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1、第六讲 数据分析及图标的建立学习目标学习目标 掌握数据图表的建立及编辑修改掌握公式及常见函数的使用掌握打印电子表格的各种参数设置数据分析及图表的建立数据分析及图表的建立 在在Excel 2003Excel 2003中可以对数据清单中的中可以对数据清单中的数据进行排序、筛选或汇总等，还可以数据进行排序、筛选或汇总等，还可以利用这些数据创建图表，直观地显示数利用这些数据创建图表，直观地显示数据。据。数据清单的概念数据清单的概念 在在Excel Excel 20032003中中，可可以以把把工工作作表表中中的全部数据称为数据清单。的全部数据称为数据清单。字段：数据表的一列称为字段。记录：数据表的一行
2、称为记录。字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。记录排序记录排序 数数据据的的排排序序是是把把一一列列或或多多列列无无序序的的数数据据变变成成有有序序的的数数据据。在在Excel2003Excel2003中中可可以以对对数数据据清清单单中中的的记记录录按按某某字字段段值值的的升升序序或或降降序序重重新新进进行行排排序序，升升序序为为从从小小到到大大的的顺顺序序，即即为为递递增，降序则反之，又称递减。增，降序则反之，又称递减。数数 据据 排排 序序 简单数据排序例如，需要对总分的高低进行排序，这种按照单列数据排序的要求，可以使用“常用”工具栏排序按钮实现。步骤：单击要
3、排序的字段列任意单元格；单击排序按钮（升序、降序）注意：如果其中有合并单元格的会出现提示信 息，在排序列中最好不出现合并单元格数数 据据 排排 序序复杂数据排序如果排序要求复杂一点，例如，现将同系的学生排在一起，然后按照总分降序排序，总分像同时按照英语得分排序。需要使用“数据|排序”命令步骤：选择数据列表的任一单元格 选择“数据|排序”鼠标单击主要关键字的下拉箭头，选择“系别”字段名，选中“递增”排列方式 依次选择次要关键字和第三关键字为“总分”和“英语”为“递减”数数 据据 排排 序序注意：为避免字段名也成为排序对象，可选中“有标题行”数数 据据 排排 序序注意：点击一个单元格相当于选择整个
4、表格，如果对整个单元格进行排序的时候，要求工作表中没有合并的单元格存在。在快速排序时不能选择一列数据，而只能选择要排序字段的任一单元格，否则排序时会出错。记录筛选记录筛选 一、建立“自动筛选”通通过过记记录录筛筛选选，可可以以在在数数据据清清单单中中只只显显示示符符合合特特定定条条件件的的记记录录，而而把把不不符符合合条件的记录隐藏起来。条件的记录隐藏起来。二、显示被隐藏的记录 如果要取消所有的筛选，显示全部记录，如果要取消所有的筛选，显示全部记录，可以选择菜单可以选择菜单“数据数据筛选筛选全部显示全部显示”命令项。命令项。如果要取消在某个字段上的筛选，单击如果要取消在某个字段上的筛选，单击该
5、字段的筛选按钮，选择该字段的筛选按钮，选择“全部全部”选项。选项。三、撤消筛选按钮（即取消自动筛选）撤消筛选按钮与建立自动筛选一样，选择撤消筛选按钮与建立自动筛选一样，选择菜单菜单“数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选”即可去即可去掉掉“自动筛选自动筛选”选项前的选项前的“”。数数 据据 筛筛 选选当数据列表中的记录非常多，用户如果只对其中一部分数据感兴趣时，可以使用Excel的数据筛选功能，将不感兴趣的记录暂时隐藏起来。简单自动筛选注意：筛选并不意味着删除不满足条件的记录，只是暂时隐藏。选择“全部”可以恢复被隐藏的数数 据据 筛筛 选选自定义自动筛选步骤：注意：针对文字字段，则在比较时还可以输入
6、“*”和“？”。我们只想看到如总分居前的五名同学，则可用“（前10个）”，输入最大数字5数数 据据 筛筛 选选数数 据据 筛筛 选选数数 据据 筛筛 选选 高级筛选步骤：现在数据列表以外的任何位置输入条件 区域；选择“数据|筛选|高级筛选”单击条件区域右侧的“折叠对话框”，选 择相应的条件区域；确定的得到筛选结果。注意：条件区域至少两行；首行为与数据列表 相应列标题精确匹配的列标题。同一行 上的体条件关系为“逻辑与”，不同行之 间为“逻辑或”数数 据据 筛筛 选选分分 类类 汇汇 总总分类汇总的特点：先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和之类的汇总运算。Excel具有分类汇总功
