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1、第一部分分-533档案工工作实务务（一一）第一章 文件件管理第一节 文件件一、文件件的概念念与属性性（一）文文件的概概念文件定义义有很多多种，以以下列举举两个有有代表性性的定义义：一是是学术定定义；如如一般教教材中，文文件是指指社会组组织和个个人在各各项活动动中形成成的、具具有特定定效用的的凭证性性信息记记录。另一是档档案工作作行业标标准中的的定义。如中华华人民共共和国档档案行业业标准档案工工作基本本术语（DDA/TT1-220000）的文文件定义义是：国国家机构构、社会会组织或或个人在在履行其其法定职职责或处处理事务务中形成成的各种种形式的的信息记记录。从日常使使用来看看，“文件”一词通通常
2、与“文书”、“公文”混用。这里使用用的文件件概念，也也基于公公务文件件的理解解，即狭狭义文件件的理解解。（二）公公务文件件的特点点1、公文文由法定定作者制制发2、公文文具有法法定的权权威性和和现行效效用3、公文文具有规规范的体体式和特特定的处处理程序序二、文件件的种类类按文件的的规范性性情况分分为通用用公文和和事务文文件两类类，现分分述如下下。（一）通通用公文文通用公文文一般是是指党政政机关的的规范性性文件。19996年55月中共共中央办办公厅印印发了中中国共产产党机关关公文处处理条例例，规规定中国国共产党党各级各各类机关关使用的的文种有有14种种：决议议、决定定、指示示、意见见、通知知、通报
3、报、公报报、报告告、请示示、批复复、条例例、规定定、函、会议纪纪要。20000年中华华人民共共和国国国务院办办公厅发发布（修修订）了了国家家行政机机关公文文处理办办法，规规定我国国各级各各类国家家行政机机关使用用的文种种有133类144种：命命令（令令）、决决定、公公告、通通告、通通知、通通报、议议案、报报告、请请示、批批复、意意见、函函、会议议纪要等等。要了解各各类通用用公文的的使用情情况，并并能分别别加以区区分。如如公报、公告和和通告；决定和和决议；意见、条例和和规定；议案和和报告；请示和和批复；通知和和通报等等。（二）事事务文件件事务文件件是各级级机关、社会团团体、企企事业单单位处理理日
4、常事事务，用用来沟通通信息，安安排计划划，总结结经验，调调查研究究问题，指指导工作作的一类类公文。事务文件件的主要要文种有有计划、总结、简报、工作要要点、汇汇报提纲纲等。第二节 文件件的形成成与处理理一、文件件的拟写写（一）文文件拟写写的基础础文件的拟拟写过程程有如下下步骤：1、领会会意图，明明确目的的2、调查查研究，获获取材料料3、总体体构思，拟拟写提纲纲4、起草草初稿，认认真修改改（二）文文件拟写写的相关关规范1、行文文规范（1）严严格控制制发文数数量和范范围，避避免不必必要的行行文。（2）除除非确有有必要，一一般不越越级行文文，以免免打乱正正常的领领导关系系。（3）行行文要注注意隶属属关
5、系。（4）行行文应分分清主送送与抄送送机关（5）两两个以上上的机关关单位联联合各行行文，其其行文的的机关应应当是同同级机关关。2、结构构规范公文一般般由秘密密等级和和保密期期限、紧紧急程度度、发文文机关标标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送机关关、正文文、附件件说明、成文日日期、印印章、附附注、附附件、主主题词、抄送机机关、印印发机关关和印发发日期等等部分组组成。二、文书书处理程程序文书处理理是指公公文的办办理、管管理、整整理（立立卷）、归档等等一系列列相互关关联、衔衔接有序序的工作作。文件件拟出后后，只有有经过处处理，才才能完成成它的使使命。（一）收收文处理理收文处理理是指各各单位围
