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1、第8章 采购管理学习目的n了解采购管理的重要性及采购管理对企业整体经营的影响。n清楚采购计划的来源，明白采购作业有哪些前序作业。n了解采购部门的主要活动，学习企业采购业务流程的主要内容。n学习采购管理系统与计划、生产、库存等其他ERP子系统的关系。n采购就是购买企业生产和管理所需的各种物料。n研究表明：有效的采购能够降低原材料采购占用的资金、减少采购周期、提高产品质量、显著提高企业利润。n物料采购计划由MRP运算、安全库存、补货等产生，允许计划员进行调整；n采购需求计划确认之后产生建议采购订单，采购订单下达给供应商，系统通过采购进货和采购退货跟踪采购计划的执行情况和采购订单的完成情况，为MRP
2、提供动态、实时的反馈信息；n通过采购进货和采购退货生成供应商的应付账款，及时反映企业的应付款信息。8.1采购管理业务流程nERP中的采购管理业务流程根据采购活动分为：请购作业、采购作业、进货作业、退货作业、供应商管理。1.请购作业库存补货计划预测销售订单MRP处理生成采购单计划订单转请购单有特定供应商处理无特定供应商处理检查是否重新确定供应商来源供应商来源不需更改作业供应商来源需更改作业请购单产生流程请购单信息创建请购单生成采购单采购询价确认主管核准请购单请购作业流程n请购作业程序：请购作业程序：企业各部门要求采购部门采购某项原材料企业各部门要求采购部门采购某项原材料或服务，必须建立请购文件。
3、或服务，必须建立请购文件。请购文件审批后生成采购单。请购文件审批后生成采购单。下达采购单给采购部门完成采购活动。下达采购单给采购部门完成采购活动。n请购单产生的依据：请购单产生的依据：MRP计算、客户订单计算、客户订单或销售订单、安全库存补货、人工录入等或销售订单、安全库存补货、人工录入等方式产生。方式产生。n处理请购单时根据各单项物料检查请购情处理请购单时根据各单项物料检查请购情况和库存情况，并确认供应来源。况和库存情况，并确认供应来源。2.采购作业供应商报价处理请购单报价选择询价生成采购单采购单审核采购单处理采购单进度跟踪采购作业监控采购预计进料表采购交货状况表采购采购作业流程n采购作业流
4、程：请购单转采购单，确认采购数据正确无误后即可启动采购作业流程。采购单包含：采购项目、采购数量、价格、供应商、交货期等。询价：请可能的供应商针对采购项目提供报价、交货时间、交货质量和交货价格等，提供给企业最佳的采购条件。将供应商报价单录入电脑，作进一步供应条件和价格的比较，从中选择出最合适的供应商。采购询价确认：一旦确定了供应商和采购项目及采购条件，采购人员就可与供应商签订合同。采购跟催和采购监控作业流程3.进货作业监控采购单订货相关文件处理生成进货单进货单确认验退进货检验采购收货记录n当供应商送来采购物料并准备验收入库时，当供应商送来采购物料并准备验收入库时，采购部门签收相关文件及物料，进行
5、各项采购部门签收相关文件及物料，进行各项进货作业。进货作业。n作业流程：作业流程：n验收采购物品数量，对进货单的价格进行验收采购物品数量，对进货单的价格进行检查；检查；n将进货单与采购单或制造工单等文件进行将进货单与采购单或制造工单等文件进行详细对照；详细对照；n如果需要进行质量检验，可根据质量检验如果需要进行质量检验，可根据质量检验情况确定进货物料的验收、验退；情况确定进货物料的验收、验退；n货款支付货款支付n进货单确认信息要写入到：进货单确认信息要写入到：n采购单中改变供应商的已交数量；采购单中改变供应商的已交数量；n写入到库存记录中改写该物料的库存记录写入到库存记录中改写该物料的库存记录
6、值；值；n反馈到供应商管理系统中，更新供应商的反馈到供应商管理系统中，更新供应商的供货记录。供货记录。4.退货作业退货信息创建退货进度跟踪退货确认退货核算退货单采购进货记录n退货的原因：n供应商供货超量n供应商送来的物料经检验不符合采购合同要求5.供应商管理供应商管理等级设定供应商质量问题记录对供应商供货抱怨收集供应商基本信息录入供应商管理工作建立采购数据录入采购作业设定采购单位设定生成供应商代码8.2采购管理系统功能与模块结构n1.基本信息设置模块n实施采购管理首先要输入与采购有关的基本信息，这些信息包括：n采购人员的代码、姓名、部门及名称；n与采购有关的物料号、物料分类、型号规格、采购计量
