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1、广州富力地产股份有限公司公文管理制度文件编号RF-XZ-ZD-04版本/修订A/0日期2013年8月1日公文管理制制度编制日期审核日期批准日期 1一、 总则1.1 为了做好公公司行政公公文处理工工作，加强强管理，使使之规范化化、程序化化、制度化化、科学化化，提高质质量和效率率，结合公公司实际，制制定本制度度。1.2 行政部是公公文处理的的管理机构构，负责集集团公司总总部并指导导集团公司司各部门/子公司的的公文处理理工作。1.3 行政部指定定专人统一一负责公文文的收、发发、归档等等工作，各各部门/子子公司应指指定人员负负责本部门门/子公司司的公文处处理工作。二、 公文管理制制度1.2.2.1 文
2、书分类2.1.1 外来文书：指来自于公公司外部各各类文件，包包括来自政政府机关、企业单位、合作单位以及各相联企业的各类行政公文、业务往来文件等。2.1.2 内部文书指集团公司司、子公司司、各部门门自行制发发的各类正正式公文、内内部文件以以及对外的的业务文件件。主要包包括以下内内容：1) 各类重要规规章制度的的颁布通告告（包括人人事、行政政、财务等等管理规定定）。2) 以集团公司司或子公司司名义发布布的各类重重要通告（包包括公司架架构设置、人人事调整、经经营方针、发发展策略、以以及董事会会/公司高高层所做出出的重大决决策）。3) 以集团公司司、子公司司或部门名名义发布的的通知、纪纪要、决议议等文
3、书。4) 集团各部门门、子公司司之间的重重要业务往往来文件。2.1.3 常用公文种种类1) 通告在一定范围围内，对公公司员工或或各部门/子公司公公布应当遵遵守或者需需要知道的的事项，用用“通告”。结尾部部分可提出出要求、希希望，并用用“特此通告告”结尾。2) 通知发布有关规规章制度，转转发公文、批批转各部门门/子公司司的公文，要要求各部门门/子公司司办理或需需要知道的的事项，用用“通知”。3) 通报表彰先进，批批评错误，传传达重要情情况以及需需要周知的的事项，用用“通报”。4) 请示向上级机关关请求批示示、批准，或或向有关主主管部门请请求批准等等，用“请示”。 请示示结尾部分分的通常写写法是：
4、“特此请示示，请审批批”、“以上意见见当否，请请指示”、“特此请示示，请批复复”等。5) 报告向上级汇报报工作，反反映情况，提提出建议，用用“报告”。结尾通通常用“请审核”、“请指示”等词语。6) 批复 答复下级的的请示，用用“批复”。结尾用用“此复”或“特此批复复”等词语。7) 意见 对重要问题题提出见解解和处理办办法，用“意见”。 8) 函 不相隶属单单位之间互互相商洽工工作，询问问或答复问问题，用“函”。 9) 会议纪要 传达会议决决定事项和和主要精神神，要求共共同遵守、执执行的，用用“会议纪要要”。10) 决定、决议议 对重要事项项或重大行行动做出安安排，奖惩惩有关部门门及人员，变变更
5、或者撤撤销下属公公司不适当当的决定事事项用“决定”；经过会会议讨论通通过，要求求贯彻执行行的事项，用用“决议”。其它经公公司确认应应保密的事事项。2.2 文书管理负负责人2.2.1 文书管理是是对外来文文书和内部部文书的拟拟写、收发发、传达、存存档等管理理工作。1) 指定“行政政部”作为集团团公司各类类公文的主主要管理部部门。统一一负责集团团公司和子子公司的文文书管理工工作。2) 各部门、子子公司应指指定专人负负责各类公公文的签收收、传达、存存档等日常常文书管理理工作，及及时传达各各类重要文文件、通知知，并保证证各类往来来文书及其其记录的完完整性。2.3 外来文书管管理2.3.1 各类外来文文
6、件（行政政机关、主主管部门、业业务单位的的往来文件件）原则上上由“行政部”指定专人人负责统一一管理。2.3.2 行政部应对对各类外来来文件作收收录登记，经经行政部负负责人审阅阅后，根据据文件涉及及的业务内内容和实际际需要登记记存档或转转发给各相相关部门，或或呈送给有有关的公司司领导。2.3.3 行政部应对对转发给各各部门的文文件进行登登记，包括括文件名称称、附件（如如有）、发发文单位、来来文时间、转转发部门、转转发时间、处处理意见（如如有）等，并并由收文部部门签收。2.4 内部文书管管理2.4.1 对内行文管管理1) 以部门、子子公司名义义发布的各各式公文由由发文部门门（子公司司）负责拟拟稿，
