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1、集团企业集集中采购管理解决方方案5.1.关关键目标本解决方案案重点解决决集团企业业集中采购管理中中的如下问问题：1） 如何建立集集团企业有有效的集中采购管管理模式；2） 如何对供应应商进行统统一规范、准确评估估；3） 如何发挥集集中采购规规模优势，降降低采购成成本；4） 如何获得合合理采购价价格，有效效控制采购购成本；5） 如何掌控集集团全局库库存，合理理控制库存存，降低资资金占用；6） 如何有效地地规范和控控制集中采采购业务流流程；7） 如何及时、准准确地掌控控集团采购购业务执行行情况。5.2.总总体思路 以企业业全局库存存为基础，通通过对主要要供应商、关关键采购业业务环节的的集中统管管，构
2、建集集团企业集集中采购管管理应用平平台。图注：1） 集团总部制制定采购管管理、物资资管理、集集中采购物物资目录等等管理制度度；2） 主要供应商商选择、评评估及重要要物资的采采购合同等等关键业务务环节由集集团总部统统一掌控；3） 下属企业根根据业务需需要提出采采购申请，并并把集中采采购的物资资提交到集集团总部；4） 集团总部根根据全局库库存情况及及采购策略略，选择供供应商进行行采购，下下达订单；5） 供应商直接接送货到各各工厂，有有些企业是是要求供应应商送货到到总部，然然后由总部部再调拨到到各工厂；6） 根据企业管管理要求不不同，与供供应商的采采购结算可可以由总部部集中结算算，也可以以由各工厂厂
3、分别与供供应商结算算。5.3.具具体解决方方案3.1.建建立集团企企业有效的的集中采购购管理模式式3.1.11.集中采购购、集中收收货、集中中结算、内内部调拨主要应用场场景：主要特点：1) 总部负责收收集下级公公司采购申申请，统一一向供应商商下达订单单；2) 供应商统一一送货到总总部，总部部收货质检检，与供应应商的物流流在总部完成；3) 总部收货后后，根据各各公司物资资需求申请请以及实际际采购到货货情况，向向各公司调调拨物资；4) 总部与供应应商统一结算；5) 总部和下级级公司进行行内部结算算。图注：1） 各工厂提出出物资需求求申请；2） 公司计划员员汇总各工厂厂物资需求求申请后，在在本公司范
4、范围内平衡衡库存，将将库存缺口口向集团总总部提出采采购申请；3） 总部计划员员汇总各公公司需求申申请后，在在总部平衡衡库存，根根据库存缺缺口生成采采购计划；4） 采购计划审审批后，生生成采购订订单，下达达采购订单单给采购员员；5） 采购员向供供应商发出出询价，供供应商报价价后，确定定集采价格格；如果与与供应商签签订有采购购合同，则则执行合同同价格。6） 采购员执行行采购，下下达采购订订单给供应应商，要求求送货到总总部；7） 采购到货需需要质检时时，在总部部进行质检检收货，不不需要到货货环节时，总总部直接收货货入库；8） 总部录入采采购发票；9） 总部依据供供应商发票票与入库单单匹配校验验后与供
5、应应商结算、付付款；10） 总部根据下下级公司物物资需求申申请及实际际采购情况况生成调拨拨订单，执执行调拨；11） 下级公司调调拨收货入库；12） 定期进行总总部和下级级公司的内内部调拨结结算。3.1.22.集中采购购、分散收收货、集中中结算、内部部收付主要应用场场景：主要特点：1） 总部负责统统一向供应应商下达采采购订单；2） 下级公司分分别进行收收货质检与与入库业务务；3） 集团总部与与供应商统统一结算；4） 总部与下级级公司内部部结算。图注：1） 各工厂提出出物资需求求申请；2） 公司计划汇汇总感到内内各工厂物资资需求申请请后，在本本公司范围围内平衡库库存，将库库存缺口向向总部提出出请购
