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1、Partt NNumbber：Abaacuss-IMM-xttcs-001奥博克信信息系统统有限公公司ABACCUS奥博克连连锁业务流程程及岗位位操作手手册- 1 - 奥博克信息系统有限公司阅读指南南1.1读读者奥博克信信息系统统有限公公司该项项目实施施人员及及实施部部、公司司技术委委员会、公司开开发部；用户参参与该项项目实施施的具体体执行人人员及相相关人员员。1.2文文档定义义文档名称称业务流流程及岗岗位操作作手册文档编号号PARTT NNumbber：Abaacuss-IMM-lssbhccs-0001保密级别别公共传阅阅更新版本本5更新日期期20044-033-111电子文档档业务流程程
2、及岗位位操作手手册.ddoc文档描述述业务流程程及岗位位操作手手册.1.3创创作团队队职 责作 者者备注撰写咨询组校验蔡良评审实施部咨咨询组印制蔡良1.4术术语定义义术语解 释备注目 录录一、基础础信息及及合同管管理业务务31、新商商品引进进与供应应商合同同签约流流程32、新商商品编码码生成及及合同商商品明细细建立流流程44、供应应商信息息变更流流程6二、商品品采购订订货、入入库及退退厂业务务71、商品品采购订订货流程程72、商品品入库业业务流程程83、商品品退厂业业务流程程10三、商品品配送及及直配业业务1111、总部部配送业业务流程程112、门店店返仓业业务流程程12四、分店店商品调剂剂业
3、务流流程133五、分店店促销业业务流程程14六、总部部配送中中心、分分店盘点点业务流流程（一）、总部配配送中心心盘点业业务流程程（二）、分店盘盘点业务务流程七、商品品损溢业业务流程程（一）、配送中中心商品品的损溢溢业务流流程（二）、分店的的商品的的损溢业业务流程程八、采购购、专柜柜结算业业务流程程九、配送送中心验验码、收收货等操操作流程程14（一）、新商品品的编码码、验码码16（二）、配送中中心商品品的收货货16（三）、信息部部打印商商品店内内码166（四）、超市电电子秤商商品编码码的下传传错误！未定义义书签。一、基础础信息及及合同管管理业务务1、新商商品引进进与供应应商合同同签约流流程采购部
4、业业务组采购部经经理质检组开始填写手工“新品引进评估表”并附草签合同及相关资质证照签定合同，并填写“供应商及主合同信息表”。结束根据反馈的“供应商编码”和“合同编号”准备送货和以后结算用。采购部合同组核查合同并加盖合同章采购部录入“供应商及主合同信息表”生成供应商编码和合同号。反馈“供应商编码”和“合同编号”用于业务存档对不合格的，返回修改、补充资料或重新谈判YN初审录入首营供应商和首营商品信息YN审批该流程操操作说明明：1、同一一个商品品、对于于同一个个供应商商在同一一个采购购部业务务组，如如果结算算方式也也相同的的，则只只能签定定一份合合同，否否则要重重新定义义新的供供应商重重新签定定新的
5、合合同。2、一个个供应商商在一个个采购部部业务组组如结算算方式（实实销实结结和帐期期）不同同，则要要分别签签定不同同的经代代销合同同；3、严格格按照供供应商合合同要求求的格式式填写合合同信息息，对信信息不全全的不于于录入，返返回重新新填写（主主要是对对合同填填写的内内容不标标准和不不完善进进行审核核）。4、合同同的初审审要求采采购部经经理严格格按照公公司的规规定进行行审核，对对不合格格的合同同一律返返回重新新填写和和谈判。5、对已已有的供供应商，只只是此供供应商有有新的商商品引入入，只要要新增加加商品信信息，再再在合同同商品明明细里添添加此商商品就可可以了。6、对没没有此供供应商，但但此商品品
