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2、IIM-xttcs-001奥博克信息息系统有限限公司ABACUUS奥博克连锁锁业务流程及及岗位操作作手册阅读指南1.1读者者奥博克信息息系统有限限公司该项项目实施人人员及实施施部、公司司技术委员员会、公司司开发部；用户参与与该项目实实施的具体体执行人员员及相关人人员。1.2文档档定义文档名称业务流程程及岗位操操作手册文档编号PART Nummber：Abaccus-IIM-lssbhcss-0011保密级别公共传阅更新版本5更新日期2004-03-111电子文档业务流程及及岗位操作作手册.ddoc文档描述业务流程及及岗位操作作手册.1.3创作作团队职 责责作 者备注撰写咨询组校验蔡良评审实施部
3、咨询询组印制蔡良1.4术语语定义术语解 释备注目 录一、基础信信息及合同同管理业务务1、新商品品引进与供供应商合同同签约流程程采购部业务务组采购部经理理质检组开始填写手工“新品引进评估表”并附草签合同及相关资质证照 签定合同，并填写“供应商及主合同信息表”。结束根据反馈的“供应商编码”和“合同编号”准备送货和以后结算用。采购部合同组核查合同并加盖合同章采购部录入“供应商及主合同信息表”生成供应商编码和合同号。反馈“供应商编码”和“合同编号”用于业务存档对不合格的，返回修改、补充资料或重新谈判YN初审录入首营供应商和首营商品信息YN审批该流程操作作说明：1、同一个个商品、对对于同一个个供应商在在
4、同一个采采购部业务务组，如果果结算方式式也相同的的，则只能能签定一份份合同，否否则要重新新定义新的的供应商重重新签定新新的合同。2、一个供供应商在一一个采购部部业务组如如结算方式式（实销实实结和帐期期）不同，则则要分别签签定不同的的经代销合合同；3、严格按按照供应商商合同要求求的格式填填写合同信信息，对信信息不全的的不于录入入，返回重重新填写（主主要是对合合同填写的的内容不标标准和不完完善进行审审核）。4、合同的的初审要求求采购部经经理严格按按照公司的的规定进行行审核，对对不合格的的合同一律律返回重新新填写和谈谈判。5、对已有有的供应商商，只是此此供应商有有新的商品品引入，只只要新增加加商品信
5、息息，再在合合同商品明明细里添加加此商品就就可以了。6、对没有有此供应商商，但此商商品在商品品信息里已已经存在，对对此供应商商只要录入入供应商信信息，建立立供应商的的合同信息息，把此商商品添加到到此供应商商合同明细细中就可以以了7、对商品品和供应商商在系统中中不存在的的信息，按按照新商品品和新供应应商要求业业务流程进进行操作。8、商品和和供应商信信息严格按按照商品信信息表和供供应商合同同信息表要要求填写，不不允许自己己定义的商商品信息和和合同信息息表进行添添写信息，对对不合符标标准的商品品信息和合合同信息不不受理。2、新商品品编码生成成及合同商商品明细建建立流程采购部业务务组采购部质检部开始结
6、束反馈新生成的“商品编码”给供应商，准备送货。填写手工“商品基础信息表”。核查商品样品及质检报告，验证商品条码，确认拟淘汰商品，并督促供应商交纳条码费用采购部合同组录入“商品基础信息表”，生成新的商品编码。在此供应商采购合同供货明细中增加新商品。录入首营供应商和首营商品信息审批该流程操作作说明：1、此业务务是指在采采购合同确确定的商品品品牌品类类和采购条条件下，引引进新商品品品种的业业务。2、采购业业务部在引引进新品种种时原则上上须同时提提供相同数数量的拟淘淘汰商品，商商品部通过过对样品进进行核查并并验证条码码以确认是是否需要新新增商品编编码。3、对没有有签定采购购合同的或或者合同明明细中没有
7、有的商品，不不能开展商商品进销存存业务。4、采购部部业务组应应规范填写写通知单中中的商品基基本信息，商商品部对填填写不规范范的通知单单应要求各各业务组重重新填写以以确保相关关基础信息息的准确性性。5、采购合合同明细中中的“含税供货货价”由采购部部各业务组组确定，“最高供货货价”自动按首首次含税供供货价确定定。由于商商品订货是是严格根据据合同进行行的，对入入库价高于于“最高供货货价”的业务将将不能进行行，须由采采购业务部部通知商品品部上调该该商品的“含税供货货价”和“最高供货货价”。商品部部对调整合合同供价的的行为应予予登记并由由采购业务务人员签字字，定期汇汇总上报。6、商品信信息的生成成规则是
