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1、昆 明 大 学 学 报(综 合 版)2000,(1):76 77CN 53-1144/G4Journal of Kunming University业务招待费用财务管理与会计核算方法探讨X张 雷(昆明大学 经济系,云南 昆明 650118;36 岁,男,讲师)摘要:本文分析了目前业务招待费用在财务管理与会计核算实务中存在的问题,提出了相应的改进建议。关键词:业务招待费;管理;核算1 现行会计核算与财务管理规定按照我国现行财务制度的规定,业务招待费是指企业为业务经营的合理需要而支付的费用。企业在业务招持费用发生时,可据实列入/管理费用0,直接计入当期损益。但全年的业务招待费用列支数额必须按照一定
2、的计提标准加以控制。企业具体计提业务招待费用的办法和标准是:全年销售净额(或营业收入)在 1500 万元以下的,最多按年销售净额(或营业收入)的 5j 计提;超过1500 万元(含 1500 万元)但不足 5000 万元的,最多按超过数额的 3j 计提;超过 5000 万元(含5000 万元)但不足一亿元的,最多按超过数额的2j计提;超过一亿元(含一亿元)的,最多按超过数额的 1j计提。根据上述规定,企业在进行年度财务决算以及地方税务局在核实调整企业的年度应纳税所得额时,必须按照业务招待费用的计提标准,计算和确认当年可以列支的业务招待费用数额。对超标准多列支的部分,要从费用总额中予以剔除。2
3、费用管理与会计核算中的问题在企业的费用支出项目中,业务招待费用可以说是令企业管理人员和会计感到较难处理的问题。一方面在企业的正常业务活动中,经常性的接待应酬费用开支难以避免,且开支的具体项目繁多,一次支出的数额少的几十元,多的上几千元。另一方面,会计在处理这些费用支出单据时,按照业务招待费用的性质规定,往往只对实际用于业务招待开支的餐费、住宿费等单据予以报销,且因受企业销售收入总额的限制,在年度内能够报销入帐的业务招待费用数额只是总支出数额中的一部分。假设一个中小企业全年的销售收入规模如果是 100 万元,则按规定全年可以列支的业务招待费用数额只为五千元。可以想象,即便是一个小型企业,一年内也
4、不可能只发生这么少的业务招待费用开支。因此业务招待费用支出与会计处理的矛盾在广大的中小企业中大量存在,并且十分突出。对于超过年度核销限额以上的那部分业务招待费用开支数额,如何处理,在现行财务制度中没有明确规定,实际上是要求企业在税后利润中列支。显然,无论是从企业经营管理需要还是从会计处理的一般原则来考虑,这种会计处理方式并不是很恰当。因为,在市场经济条件下,企业在开展业务活动时,这些招待费用的开支是难以避免的。既然是企业必须的业务费用支出,按照会计的全面反映经济业务的要求,应在费用发生时如实登记入帐,并最终全部计入损益,而不是一部分计入损益一部分由税后利润承担。至于一项费用支出业务要一次计入本
5、期损益还是分期摊销到各期损益中,按照划分收益性支出和资本性支出的原则要求,主要是取决于支出的受益期限有多长。如果费用支出的受益期限在本期,应在发生时计入当期损益。如果费用支出的受益期限超过本期,则应采取分期摊销的会计处理方式。可以看出,现行的企业财务制度对业务招待费用的性质、范围和会计核算方法的规定,不够具体明确和恰当。因而导致了企业在处理这一费用X收稿日期:2000-01-03的发生和进行会计入帐处理时较为混乱,出现的问题较多。如当企业发生不属于业务招待开支而更具有应酬开支性质的礼品费、娱乐费等费用时,业务员为了能报销,可能就会以餐费名义开据发票报帐。而会计在进行帐务处理时,对企业超过限额支
6、出不能在本年度内正常入帐的业务招待费用数额部分,则采取设立小金库帐或内部帐等办法单独入帐。这些做法在某种程度上对企业做假帐行为起到了推波助澜的消极作用。3 费用管理与会计核算方法改进建议企业的业务招待费开支较难控制,也容易出现业务员虚报等行为,因此从宏观和微观角度考虑都有加强管理和核算的必要。很多企业领导为加强财务管理,实际上在企业内部也制定了较为严格的业务招待费开支控制制度。国家现行的业务招待费用财务管理和会计核算规定,更多的是从宏观管理需要出发,而且是在九十年代初期,我国正处于市场经济起步阶段,对企业的业务招待费用支出认识不足,未能给予足够重视的情况下制定出来的,因而显得过于简单化。如今随
7、着市场经济的发展,企业的经济业务环境和行为方式已发生了很大变化,原有的业务招待费管理和核算规定已难以适应新的情况,应适时对其进行改革和完善。对此,拟提出以下改进管理和核算办法意见:1)将/业务招待费0名称改为/应酬费0。/业务招待费0的含义过窄,不能涵盖市场经济条件下企业因生产经营需要而发生的诸如礼品费、娱乐费、旅游费、食宿费等各种应酬开支。使用/应酬费0名称,更能体现费用的属性。2)应酬费用的管理按其性质分为两类。一类是与企业供应销售业务有关的应酬费用,对这部分费用的管理,仍继续采取根据企业当期(月)实现销售数额的一定比例(对中小企业的计提比例可在现基础上适当提高)控制其计入当期损益数额的办
8、法,列入/销售(经营)费用0帐户核算。另一类是与企业日常管理活动和投资等其他活动有关的应酬费用,对这部分费用的管理,可考虑按企业各会计期(月)实现的营业利润额的一定比例控制其计入当期损益数额的办法,列入/管理费用0帐户核算。3)应酬费用的会计核算根据发生数额的大小,分别采取直接摊销或先归集后分期摊销两种方式。为了全面反映企业所发生的各种应酬费及其数额,企业应在费用发生时分别情况如实登记入帐。对发生的每一笔应酬费,数额较小时,可以根据费用的性质直接记入相应的/销售(经营)费用0或/管理费用0帐户下设的/应酬费用0明细帐户。数额较大时,根据费用的性质先分别记入/待摊费用0帐户下设的/销售应酬费0和
9、/管理应酬费0两个明细帐户中,月末再根据两种应酬费用的计提办法和控制标准,计算出本期应计入损益数额,并与/销售(经营)费用0或/管理费用0帐户下设的/应酬费用0明细帐户的实际入帐数额相比较,对不足控制标准的差额部分,则从/待摊费用0的相应明细帐户中结转摊销入/销售(经营)费用0或/管理费用0帐户。对于超控制标准的多计数额部分,则从/销售(经营)费用0或/管理费用0帐户中结转入/待摊费用0帐户中。到年底进行财务决算时,也照此方法进行帐务调整。以上应酬费用的财务管理和会计核算办法,虽然比现行办法繁琐一些,但一方面可以使企业能够全额反映所发生的各种应酬费用,便于企业内部和经济管理部门分别考核和管理两类应酬费用的发生情况。另一方面由于对企业应酬费用计入会计期损益的数额仍按一定的标准进行控制,因而可以避免企业乱摊应酬费用并导致期末财务成果虚亏和地方税收流失等问题。当然,在一定期间内,/待摊费用0帐户下的应酬费余额可能会增大,但从长期来看是会相对稳定的。77第 1 期 张 雷:业务招待费用财务管理与会计核算方法探讨