6、在商品品信息里里已经存存在，对对此供应应商只要要录入供供应商信信息，建建立供应应商的合合同信息息，把此此商品添添加到此此供应商商合同明明细中就就可以了了7、对商商品和供供应商在在系统中中不存在在的信息息，按照照新商品品和新供供应商要要求业务务流程进进行操作作。8、商品品和供应应商信息息严格按按照商品品信息表表和供应应商合同同信息表表要求填填写，不不允许自自己定义义的商品品信息和和合同信信息表进进行添写写信息，对对不合符符标准的的商品信信息和合合同信息息不受理理。2、新商商品编码码生成及及合同商商品明细细建立流流程采购部业业务组采购部质检部开始结束反馈新生成的“商品编码”给供应商，准备送货。填写
7、手工“商品基础信息表”。核查商品样品及质检报告，验证商品条码，确认拟淘汰商品，并督促供应商交纳条码费用采购部合同组录入“商品基础信息表”，生成新的商品编码。在此供应商采购合同供货明细中增加新商品。录入首营供应商和首营商品信息审批该流程操操作说明明：1、此业业务是指指在采购购合同确确定的商商品品牌牌品类和和采购条条件下，引引进新商商品品种种的业务务。2、采购购业务部部在引进进新品种种时原则则上须同同时提供供相同数数量的拟拟淘汰商商品，商商品部通通过对样样品进行行核查并并验证条条码以确确认是否否需要新新增商品品编码。3、对没没有签定定采购合合同的或或者合同同明细中中没有的的商品，不不能开展展商品进
8、进销存业业务。4、采购购部业务务组应规规范填写写通知单单中的商商品基本本信息，商商品部对对填写不不规范的的通知单单应要求求各业务务组重新新填写以以确保相相关基础础信息的的准确性性。5、采购购合同明明细中的的“含税供供货价”由采购购部各业业务组确确定，“最高供供货价”自动按按首次含含税供货货价确定定。由于于商品订订货是严严格根据据合同进进行的，对对入库价价高于“最高供供货价”的业务务将不能能进行，须须由采购购业务部部通知商商品部上上调该商商品的“含税供供货价”和“最高供供货价”。商品品部对调调整合同同供价的的行为应应予登记记并由采采购业务务人员签签字，定定期汇总总上报。6、商品品信息的的生成规规
9、则是大大类码+流水码码，所以以在商品品录入的的时候一一定要严严格按照照商品的的分类进进行录入入，录入入的要求求按照商商品信息息录入的的要求进进行操作作。7、商品品信息建建立一定定要注意意是否上上称商品品（是否否是要用用电子称称称重的的商品），对对上称商商品录入入的时候候是定义义成5位位的商品品编码，其其他的是是定义成成8位的的商品编编码。- 21 -4、供应应商信息息变更流流程1）、供供应商因因改制重重组、业业务需要要等原因因对其基基本信息息（不含含供应商商编码）进进行变更更，须由由供应商商提出书书面变更更函并附附变更后后的相关关资质证证照。采采购部业业务员填填写“供应商商信息变变更通知知单”
10、一式三份报采采购部负负责人和和商品部部负责人人签字同同意后，交交商品部部进行变更更操作。2）、“供应商商信息变变更通知知单”第一联联及其附附件由商商品部存存档，其其他联次次分别由由采购部部、财务务部留存存，商品品部对供供应商的的相关信信息作对对应变更更。采购部业业务组采购部质检部开始结束反馈变更名称后的供应商信息给采购业务部。填写手工“供应商信息变更通知单” 并附草签合同及相关资质证照NN对不合格的，返回修改、补充资料更新供应商信息修改首营供应商和首营商品信息审批1、 对供应商商信息变变更按照照上面的的操作流流程进行行操作。二、商品品采购订订货、入入库及退退厂业务务1、商品品采购订订货流程程采
11、购部开始配送中心心供应商录入手工“采购订单”复核并打印“采购订单”一联确认系统产生的自动 “采购订单”开始提示当前缺货商品品种，并填写手工“采购订单”。备货并送货到配送中心结束该流程操操作说明明：“采购订单”供方送货联1、商品品采购订订货业务务是指采采购部向向供应商商发出“采购订订单”，要求求供应商商送货至至配送中中心仓库库的订货货业务。2、“采采购订单单”受该供供应商采采购合同同中的商商品供货货明细品品种和“最高供供货价”控制，对对于系统统产生的的自动“采购订订单”须经采采购部业业务员进进行签字字认可。采购业业务部在在确定订订货数量量时，应应尽可能能根据商商品的“包装规规格”按整件件进行订订
