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1、宁波诗兰姆汽车零部件有限公司程序文件文件和资料控制程序文件编号：Q/NSLMCX-04-01版本：1.0拟制：日期：审核：日期：批准：日期：2003.04.10 发布实施宁波诗兰姆汽车零部件有限公司文件和资料控制程序编号：Q/NSLMCX-04-01页数：4版本：1.01 目的确保使用文件的适用性，系统性，协调性和有效性，并在质量体系有效运行起作用的各 个场合都能及时得到并使用统一、有效的文件，而且及时从所有发放场所撤走失效和作废的 文件，以防止误用。2 适用范围适用于质量体系有关的所有文件和资料的控制，也包括顾客提供的技术标准和资料的控 制。3 相关文件Q/NSLMCX-04-02质量记录控
2、制程序术语一级文件：质量手册二级文件：程序文件三级文件：作业指导书类、操作规程、技术文件、检测文件、制造文件四级文件：质量记录表单内部质量体系文件：含一、二、三、四级文件技术文件：产品图纸，技术标准，产品开发过程中的各种资料：工、模、检设计图纸（含 总装图），工艺文件，检测文件，外来文件及图样等。外来文件及图样：指顾客提供的标准、规范、图纸、样品，以及本公司收集的且必须执行 的国际标准、国家标准、行业标准等。检测文件：检验规程、检验计划、检验作业指导书、测量计划，各种试验设备资料、量具 资料等。制造文件：生产计划、生产设备使用规程及说明，生产进度表等。5职责人事财务部是文件和资料控制程序的归口
3、管理部门，负责外来文件和内部文件的控制存 档和发放。并设立资料室。1.1 各相关部门是相关文件的协办部门。1.2 各部门负责所归口文件与实际操作相左时的文件修改、组织评议，并报管理者代表批准。6 工作程序文件和资料的控制范围及状态6.1.1 文件和资料的控制范围含内部质量体系文件、技术文件、作业指导书类、操作规程、 检测文件、制造文件。6.1.2 文件和资料的控制状态分“受控”和“非受控”两种。受控文件包含文件和资料控制范 围内所有文件，并需加盖“受控”红章，进行标识；非受控文件指不具备指导生产意义或与 质量无关的文件。受控与非受控文件均应得到公司相关领导的确认，未确认的文件不得在本 公司内流
4、转、使用。6.2 文件和资料的制订、审核、批准和发布文件和资料的制订6.2.1.1 文件和资料的制订，应按公司编码规定（附件1）对文件和资料进行标识。6.2.1.2 程序文件的书写格式：1.目的，2.适用范围，3.相关文件，4.术语，5.职责，6.工作程 序，7.记录表格。若有项目无内容，须注明无，不得省略。6.2.1.3 受控文件的制订、修改应按表4.1-1进行。6.2.1.3.1 批量生产产品的生产技术文件的修改由制造部负责，原批准部门批准。6.2.1.3.2 新产品在批量生产接转前由产品开发部制订，按表4.1-1审核、批准。产品批量生 产三个月后，按执行。6.2.2 文件和资料的审核、木
5、匕隹受控文件的审核、批准应按表4.1-1进行，当涉及跨部门的文件，应由职能部门制订, 相关部门会签，管理者代表批准。序号文件名称制订审核批准质量手册管理者代表管理者代表总经理程序文件相关部门管理者代表总经理-技术文件：产品图纸、技术 标准相关部门部门经理总经理技术文件：工、模、检设计 图纸、外来文件及图样相关部门部门主管部门经理作业指导书类相关部门部门主管部门经理工艺文件、操作规范相关部门部门主管部门主管检测文件质保部部门主管部门经理四质量记录表单格式相关部门部门主管管理者代表表 4.1-16.2.3 文件和资料的发放受控文件按本程序表4.1-1中规定的管理权限发放，发放前，文件制订部门应通知
6、资 料室发放范围，文件原件交资料室归档，资料室按确定的范围进行发放。发放时，领用人应 在文件分发清单上签名。.2.6.2.3.1 受控文件如有丢失或破损严重、影响使用的，文件使用人应及时填写文件补发/更 换/领用申请单，由总经理批准，到资料室办理补领/更换手续。6.2.3.2 外来文件及图样完成确认后，由公司资料室进行管理，并在公司局域网上进行资料收 文通知，开发部根据工作需要，通知资料室进行相关资料的下发及查阅、借阅。序号文件名称下发部门1FMEA、过程流程图、控制计划产品开发部、制造部、质保部2二次配套清单产品开发部、制造部、质保部、商务部3标准/规范产品开发部、质保部6.2.3.3 资料
