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1、第一部分-53档案工作实务（一）第一章 文件管理第一节 文件一、文件的的概念与与属性（一）文件件的概念念文件定义有有很多种种，以下下列举两两个有代代表性的的定义：一是学学术定义义；如一一般教材材中，文文件是指指社会组组织和个个人在各各项活动动中形成成的、具具有特定定效用的的凭证性性信息记记录。另一是档案案工作行行业标准准中的定定义。如如中华人人民共和和国档案案行业标标准档案工工作基本本术语（DDA/TT1-220000）的文文件定义义是：国国家机构构、社会会组织或或个人在在履行其其法定职职责或处处理事务务中形成成的各种种形式的的信息记记录。从日常使用用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”
2、混用。这里使用的的文件概概念，也也基于公公务文件件的理解解，即狭狭义文件件的理解解。（二）公务务文件的的特点1、公文由由法定作作者制发发2、公文具具有法定定的权威威性和现现行效用用3、公文具具有规范范的体式式和特定定的处理理程序二、文件的的种类按文件的规规范性情情况分为为通用公公文和事事务文件件两类，现现分述如如下。（一）通用用公文通用公文一一般是指指党政机机关的规规范性文文件。119966年5月月中共中中央办公公厅印发发了中中国共产产党机关关公文处处理条例例，规规定中国国共产党党各级各各类机关关使用的的文种有有14种种：决议议、决定定、指示示、意见见、通知知、通报报、公报报、报告告、请示示、
3、批复复、条例例、规定定、函、会会议纪要要。2000年年中华人人民共和和国国务务院办公公厅发布布（修订订）了国国家行政政机关公公文处理理办法，规规定我国国各级各各类国家家行政机机关使用用的文种种有133类144种：命命令（令令）、决决定、公公告、通通告、通通知、通通报、议议案、报报告、请请示、批批复、意意见、函函、会议议纪要等等。要了解各类类通用公公文的使使用情况况，并能能分别加加以区分分。如公公报、公公告和通通告；决决定和决决议；意意见、条条例和规规定；议议案和报报告；请请示和批批复；通通知和通通报等。（二）事务务文件事务文件是是各级机机关、社社会团体体、企事事业单位位处理日日常事务务，用来来
4、沟通信信息，安安排计划划，总结结经验，调调查研究究问题，指指导工作作的一类类公文。事务文件的的主要文文种有计计划、总总结、简简报、工工作要点点、汇报报提纲等等。第二节 文件的的形成与与处理一、文件的的拟写（一）文件件拟写的的基础文件的拟写写过程有有如下步步骤：1、领会意意图，明明确目的的2、调查研研究，获获取材料料3、总体构构思，拟拟写提纲纲4、起草初初稿，认认真修改改（二）文件件拟写的的相关规规范1、行文规规范（1）严格格控制发发文数量量和范围围，避免免不必要要的行文文。（2）除非非确有必必要，一一般不越越级行文文，以免免打乱正正常的领领导关系系。（3）行文文要注意意隶属关关系。（4）行文文
5、应分清清主送与与抄送机机关（5）两个个以上的的机关单单位联合合各行文文，其行行文的机机关应当当是同级级机关。2、结构规规范公文一般由由秘密等等级和保保密期限限、紧急急程度、发发文机关关标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送机关关、正文文、附件件说明、成成文日期期、印章章、附注注、附件件、主题题词、抄抄送机关关、印发发机关和和印发日日期等部部分组成成。二、文书处处理程序序文书处理是是指公文文的办理理、管理理、整理理（立卷卷）、归归档等一一系列相相互关联联、衔接接有序的的工作。文文件拟出出后，只只有经过过处理，才才能完成成它的使使命。（一）收文文处理收文处理是是指各单单位围绕绕所收文文件进行
6、行的一系系列工作作。主要要的工作作程序包包括签收收、登记记、审核核、分送送、传阅阅、拟办办、批办办、承办办、催办办、注办办、归档档等。（二）发文文处理发文处理是是指各单单位在发发文过程程中围绕绕着所发发文件进进行的一一系列工工作。主主要的工工作程序序包括拟拟稿、核核稿、签签发、编编号、缮缮印、校校对、用用印、登登记、分分发等。第三节 文件整整理与归归档一、立卷（一）立卷卷基础1、立卷的的概念和和含义（1）立卷卷的概念念文书处理部部门或人人员将办办理完毕毕的，具具有保存存价值的的文件材材料，根根据文件件之间固固有的联联系及形形成的规规律，组组成案卷卷的过程程称为立立卷。2、立卷特特征及其其运用立