6、围绕所收收文件进进行的一一系列工工作。主主要的工工作程序序包括签签收、登登记、审审核、分分送、传传阅、拟拟办、批批办、承承办、催催办、注注办、归归档等。（二）发发文处理理发文处理理是指各各单位在在发文过过程中围围绕着所所发文件件进行的的一系列列工作。主要的的工作程程序包括括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等等。第三节 文件件整理与与归档一、立卷卷（一）立立卷基础础1、立卷卷的概念念和含义义（1）立立卷的概概念文书处理理部门或或人员将将办理完完毕的，具具有保存存价值的的文件材材料，根根据文件件之间固固有的联联系及形形成的规规律，组组成案卷卷的过程程称为立立卷。2、立卷卷特征及
7、及其运用用立卷特征征就是在在立卷过过程中，按按文件的的基本特特征确定定文件分分类和组组卷的原原则和依依据。文文件一般般有问题题、作者者、名称称、时间间、地区区、通讯讯者等特特征。立立卷特征征需要灵灵活和结结合运用用。（二）立立卷环节节的选择择1、部门门立卷集中式式。是指指机关文文书部门门集中立立卷的模模式。部门式式。是指指在机关关文书部部门的组组织下，机机关的一一级内设设部门分分别立卷卷的模式式。部门门式又分分为完全全部门式式和部分分部门式式两种。2、文件件处理部部门与机机关档案案室结合合立卷从机关档档案室介介入立卷卷工作的的深度看看，有组组织型、分工型型、兼职职型三种种基本类类型。（二）立立
8、卷的准准备工作作1、立卷卷工作会会议参加会议议人员为为机关分分管领导导、综合合部门（中中心机构构）负责责人、立立卷部门门人员、档案部部门负责责人和机机关各部部门内勤勤人员等等。2、立卷卷业务培培训3、文件件材料的的收集和和清理4、机关关档案室室在立卷卷工作中中的作用用（1）协协助立卷卷部门组组织立卷卷的准备备工作。（2）进进行立卷卷工作的的业务指指导和监监督。（3）为为机关立立卷工作作提供良良好的后后勤服务务。（三）拟拟订（或或修订）立立卷类目目立卷类目目是机关关文件处处理部门门根据机机关工作作活动和和文件材材料形成成的规律律进行预预测，对对新年度度可能形形成的文文件材料料按照立立卷的要要求和
9、方方法，预预先拟制制（修订订）的新新年度归归档文件件的类目目表，又又称为案案卷类目目、立卷卷条款、立卷计计划等。立卷类目目的结构构包括类类号、类类目名称称、条款款号、条条款名称称、保管管期限、备注等等。（四）平平时归卷卷就是立卷卷人员按按照当年年拟订（或或修订）的的立卷类类目的要要求，在在日常工工作中随随时将已已办理完完毕的文文件材料料归类、归卷（或或组卷），到到年终与与其他案案卷一并并归档的的一种立立卷方法法。（五）卷卷内文件件的排列列与编目目1、排列列卷内文文件文件的排排列一般般是采用用几个特特征相结结合的方方法进行行，如按按问题时间间、名称称时间间、作者者时间间、地区区时间间、通讯讯者时
10、间、文件的的重要程程度时间，作作者文件重重要程度度等进行行排列，其其中用得得比较广广泛的是是按文件件的时间间先后顺顺序或按按文件重重要程度度排列的的方法。2、编页页（件）号号3、填写写卷内文文件目录录卷内文件件目录，是是揭示卷卷内文件件内容与与成分的的一览表表，置于于案卷卷卷首，其其主要功功能是便便于查阅阅、统计计卷内文文件。卷卷内文件件目录主主要包括括以下项项目：顺序号、文号、责任者者、题名名、日期期、页号号、备注注。4、填写写卷内备备考表卷内备考考表，置置于卷内内文件之之后，用用以注明明卷内文文件及其其立卷的的状况，以以备文件件、档案案人员和和利用者者日后查查考。卷卷内备考考表包括括以下内
11、内容：本本卷情况况说明、立卷人人、检查查人、立立卷时间间。5、拟写写案卷题题名案卷题名名的基本本结构是是：作者者（责任任者）内容容（问题题）名称（文文种）。6、填写写案卷封封面案卷封面面包括以以下项目目：全宗宗名称、类目名名称、案案卷题名名、时间间、保管管期限、件（页页）数、归档号号、档号号。（六）案案卷的排排列与编编目1、排列列案卷排列案卷卷，就是是根据一一定的规规则，将将案卷系系统化地地排列成成有机联联系的整整体。排排列案卷卷的实质质是为了了保持案案卷之间间的联系系，更好好地为立立卷目的的服务。按保管管期限和和组织机机构排列列案卷是是现行机机关中最最常用的的两种基基本方法法。2、编制制案卷