6、；3） 总部计划员员汇总下级级公司需求求申请后，在在总部平衡衡库存，根根据库存缺缺口生成采采购计划；4） 采购计划审审批后，生生成采购订订单，下达达采购订单单给采购员员；5） 采购员向供供应商发出出询价，供供应商报价价后，确定定集采价格格；如果与与供应商签签订有采购购合同，则则执行合同同价格。6） 采购员执行行采购，下下达采购订订单给供应应商，指定定供应商送送货到各个个下级公司司；7） 采购到货需需要质检时时，下级公司分分别进行质质检收货，不不需要到货货环节时，下级公司直接收货入库；8） 总部录入采采购发票；9） 总部依据供供应商发票票与入库单单匹配校验验后与供应应商结算、付付款；10） 总部
7、与下级级公司进行行内部结算算。3.1.33.集中采购购、分散收收货、分别别结算、各各自使用主要应用场场景：主要特点：1) 总部负责统统一向供应应商下达订订单任务；2) 下级公司各各自进行收收货质检与与入库业务务；3) 下级公司分分别与供应应商结算。图注：1） 各工厂提出出物资需求求申请；2） 下级公司计计划员汇总总下级单位位物资需求求申请，在在本公司范范围内平衡衡库存，将将库存缺口口向总部提提出请购；3） 总部计划员员汇总各公公司需求申申请后，在在总部平衡衡库存，根根据库存缺缺口生成采采购计划；4） 采购计划审审批后，生生成采购订订单，下达达采购订单单给采购员员；5） 采购员向供供应商发出出询
8、价，供供应商报价价后，确定定集采价格格；如果与与供应商签签订有采购购合同，则则执行合同同价格。6） 总部采购员员执行采购购，下达采采购订单给给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7） 采购到货需需要质检时时，下级公司分分别进行质质检收货，不不需要到货货环节时，下级公司直接收货入库；8） 下级公司录录入采购发发票；9） 下级公司依依据供应商商发票与入入库单匹配配校验后与与供应商结结算、付款款。3.1.44.统签合同同集采模式式总部与供应应商统签采购合同同，并控制下下级公司采采购业务模模式。主要特点：1） 总部统一与与供应商签签订采购合合同；2） 下级公司只只能根据总部签订的的合同向供供应商下达
9、达采购订单单。图注：1） 总部统一与与供应商签签订采购合合同；2） 下级公司录录入采购订单，并受受总部采购购合同的控控制；3） 下级公司执执行采购订订单后，进进入后续的的采购业务务流程。3.1.55.如何建立立集采业务务组织和集集采业务规规则建立集采采采购组织：采购组织所属公司定义集采规规则：确定定物资由哪哪个公司负负责集采。集采物资集采公司集采调拨关关系定义：确定集采采调拨业务务规则及价价格规则。集采调拨3.2.建建立企业采采购管理模模式，规范范采购业务务流程3.2.11.普通销销售的商品品采购图注：1) 请购单可以以由商品部部门手工填写，也也支持由销销售订单导导入；2) 采购订单参参照请购
10、单单生成，同同时支持对对订单进行行细致的业业务状态管管理；3) 根据采购订订单进行到到货签收，生生成到货单单；4) 库管员根据据到货单中中的合格品品数量生成成入库单；5) 结算员根据据入库单生生成采购发发票，生成成采购发票票后进行结结算，生成成成本确认认单；结算算员对采购购发票进行行确认，确确认后生成成应付单，形形成供应商商应付款。3.2.22.受托代代销方式的的采购业务务 受受托代销是是一种先销销售后结算算的采购模模式，通常常是根据销销售数量进进行采购结结算。图注：1） 请购单、采采购、到货货、入库等等业务环节节与普通采采购基本一一致；2） 采购结算：查询销售售发票，根根据销售情情况与厂家家
