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1、 程 序 文 件 文件名称：文件编号：版号：A 编 制：日期：审 核：日期：批 准：日期：受控状态：生效日期：分 发 号：程序文件 文件编号：文件和资料控制程序 版号/修改状态：A/0 第 4 页 共 6 页 1 目的 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2 范围 适用于质量管理体系文件及相关外来文件的控制。3 职责 3.1 质量管理部负责归口管理质量手册、程序文件和公司性工作文件的编制、发放、管理和更改控制；3.2 各部门负责本部门范围内专用文件及资料的编制、发放、管理和更改控制；3.3 行政人事部负责外来非技术类文件及内部公文的归口管理；3.4 研发中心
2、负责与研发相关的外来和内部非涉密技术类文件，行业相关电子技术标准的收集、管理；3.5 行政人事部负责公司内部网站电子文件专栏权限的设置。4 工作程序 4.1 文件的分类及保管 4.1.1 质量体系文件（1）质量手册（2）程序文件（3）工作文件（4）质量记录 4.1.2 其他文件（1）公文（本单位收文、发文等）；（2）行业、国家和国际标准；4.2 质量管理体系文件的控制 4.2.1 质量管理体系文件编码及含义 质量管理体系文件的编号由文件编号、版号/修改状态、页码、分发号等组成。4.2.1.1 文件编号由公司代号、文件类别代号、文件顺序号、批准年号组成，组成形式如下：程序文件 文件编号：文件和资
3、料控制程序 版号/修改状态：A/0 第 4 页 共 6 页 JD 批准年号 文件顺序号 文件类别代号 公司代号 文件类别代号由公司质量管理部根据情况进行更改，规定如下：质量体系文件名称（类别）代号 质量手册 SC 程序文件 CX 工作文件（相关文件）GZ 质量记录 JL 质量计划 JH a)文件的顺序号用位数表示，按发布文件顺序编写，例 01、02如此类推。文件经运行后，根据需要将多项内容合并为一项或将一项文件分成多项时，原编号应停止使用，另行编号；质量手册无需顺序号。b)年号用四位数字表示，写上当年发布的年号，例如 2016。c)行政文件的编号“字YYYYX号”中的“YYYY”表示年号，如今
4、年是 2016 年，则用 2016 代替“YYYY”，依此类推。“X 号”中的“X”表示发的第几号公文，如第一次发文，则为 1 号，其它依此类推。d)各部门/单位代码如下表所示：序号 部门/单位名称 代码 序号 部门/单位名称 代码 1 公司 00 4 市场部 03 2 行政人事部 01 5 质量管理部 04 3 财务部 02 6 研发中心 05 程序文件 文件编号：文件和资料控制程序 版号/修改状态：A/0 第 4 页 共 6 页 4.2.1.2 版号是记录版本号变更的情况，即第几版（用大写英文字母表示，如第A 版、第 B 版如此类推），修改状态是记录第几次修改（用阿拉伯数字表示，如A/1、
5、A/2，文件经多次修改后再版，其版号需重新编写）。受控文件由发布部门在文件封面版号栏中记录版号变更号。4.2.2 外来文件不需另行编号，按其原有的编号使用。4.2.3 质量手册和程序文件的控制 4.2.3.1质量手册由质量管理部组织编制，管理者代表审核，总经理批准实施，再由质量管理部登记发放。4.2.3.2程序文件由各主要责任部门负责编写，由编写部门负责人审核，管理者代表审批，质量管理部将程序文件汇编成册登记发放。4.2.3.3 部门工作文件由各部门组织编制，经公司主管领导审批后由各部门负责保管和分发。并报质量管理部备案存档。4.2.4 文件的发放 4.2.4.1 质量手册、程序文件审批后，其
6、电子版由质量管理部在公司服务器上统一发布，其纸版文件统一由质量管理部负责打印、复印和分发。4.2.4.2 部门工作文件的电子版发布和纸版的发放由各部门自行控制，原则是：必须确保部门内的所有相关人员能够随时阅读到工作所需的相关文件。4.2.4.3 涉及公司的各部门工作文件，可以在服务器上发布，发布权限由质量管理部统一控制。4.2.4.4 所有纸版文件的发放必须加盖“受控”印章，并填写文件收发登记表。文件收发登记表由发放部门存档备查。4.2.4.5 提供给认证机构的文件使用纸版受控本。提供给咨询机构、顾客以及上级主管部门的文件使用纸版受控本。4.2.5 文件的管理 4.2.5.1 公司服务器上的在