12、货。3、“采采购订单单”生成后后，采购购部业务务组可传传送纸质质订单以以通知供供应商送送货，也也可以电电话、传传真、EE_maail等等方式进进行通知知，但须须清楚表表述订单单编号、商品编编码、数数量、进进价及到到货时间间，且供供应商送送货到配配送中心心仓库时时须先调调出并打打印纸质质“采购订订单”。2、商品品入库业业务流程程供应商质检部配送中心心财务部“经销入库单”供应商结算联供应商根据“采购订单”送货至配送中心仓库。开始质检部对商品进行检查,将订单转成验收单,修改商品验收单YN结束商品返回“经销入库单”配送中心留存联复核后打印“经销入库单”一式三联供应商和收货人双方在“经销入库单”和厂家的
13、送货单上签字。仓库验货、收货后，将“采购订单”转“经销入库单”。仓库预验供应商的送货，并在采购订单上盖预验章。核查所附“采购订单”和原始送货单据，进行“经销入库单”登帐结束“经销入库单”财务记帐联该流程操操作说明明：1、 商品入库库业务是是指供应应商根据据订单送送货到配配送中心心仓库后后由仓库库进行验验货、转转单和收收货入库库的业务务。2、 采购订订单的预验主主要检查查供应商商的送货货商品品品种是否否送达和和质量是是否合格格。2、配送送中心仓仓库必须须严格按按订单收收货。遇遇有订单单与实物物不符时时，应坚坚持以下下原则：对订单单上没有有的商品品品种应应予拒收收；对高于于订单上上商品进进价的商商
14、品应予予拒收；对多于于订单上上商品数数量的多多余商品品应予拒拒收。若出现验验货时出出现实物物与“采购订订单”不符时时，配送送中心仓仓库在转转入库单单时需更更改“实收数数量”为实际际收货数数量，并并通知采采购业务务部。3、特殊殊情况下下，经采采购部同同意也可可在外地地供应商商已将无无订单或或超订单单量的商商品送至至配送中中心时，再再由配送送中心通通知采购购部对应应业务组组根据厂厂家的“送货单单”或“随货同同行联”补录入入并复核核商品“采购订订单”，经配配送中心心打印后后方可进进行商品品入库。3、 当发生供供应商委委托第三三方物流流送货等等供应商商不能直直接取得得入库单单的情况况时，配配送中心心签
15、收入入库后，将将“经销入入库单”的供应应商结算算联定期期送至采采购部对对应业务务组，由由其代供供应商保保管，以以便供应应商在结结算时可可在采购购部对应应业务组组拿到结结算单据据。4、 严格按照照采购订订单转入入库单，不不允许在在没有订订单的情情况下直直接对商商品进行行入库处处理。5、 对商品入入库数据据要求每每天的入入库单每每天完成成,不允允许将入入库单据据推迟到到月末处处理.6、 所以的单单据在月月末,也也就是本本会计期期间必须须完成,对没有有审核登登帐的单单据系统统将做删删除处理理.3、商品品退厂业业务流程程供应商配送中心心采购部财务部“商品退厂单”供应商结算联根据协商结果准备接收退厂商品
16、打印“商品退厂单”一式三联根据“商品退厂单”向供应商退货并由供应商负责签收“商品退厂单”仓库发货凭据联提示采购业务部须退厂商品，并做好退厂商品的整理工作开始录入“商品退厂单”开始与供应商商定商品退厂事宜登帐“商品退厂单”“商品退厂单”财务记帐联结束该流程操操作说明明：1、 商品退厂厂业务是是指将商商品从配配送中心心仓库退退还供应应商的业业务。2、供应应商收货货后由配配送中心心发货仓仓库与供供应商共共同在机机制“商品退退厂单”上签字字。“商品退退厂单”一联交交供应商商，一联联配送中中心发货货仓库自自留。 2、 如遇机制制“商品退退厂单”与所退退实物数数量不符符，则必必须通知知采购部部以冲单单或补