12、号号编制案卷卷号，就就是按照照案卷的的排列顺顺序给每每个案卷卷分别编编号，用用以固定定案卷的的位置。由于排排列方法法不同，案案卷号的的编法也也各异。3、编制制案卷目目录案卷目录录，即案案卷的名名册，在在案卷经经过系统统化排列列后，对对其逐一一编号登登记成册册。案卷卷目录的的编制可可以按年年度、保保管期限限、机关关内各内内部机构构分别编编制。二、组件件归档文件件整理，即将归归档文件件以件为为单位进进行装订订、分类类、排列列、编号号、编目目、装盒盒，使之之有序化化的过程程。这里里的归档档文件整整理，即即组件。（一）组组件的意意义1、有利利于提高高和控制制档案的的质量2、有利利于在降降低资源源耗费的
13、的同时提提高归档档文件整整理的效效率3、便于于深化档档案信息息资源的的开发、利用和和管理4、更适适应现代代化的计计算机管管理（二）组组件的方方法步骤骤1、装订订装订即采采用符合合档案保保护要求求的装订订材料，将将归档文文件以“件”为单位位固定在在一起。“件”是是指实体体的文件件，一般般以每份份文件为为一件。需要注注意的是是：文件件正本与与定稿为为一件，正正文与附附件为一一件，原原件与复复制件为为一件，转转发文与与被转发发文为一一件，报报表、名名册、图图册等一一册（本本）为一一件，来来文与复复文可为为一件。2、分类类规则推推荐了常常用的复复式分类类法，即即年度机构构（问题题）保管期期限或保保管期
14、限限年度度机构构（问题题）的分分类方法法。3、排列列归档文件件应在分分类方案案的最低低一级类类目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。4、编号号编号是编编制包括括一组数数字和字字符在内内的编号号项目，包包括：全全宗号、年度、保管期期限、机机构（问问题）、件号等等。归档文件件应以分分类方案案和排列列顺序逐逐件编号号，在文文件首页页上端的的空白位位置上加加盖归档档章并填填写相关关内容。此时所所编之号号称为室室编件号号。档案室的的档案移移交进馆馆时，因因需要再再鉴定、整理，文文件的位位置有所所调整而而根据新新排序所所编的件件号，称称之为馆馆编件号号。上述编号号项目中中，全宗宗号、年年度、保保
15、管期限限和件号号是必备备项目，各各级机关关档案部部门编号号时必须须编制。机构（问问题）项项为选择择项。5、编目目归档文件件应依据据分类方方案和室室编件号号顺序编编制归档档文件目目录。归档文件件目录的的项目包包括件号号、责任任者、文文号、题题名、日日期、贡贡数和备备注。6、装盒盒装盒包括括将归档档文件按按件号顺顺序装入入档案盒盒、填写写备考表表、编制制档案盒盒封面及及盒脊项项目等工工作内容容。三、归档档归档是办办理完毕毕且具有有保存价价值的文文件经系系统整理理移交档档案室（馆馆）保存存的过程程。（一）归归档范围围根据20006年年12月月18日日颁布的的机关关文件材材料归档档范围和和文书保保管期
16、限限规定规规定。（二）归归档时间间机关文件件处理部部门一般般应在文文件形成成后第二二年上半半年向机机关档案案部门移移交归档档。有些些专门档案可可根据有有关专门门规定时时间移交交归档。（三）归归档要求求就是指对对归档的的档案文文件和有有关材料料的质量量要求。主要内内容有：归档的的档案文文件和有有关材料料应齐全全、完整整；归档档的档案案文件和和有关材材料应符符合有关关标准及及规范；按时归归档；严严格办理理归档交交接手续续等。（四）归归档工作作内容和和步骤包括编制制移交有有关目录录、撰写写立卷（或或组件）说说明、移移交等工工作。档案工工作实务务（二二）第二章 档案案管理（上上）第一节 档案案收集一、
17、档案案收集的的内容和和要求档案收集集是档案案馆、档档案室接接收及征征集档案案和其他他有关文文献的活活动。（一）档档案收集集的内容容档案收集集的内容容，可以以分为两两个层次次：一是是档案室室的收集集，即档档案室接接收本单单位内部部组织机机构所形形成的档档案；二二是档案案馆的收收集，即即档案馆馆接收各各现行机机关和撤撤销机关关的档案案，向社社会征集集档案等等。（二）档档案收集集的要求求档案收集集的基本本要求是是：科学学组织，信信息完整整，结构构优化，标标准控制制。二、档案案室的收收集（一）加加强对归归档制度度的宣传传（二）对对文件形形成的超超前控制制（三）对对文件积积累、归归档的监监督和指指导（四