7、并按按规定编制制文件编号号，其主管管领导审核核、签发（如如需）。2) 以集团公司司名义发布布的各式公公文原则上上由“行政部”负责拟稿稿经主管领领导审核后后签发。3) 以上各类公公文均须交交由“行政部”负责统一一分发。以以公司领导导个人为报报送对象的的报告、请请示除外。4) 行政部应对对公文的分分发作详尽尽记录，包包括文件名名称、附件件（如有）、数数量、发文文部门、发发文时间、抄抄报领导/部门、分分发部门、分分发负责人人、签收人人、签收时时间等。5) 以上各类公公文的原件件由“行政部”负责统一一存档管理理。2.4.2 对外行文管管理1) 以集团公司司、子公司司名义对外外报送的公公文，由主主要业务
8、关关联部门/子公司负负责拟稿，经经主管领导导审核后方方可外发。2) 禁止集团/子公司各各部门以“部门”名义对外外行文，禁禁止任何人人/部门未未经批准私私自以集团团、子公司司的名义对对外行文。3) 行政部应对对所有对外外文书进行行登记，包包括文件名名称、拟稿稿部门、报报送部门、报报送时间、最最后核准人人/部门等等，重要文文件应复印印存档。2.4.3 文书管理责责任1) 所有对内、对对外发布的的正式文件件均须由拟拟稿部门进进行认真校校对，以确确保文件内内容的准确确性、严谨谨性，同时时确保严格格按照公司司标准格式式行文。2) 负审核责任任的主管领领导应对各各式行文的的准确性、合合理性、必必要性进行行
9、严格把关关。3) 需要加盖公公司公章的的文件应按按有关规定定签批后，送送“行政部”统一盖章章。4) 对外行文还还应由“行政部”作最后的的审核，对对公文格式式、措词、内内容的准确确性、严谨谨性、合理理性进行严严格把关。2.5 公文格式2.5.1 公司的各类类公文应按按统一的标标准规范格格式编写，对对外行文（尤尤其对各级级行政机关关的行政公公文）可参参照国家规规定的标准准格式。1) 公文标题：公文标题题应当准确确简要地概概括公文的的主要内容容并标明公公文种类，除除法规、规规章名称加加书名号外外，一般不不用标点符符号。标题题用2号仿仿宋_GBB23122分一行或或多行居中中排布，一一般由“发文单位位
10、 + 内内容 + 文种”构成（非非重要公文文可灵活调调整）。回回行时要做做到词意完完整，排列列对称，间间距恰当。2) 主送单位指指公文的主主要受理单单位，应当当使用全称称或者规范范化简称、统统称。在公公文标题下下空1行，左左侧顶格用用4号仿宋宋_GB22312字字标注，回回行时仍顶顶格，最后后一个单位位后标全角角冒号。3) 公文字号：一般包括括部门（公公司）代字字、年号、顺顺序号。年年份、序号号用阿拉伯伯数码标识识，年份应应标全称，用用方括号“ ”括入。4) 发文时间：以领导签签发日期为为准；联合合行文，以以最后单位位签发的日日期为准。5) 正文：正文文在主送单单位名称下下1行，用用4号仿宋宋
11、_GB22312从从左至右横横写、横排排。每自然然段左空22字，回行行顶格。数数字、年份份不能回行行。6) 附件：公文文如有附件件，在正文文下空一行行，左空22字用4号号仿宋_GGB23112标注“附件”，后标全全角冒号和和名称。附附件如有序序号应使用用阿拉伯数数码，附件件名称后不不加标点符符号。附件件一般应与与公文正文文一起装订订，并在附附件左上角角第1行顶顶格标注“附件”，有序号号时标注序序号，其序序号和名称称前后标注注应一致。7) 公文用纸：一律使用用国际标准准A4规格格纸。8) 落款：公文文落款处署署发文单位位名称，并并标识成文文时间。成成文时间右右空4字；公文所加加盖的印章章应上不压