7、卷特征就就是在立立卷过程程中，按按文件的的基本特特征确定定文件分分类和组组卷的原原则和依依据。文文件一般般有问题题、作者者、名称称、时间间、地区区、通讯讯者等特特征。立立卷特征征需要灵灵活和结结合运用用。（二）立卷卷环节的的选择1、部门立立卷集中式。是是指机关关文书部部门集中中立卷的的模式。部门式。是是指在机机关文书书部门的的组织下下，机关关的一级级内设部部门分别别立卷的的模式。部部门式又又分为完完全部门门式和部部分部门门式两种种。2、文件处处理部门门与机关关档案室室结合立立卷从机关档案案室介入入立卷工工作的深深度看，有有组织型型、分工工型、兼兼职型三三种基本本类型。（二）立卷卷的准备备工作1
8、、立卷工工作会议议参加会议人人员为机机关分管管领导、综综合部门门（中心心机构）负负责人、立立卷部门门人员、档档案部门门负责人人和机关关各部门门内勤人人员等。2、立卷业业务培训训3、文件材材料的收收集和清清理4、机关档档案室在在立卷工工作中的的作用（1）协助助立卷部部门组织织立卷的的准备工工作。（2）进行行立卷工工作的业业务指导导和监督督。（3）为机机关立卷卷工作提提供良好好的后勤勤服务。（三）拟订订（或修修订）立立卷类目目立卷类目是是机关文文件处理理部门根根据机关关工作活活动和文文件材料料形成的的规律进进行预测测，对新新年度可可能形成成的文件件材料按按照立卷卷的要求求和方法法，预先先拟制（修修
9、订）的的新年度度归档文文件的类类目表，又又称为案案卷类目目、立卷卷条款、立立卷计划划等。立卷类目的的结构包包括类号号、类目目名称、条条款号、条条款名称称、保管管期限、备备注等。（四）平时时归卷就是立卷人人员按照照当年拟拟订（或或修订）的的立卷类类目的要要求，在在日常工工作中随随时将已已办理完完毕的文文件材料料归类、归归卷（或或组卷），到到年终与与其他案案卷一并并归档的的一种立立卷方法法。（五）卷内内文件的的排列与与编目1、排列卷卷内文件件文件的排列列一般是是采用几几个特征征相结合合的方法法进行，如如按问题题时间间、名称称时间间、作者者时间间、地区区时间间、通讯讯者时间、文文件的重重要程度度时间
10、间，作者者文件件重要程程度等进进行排列列，其中中用得比比较广泛泛的是按按文件的的时间先先后顺序序或按文文件重要要程度排排列的方方法。2、编页（件件）号3、填写卷卷内文件件目录卷内文件目目录，是是揭示卷卷内文件件内容与与成分的的一览表表，置于于案卷卷卷首，其其主要功功能是便便于查阅阅、统计计卷内文文件。卷卷内文件件目录主主要包括括以下项项目：顺序号、文文号、责责任者、题题名、日日期、页页号、备备注。4、填写卷卷内备考考表卷内备考表表，置于于卷内文文件之后后，用以以注明卷卷内文件件及其立立卷的状状况，以以备文件件、档案案人员和和利用者者日后查查考。卷卷内备考考表包括括以下内内容：本本卷情况况说明、
11、立立卷人、检检查人、立立卷时间间。5、拟写案案卷题名名案卷题名的的基本结结构是：作者（责责任者）内容（问题）名称（文种）。6、填写案案卷封面面案卷封面包包括以下下项目：全宗名名称、类类目名称称、案卷卷题名、时时间、保保管期限限、件（页页）数、归归档号、档档号。（六）案卷卷的排列列与编目目1、排列案案卷排列案卷，就就是根据据一定的的规则，将将案卷系系统化地地排列成成有机联联系的整整体。排排列案卷卷的实质质是为了了保持案案卷之间间的联系系，更好好地为立立卷目的的服务。按按保管期期限和组组织机构构排列案案卷是现现行机关关中最常常用的两两种基本本方法。2、编制案案卷号编制案卷号号，就是是按照案案卷的排
12、排列顺序序给每个个案卷分分别编号号，用以以固定案案卷的位位置。由由于排列列方法不不同，案案卷号的的编法也也各异。3、编制案案卷目录录案卷目录，即即案卷的的名册，在在案卷经经过系统统化排列列后，对对其逐一一编号登登记成册册。案卷卷目录的的编制可可以按年年度、保保管期限限、机关关内各内内部机构构分别编编制。二、组件归档文件整整理，即将归归档文件件以件为为单位进进行装订订、分类类、排列列、编号号、编目目、装盒盒，使之之有序化化的过程程。这里里的归档档文件整整理，即即组件。（一）组件件的意义义1、有利于于提高和和控制档档案的质质量2、有利于于在降低低资源耗耗费的同同时提高高归档文文件整理理的效率率3、