7、单位、订货策略、标准批量；n供应商类型与性质设置；n进货地址名称及代码、邮政编码、电话、联系人等。n2.供应商管理模块n它记录供应商：供货范围、供货能力、供货质量、合作的历史记录。n作用：选择供应商和供货来源；n供应商报价管理：提供供应商对各种物料在一定数量上的单价，供企业选择；n供应商评价：对指定物料的供货数量、单价、一次校验合格率和准时到货率。n3.采购作业管理n录入请购单和维护尚未确认的请购单；n对请购单来源进行管理，请购单来源可能是计划预测、销售订单、库存补货、MRP计算等，将各种请购来源计划进行合并，合并审核后生成采购计划；n请购单审核是对请购单通过审核人员的核准并与以过帐，使请购单
8、确认生效。n请购单查询：n生成采购单：已核准未过账的采购数据按供应商分组，对每个供应商的所有采购信息赋予一个采购单号。n采购单下达：确定采购人员、下达日期等予以完成采购单下达。n4.进货管理模块n根据进货通知单的输入完成进货登记处理，其内容有：进货单号、进货物料名称和编号、供应商代码、采购单号、进货日期数量等。n进货验收及处理是根据验收单据的输入完成验收单号、进货单号、物料号及名称、合格品数量批量、检验日期等数据的处理。n5.应付账款管理n根据供应商的付款比例算出付款计划，并将信息反映到财务管理系统。8.3采购管理系统与其他ERP子系统的关系MRP采购管理库存管理质量管理成本管理应付账款计划来
9、源检验入库补货8.4采购管理系统的软件应用n易飞ERP采购管理的流程从设置基本数据开始，可以完成请购、采购、进货、退货、供应商管理等各项采购作业；n执行各业务的过程中：产生请购单、采购单、进货单等业务单据；n对供应商进行评级。n图2.1.9采购管理子系统流程图：基础数据设置、供应商管 理、请购作业、采购作业、进货作业、退货作业。8.4.1基础数据设置n录入付款条件 MRP建议计划手工追加计划 认证供应商供应商文档预算/权限审查请购单采购单生成合并处理打印采购合同跟踪采购单接受采购单检验/免检退货处理付款处理供应商业绩评价审批？其它采购单？常规采购规范化的采购流程规范化的采购流程始终补充？质量？
10、定单/质量/价格质量/交货期/价格控制点计划阶段执行阶段财务及评价差良询 价 比价n采购单据性质8.4.2供应商管理n供应商管理提供供应商基本信息录入与维护；n自动统计供应商的供货记录，如各月份进货金额、不良率、超期率等等；n从供应商ABC分析表了解供应商的重要程度。8.4.3请购作业n请购作业是因物料需求和其他需求而产生的内部申请和审查流程，经审核的请购信息将成为采购流程的开端。n1.录入请购单n请购单来源：MRP、LRP、再补货建议表（安全库存）和其他请购来源。n请购作业是根据内部管理需求，再下达采购单前，先进行需求的审查，然后由授权主管审查这些需求的合理性（包括日期、数量、单位及来源）。
11、n2.维护请购信息n采购人员针对已审核的请购单信息，进行采购前的询价、比较、议价等作业，并在下达采购单前对相关信息作最后确认。n3.从请购单生成采购单n采购人员针对已经处理完成的请购单信息，转成采购单信息。n输入请购单条件，系统直接自动将请购单生成采购单。8.4.4采购作业n采购作业包括采购单的录入和审核、采购单更改、采购业务结束、采购跟催和采购单作废等作业内容。1.采购单录入和审核n手工录入采购单：单号、采购种类、名称、物料号、采购数量；n录入完成后要对采购单进行审核：采购信息的正确性，经审核后的采购单才能有效完成进货作业。n对于由采购申请单生成转化而来的采购单，则从这里查看和审核采购单。2
12、.采购单的更改n对于还未审核的采购单的更改，可直接找出欲更改的采购单，更改即可。n对于已审核的采购单，必须保留更改记录者，通过“录入采购变更单”处理。3.采购单结束、跟催和作废n采购单结束是进货时，如果进货已交数量大于或等于采购数量时，则将该笔采购单设置为结束；n采购管理子系统提供许多采购报表的打印，可以打印“采购预计进货表”，来了解采购预计交货情况、作为跟催的依据；n采购单输入有误，而且进入采购进货阶段，可以将该单指定为作废。8.4.5进货作业n1.录入进货单n进货单是采购进货记录的登录，录入进货收料的有关信息，如收料数量、采购单价、总价款、供应商等n2.进货验收n到货后由质检人员进行进货检验，并将检验结果通过“验收”功能输入验收日期、验收数量等；若有不良品退货，还可生成扣款信息。n完成此作业之前，必须在质量管理子系统里录入进货检验单并进行已设检验项目的检验。n3.验收入库审核和进货单作废，进货单验收完成后对进货单进行审核。8.4.6退货作业n1，录入退货单n2.退货单审核n3.退货单作废