8、大大类码+流流水码，所所以在商品品录入的时时候一定要要严格按照照商品的分分类进行录录入，录入入的要求按按照商品信信息录入的的要求进行行操作。7、商品信信息建立一一定要注意意是否上称称商品（是是否是要用用电子称称称重的商品品），对上上称商品录录入的时候候是定义成成5位的商商品编码，其其他的是定定义成8位位的商品编编码。4、供应商商信息变更更流程1）、供应应商因改制制重组、业业务需要等等原因对其其基本信息息（不含供供应商编码码）进行变变更，须由由供应商提提出书面变变更函并附附变更后的的相关资质质证照。采采购部业务务员填写“供应商信信息变更通通知单”一式三份报采购购部负责人人和商品部部负责人签签字同
9、意后后，交商品品部进行变更操操作。2）、“供供应商信息息变更通知知单”第一联及及其附件由由商品部存存档，其他他联次分别别由采购部部、财务部部留存，商商品部对供供应商的相相关信息作作对应变更更。采购部业务务组采购部质检部开始结束反馈变更名称后的供应商信息给采购业务部。填写手工“供应商信息变更通知单” 并附草签合同及相关资质证照NN对不合格的，返回修改、补充资料更新供应商信息修改首营供应商和首营商品信息审批1、 对供应商信信息变更按按照上面的的操作流程程进行操作作。二、商品采采购订货、入入库及退厂厂业务1、商品采采购订货流流程采购部开始配送中心供应商录入手工“采购订单”复核并打印“采购订单”一联确
10、认系统产生的自动 “采购订单”开始提示当前缺货商品品种，并填写手工“采购订单”。备货并送货到配送中心结束该流程操作作说明：“采购订单”供方送货联1、商品采采购订货业业务是指采采购部向供供应商发出出“采购订单单”，要求供供应商送货货至配送中中心仓库的的订货业务务。2、“采购购订单”受该供应应商采购合合同中的商商品供货明明细品种和和“最高供货货价”控制，对对于系统产产生的自动动“采购订单单”须经采购购部业务员员进行签字字认可。采采购业务部部在确定订订货数量时时，应尽可可能根据商商品的“包装规格格”按整件进进行订货。3、“采购购订单”生成后，采采购部业务务组可传送送纸质订单单以通知供供应商送货货，也
11、可以以电话、传传真、E_maill等方式进进行通知，但但须清楚表表述订单编编号、商品品编码、数数量、进价价及到货时时间，且供供应商送货货到配送中中心仓库时时须先调出出并打印纸纸质“采购订单单”。2、商品入入库业务流流程供应商质检部配送中心财务部“经销入库单”供应商结算联供应商根据“采购订单”送货至配送中心仓库。开始质检部对商品进行检查,将订单转成验收单,修改商品验收单YN结束商品返回“经销入库单”配送中心留存联复核后打印“经销入库单”一式三联供应商和收货人双方在“经销入库单”和厂家的送货单上签字。仓库验货、收货后，将“采购订单”转“经销入库单”。仓库预验供应商的送货，并在采购订单上盖预验章。核
12、查所附“采购订单”和原始送货单据，进行“经销入库单”登帐结束“经销入库单”财务记帐联该流程操作作说明：1、 商品入库业业务是指供供应商根据据订单送货货到配送中中心仓库后后由仓库进进行验货、转转单和收货货入库的业业务。2、 采购订单单的预验主要要检查供应应商的送货货商品品种种是否送达达和质量是是否合格。2、配送中中心仓库必必须严格按按订单收货货。遇有订订单与实物物不符时，应应坚持以下下原则：对订单上上没有的商商品品种应应予拒收；对高于订订单上商品品进价的商商品应予拒拒收；对多于订订单上商品品数量的多多余商品应应予拒收。若出现验货货时出现实实物与“采购订单单”不符时，配配送中心仓仓库在转入入库单时