18、）全全面检查查归档案案卷的质质量（五）加加强平时时收集工工作三、档案案馆的收收集（一）档档案馆的的收集范范围档案馆收收集工作作的基本本指导思思想是，在在维护党党和国家家历史真真实面貌貌的前提提下，根根据档案案分级管管理的原原则，将将应该由由本馆收收集的一一切具有有历史凭凭证作用用和科学学研究价价值的各各种门类类、各种种载体形形态的档档案，完完整齐全全地收集集进馆，建建立内容容丰富、结构合合理的馆馆藏体系系。1、各级级综合性性国家档档案馆收收集中华华人民共共和国成成立后档档案的范范围；22、各级级综合性性国家档档案馆收收集中华华人民共共和国成成立前档档案的范范围；33、中央央和地方方各级专专门性
19、国国家档案案馆接收收档案的的范围。（二）现现行机关关档案的的接收现行机关关的档案案是各级级综合性性档案馆馆馆藏的的主要来来源，接接收现行行机关档档案室移移交的档档案，是是档案馆馆收集工工作的主主要任务务。1、接收收期限根据中中华人民民共和国国档案法法实施办办法规规定：“机关、团体、企业事事业单位位和其他他组织，应应当按照照国家档档案局关关于档案案移交的的规定，定定期向有有关的国国家档案案馆移交交档案。属于中中央级和和省级、设区的的市级国国家档案案馆接收收范围的的档案，立立档单位位应当自自档案形形成之日日起满220年即即向有关关的国家家档案馆馆移交；属于县县级国家家档案馆馆接收范范围的档档案，立
20、立档单位位应当自自档案形形成之日日起满110年即即向有关关的县级级国家档档案馆移移交。”2、接收收要求进馆档案案应保持持全宗的的完整性性，并按按规定整整理好。一个机机关形成成的全部部档案作作为一个个整体，统统一移交交给一个个档案馆馆，不能能随意分分散；进进馆的档档案要齐齐全完整整，进行行统一的的分类整整理，正正确划分分保管期期限，具具有长久久保存价价值；立立档单位位编制的的组织沿沿革、全全宗指南南、检索索工具和和有关资资料应随随同档案案一起接接收；交交接双方方必须根根据移交交目录清清点核对对，并在在交接文文据上签签名盖章章。3、接收收方法档案馆接接收现行行机关的的档案主主要有两两种方法法，即逐
21、逐年接收收和定期期接收。逐年接接收就是是现行机机关按照照接收期期限，将将已到期期的档案案每年向向档案馆馆移交一一次。间间隔时间间由档案案馆确定定，一般般为3年年或5年年。（三）撤撤销机关关档案的的接收我国经济济、政治治、文化化等体制制改革和和行政区区划的变变动，必必须会带带来机构构的变动动。机关关、国有有企事业业单位一一旦撤销销，其全全部档案案应清理理后移交交国家档档案馆。撤销机机关档案案的接收收要求与与现行机机关档案案一样。（四）重重大活动动档案的的接收重大活动动档案，是是指在重重大活动动过程中中直接形形成的有有保存价价值的文文字、声声像、电电子文件件、标志志性实物物等不同同形式的的历史记记
22、录。根根据规定定，重大大活动的的组织承承办单位位或者承承担组织织、承办办主要工工作的单单位，应应当自重重大活动动结束之之日起44个月内内，向同同级国家家档案馆馆移交重重大活动动档案；因特殊殊情况需需要延期期移交档档案的，须须经同级级档案行行政管理理部门同同意。重重大活动动中形成成的全部部档案独独立构成成全宗，档档案的编编目、鉴鉴定等工工作，由由接收档档案的国国家档案案馆按照照档案整整理规则则进行。（五）社社会散存存档案的的征集所谓征集集，是指指档案馆馆按照国国家规定定征收散散存档案案、散失失档案和和其他有有关文献献的活动动，这也也是丰富富档案馆馆馆藏资资源的途途径之一一。征集集的途径径包括：征
23、集个个人保存存的历史史档案；向有关关机关、企事业业单位和和社会团团体征集集档案；向有关关国家和和地区征征集历史史档案；向图书书馆、博博物馆、纪念馆馆等文化化部门征征集档案案。征集集的主要要方法有有接受捐捐赠、有有偿征集集、国家家收购和和征购、交换等等。第二节 档案案整理一、档案案整理概概述档案整理理，就是是按照一一定原则则对档案案实体进进行系统统分类、组合、排列、编号和和基本编编目，使使之有序序化的过过程。档档案整理理是档案案工作业业务中的的基础环环节，通通过整理理，使档档案能够够全面、系统地地反映立立档单位位的工作作活动面面貌，提提示文件件材料之之间的相相互联系系，以便便于档案案的管理理和利