11、进行采购购结算，系系统自动生生成采购发发票匹配采采购入库进进行采购结结算；3） 根据采购发发票确认应应付，向厂厂家付款。3.2.33.直运销销售方式的的采购业务务 企业业直运销售售无需进行行实物的收收发，即完完成购销业业务，由供供应商直接接将商品发发给企业的的客户；结算时，由由购销双方方分别与企企业结算，开开具购销发发票，进行行资金的划划转。 图注：1） 直运采购是是由销售驱驱动采购的的采购业务务，销售部部门先在销销售管理中中录入销售售订单，销销售订单审审核后将推推式请购单单；2） 请购单、采采购订单的的处理与普普通采购基基本一致；3） 直运采购无无须入库，货货物直接从从供应商发发给销售客客户
12、，因此此没有入库库处理；4） 可以在实际际结算的时时候参照采采购订单生生成采购发发票，直运运采购的采采购发票保保存后，系系统将自动动生成一张张结算单，传传存货核算算系统，确确认采购成成本；直运采购购的采购发发票审核后后，会将数数据传到应应付系统，生生成一张应应付单，形形成应付账账款；5） 直运销售业业务发票结结算，销售成本本取自采购购发票成本本。3.2.44.多配送送中心收货货方式的采采购业务跨地域经营营的分销企业通常在在全国有多多个配送中中心，支持持区域市场场的销售，但但采购业务务通常由公公司一个采采购部门进进行统一采采购；企业采购购部就需要要根据多个个配送中心心需求进行行采购，然然后分配到
13、到多个配送送中心，通常可可以通过订订单到货安安排，安排排供应商在在什么时间间、送什么么品种、多多少数量到到那个配送送中心。主要特点：1） 多区域分销销企业，全全国多配送送中心、多多仓库；2） 企业级的集集中采购；3） 集中订货，但但根据订单单执行情况况要求供应应商向多个个配送中心心送货；4） 总部统一进进行采购结结算。图注：1) 通常销售部部门根据销销售计划制制定采购计计划；2) 采购部门依依据采购计计划进行请请购、向供供应商订货货；采购订订单通常为为按月执行行的大订单单，便于供供应商的生生产备货；3) 采购部门或或物流部门门根据市场场情况和配配送中心的的库存情况况，制定到到货计划安安排，并通
14、通知供应商商依据到货货计划送货货；4) 配送中心可可以依据到到货计划进进行收货安安排工作准准备；5) 供应商统一一开票，系系统中发票票和各配送送中心的采采购入库单单匹配验证证进行采购购结算，确确认应付，并并依据应付付进行付款款。3.3.如如何对供应应商进行统统一规范、准确评估图注：1） 建立供应商商和存货关关系，建立立供应商评评估基础；2） 设置供应商商评估标准准，以标准准评估供应应商；3） 查询已有历历史采购交交易中，查查询供应商商供货价格格、质量及及交货履约约情况；4） 冻结不合格格供应商，控控制不再与该供应应商发生交交易；5） 供应商重新新评估合格格后，将会会重新纳入入企业候选选供应商。
15、3.4.如如何获得合合理采购价价格，有效效控制采购购成本图注：1）计划划员提出请请购申请；2）采购购价格管理理员根据请请购申请询询价，同时时，也可以以自制询报报价单；3）选择择询价供应应商，供应应商报价后后，协商最最终采购价价格，形成成价格审批批单；4）价格审审批单价格格除来自询询报价单外外，会获取取采购合同同价格，同同时，也可可自自制询询报价单；5）根据据价格审批批单价格形形成采购订订单价格；6）采购订订单除了可可以通过价价格审批单单中的信息息生成外，也也可以取历历史采购价价格和已存存在的价格格审批单信信息生成，从从而可以减减少比价过过程。3.5.如如何掌控集集团全局库库存，合理理控制库存存
16、水平；为企业各领领导层及相相关岗位员员工实时提提供多角度度的报表。现存量查询询：多公司查询动态库存查查询：动态库存多物料属性性库存管理理，包括多多计量、批批次、保值值期、自由由项、序列列号、条形形码等：3.6.如如何有效地地规范和控控制集中采采购业务流流程规范流程：建立规范范业务流程程，确保企企业业务运运作的规范范性。流程可控：企业在处处理业务时时，将会受受到业务规规则的控制制。控制点控制条件控制单据流程可调：根据企业业业务发展展需要，实实现业务流流程及时调调整。先货后票和先票后货的流程可以调整3.7.如如何及时、准确地地掌控集团团采购业务务执行情况况为领导层及及相关岗位位员工实时时提供多角度