13、需需更改“实收数量量”为实际收收货数量，并并通知采购购业务部。3、特殊情情况下，经经采购部同同意也可在在外地供应应商已将无无订单或超超订单量的的商品送至至配送中心心时，再由由配送中心心通知采购购部对应业业务组根据据厂家的“送货单”或“随货同行行联”补录入并并复核商品品“采购订单单”，经配送送中心打印印后方可进进行商品入入库。3、 当发生供应应商委托第第三方物流流送货等供供应商不能能直接取得得入库单的的情况时，配配送中心签签收入库后后，将“经销入库库单”的供应商商结算联定定期送至采采购部对应应业务组，由由其代供应应商保管，以以便供应商商在结算时时可在采购购部对应业业务组拿到到结算单据据。4、 严
14、格按照采采购订单转转入库单，不不允许在没没有订单的的情况下直直接对商品品进行入库库处理。5、 对商品入库库数据要求求每天的入入库单每天天完成,不不允许将入入库单据推推迟到月末末处理.6、 所以的单据据在月末,也就是本本会计期间间必须完成成,对没有有审核登帐帐的单据系系统将做删删除处理.3、商品退退厂业务流流程供应商配送中心采购部财务部“商品退厂单”供应商结算联根据协商结果准备接收退厂商品打印“商品退厂单”一式三联根据“商品退厂单”向供应商退货并由供应商负责签收“商品退厂单”仓库发货凭据联提示采购业务部须退厂商品，并做好退厂商品的整理工作开始录入“商品退厂单”开始与供应商商定商品退厂事宜登帐“商
15、品退厂单”“商品退厂单”财务记帐联结束该流程操作作说明：1、 商品退厂业业务是指将将商品从配配送中心仓仓库退还供供应商的业业务。2、供应商商收货后由由配送中心心发货仓库库与供应商商共同在机机制“商品退厂厂单”上签字。“商品退厂厂单”一联交供供应商，一一联配送中中心发货仓仓库自留。 2、 如遇机制“商品退厂厂单”与所退实实物数量不不符，则必必须通知采采购部以冲冲单或补录录单据来解解决，而不不允许对机机制退厂单单进行修改改。3、 商品退厂数数据要求每每天的退厂厂单每天完完成,不允允许将退厂厂据推迟到到月末处理理.4、 所有的单据据在月末,也就是本本会计期间间必须完成成,对没有有审核登帐帐的单据系系
16、统将做删删除处理.三、商品配配送及直配配业务1、总部配配送业务流流程配送中心门店财务部业务员录入“门店配送单”或根据“配送申请单”转“门店配送单”并复核开始备货并向门店发货（“门店配送单”三联随货由司机带到门店）打印“门店配送单”三联 “门店配送单”仓库发货凭据联司机将双方签字的“门店配送单”带回配送中心后，定期传送至总部财务部根据“门店配送单” 在电脑上进行门店入库门店验货、收货，并同司机一起在两联“门店配送单”上签字”开始门店收货员录入“配送申请单”“门店配送单”分店收货凭据联结束留存“门店配送单”财务记帐联备注：1、配送中中心根据门门店请求或或自主决定定，通过配配送中心将将商品统一一配送
17、至各各门店的业业务。2、门店的的“配送申请请单”仅起要货货申请作用用，采购部部可根据库库存等情况况决定实际际配送品种种和数量，并并产生“门店配送送单”。3、配送价价格按照入入库的价格格进行平价价配送。4、“门店店配送单”打印后将将不能进行行修改，以以免造成电电脑数据与与票据数据据不符。配配送中心仓仓库和门店店都必须严严格根据“门店配送送单”上的品种种和数量进进行发货和和收货工作作，若发生生货单不符符须通过采采购部对应应业务组进进行门店返返仓处理。5、“配送送申请单”和“门店配送送单”必须分不不同采购业业务部申请请和配送。采购部配送中心门店财务部业务员将门店“返仓申请单”转为“门店返仓单”，复核
18、后通知配送中心业务员通知分店需返仓商品品种及数量开始整理并定期传送至财务部仓库收货，并在两联“门店返仓单”上签字将三联单据交司机去门店取货，仓库做好收货准备打印“门店返仓单”三联“门店返仓单”仓库收货凭据联司机将商品和双方签字的“门店返仓单”两联，带回配送中心根据“门店返仓单” 在电脑上进行门店返仓收货员根据“门店返仓单”进行退货，并和司机在三联单据上签字开始门店核清需返仓商品品种及数量，撤架并做好返仓准备后，录入“返仓申请单”“门店返仓单”门店发货凭据联“门店返仓单”总部财务记帐联上机复核“门店返仓单”结束岗位职责：1、此业务务是指门店店返仓所发发生的业务务。2、门店必必须对返仓仓商品撤架架