24、用用。（一）档档案整理理的类型型档案整理理可以分分为以下下三种类类型：1、系统统排列和和编目；2、局局部调整整；3、全过程程整理（二）档档案整理理的内容容和步骤骤档案整理理的内容容，从性性质上分分，包括括系统化化和编目目两部分分。档案案的系统统化，就就是对档档案的内内容和成成份进行行科学分分析和综综合的工工作，即即按照一一定的原原则和方方法对档档案分门门别类、组织案案卷、有有序排列列，使这这构成一一个有机机联系的的整体，具具体内容容包括：区分全全宗、全全宗内档档案的分分类、组组卷、卷卷内文件件的排列列、案卷卷排列等等；档案案的编目目是以一一定形式式揭示和和介绍档档案内容容和形式式特征的的工作，
25、具具体内容容包括：卷内文文件的编编号、卷卷内文件件目录和和备考表表的编制制、案卷卷封面填填写、档档号和案案卷目录录的编制制等。系系统化是是编目工工作的基基础，编编目是系系统化的的体现。（三）档档案整理理的原则则档案整理理工作应应该按照照档案的的形成规规律和特特点，保保持文件件之间的的历史联联系，充充分利用用原有的的整理基基础，便便于档案案的管理理和利用用，这是是档案整整理的基基本原则则。1、保持持文件之之间的历历史联系系所谓文件件之间的的历史联联系，是是指文件件在产生生和处理理过程中中所形成成的内在在联系，主主要表现现在文件件的来源源、时间间、内容容和形式式等方面面。2、充分分利用原原有的整整
26、理基础础充分利用用原有的的整理基基础充分利用用原有的的整理基基础，是是指对于于已经整整理过的的档案，不不要轻易易打乱原原有的整整理体系系，重新新整理，这这就是我我国档案案蜀惯称称的“充分利利用原基基础”。3、便于于档案的的保管和和利用，是是档案整整理工作作的出发发点和根根本目的的，也是是衡量档档案整理理质量的的最终尺尺度。二、全宗宗（一）全全宗的概概念全宗的一一个国家家机构、社会组组织或个个人形成成的具有有有机联联系的档档案整体体。通俗俗地讲，全全宗是一一个机关关的全部部档案。按照全全宗管理理档案，是是档案工工作中的的一个基基本原则则和核心心理论。（二）立立档单位位及其构构成条件件立档单位位，
27、又称称全宗构构成者，是是指形成成全宗的的单位或或个人。判断一一个单位位是否立立档单位位，主要要看它是是否具有有以下三三方面的的条件：1、可以以独立行行使职权权，并能能以自己己的名义义单独对对外行文文；2、是一一个的会会计单位位或经济济核算单单位，独独立编制制预算；3、设有有管理人人事的机机构人员员，有一一定的人人事任免免权。其中，第第一个条条件是首首要的，必必要的条条件，后后两个是是补充条条件。（三）立立档单位位变化对对全宗划划分的影影响1、政权权更迭的的全宗处处理2、立档档单位其其他变化化发生根根本性变变化的全全宗处理理3、立档档单位其其他变化化情况的的全宗处处理（四）全全宗的补补充形式式1
28、、联合合全宗；2、汇汇集全宗宗；3、档案汇汇集（五）判判定档案案所属全全宗判定档案案所属全全宗，关关键是确确定档案案的形成成者，具具体分发发文、收收文和内内部文件件三种情情况。对对于那些些没有标标明作者者或收受受者的“无头无无尾”文件，则则要从文文件的外外部特征征和内部部特征进进行考证证，综合合判定其其所属全全宗。三、全宗宗内档案案的分类类（一）分分类的基基本要求求全宗内档档案的分分类，就就是把立立档单位位所形成成的档案案，按其其来源、时间、内容和和形式的的异同，分分成若干干层次和和类别，使使之构成成一个有有机的体体系。它它包括分分类方法法的选择择、分类类方案的的制订、档案归归类和案案卷排列列