7、能，但并不局限于求和，也可以进行计数、求平均等其他运算，并且针对同一个分类字段，可进行多种汇总。简单汇总分分 类类 汇汇 总总分分 类类 汇汇 总总其中：“分类字段”：表示按该字段分类 “汇总方式”：表示要进行汇总的函数 “选定汇总项”：表示要选定汇总函数进行汇总的对象。分类汇总数据分级显示 Excel自动对列表中数据进行分级显示，在工作表窗口左边会出现分级显示区，列出一些分级显示符号，允许对数据的显示进行控制。分分 类类 汇汇 总总分类字段汇总的平均值分级显示区分分 类类 汇汇 总总 分类汇总数据分级显示 默认情况下，数据会分三级显示，通过单击分级上方的“123”三个按钮进行控制。1：只显示
8、列表中的列标题和总计结果2：显示列标题、各个分类汇总结果和总计结果3：显示所有的详细数据可知：1：代表总计 2：代表分类汇总结果 3：代表明细数据其中：1称为最上级；3称为最下级分分 类类 汇汇 总总隐藏下级数据显示下级数据分分 类类 汇汇 总总 嵌套汇总多次分类汇总嵌套汇总。例如：既想求各系英语平均分，又想对各系人数计数。则可如下进行。分分 类类 汇汇 总总方法：汇总方式：“计数”选定汇总项：“姓名”并取消其他选定的汇总项取消“替换当前分类汇总”复选框的选择，就可以叠加多种分类汇总结果。分分 类类 汇汇 总总计数汇总计数汇总结果分分 类类 汇汇 总总注意：自动插入的分类汇总行和普通行一样可以
9、进行格式的设置 数据分级显示可以设置，选择“数据|组及分级显示|清除分级显示”可以清除分级显示区域。而取消分类汇总可选择“数据|分类汇总”命令，在对话框内选择“全部删除”数据的图表化数据的图表化数据的图表化 将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更加直观、易懂。使得数据更加直观、易懂。创建图表 ExcelExcel的图表有两种类型，一种是嵌入式的；另的图表有两种类型，一种是嵌入式的；另一种是独立图表。一种是独立图表。创建图表的方法：使用图表向导；利用创建图表的方法：使用图表向导；利用“图表图表”工具栏或者直接按工具栏或者直接按F11F11
10、创建过程总结 选定数据区域选定数据区域 选择图表的类型和子类型选择图表的类型和子类型 修改选择的数据源区域和显示方式修改选择的数据源区域和显示方式 图表上添加说明性文字图表上添加说明性文字 确定图表的位置确定图表的位置数据的图表化数据的图表化创建图表打开“图表向导-图表类型”对话框后，选择图表类型和子图表类型，然后单击“下一步”，则进入下一界面，打开“图表向导-图表源数据”对话框在“图表向导-图表源数据”对话框中选定的数据自动填入“数据区域”框中，此时只需设置数据的组织方式，在“系列产生在”栏中选择“行”或“列”，单击“下一步”创建图表打开“图表向导-图表选项”对话框后，在“图表标题”文本框中
11、输入图表标题，在“分类(X)轴”文本框里输入分类轴的名称，单击“下一步”打开“图表向导-图表位置”对话框创建图表打开“图表向导-图表位置”对话框后可以设置图表的位置，可以嵌入到工作表中，也可以新建工作表，设置完成后单击“完成”则图表自动插入 创建图表选中插入的图表，按下鼠标左键不放，移动鼠标可以改变图表的位置选中图表后，图表的周围出现8个控制点，把鼠标移到控制点上，按下鼠标左键拖动，可以调整图表的大小编辑图表调整图表位置及大小编辑图表修改图表元素电子表格打印电子表格打印 工作表或图表设计完成后，可通过工作表或图表设计完成后，可通过打印机输出结果。打印机输出结果。打印操作是通过打印操作是通过“文
12、件文件”菜单中的菜单中的“打印打印”、“打印预览打印预览”和和“页面设置页面设置”3 3个命令来完成的。个命令来完成的。本章小结本章小结 Excel Excel 20032003是是Office Office 20032003的的重重要要成成员员之之一一，它它在在处处理理数数据据表表格格方方面面具具有有很很强强的的功功能能，该该软软件具有很强的实用性。件具有很强的实用性。本章结合实例较详细地介绍了本章结合实例较详细地介绍了Excel 2003Excel 2003的的主要命令及其使用方法与技巧。内容主要包括：主要命令及其使用方法与技巧。内容主要包括：Excel 2003Excel 2003窗口的基本组成、工作簿文件的创窗口的基本组成、工作簿文件的创建与打开、工作表操作、工作表中数据的输入、建与打开、工作表操作、工作表中数据的输入、单元格的选择操作、数据的编辑修改、复制与单元格的选择操作、数据的编辑修改、复制与移动、填充数据、公式与函数、行高和列宽的移动、填充数据、公式与函数、行高和列宽的改变、设置单元格格式、记录排序、记录筛选、改变、设置单元格格式、记录排序、记录筛选、分类汇总、图表的建立、图表的编辑、页面设分类汇总、图表的建立、图表的编辑、页面设置、打印工作表等。置、打印工作表等。