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1、职业技术学院档案管理制度一、学院形成的档案真实地记录和反映了学院创业发展 的历程和成就，是学院的宝贵财富，全院教职员工必须高度 重视和支持档案工作。档案工作必须实行统一管理，确保档 案的完整、准确、系统、安全。二、结合学院档案管理实际条件，现阶段文书档案、科 研档案、基建档案、声像档案、实物档案由学院综合档案室 管理，人事档案由组织人事处管理，会计档案由发展规划与 财务处管理，教学、学籍档案由教务处管理，学生档案由学 生处管理。三、学院各职能部门均为立卷部门。各部门要有一位负 责人分管本部门的档案工作，并确定1名兼职档案人员，负 责本部门档案材料的收集、整理、归档和移交工作。四、学院各职能部门
2、的立卷归档是学院档案工作的基本 制度和基础，各相关部门必须分工明确，协同配合。学院分 管档案工作的院领导、各部门分管档案工作的负责人要加强 对部门人员的档案意识教育，要把涉及相应范围的档案工作 纳入学院和部门工作规划，纳入管理制度，纳入有关人员职 责范围。五、凡学院、上级、同级、下级的具有查考价值的文字、 图表、薄册、声像等不同载体形式的历史记录，均应整理归 档。六、凡是教职工发表的论文、出版的著作、科研成果和 获奖证件应及时到学院档案室进行登记，并交1份存档，由 档案室盖章后方能作为奖励和晋升职称等依据。七、文书档案于次年六月底前立卷归档，科技档案在任 务完成后整理移交，会计档案于次年三月底
3、立卷，隔年移交, 基建档案应在工程竣工验收后整理、移交，人事档案、学生 档案、学籍档案分别由组织人事处、学生处、教务处根据相 关要求单独整理、保管，声像、照片、实物档案在任务完成 后及时移交归档。移交时，交接双方应在清单上签字。八、立卷归档的文件材料的种类、份数、页数应完整齐 全。归档材料、归档时间、组卷方法、保管方法均严格按档 案法的技术规范和要求执行。九、学院的发文，档案室应留存两份，一份立卷归档, 另一份存发文汇集。十、档案的接收、移出、外借必须办理登记手续。档案 一般不外借，确需借出利用，须经分管院领导同意，办理借 阅手续，方可借出，但必须按期如数归还。十一、学院工作人员查阅其所属业务
4、档案，应在档案室 办理登记手续方可查阅。跨业务性质的档案，确因需要，经 分管院领导同意并办理登记手续后方可查阅。十二、凡外单位查阅档案者必须持有该单位的介绍信,注明查阅的内容和用途，办理登记手续，经分管院领导同意 后方可查阅。十三、凡查借阅者必须爱护档案，不准撕毁、拆卷、划 线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无 损，违者必究。十四、档案库房是机要重地，非档案工作人员原则上不 允许进入档案库房；档案工作人员在库房内不允许从事与库 房工作无关的其他活动。档案库房的管理严格按档案法 的要求执行。十五、档案工作人员必须自觉遵守保密法和保密 守则，严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用 与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。档案 工作人员泄露档案机密或者对档案造成损坏，将视情节轻重, 按照相关规定进行处理，并追究其分管领导的责任。十六、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作， 认真办理交接手续。移交文件材料必须填写档案材料移交 清单一式三份（其中一份由交者保存，两份由接者保存或 使用）。移交时应将与档案相关的资料、检索工具一并移交。十七、本制度由党委、行政办公室负责解释，自发布之 日起开始执行。