29、等内容容。分类应遵遵循以下下基本要要求：1、客观观性；22、逻辑辑性；33、可操操作性（二）常常用的分分类方法法档案分类类法，是是具体划划分全宗宗内档案案异同点点的标准准和根据据，也称称“分类标标准”、“分类原原则”或“分类特特征”。全宗宗内档案案分类的的方法很很多，常常用的主主要有以以下四种种：1、年度度分类法法；2、组织机机构分类类法；33、问题题分类法法；4、门类分分类法（三）分分类方案案的编制制所谓分类类方案，就就是标列列各个层层次的类类目名称称，表示示全宗内内档案分分类体系系的纲要要，又称称“分类大大纲”。分类类方案是是档案分分类的依依据，但但在分类类过程中中可以根根据实际际情况修修
30、订和完完善。1、机关关全宗分分类方案案的编制制机关全宗宗分类方方案的编编制，应应以本单单位职能能活动中中形成的的各种门门类和载载体的全全部档案案为对象象，依据据工作职职能、结结合档案案内容和和载体形形式特点点，进行行科学分分类。机机关档案案分类方方案中，第第一层次次的分类类一般采采用门类类分法。2、企业业全宗分分类方案案的编制制根据国家家档案局局制定的的工业业企业档档案分类类试行规规则的的规定，工工业企业业档案分分类设置置十个一一级类目目，即党党群工作作类、行行政管理理类、经经营管理理类、生生产技术术管理类类、产品品类、科科学技术术研究类类、基本本建设类类、设备备仪器类类、会计计档案、干部职职
31、工档案案类。特特大型企企业或生生产程序序特殊的的企业，有有些档案案难以归归入上述述十大类类目，可可根据实实际需要要增设一一级类目目。四、档号号和案卷卷目录的的编制（一）档档号编制制原则档号是档档案馆（室室）在整整理和管管理档案案的过程程中，以以字符形形式赋予予档案的的一组代代码。档档号是存存取档案案的标记记，并具具有统计计监督作作用。档档案的编编制应遵遵循以下下原则：1、唯一一性原则则；2、合理性性原则；3、稳稳定性原原则；44、扩充充性原则则；5、简单性性原则。（二）档档号的结结构根据档档号编制制规则的的规定，档档号结构构分为三三种。归归档文件件整理规规则颁颁布实施施后，又又出现了了档号的的
32、第四种种结构。（三）档档号的编编制方法法1、全宗宗号的编编制方法法全宗号用用四位代代码标识识。其中中第一位位用汉语语拼音字字母标识识全宗属属性，后后三位用用阿拉伯伯数字标标识某一一属类全全宗的顺顺序号。2、案卷卷目录号号的编制制方法案卷目录录号以三三位阿拉拉伯数字字标识，应应根据全全宗内档档案整理理状况，可可按不同同时间，不不同组织织结构，不不同保管管期限，不不同专题题或不同同载体形形态设置置。3、类别别号的编编制方法法类别号由由汉字、汉语拼拼音字母母或阿拉拉伯数字字组成的的代码标标识。类类别号一一般不应应超过三三级，在在一个档档案馆（室室）内或或一个全全宗内，不不应有重重复的类类别号。4、项
33、目目号的编编制方法法项目号一一般引用用有关管管理部门门编制的的项目代代号。5、案卷卷号的编编制方法法案卷号用用三位阿阿拉伯数数字标识识，目录录内的案案卷按排排列次序序流水编编号，不不应有空空号。每每一案卷卷目录内内的全部部案卷只只应编一一个流水水顺序号号。6、件号号的编制制方法件号用阿阿拉伯数数字标识识，不应应有空号号。件号号的编制制有两情情况：一一种是不不装订的的案卷，卷卷内文件件必须单单位装订订编号，每每个案卷卷的卷内内文件按按排列次次序流水水编号。另一种种按照归归档文件件整理规规则整整理的档档案，同同一个类类目下的的文件按按排列次次序流水水编号。7、页（张张）号编编制方法法页（张）号号用
34、阿拉拉伯数字字标识，卷卷内文件件各页（张张）按排排列次序序流水编编号，不不应有空空号。（四）案案卷目录录的编制制案卷目录录是以全全宗为单单位登录录案卷的的题名及及其他特特征并按按案卷号号次序编编排而成成的一种种档案目目录。是是查找利利用档案案最基本本的检索索工具，也也是档案案登记的的基本形形式，是是对档案案进行统统计和检检查的重重要依据据。案卷目录录必须按按全宗编编制，有有两种类类型：一一种是以以全宗为为单位编编制的综综合目录录，主要要适用于于案卷数数量较少少的全宗宗；另一一种是以以分类方方案中的的一级类类目为单单位编制制的分类类目录，在在实际工工作中，大大多采用用第二种种。第三节 档案案鉴定