19、整理后核核清其品种种及数量，方方可录入“返仓申请请单”以防返仓仓数量超出出实际数量量而造成负负库存。3、“门店店返仓单” 复核后后将不能进进行修改，以以免造成电电脑数据与与票据数据据不符。配配送中心仓仓库和门店店都必须严严格根据“门店返仓仓单”上的品种种和数量进进行发货和和返仓工作作。2、门店返返仓业务流流程四、分店商商品调剂业业务流程(分店与分分店调拨)调出门店调入门店采购部财务部“门店调剂单”调出分店联（第二联）上机登帐“门店调剂单”录入门店调剂申请单开始上机登帐“门店调剂单”“门店调剂单”调入分店联（第三联）打印“调剂单”一式三联。把门店调剂申请单转成门店调剂单。审核门店调剂申请单。结束
20、“门店调剂单”财务记帐联（第一联）备注：1、 分店进行调调剂之前，先先由调出分分店填写调剂申请请单上传到总总部，总部部根据调剂申请请单产生分店调剂剂单然后下传传到调出分分店和调入入分店；一一张调剂申请请单只能是总总部的一个个业务部门门。2、 调剂申请单单由调出分分店填制，因因此打开申申请单根据据注册分店店就直接填填写调出分分店，调入入分店可以以选择或录录入，下面面的批次信信息窗口与与返仓申请请一样，列列出该商品品的批次，让让分店自己己去选一个个批次，录录入数量；3、 总部在接收收到分店的的调剂申请请单后，然后后转调剂单单，在转换换成调剂单单时，总部部复核调剂剂单后，生生成调入、调调出分店的的日
21、志，分分店下载调调剂单，复复核、登帐帐分店的帐帐。调出分店扣扣减库存，调调入分店增增加库存。4、调剂单单（也就是是分店与分分店的调拨拨单）五、分店促促销业务流流程1. 由采购部制制定促销方方案。2. 交促销方案案审定小组组审定。3. 审定后由采采购业务人人员与供应应商洽谈，并并签定销协协议。4. 填写手工“促销申请请表”交促销商商品审定小小组审定。5. 审定后返回回促销部录录入促销单单。6. 促销单复核核后分店生生效七、总部配配送中心、分分店盘点业业务流程（一） 配送中心盘盘点配送中心防损部财务部开始录入盘点单产生盘点差异单产生盘点损益单对此商品重盘录入N审查Y财务记帐处理结束备注：（二） 门
22、店盘点门店防损部配送中心财务部开始录入盘点单产生盘点差异单盘点差异单数据上传总部结束盘点损益处理盘点损益数据下传对此商品重盘录入N审查Y产生盘点损益结束财务记帐备注：十三、配送送中心验码码、收货等等操作流程程（一）、新新商品的编编码、验码码1、采购中中心业务部部业务员在在处理超市市商品的新新品时，通通过扫描供供应商提供供的新商品品条形码，查查询条形码码是否存在在（使用模模块“条形码校校验”），如果果存在则进进入第3步步；如果不不存在则进进入第2步步；2、查是否否为新商品品（使用模模块“商品查询询”），可以以输入商品品名称、编编码、助记记符、供应应商、规格格、价格等等几种方式式进行组合合查询；如
23、如果能查询询到，再查查询该商品品实物是否否有原条形形码，如果果实物有原原条形码，则则在系统中中添加上原原条形码；如果实物物没有或者者有不正规规的原条形形码的，则则需打印店店内码，再再进入第33步；如果果以上方式式仍不能查查到该商品品的，则可可以确定为为新品，进进入第4步步；3、查询合合同明细中中是否已经经定义，同同时合同是是否已经审审核，如果果没有则建建立新品合合同；4、定义新新商品信息息（使用模模块“商品管理理”），添加加条形码，并并记录下新新生成的商商品编码；5、定义合合同商品明明细信息，同同时审核合合同。（二）、配配送中心商商品的收货货1、超市收收货组在对对配送中心心或供应商商送来的商商
24、品进行验验货的同时时，对带有有条形码的的商品提取取一件样品品进行条形形码验码，若若能通过则则收货入库库；2、条形码码验码不能能通过，则则：（1）若条条形码能正正常扫出，但但无对应商商品，通知知采购中心心业务部业业务员进行行处理；（2）若条条形码不能能正常扫出出，商品信信息中已标标明需打印印店内码，叫叫供应商先先申请店内内码；3、对没有有条形码的的商品，直直接供应商商申请店内内码。（三）、信信息部打印印商品店内内码1、对于条条形码不能能正常扫出出的商品或或没有条形形码的商品品，供应商商要申请店店内码打印印，打印处处收取店内内码费用；2、供应商商将店内码码按正确位位置贴到商商品上（条条形码不能能正常扫出出的商品在在贴店内码码时一定要要把原条形形码覆盖掉掉）；.the endd.