13、便于深深化档案案信息资资源的开开发、利利用和管管理4、更适应应现代化化的计算算机管理理（二）组件件的方法法步骤1、装订装订即采用用符合档档案保护护要求的的装订材材料，将将归档文文件以“件”为单位位固定在在一起。“件”是指指实体的的文件，一一般以每每份文件件为一件件。需要要注意的的是：文文件正本本与定稿稿为一件件，正文文与附件件为一件件，原件件与复制制件为一一件，转转发文与与被转发发文为一一件，报报表、名名册、图图册等一一册（本本）为一一件，来来文与复复文可为为一件。2、分类规则推推荐了常常用的复复式分类类法，即即年度机构构（问题题）保管期期限或保保管期限限年度度机构构（问题题）的分分类方法法。
14、3、排列归档文件应应在分类类方案的的最低一一级类目目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。4、编号编号是编制制包括一一组数字字和字符符在内的的编号项项目，包包括：全全宗号、年年度、保保管期限限、机构构（问题题）、件件号等。归档文件应应以分类类方案和和排列顺顺序逐件件编号，在在文件首首页上端端的空白白位置上上加盖归归档章并并填写相相关内容容。此时时所编之之号称为为室编件件号。档案室的档档案移交交进馆时时，因需需要再鉴鉴定、整整理，文文件的位位置有所所调整而而根据新新排序所所编的件件号，称称之为馆馆编件号号。上述编号项项目中，全全宗号、年年度、保保管期限限和件号号是必备备项目，各各级机关关
15、档案部部门编号号时必须须编制。机机构（问问题）项项为选择择项。5、编目归档文件应应依据分分类方案案和室编编件号顺顺序编制制归档文文件目录录。归档文件目目录的项项目包括括件号、责责任者、文文号、题题名、日日期、贡贡数和备备注。6、装盒装盒包括将将归档文文件按件件号顺序序装入档档案盒、填填写备考考表、编编制档案案盒封面面及盒脊脊项目等等工作内内容。三、归档归档是办理理完毕且且具有保保存价值值的文件件经系统统整理移移交档案案室（馆馆）保存存的过程程。（一）归档档范围根据20006年112月118日颁颁布的机机关文件件材料归归档范围围和文书书保管期期限规定定规定定。（二）归档档时间机关文件处处理部门门
16、一般应应在文件件形成后后第二年年上半年年向机关关档案部部门移交交归档。有有些专门门档案可可根据有有关专门门规定时时间移交交归档。（三）归档档要求就是指对归归档的档档案文件件和有关关材料的的质量要要求。主主要内容容有：归归档的档档案文件件和有关关材料应应齐全、完完整；归归档的档档案文件件和有关关材料应应符合有有关标准准及规范范；按时时归档；严格办办理归档档交接手手续等。（四）归档档工作内内容和步步骤包括编制移移交有关关目录、撰撰写立卷卷（或组组件）说说明、移移交等工工作。档案工作作实务（二二）第二章 档案管管理（上上）第一节 档案收收集一、档案收收集的内内容和要要求档案收集是是档案馆馆、档案案室
17、接收收及征集集档案和和其他有有关文献献的活动动。（一）档案案收集的的内容档案收集的的内容，可可以分为为两个层层次：一一是档案案室的收收集，即即档案室室接收本本单位内内部组织织机构所所形成的的档案；二是档档案馆的的收集，即即档案馆馆接收各各现行机机关和撤撤销机关关的档案案，向社社会征集集档案等等。（二）档案案收集的的要求档案收集的的基本要要求是：科学组组织，信信息完整整，结构构优化，标标准控制制。二、档案室室的收集集（一）加强强对归档档制度的的宣传（二）对文文件形成成的超前前控制（三）对文文件积累累、归档档的监督督和指导导（四）全面面检查归归档案卷卷的质量量（五）加强强平时收收集工作作三、档案馆
18、馆的收集集（一）档案案馆的收收集范围围档案馆收集集工作的的基本指指导思想想是，在在维护党党和国家家历史真真实面貌貌的前提提下，根根据档案案分级管管理的原原则，将将应该由由本馆收收集的一一切具有有历史凭凭证作用用和科学学研究价价值的各各种门类类、各种种载体形形态的档档案，完完整齐全全地收集集进馆，建建立内容容丰富、结结构合理理的馆藏藏体系。1、各级综综合性国国家档案案馆收集集中华人人民共和和国成立立后档案案的范围围；2、各各级综合合性国家家档案馆馆收集中中华人民民共和国国成立前前档案的的范围；3、中中央和地地方各级级专门性性国家档档案馆接接收档案案的范围围。（二）现行行机关档档案的接接收现行机关