35、一、档案案鉴定概概述（一）档档案鉴定定的内容容档案鉴定定是判定定档案真真伪和价价值的过过程。当当前档案案界人士士通称的的档案鉴鉴定主要要指的档档案价值值鉴定。我国现阶阶段的档档案价值值鉴定的的内容分分为三个个方面：一是归归档鉴定定。二是是保管期期限鉴定定。三是是到期鉴鉴定。（二）档档案价值值鉴定的的原则1、从国国家和人人民的整整体利益益出发；2、全全面的观观点；33、历史史的观点点；4、发展的的观点。（三）档档案价值值鉴定的的标准档案价值值鉴定的的标准可可分为自自身属性性标准、社会需需求标准准和相对对价值标标准。其其中自身身属性标标准又包包括职能能标准、来源标标准、内内容标准准和形式式标准等等
36、。二、档案案保管期期限表档案保管管期限表表，就是是用表册册形式列列举档案案的来源源、内容容和形式式，并指指明其保保管期限限的一种种指导性性文件，它它是鉴定定档案保保存价值值和确定定档案管管理期限限的依据据和标准准。（一）档档案保管管期限表表的类型型1、通用用档案保保管期限限表（又又称标准准档案保保管期限限表）；2、专专门档案案保管期期限；33、同系系统机关关档案保保管期限限表；44、同类类型机关关档案保保管期限限表；55、机关关档案保保管期限限表。（二）档档案保管管期限表表的结构构档案保管管期限表表通常由由顺序号号、条款款、保管管期限、附注以以及总的的说明等等部分组组成，其其中条款款和保管管期
37、限是是最基本本的项目目。（三）档档案保管管期限的的划分档案保管管期限是是指对档档案划定定的存留留年限。根据国国家现行行规定，文文书档案案的保管管期限分分永久和和定期两两种，其其中定期期又可分分为300年、110年。永久保保存，就就是无限限期地尽尽可能长长远地保保存下去去。定期期保存的的计算方方法，一一般是从从文件产产生后的的第二年年起计算算，有些些特殊文文件和专专门文件件可以从从其失效效、结案案后算起起。三、档案案鉴定的的组织和和方法（一）档档案鉴定定的组织织档案鉴定定组织的的任务是是，组织织编制和和审查档档案保管管期限表表；组织织和指导导本馆、本机关关档案鉴鉴定工作作；讨论论审查“档案鉴鉴定
38、报告告”和“档案销销毁清册册”；对档档案的存存毁作出出决定，报报有关领领导批准准。（二）档档案鉴定定的方法法档案鉴定定的方法法是直接接鉴定法法，即直直接、具具体地审审查档案案。直接接鉴定法法要求档档案鉴定定人员逐逐卷逐件件逐页地地审查档档案材料料，从它它的内容容、作者者、题名名、可靠靠程度等等方面，全全面考察察分析其其价值。而不是是仅根据据案卷目目录、卷卷内文件件目录和和案卷题题名来判判定档案案的价值值。直接接鉴定法法一般以以案卷为为基本单单位进行行。（三）档档案销毁毁档案销毁毁是指经经过鉴定定对失去去价值的的档案作作毁灭性性处置的的过程。机关销销毁失去去保存价价值的档档案须由由鉴定小小组提出
39、出意见，登登记造册册。经机机关分管管负责人人批准后后，由两两人在指指定地点点监销，并并在销毁毁清册上上签字。档案工工作实务务（三三）第三章 档案案信息资资源的开开发利用用【学习提提示】本本章应深深刻理解解档案信信息资源源开发利利用的含含义、原原则、途途径和方方法，全全面掌握握档案借借阅、开开放、公公布、编编研、展展览、社社会服务务功能拓拓展的主主要内容容和基本本要求。第一节 档案案信息资资源开发发利用概概述一、档案案信息资资源开发发利用的的含义档案信息息资源开开发利用用是指档档案馆（室室）根据据特定利利用者的的需求或或社会需需求，将将馆（室室）藏的的静态档档案信息息通过查查找、筛筛选、加加工、
40、编编辑等手手段变为为动态信信息，通通过一定定渠道传传播给利利用者并并被利用用者接受受的过程程。它是是档案工工作的目目的和归归宿。二、档案案信息资资源开发发利用的的基本原原则档案信息息资源开开发利用用需遵循循服务原原则、开开放原则则、法制制原则和和效益原原则，其其中，服服务原则则是总的的指导思思想，开开放原则则与法制制原则是是开发利利用工作作健康发发展的必必要保证证，而坚坚持效益益原则是是确保开开发利用用工作取取得成效效的关键键。三、档案案信息资资源开发发利用的的主要内内容根据国家家档案局局20005年22月印发发的关关于加强强档案信信息资源源开发利利用工作作的意见见，档档案信息息资源开开发利用