7、线文件由系统自动进行备份。此外，质量手册、程序文件的电子版由质量管理部定期进行备份，备份时间为每年文件作重大修改后。部门工作文件由各二级部门自行进行备份。4.2.5.2各部门在每次内部质量审核前全面检查各类在用文件的有效性，核查各使程序文件 文件编号：文件和资料控制程序 版号/修改状态：A/0 第 4 页 共 6 页 用者手中文件，确保文件保持清晰，易于识别和检索，发现问题及时处理，必要时予以修订。4.2.5.3作废的纸版文件如需保留，必须加盖“作废保留”印章方可留用。4.2.6 文件的更改 4.2.6.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写文件更改申请单，说明更改
8、原因。4.2.6.2文件更改的审核、批准应由原审批人进行，若原审批人离开岗位，则由接替其岗位的人员审批。4.2.6.3 文件更改后，必须将更改情况记载在文件更改明细表上并及时告知文件使用人。4.2.6.4 文件每次更改后，应及时更新网上电子版和所发放的纸版本文件，确保文件有效性。4.2.7 文件的作废与销毁 4.2.7.1 有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放和使用场所收回，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。4.2.7.2 需销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请表，经部门负责人审核，管理者代表批准后销毁。公司服务器上的电子文件也应及时删掉过期或作废文档。4.2.8 文件的借
9、阅及复制 借阅、复制与体系有关的文件，应填写文件借阅申请表，由相关部门负责人审批后方可借阅、复制。4.3 外来文件的控制 4.3.1 行政人事部收到外来文件，交由主管公司领导识别其适用性后，控制分发并确保其有效。4.3.2 研发中心负责收集用于研发或生产的国家、行业相关标准的最新版本，统一编号，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。4.3.3 外来文件如为受控文件应列入受控文件清单。4.4 使用与保管 程序文件 文件编号：文件和资料控制程序 版号/修改状态：A/0 第 4 页 共 6 页 文件使用人负责保管好其所借用的所有文件和资料。未经许可不得自行复制或转借（包括内部转借或外借）他人使用。如确
10、因工作需要复制或外借时，则需走相应复制审批流程或文件输出审批流程。文件受到损坏影响使用时，使用人可以到文件发放部门办理更换手续。4.5 以软盘、光盘为媒体的文件的控制 4.5.1 标识 软盘、光盘应以名称和编号进行标识，编号方法可采用项目编号加序号加年代号加部门代号等方法进行编制，做到方便检索。4.5.2 文件目录 对软盘或光盘中的文件应列出目录（文件名、编号、文件批准日期），该目录可以直接写在盘上也可以写在装盘的封袋上。4.5.3 保存 软盘、光盘的保存环境应满足防磁化、防潮湿、防霉变等要求。4.5.4 其它管理要求 软盘、光盘的其它管理要求应符合本程序文件的规定。4.6 文件的受控状态 文
11、件按受控状态分为“受控”和“非受控”，文件发放时应注明受控状态，以确保能对“受控”按规定进行回收和更改；对“非受控”，不进行回收和相应的更改。4.7 产品、项目技术文档资料的管理应执行产品技术文件管理办法。5 文件资料控制情况的监视与测量 对文件资料的控制情况，采用以下方法进行监视和测量：a）质量管理部通过日常督查，定期、不定期检查各部门文件资料管理情况。b)内审是文件管理的全面检查、评价。当发现文件有失控现象时，质量管理部应查明原因，按改进控制程序改进文件资料控制工作。6 相关文件 6.1 软件设计和开发控制程序 6.2 产品技术文件管理办法 程序文件 文件编号：文件和资料控制程序 版号/修改状态：A/0 第 4 页 共 6 页 6.3 改进控制程序 7 记录 7.1 文件收发登记表 7.2 文件更改申请单 7.3 文件更改明细表 7.4 文件销毁申请单 7.5 文件借阅申请表 7.6 受控文件清单 序号 文件更改通知单 实施日期 序号 文件更改通知单 实施日期 1 6 2 7 3 8 4 9 5 10