19、的的档案是是各级综综合性档档案馆馆馆藏的主主要来源源，接收收现行机机关档案案室移交交的档案案，是档档案馆收收集工作作的主要要任务。1、接收期期限根据中华华人民共共和国档档案法实实施办法法规定定：“机关、团团体、企企业事业业单位和和其他组组织，应应当按照照国家档档案局关关于档案案移交的的规定，定定期向有有关的国国家档案案馆移交交档案。属属于中央央级和省省级、设设区的市市级国家家档案馆馆接收范范围的档档案，立立档单位位应当自自档案形形成之日日起满220年即即向有关关的国家家档案馆馆移交；属于县县级国家家档案馆馆接收范范围的档档案，立立档单位位应当自自档案形形成之日日起满110年即即向有关关的县级级
20、国家档档案馆移移交。”2、接收要要求进馆档案应应保持全全宗的完完整性，并并按规定定整理好好。一个个机关形形成的全全部档案案作为一一个整体体，统一一移交给给一个档档案馆，不不能随意意分散；进馆的的档案要要齐全完完整，进进行统一一的分类类整理，正正确划分分保管期期限，具具有长久久保存价价值；立立档单位位编制的的组织沿沿革、全全宗指南南、检索索工具和和有关资资料应随随同档案案一起接接收；交交接双方方必须根根据移交交目录清清点核对对，并在在交接文文据上签签名盖章章。3、接收方方法档案馆接收收现行机机关的档档案主要要有两种种方法，即即逐年接接收和定定期接收收。逐年年接收就就是现行行机关按按照接收收期限，
21、将将已到期期的档案案每年向向档案馆馆移交一一次。间间隔时间间由档案案馆确定定，一般般为3年年或5年年。（三）撤销销机关档档案的接接收我国经济、政政治、文文化等体体制改革革和行政政区划的的变动，必必须会带带来机构构的变动动。机关关、国有有企事业业单位一一旦撤销销，其全全部档案案应清理理后移交交国家档档案馆。撤撤销机关关档案的的接收要要求与现现行机关关档案一一样。（四）重大大活动档档案的接接收重大活动档档案，是是指在重重大活动动过程中中直接形形成的有有保存价价值的文文字、声声像、电电子文件件、标志志性实物物等不同同形式的的历史记记录。根根据规定定，重大大活动的的组织承承办单位位或者承承担组织织、承
22、办办主要工工作的单单位，应应当自重重大活动动结束之之日起44个月内内，向同同级国家家档案馆馆移交重重大活动动档案；因特殊殊情况需需要延期期移交档档案的，须须经同级级档案行行政管理理部门同同意。重重大活动动中形成成的全部部档案独独立构成成全宗，档档案的编编目、鉴鉴定等工工作，由由接收档档案的国国家档案案馆按照照档案整整理规则则进行。（五）社会会散存档档案的征征集所谓征集，是是指档案案馆按照照国家规规定征收收散存档档案、散散失档案案和其他他有关文文献的活活动，这这也是丰丰富档案案馆馆藏藏资源的的途径之之一。征征集的途途径包括括：征集集个人保保存的历历史档案案；向有有关机关关、企事事业单位位和社会会
23、团体征征集档案案；向有有关国家家和地区区征集历历史档案案；向图图书馆、博博物馆、纪纪念馆等等文化部部门征集集档案。征征集的主主要方法法有接受受捐赠、有有偿征集集、国家家收购和和征购、交交换等。第二节 档案整整理一、档案整整理概述述档案整理，就就是按照照一定原原则对档档案实体体进行系系统分类类、组合合、排列列、编号号和基本本编目，使使之有序序化的过过程。档档案整理理是档案案工作业业务中的的基础环环节，通通过整理理，使档档案能够够全面、系系统地反反映立档档单位的的工作活活动面貌貌，提示示文件材材料之间间的相互互联系，以以便于档档案的管管理和利利用。（一）档案案整理的的类型档案整理可可以分为为以下三
24、三种类型型：1、系统排排列和编编目；22、局部部调整；3、全全过程整整理（二）档案案整理的的内容和和步骤档案整理的的内容，从从性质上上分，包包括系统统化和编编目两部部分。档档案的系系统化，就就是对档档案的内内容和成成份进行行科学分分析和综综合的工工作，即即按照一一定的原原则和方方法对档档案分门门别类、组组织案卷卷、有序序排列，使使这构成成一个有有机联系系的整体体，具体体内容包包括：区区分全宗宗、全宗宗内档案案的分类类、组卷卷、卷内内文件的的排列、案案卷排列列等；档档案的编编目是以以一定形形式揭示示和介绍绍档案内内容和形形式特征征的工作作，具体体内容包包括：卷卷内文件件的编号号、卷内内文件目目录