17、度的报表。多角度多公司5.4.集集采平台构构建主要功能：1） 合同管理：反映企业业与供应商商签订的采采购合同及及其执行情情况，并可可实现对具具体采购业业务的控制制；2） 供应商管理理：建立供供应商的考考核、评估估体系，对对供应商进进行合理的的评估；3） 采购计划：制定企业业年度采购购计划，指指导企业采采购业务执执行；4） 采购价格：通过询报报比价，确确定物资采采购价格，作作为采购执执行的依据据；5） 采购管理：以采购订订单为核心心，反映企企业采购业业务运作，并并提供多种种查询、分分析报表；6） 内部交易：处理企业业内部交易易的物流、商商流、资金金流，通过过业务协同同，使得交交易信息在在各方得到
18、到实时反映映；7） 库存管理：从数量角角度管理物物资的出入入库业务及及特殊业务务，实时反反映企业现现有库存及及预计库存存，提供各各种库存分分析报表；8） 存货核算：从资金角角度管理物物资的入库库业务，计计算物资成成本；9） 发运管理：通过发运运计划、发发运单等统统一协调集集团企业的的物资运输输，并通过过计算相关关的运输费费用实现与与财务的集集成应用；10） 质量管理：定义的合合格品范围围，对采购购到货物资资进行质量量检验，并并根据检验验结果对货货物进行处处理。5.5.方方案优势分分析5.1提供供集团供应应商管理平平台 选择公司集团统一管管理供应商商：分配供应商评估供应商商：计算得分5.2支持持
19、集收集结结管理模式式由总部完成成收货入库库和收票结结算：集结集收5.3.支支持分收集集结管理模模式由提出需求求申请公司司收货入库库，总部完完成收票结结算：集结分收5.4.支支持分收分分结管理模模式提出需求申申请公司完完成收货入入库和收票票结算：分收分结5.5.支支持统签合同采购模式总部统一签签订采购合合同，分配配到下级公公司，控制制下级公司司采购业务务：所控制的下级公司集采公司5.6.支支持优质优优价采购确定优质优优价标准：根据检验结结果计算实实际入库数数量：计算结果计算实际入库数量根据检验结结果，按照照优质优价价标准计算算采购价格格：实际价格计算价格5.7.实实现多配送送中心收货货选择配送中
20、心图注：在采采购订单中中进行到货货计划安排排，确定向向哪些配送送中心配货货。5.8.支支持公司间间业务单据据的协同由总部触发发的公司间间调拨业务务：设定调拨公司由销售订单单生触发的的公司间调调拨业务：设定调拨公司销售订单触发5.9.提提供较完整的采购购价格管理体体系确定询价物物资：生成价格审审批单：依据审批后后的价格下下达采购订订单：5.10.基于角色色的权限分分配用户权限分分配涉及到到三个方面面：1）设置角角色关联公公司： 分配公司2）为角色色分配权限限： 3）为用户户分配角色色： 5.11.实时的例例外事件管管理，支持持多种预警警功能保质期临近近预警：库龄预警：采购到货预预警：5.12.
21、支持审批流流，满足集集团管理要要求图注：采购购订单支持持集团采购购员审批的的流程；当当采购金额额超过100000万万元时，转转由总部采采购员审批批。5.6.价价值分析l 协助企业建建立了集团团级供应商商管理平台台，统一对对供应商进进行资质审审核、评估估，使得供供应商的管管理更加科科学、合理理；l 充分发挥了了集中采购的的规模优势势，降低了了采购价格格；l 通过集中掌掌控主要物物资的库存存，使得物资资调配更加加合理，库库存水平明明显下降，资资金占用更更趋合理；l 实现了对采采购价格执执行情况实实时、动态态分析，有有效地控制制采购成本本；l 采购业务处处理流程更更加规范、合理理，采购漏漏洞逐渐减减少。