17、录录单据来来解决，而而不允许许对机制制退厂单单进行修修改。3、 商品退厂厂数据要要求每天天的退厂厂单每天天完成,不允许许将退厂厂据推迟迟到月末末处理.4、 所有的单单据在月月末,也也就是本本会计期期间必须须完成,对没有有审核登登帐的单单据系统统将做删删除处理理.三、商品品配送及及直配业业务1、总部部配送业业务流程程配送中心心门店财务部业务员录入“门店配送单”或根据“配送申请单”转“门店配送单”并复核开始备货并向门店发货（“门店配送单”三联随货由司机带到门店）打印“门店配送单”三联 “门店配送单”仓库发货凭据联司机将双方签字的“门店配送单”带回配送中心后，定期传送至总部财务部根据“门店配送单”
18、在电脑上进行门店入库门店验货、收货，并同司机一起在两联“门店配送单”上签字”开始门店收货员录入“配送申请单”“门店配送单”分店收货凭据联结束留存“门店配送单”财务记帐联备注：1、配送送中心根根据门店店请求或或自主决决定，通通过配送送中心将将商品统统一配送送至各门门店的业业务。2、门店店的“配送申申请单”仅起要要货申请请作用，采采购部可可根据库库存等情情况决定定实际配配送品种种和数量量，并产产生“门店配配送单”。3、配送送价格按按照入库库的价格格进行平平价配送送。4、“门门店配送送单”打印后后将不能能进行修修改，以以免造成成电脑数数据与票票据数据据不符。配送中中心仓库库和门店店都必须须严格根根据
19、“门店配配送单”上的品品种和数数量进行行发货和和收货工工作，若若发生货货单不符符须通过过采购部部对应业业务组进进行门店店返仓处处理。5、“配配送申请请单”和“门店配配送单”必须分分不同采采购业务务部申请请和配送送。采购部配送中心心门店财务部业务员将门店“返仓申请单”转为“门店返仓单”，复核后通知配送中心业务员通知分店需返仓商品品种及数量开始整理并定期传送至财务部仓库收货，并在两联“门店返仓单”上签字将三联单据交司机去门店取货，仓库做好收货准备打印“门店返仓单”三联“门店返仓单”仓库收货凭据联司机将商品和双方签字的“门店返仓单”两联，带回配送中心根据“门店返仓单” 在电脑上进行门店返仓收货员根据
20、“门店返仓单”进行退货，并和司机在三联单据上签字开始门店核清需返仓商品品种及数量，撤架并做好返仓准备后，录入“返仓申请单”“门店返仓单”门店发货凭据联“门店返仓单”总部财务记帐联上机复核“门店返仓单”结束岗位职责责：1、此业业务是指指门店返返仓所发发生的业业务。2、门店店必须对对返仓商商品撤架架整理后后核清其其品种及及数量，方方可录入入“返仓申申请单”以防返返仓数量量超出实实际数量量而造成成负库存存。3、“门门店返仓仓单” 复核核后将不不能进行行修改，以以免造成成电脑数数据与票票据数据据不符。配送中中心仓库库和门店店都必须须严格根根据“门店返返仓单”上的品品种和数数量进行行发货和和返仓工工作。
21、2、门店店返仓业业务流程程四、分店店商品调调剂业务务流程(分店与与分店调调拨)调出门店店调入门店店采购部财务部“门店调剂单”调出分店联（第二联）上机登帐“门店调剂单”录入门店调剂申请单开始上机登帐“门店调剂单”“门店调剂单”调入分店联（第三联）打印“调剂单”一式三联。把门店调剂申请单转成门店调剂单。审核门店调剂申请单。结束“门店调剂单”财务记帐联（第一联）备注：1、 分店进行行调剂之之前，先先由调出出分店填填写调剂申申请单上传到到总部，总总部根据据调剂申申请单产生分店调调剂单然后下下传到调调出分店店和调入入分店；一张调剂申申请单只能是是总部的的一个业业务部门门。2、 调剂申请请单由调调出分店店
22、填制，因因此打开开申请单单根据注注册分店店就直接接填写调调出分店店，调入入分店可可以选择择或录入入，下面面的批次次信息窗窗口与返仓申申请一样，列列出该商商品的批批次，让让分店自自己去选选一个批批次，录录入数量量；3、 总部在接接收到分分店的调剂申申请单后，然然后转调调剂单，在在转换成成调剂单单时，总总部复核核调剂单单后，生生成调入入、调出出分店的的日志，分分店下载载调剂单单，复核核、登帐帐分店的的帐。调出分店店扣减库库存，调调入分店店增加库库存。4、调剂剂单（也也就是分分店与分分店的调调拨单）五、分店店促销业业务流程程1. 由采购部部制定促促销方案案。2. 交促销方方案审定定小组审审定。3.