25、和备备考表的的编制、案案卷封面面填写、档档号和案案卷目录录的编制制等。系系统化是是编目工工作的基基础，编编目是系系统化的的体现。（三）档案案整理的的原则档案整理工工作应该该按照档档案的形形成规律律和特点点，保持持文件之之间的历历史联系系，充分分利用原原有的整整理基础础，便于于档案的的管理和和利用，这这是档案案整理的的基本原原则。1、保持文文件之间间的历史史联系所谓文件之之间的历历史联系系，是指指文件在在产生和和处理过过程中所所形成的的内在联联系，主主要表现现在文件件的来源源、时间间、内容容和形式式等方面面。2、充分利利用原有有的整理理基础充分利用原原有的整整理基础础充分利用原原有的整整理基础础
26、，是指指对于已已经整理理过的档档案，不不要轻易易打乱原原有的整整理体系系，重新新整理，这这就是我我国档案案蜀惯称称的“充分利利用原基基础”。3、便于档档案的保保管和利利用，是是档案整整理工作作的出发发点和根根本目的的，也是是衡量档档案整理理质量的的最终尺尺度。二、全宗（一）全宗宗的概念念全宗的一个个国家机机构、社社会组织织或个人人形成的的具有有有机联系系的档案案整体。通通俗地讲讲，全宗宗是一个个机关的的全部档档案。按按照全宗宗管理档档案，是是档案工工作中的的一个基基本原则则和核心心理论。（二）立档档单位及及其构成成条件立档单位，又又称全宗宗构成者者，是指指形成全全宗的单单位或个个人。判判断一个
27、个单位是是否立档档单位，主主要看它它是否具具有以下下三方面面的条件件：1、可以独独立行使使职权，并并能以自自己的名名义单独独对外行行文；2、是一个个的会计计单位或或经济核核算单位位，独立立编制预预算；3、设有管管理人事事的机构构人员，有有一定的的人事任任免权。其中，第一一个条件件是首要要的，必必要的条条件，后后两个是是补充条条件。（三）立档档单位变变化对全全宗划分分的影响响1、政权更更迭的全全宗处理理2、立档单单位其他他变化发发生根本本性变化化的全宗宗处理3、立档单单位其他他变化情情况的全全宗处理理（四）全宗宗的补充充形式1、联合全全宗；22、汇集集全宗；3、档档案汇集集（五）判定定档案所所属
28、全宗宗判定档案所所属全宗宗，关键键是确定定档案的的形成者者，具体体分发文文、收文文和内部部文件三三种情况况。对于于那些没没有标明明作者或或收受者者的“无头无无尾”文件，则则要从文文件的外外部特征征和内部部特征进进行考证证，综合合判定其其所属全全宗。三、全宗内内档案的的分类（一）分类类的基本本要求全宗内档案案的分类类，就是是把立档档单位所所形成的的档案，按按其来源源、时间间、内容容和形式式的异同同，分成成若干层层次和类类别，使使之构成成一个有有机的体体系。它它包括分分类方法法的选择择、分类类方案的的制订、档档案归类类和案卷卷排列等等内容。分类应遵循循以下基基本要求求：1、客观性性；2、逻逻辑性；
29、3、可可操作性性（二）常用用的分类类方法档案分类法法，是具具体划分分全宗内内档案异异同点的的标准和和根据，也也称“分类标标准”、“分类原原则”或“分类特特征”。全宗宗内档案案分类的的方法很很多，常常用的主主要有以以下四种种：1、年度分分类法；2、组组织机构构分类法法；3、问问题分类类法；44、门类类分类法法（三）分类类方案的的编制所谓分类方方案，就就是标列列各个层层次的类类目名称称，表示示全宗内内档案分分类体系系的纲要要，又称称“分类大大纲”。分类类方案是是档案分分类的依依据，但但在分类类过程中中可以根根据实际际情况修修订和完完善。1、机关全全宗分类类方案的的编制机关全宗分分类方案案的编制制，
30、应以以本单位位职能活活动中形形成的各各种门类类和载体体的全部部档案为为对象，依依据工作作职能、结结合档案案内容和和载体形形式特点点，进行行科学分分类。机机关档案案分类方方案中，第第一层次次的分类类一般采采用门类类分法。2、企业全全宗分类类方案的的编制根据国家档档案局制制定的工工业企业业档案分分类试行行规则的的规定，工工业企业业档案分分类设置置十个一一级类目目，即党党群工作作类、行行政管理理类、经经营管理理类、生生产技术术管理类类、产品品类、科科学技术术研究类类、基本本建设类类、设备备仪器类类、会计计档案、干干部职工工档案类类。特大大型企业业或生产产程序特特殊的企企业，有有些档案案难以归归入上述