12、压正文，下下压成文日日期。9) 签章：确保保做到“压年盖月月”，即公司司印章盖在在年、月、日日的中上方方，上沿不不压正文，下下沿略压年年、月、日日。当公文文排版后所所剩空白处处不能容下下印章位置置时，应尽尽量采取调调整行距、字字距的措施施加以解决决，务必使使印章与正正文同处一一面，如采采取上述方方法仍不能能解决的，则则应采取在在加盖印章章一面的左左上方标识识“此页无正正文”的方法解解决。10) 成文日期以以负责人签签发的日期期为准。11) 公文应左侧侧装订，不不掉页。12) 公文正本必必须使用公公司统一印印制的A44型(长2297毫米米，宽2110毫米)信笺纸和和统一的页页面设置，其其中，上边
13、边距371毫米，下下边距3551毫米，左左边距2881毫米，右右边距2661毫米，行行间距1.5倍。2.6 行文规则2.6.1 各部门/子子公司在职职权范围内内可用各部部门/子公公司名义对对下行文，但但重要行文文应抄报公公司领导和和有关职能能部门。2.6.2 各部门/子子公司可在在各自的权权限内互相相行文、联联合行文。 2.6.3 各部门/子子公司如需需以公司名名义对外行行文，应先先草拟初稿稿，经本部部门/子公公司负责人人核稿并呈呈主管领导导批准后，送送行政部加加盖印章，交交回发文部部门发出。2.6.4 未经公司允允许，公司司所属无法法人资格的的部门，一一律不得以以部门名义义对外行文文。对外行
14、行文只限于于与对口单单位的工作作联系。2.7 收、发文办办理2.7.1 收文时应检检查公文是是否齐全，并并登记收文文号、来文文号、收文文日期、来来文单位、收收件人、份份数。 2.7.2 对于收件人人明确的来来函，行政政部公文处处理人员在在做好收文文登记手续续后，应立立即通知各各部门/子子公司负责责公文处理理的人员到到前台领取取，并做好好签收登记记手续。对对于收件人人不明确的的来函，将将来函送行行政部经理理分办。2.7.3 公司有关人人员代表公公司领取的的文件，不不得自行处处理，应交交行政部按按收文办理理程序处理理。2.7.4 发文办理包包括拟稿、核核稿、签发发、登记、打打印、校对对、盖章、存存
15、档等程序序。 1) 拟稿。凡以以“富力地产产集团有限限公司”“广州富富力地产股股份有限公公司”等有法人人资格的公公司名义发发出的文件件，根据内内容由各职职能部门拟拟稿，非职职能部门业业务范围内内的综合性性和重要文文件由行政政部拟稿。2) 核稿。文稿稿拟出后，承承办部门领领导应予审审核并签字字确认。3) 签发。承办办部门主管管领导审阅阅公文并在在文稿上签签署自己的的意见、姓姓名和审批批时间。联联合发文要要请有关领领导会签。文文件经签发发后即成定定稿。4) 修改和签批批公文，应应使用钢笔笔、签字笔笔或其它符符合存档要要求的黑色色笔墨。5) 承办部门持持两份正本本连同有主主管领导签签发意见的的定稿送
16、行行政部办理理盖章登记记手续。6) 行政部应认认真核对公公文正本与与定稿是否否相符，文文字表述、文文种使用和和公文格式式等是否符符合本办法法的有关规规定，手续续是否完备备等。如不不符合上述述要求的，行行政部有权权予以退回回重办。2.8 公文立卷、归归档和销毁毁2.8.1 对收到的公公文（含各各部门/子子公司自行行领回的政政府有关部部门批复、意意见、决定定等），各各部门/子子公司负责责公文处理理的职员应应立即将公公文正本和和有关材料料（包括声声像制品）按按照档案案管理制度度和其它它有关规定定的要求整整理好，交交行政部档档案员按期期归档。2.8.2 签发的公文文办理完毕毕后，行政政部档案员员应根据
17、文文书立卷的的要求，及及时登记备备查，并将将经承办部部门主管领领导签发意意见的公文文定稿和正正本各一份份存档。 2.8.3 行政部档案案管理员应应该认真做做好公文立立卷工作，保保证齐全、完完整、正确确反映公司司的主要工工作情况，便便于保管、查查找和利用用。公文应应做到当天天公文当天天清理，当当天分类立立卷。2.8.4 立好的宗卷卷，要写明明标题，编编好目录。 2.8.5 没有存档价价值和存查查必要的公公文，经过过鉴别并经经主管领导导的批准，可可以销毁。销销毁时应登登记造册，并并有专人监监督，以防防丢失、错错销、漏销销。三、 附则3.3.1 本规定由行行政部负责责解释并修修订。3.2 本规定自发发布之日起起施行。第7页 共7页