23、审定后由由采购业业务人员员与供应应商洽谈谈，并签签定销协协议。4. 填写手工工“促销申申请表”交促销销商品审审定小组组审定。5. 审定后返返回促销销部录入入促销单单。6. 促销单复复核后分分店生效效七、总部部配送中中心、分分店盘点点业务流流程（一） 配送中心心盘点配送中心心防损部财务部开始录入盘点单产生盘点差异单产生盘点损益单对此商品重盘录入N审查Y财务记帐处理结束备注：（二） 门店盘点点门店防损部配送中心心财务部开始录入盘点单产生盘点差异单盘点差异单数据上传总部结束盘点损益处理盘点损益数据下传对此商品重盘录入N审查Y产生盘点损益结束财务记帐备注：十三、配配送中心心验码、收货等等操作流流程（一
24、）、新商品品的编码码、验码码1、采购购中心业业务部业业务员在在处理超超市商品品的新品品时，通通过扫描描供应商商提供的的新商品品条形码码，查询询条形码码是否存存在（使使用模块块“条形码码校验”），如如果存在在则进入入第3步步；如果果不存在在则进入入第2步步；2、查是是否为新新商品（使使用模块块“商品查查询”），可可以输入入商品名名称、编编码、助助记符、供应商商、规格格、价格格等几种种方式进进行组合合查询；如果能能查询到到，再查查询该商商品实物物是否有有原条形形码，如如果实物物有原条条形码，则则在系统统中添加加上原条条形码；如果实实物没有有或者有有不正规规的原条条形码的的，则需需打印店店内码，再再
25、进入第第3步；如果以以上方式式仍不能能查到该该商品的的，则可可以确定定为新品品，进入入第4步步；3、查询询合同明明细中是是否已经经定义，同同时合同同是否已已经审核核，如果果没有则则建立新新品合同同；4、定义义新商品品信息（使使用模块块“商品管管理”），添添加条形形码，并并记录下下新生成成的商品品编码；5、定义义合同商商品明细细信息，同同时审核核合同。（二）、配送中中心商品品的收货货1、超市市收货组组在对配配送中心心或供应应商送来来的商品品进行验验货的同同时，对对带有条条形码的的商品提提取一件件样品进进行条形形码验码码，若能能通过则则收货入入库；2、条形形码验码码不能通通过，则则：（1）若若条形码码能正常常扫出，但但无对应应商品，通通知采购购中心业业务部业业务员进进行处理理；（2）若若条形码码不能正正常扫出出，商品品信息中中已标明明需打印印店内码码，叫供供应商先先申请店店内码；3、对没没有条形形码的商商品，直直接供应应商申请请店内码码。（三）、信息部部打印商商品店内内码1、对于于条形码码不能正正常扫出出的商品品或没有有条形码码的商品品，供应应商要申申请店内内码打印印，打印印处收取取店内码码费用；2、供应应商将店店内码按按正确位位置贴到到商品上上（条形形码不能能正常扫扫出的商商品在贴贴店内码码时一定定要把原原条形码码覆盖掉掉）；.thee eend.