31、述十大类类目，可可根据实实际需要要增设一一级类目目。四、档号和和案卷目目录的编编制（一）档号号编制原原则档号是档案案馆（室室）在整整理和管管理档案案的过程程中，以以字符形形式赋予予档案的的一组代代码。档档号是存存取档案案的标记记，并具具有统计计监督作作用。档档案的编编制应遵遵循以下下原则：1、唯一性性原则；2、合合理性原原则；33、稳定定性原则则；4、扩扩充性原原则；55、简单单性原则则。（二）档号号的结构构根据档号号编制规规则的的规定，档档号结构构分为三三种。归归档文件件整理规规则颁颁布实施施后，又又出现了了档号的的第四种种结构。（三）档号号的编制制方法1、全宗号号的编制制方法全宗号用四四位
32、代码码标识。其其中第一一位用汉汉语拼音音字母标标识全宗宗属性，后后三位用用阿拉伯伯数字标标识某一一属类全全宗的顺顺序号。2、案卷目目录号的的编制方方法案卷目录号号以三位位阿拉伯伯数字标标识，应应根据全全宗内档档案整理理状况，可可按不同同时间，不不同组织织结构，不不同保管管期限，不不同专题题或不同同载体形形态设置置。3、类别号号的编制制方法类别号由汉汉字、汉汉语拼音音字母或或阿拉伯伯数字组组成的代代码标识识。类别别号一般般不应超超过三级级，在一一个档案案馆（室室）内或或一个全全宗内，不不应有重重复的类类别号。4、项目号号的编制制方法项目号一般般引用有有关管理理部门编编制的项项目代号号。5、案卷号
33、号的编制制方法案卷号用三三位阿拉拉伯数字字标识，目目录内的的案卷按按排列次次序流水水编号，不不应有空空号。每每一案卷卷目录内内的全部部案卷只只应编一一个流水水顺序号号。6、件号的的编制方方法件号用阿拉拉伯数字字标识，不不应有空空号。件件号的编编制有两两情况：一种是是不装订订的案卷卷，卷内内文件必必须单位位装订编编号，每每个案卷卷的卷内内文件按按排列次次序流水水编号。另另一种按按照归归档文件件整理规规则整整理的档档案，同同一个类类目下的的文件按按排列次次序流水水编号。7、页（张张）号编编制方法法页（张）号号用阿拉拉伯数字字标识，卷卷内文件件各页（张张）按排排列次序序流水编编号，不不应有空空号。（
34、四）案卷卷目录的的编制案卷目录是是以全宗宗为单位位登录案案卷的题题名及其其他特征征并按案案卷号次次序编排排而成的的一种档档案目录录。是查查找利用用档案最最基本的的检索工工具，也也是档案案登记的的基本形形式，是是对档案案进行统统计和检检查的重重要依据据。案卷目录必必须按全全宗编制制，有两两种类型型：一种种是以全全宗为单单位编制制的综合合目录，主主要适用用于案卷卷数量较较少的全全宗；另另一种是是以分类类方案中中的一级级类目为为单位编编制的分分类目录录，在实实际工作作中，大大多采用用第二种种。第三节 档案鉴鉴定一、档案鉴鉴定概述述（一）档案案鉴定的的内容档案鉴定是是判定档档案真伪伪和价值值的过程程。
35、当前前档案界界人士通通称的档档案鉴定定主要指指的档案案价值鉴鉴定。我国现阶段段的档案案价值鉴鉴定的内内容分为为三个方方面：一一是归档档鉴定。二二是保管管期限鉴鉴定。三三是到期期鉴定。（二）档案案价值鉴鉴定的原原则1、从国家家和人民民的整体体利益出出发；22、全面面的观点点；3、历历史的观观点；44、发展展的观点点。（三）档案案价值鉴鉴定的标标准档案价值鉴鉴定的标标准可分分为自身身属性标标准、社社会需求求标准和和相对价价值标准准。其中中自身属属性标准准又包括括职能标标准、来来源标准准、内容容标准和和形式标标准等。二、档案保保管期限限表档案保管期期限表，就就是用表表册形式式列举档档案的来来源、内内
36、容和形形式，并并指明其其保管期期限的一一种指导导性文件件，它是是鉴定档档案保存存价值和和确定档档案管理理期限的的依据和和标准。（一）档案案保管期期限表的的类型1、通用档档案保管管期限表表（又称称标准档档案保管管期限表表）；22、专门门档案保保管期限限；3、同同系统机机关档案案保管期期限表；4、同同类型机机关档案案保管期期限表；5、机机关档案案保管期期限表。（二）档案案保管期期限表的的结构档案保管期期限表通通常由顺顺序号、条条款、保保管期限限、附注注以及总总的说明明等部分分组成，其其中条款款和保管管期限是是最基本本的项目目。（三）档案案保管期期限的划划分档案保管期期限是指指对档案案划定的的存留年
