印输出的记帐凭证，各会计岗位必须签名或

12、盖章，附必要的原始凭证。一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。转换会计年度时，须在新会计年度开始后的天内，完成结转各帐户的年初余额手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，上年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。帐务系统未经财务部门主管批准，不得向外单位人员演示，机房内所有作废文件、报表、纸张应集中存放，统一销毁。电算化会计人员的任何操作必须做相应操作记录，每月装订成册，由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。系统管理员在维护过程中，发现的异常现象和处理方法及处理结果须完整记录，不得进行任何未作登记记录的软、硬件维护工作

13、。各成员企业财务部门配备打印机一台，并安放于财务主管办公室。电算化会计的实施 成员企业在实施会计电算化过程中，由集团公司财务部提供人员及技术支持。计算机核算与手工核算须保持一段期间的并行，在此期间，可采用计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制的记帐凭证，审核后，据以登记手工帐簿。应用财务软件 3 个月以后，可申请集团公司财务部组织验收，验收内容包括岗位分工及权限设置、员工技能、内部控制程序、账务核算方法等。集团公司财务部验收合格后，报当地财政部门批准。6 会计电算化档案管理 会计电算化档案的种类 按照会计电算化的特点，会计电算化档案可分为：（1）存储会计数据的磁带、磁盘、光盘等各种磁介质载体；（

14、2）打印输出的记帐凭证、会计帐簿、会计报表等书面材料；（3）通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。（4）其他会计资料。会计电算化档案的保管 保管方式 存 储 于 磁 带、磁盘、光盘等各种磁介质载体上的会计数据必须打印输出一 份 书 面 材 料 保存。电算化会计档案要存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。存 储 于 磁 带、磁盘、光盘等各种磁介质载体上的会计数据及电算化软件应备份两份，存放于两个不同建筑物的专用保险柜内并定期检查、转储。保管期限。存储于磁带、磁盘、光盘等其他物质载体的会计数据保管期限为会计年度结束后 5 年，电算化软件保管

15、期截止该软件停止使用或有重大更改之后的 5 年。会计电算化档案的使用。会计电算化档案的使用须遵守公司相关规定，存储会计资料的磁带、磁盘、光盘等，未经企业总经理同意，不得外借或提供其他人员使用。7 罚则 有下列违反规定行为的，将给予责任人行政、经济处罚，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。（1）私自拆卸、改动计算机及会计电算化网络设备。（2）私自复制会计电算化软件，非法使用外来不明软件。（3）未按照规定进行会计电算化数据备份。（4）未按规定合理设置会计电算化岗位与权限。（5）越权操作电算化软件，使用他人口令操作或未履行手续将口令告诉他人使用。（6）未按规定对会计档案进行有效管理。7 附则 本制度由集团公司财务部负责解释。本制度自 2001 年颁布之日起执行，2000 年颁布的会计电算化内部管理制度（XA/ZD0502A-2000）同时废止。