7、室对公司现行有效的受控文件汇编成文件和资料的现行修订状态控制清单， 共享于公司局域网上，以利于各部门参阅，且做好日常备份。6.2.3.4 外发技术文件，发放部门需填写外发技术文件申请单（需注明发放厂家，发放状 态），鉴于技术保密性，应由产品开发部经理审核，总经理批准，资料室做好记录，方可外发。6.3 文件和资料的更改6.3.1 更改方法文件和资料的更改包括局部更改和换版两种方法。局部更改可采用在原处划改和换页的 方法，原处划改适用于更改文字数少的情况，换页适用于更改处所更改文字较多或不换页可 能影响使用的情况。6.3.2 更改文件的分类6.3.2.1 质量手册、程序文件及相应作业指导书的更改，
8、按原制订、审核、批准进行，并由 制订部门填写文件更改单，与更改文件原件交于资料室，按相关分发部门进行分发。6.3.2.2 技术文件、检测文件、制造文件的更改，按原制订、审核、批准进行，并由制订部 门填写文件更改单，与更改文件原件交于资料室，按分发部门进行分发。6.4 文件和资料的作废6.4.1 当文件作废时，首先由文件原制订部门填写文件更改单，按原审批进行，交资料室 按原文件分发清单收回，然后在文件回收/销毁登记表上作好记录，定期销毁，需保留的 应加盖“作废保留”章存档。6.4.2 质量记录的作废按各职能部门当年存档清单所列保存期限进行，超过保存期限的即为 作废。销毁情况记录于文件回收/销毁登
9、记表。销毁文件和资料时，要有三人以上监销，监 销人员在销毁前应认真清点核对，在文件回收/销毁登记表上签字（或盖章），并将销毁情 况报告部门主管，文件回收/销毁登记表应归档永久保存。文件和资料等的销毁应破坏至不 能使用。文件和资料的鉴定和销毁工作每年度一次，对已到保管期限的文件和资料进行整理。6.5 文件资料的归档6.5.1 文件资料的归档范围及归档时间详见质量记录控制清单。6.5.2 外来文件及图样应由收到部门及时交资料室存档，在5个工作日内经主管领导人主持 完成确认后，资料室受控下发才能投入生产使用。对于仅有意向，但尚未正式确定的有关产 品开发的技术文件，如：报价或询价的图样等，可在确认后由
10、相关部门向资料室借阅。6.5.3 本公司存档文件以纸质为准，必要时辅以电子媒体。6.5.4 文件资料及图样的储存环境必须注意防火、防水、防霉、防虫等因素。6.6 文件资料及图样的查/借阅文件资料及图样的查阅，由查阅人在文件查阅登记表上进行登记，并在资料室内 进行查阅，不可将所查阅的文件资料及图样擅自带离资料室。6.6.1 文件资料及图样的借阅，必须填写文件查/借阅申请单，由相关部门主管审核，总经 理批准后，并限定借阅期限，资料室在文件查/借阅登记表进行登记，并按借阅期限对借 阅人进行督促归还。对于样品的借阅，鉴于技术分析等原因，需破坏使用，除按上述规定进 行外，还应在文件查/借阅登记表注明破坏
11、不归还，以利于资料室在文件查/借阅登记表 进行注销。6.7 质量记录形式的设计和审定各部门根据工作需要，可自行设计质量记录，其格式应简明、清晰完整，内容应满足 所记录的质量活动的要求。6.7.1 质量记录表格经本部门设计，部门经理审核后，需报管理者代表批准，资料室登记， 统一编号后方可启用，并且格式样张由资料室保存。7 质量记录表格04-01-01文件和资料的现行修订状态的控制清单04-01-02文件分发清单04-01-03文件更改单04-01-04文件查/借阅申请单04-01-05文件补发/更换/领用申请单04-01-06文件借阅登记表04-01-07外发技术文件申请单04-01-08文件回
12、收/销毁清单.4.附件1宁波诗兰姆汽车零部件有限公司编码系统6.4文件和资料标识6.4.1 质量手册编号为Q / NSLM SC 2003I初版年代手册标识 公司标识 质量标识6.4.2 程序文件编号为Q / NSLM CX 0501 |流水号过程标识文件标识公司标识质量标识6.4.3 质量记录编号为050101a 版本号流水号 程序文件流水号 过程标识，依次类推。注：原版时编号为1601,第一次更改后编号后加个三级文件编号为：Q / NSLM ZD F01 流水号 部门编号 文件标识公司标识质量标识6.4.4 其它文件的编号方法如下:横杠 版本号版本号文件流水标识产品标识文件类别标识部门标识公司标识公司标识：NSLM部门标识：总经理室一 A部门标识：总经理室一 A人事财务部一 D制造部一 B商务部一C产品开发部一G质保部一Z文件类别：技术开发文件一 1 质量控制文件一2制造文件一3日常文件一4外部文件一5横杠：外部文件与具体产品无关的，产品标识可省去，可用横杠代替，其后就是流水 号。版本号：更改后依次类推为a、bz （注：若顾客有特殊要求，则按其规定进 行。）