37、年限。根根据国家家现行规规定，文文书档案案的保管管期限分分永久和和定期两两种，其其中定期期又可分分为300年、110年。永永久保存存，就是是无限期期地尽可可能长远远地保存存下去。定定期保存存的计算算方法，一一般是从从文件产产生后的的第二年年起计算算，有些些特殊文文件和专专门文件件可以从从其失效效、结案案后算起起。三、档案鉴鉴定的组组织和方方法（一）档案案鉴定的的组织档案鉴定组组织的任任务是，组组织编制制和审查查档案保保管期限限表；组组织和指指导本馆馆、本机机关档案案鉴定工工作；讨讨论审查查“档案鉴鉴定报告告”和“档案销销毁清册册”；对档档案的存存毁作出出决定，报报有关领领导批准准。（二）档案案
38、鉴定的的方法档案鉴定的的方法是是直接鉴鉴定法，即即直接、具具体地审审查档案案。直接接鉴定法法要求档档案鉴定定人员逐逐卷逐件件逐页地地审查档档案材料料，从它它的内容容、作者者、题名名、可靠靠程度等等方面，全全面考察察分析其其价值。而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名来判定档案的价值。直接鉴定法一般以案卷为基本单位进行。（三）档案案销毁档案销毁是是指经过过鉴定对对失去价价值的档档案作毁毁灭性处处置的过过程。机机关销毁毁失去保保存价值值的档案案须由鉴鉴定小组组提出意意见，登登记造册册。经机机关分管管负责人人批准后后，由两两人在指指定地点点监销，并并在销毁毁清册上上签字。档案工作作实务（三三）
39、第三章 档案信信息资源源的开发发利用【学习提示示】本章章应深刻刻理解档档案信息息资源开开发利用用的含义义、原则则、途径径和方法法，全面面掌握档档案借阅阅、开放放、公布布、编研研、展览览、社会会服务功功能拓展展的主要要内容和和基本要要求。第一节 档案信信息资源源开发利利用概述述一、档案信信息资源源开发利利用的含含义档案信息资资源开发发利用是是指档案案馆（室室）根据据特定利利用者的的需求或或社会需需求，将将馆（室室）藏的的静态档档案信息息通过查查找、筛筛选、加加工、编编辑等手手段变为为动态信信息，通通过一定定渠道传传播给利利用者并并被利用用者接受受的过程程。它是是档案工工作的目目的和归归宿。二、档
40、案信信息资源源开发利利用的基基本原则则档案信息资资源开发发利用需需遵循服服务原则则、开放放原则、法法制原则则和效益益原则，其其中，服服务原则则是总的的指导思思想，开开放原则则与法制制原则是是开发利利用工作作健康发发展的必必要保证证，而坚坚持效益益原则是是确保开开发利用用工作取取得成效效的关键键。三、档案信信息资源源开发利利用的主主要内容容根据国家档档案局220055年2月月印发的的关于于加强档档案信息息资源开开发利用用工作的的意见，档档案信息息资源开开发利用用的主要要内容包包括不断断充实档档案信息息服务的的内容；充分利利用网络络提供利利用服务务；构建建政府内内部档案案信息共共享平台台；加强强档
41、案利利用场所所和设施施建设；推进档档案信息息产品专专题开发发和加工工；加强强企业档档案信息息资源开开发；重重视档案案信息增增值服务务工作；促进档档案信息息服务业业的形成成等八个个方面。第二节 档案信信息资源源开发利利用的途途径和方方法一、档案信信息资源源开发利利用的基基本途径径档案信息资资源开发发利用的的途径是是指档案案馆（室室）满足足档案用用户需求求的基本本工作形形式。按按开发利利用工作作的对象象划分，可可分为提提供档案案原件、提提供档案案副本或或复制品品、提供供档案信信息加工工品等途途径；按按开发利利用工作作的渠道道划分，可可分为档档案信息息查阅服服务、政政府信息息公开查查阅服务务、网络络
42、利用、档档案资料料编研出出版、档档案展览览和社会会宣传教教育等途途径。二、档案信信息资源源开发利利用的基基本方法法档案信息资资源开发发利用的的方法是是档案部部门为满满足档案案用户需需求所采采取的各各种服务务方式、程程序和手手段。目目前常用用的开发发利用方方法主要要有档案案借阅、档档案开放放、档案案公布、档档案展览览、档案案编研等等。三、档案借借阅档案借阅是是档案馆馆（室）通通过提供供档案为为直接利利用者服服务的一一种档案案信息资资源开发发利用的的方法，包包括档案案阅览、档档案复制制、档案案外借、档档案证明明、档案案咨询等等具体形形式。（一）档案案阅览档案阅览是是指档案案馆（室室）根据据利用者者
43、的查档档需求，在在阅览室室提供相相应的档档案资料料的一项项工作，这这是档案案馆（室室）最基基本、最最常用的的一种档档案信息息资源开开发利用用方法。阅览室是指指档案馆馆、档案案室内供供利用者者阅览档档案的专专门场所所。一般般来说，档档案室应应设单独独阅览室室，档案案馆应设设开放阅阅览室和和内部阅阅览室，并并视情况况设置缩缩微胶片片阅览室室、音像像阅览室室、机读读阅览室室等。档案馆（室室）必须须依照中中华人民民共和国国档案法法及其其实施办办法、外外国组织织和个人人利用我我国档案案试行办办法以以及其他他法律法法规明确确档案查查阅利用用条件和和手续，并并依法开开展提供供档案查查阅利用用服务。（二）档案
44、案外借档案外借是是为满足足某些特特殊的利利用需求求，档案案馆（室室）暂时时将档案案借出馆馆（室）外外使用的的一种档档案信息息资源开开发利用用方法。档档案一般般不外借借。（三）档案案证明档案证明是是指依据据档案的的记载出出具的凭凭证性文文件。出出具档案案证明要要以引述述或节录录档案原原文为主主要编写写方法，保保证内容容的准确确、真实实、客观观。（四）档案案咨询档案咨询是是指档案案馆、档档案室答答复利用用者询问问、指导导和帮助助其利用用的活动动。按利利用者提提出的问问题划分分，档案案咨询可可分为指指导性咨咨询、文文献专题题咨询、专专项事实实或数据据的咨询询等三种种主要类类型。（五）档案案利用统统计
45、分析析档案利用统统计分析析就是运运用各种种科学方方法，对对经过整整理的反反映档案案利用情情况的统统计资料料进行周周密的分分析研究究，根据据具体的的数量关关系，探探讨档案案利用工工作的特特点，揭揭示档案案利用工工作的发发展规律律和存在在的问题题，提出出解决问问题的办办法，做做出科学学的预测测和结论论。四、档案开开放档案开放是是档案馆馆将达到到一定期期限、无无需控制制使用的的档案向向社会公公开提供供利用的的活动。中中华人民民共和国国档案法法规定定：国家家档案馆馆保管的的档案，一一般应当当自形成成之日起起满300年向社社会开放放。经济济、科学学、技术术、文化化等类的的档案向向社会开开放的期期限，可可
46、以少于于30年年，涉及及国家安安全或者者重大利利益以及及其他到到期不宜宜开放的的档案向向社会开开放的期期限，可可以多于于30年年。浙江省国国家档案案馆管理理办法规规定，国国家档案案馆的下下列馆藏藏档案，应应当向社社会开放放，涉及及国家秘秘密、商商业秘密密、个人人隐私以以及按国国家规定定不宜开开放的除除外：11. 建建国以前前形成的的档案；2. 建建国以后后形成的的档案，时时间已满满30年年的；33. 属属于政府府信息公公开范围围的档案案；4. 经经济、科科学、技技术、文文化等活活动形成成的档案案；5. 重重大活动动档案，进进馆满66个月的的。开放档案意意义重大大，为积积极稳妥妥推进这这项工作作
47、，需要要按照国国家有关关规定，认认真做好好开放鉴鉴定工作作和开放放前的准准备工作作，其中中特别要要依照各各级国家家档案馆馆馆藏档档案解密密和划分分控制范范围的暂暂行规定定要求求，在权权限内做做好馆藏藏档案的的解密和和划分控控制范围围的工作作。五、档案公公布档案公布是是指将档档案或档档案的特特定内容容通过某某种形式式首次公公布于众众。档案公布有有严格的的审批程程序和审审批权限限。档档案法规规定，属属于国家家所有的的档案，由由国家授授权的档档案馆或或者有关关机关公公布；集集体所有有的和个个人所有有的档案案，档案案的所有有者有权权公布；对于单单位和个个人寄存存在国家家档案馆馆的档案案，由寄寄存者决决定是否否公布。档案法规规定档案案公布的的形式主主要有七七种：通通过报纸纸、刊物物、图书书、声像像、电子子等出版版物发表表；通过过电台、电电视台播播放；通通过公众众计算机机信息网网络传播播；在公公开场合合宣读、播播放；出出版发行行档案史史料、资资料的全全文或者者摘录汇汇编；公公开出售售、散发发或者张张贴档案案复制件件；展览览、公开开陈列档档案或者者其复制制件。第三节