41、用的主要要内容包包括不断断充实档档案信息息服务的的内容；充分利利用网络络提供利利用服务务；构建建政府内内部档案案信息共共享平台台；加强强档案利利用场所所和设施施建设；推进档档案信息息产品专专题开发发和加工工；加强强企业档档案信息息资源开开发；重重视档案案信息增增值服务务工作；促进档档案信息息服务业业的形成成等八个个方面。第二节 档案案信息资资源开发发利用的的途径和和方法一、档案案信息资资源开发发利用的的基本途途径档案信息息资源开开发利用用的途径径是指档档案馆（室室）满足足档案用用户需求求的基本本工作形形式。按按开发利利用工作作的对象象划分，可可分为提提供档案案原件、提供档档案副本本或复制制品、
42、提提供档案案信息加加工品等等途径；按开发发利用工工作的渠渠道划分分，可分分为档案案信息查查阅服务务、政府府信息公公开查阅阅服务、网络利利用、档档案资料料编研出出版、档档案展览览和社会会宣传教教育等途途径。二、档案案信息资资源开发发利用的的基本方方法档案信息息资源开开发利用用的方法法是档案案部门为为满足档档案用户户需求所所采取的的各种服服务方式式、程序序和手段段。目前前常用的的开发利利用方法法主要有有档案借借阅、档档案开放放、档案案公布、档案展展览、档档案编研研等。三、档案案借阅档案借阅阅是档案案馆（室室）通过过提供档档案为直直接利用用者服务务的一种种档案信信息资源源开发利利用的方方法，包包括档
43、案案阅览、档案复复制、档档案外借借、档案案证明、档案咨咨询等具具体形式式。（一）档档案阅览览档案阅览览是指档档案馆（室室）根据据利用者者的查档档需求，在在阅览室室提供相相应的档档案资料料的一项项工作，这这是档案案馆（室室）最基基本、最最常用的的一种档档案信息息资源开开发利用用方法。阅览室是是指档案案馆、档档案室内内供利用用者阅览览档案的的专门场场所。一一般来说说，档案案室应设设单独阅阅览室，档档案馆应应设开放放阅览室室和内部部阅览室室，并视视情况设设置缩微微胶片阅阅览室、音像阅阅览室、机读阅阅览室等等。档案馆（室室）必须须依照中中华人民民共和国国档案法法及其其实施办办法、外外国组织织和个人人利
44、用我我国档案案试行办办法以以及其他他法律法法规明确确档案查查阅利用用条件和和手续，并并依法开开展提供供档案查查阅利用用服务。（二）档档案外借借档案外借借是为满满足某些些特殊的的利用需需求，档档案馆（室室）暂时时将档案案借出馆馆（室）外外使用的的一种档档案信息息资源开开发利用用方法。档案一一般不外外借。（三）档档案证明明档案证明明是指依依据档案案的记载载出具的的凭证性性文件。出具档档案证明明要以引引述或节节录档案案原文为为主要编编写方法法，保证证内容的的准确、真实、客观。（四）档档案咨询询档案咨询询是指档档案馆、档案室室答复利利用者询询问、指指导和帮帮助其利利用的活活动。按按利用者者提出的的问题
45、划划分，档档案咨询询可分为为指导性性咨询、文献专专题咨询询、专项项事实或或数据的的咨询等等三种主主要类型型。（五）档档案利用用统计分分析档案利用用统计分分析就是是运用各各种科学学方法，对对经过整整理的反反映档案案利用情情况的统统计资料料进行周周密的分分析研究究，根据据具体的的数量关关系，探探讨档案案利用工工作的特特点，揭揭示档案案利用工工作的发发展规律律和存在在的问题题，提出出解决问问题的办办法，做做出科学学的预测测和结论论。四、档案案开放档案开放放是档案案馆将达达到一定定期限、无需控控制使用用的档案案向社会会公开提提供利用用的活动动。中中华人民民共和国国档案法法规定定：国家家档案馆馆保管的的
46、档案，一一般应当当自形成成之日起起满300年向社社会开放放。经济济、科学学、技术术、文化化等类的的档案向向社会开开放的期期限，可可以少于于30年年，涉及及国家安安全或者者重大利利益以及及其他到到期不宜宜开放的的档案向向社会开开放的期期限，可可以多于于30年年。浙江省省国家档档案馆管管理办法法规定定，国家家档案馆馆的下列列馆藏档档案，应应当向社社会开放放，涉及及国家秘秘密、商商业秘密密、个人人隐私以以及按国国家规定定不宜开开放的除除外：11. 建建国以前前形成的的档案；2. 建建国以后后形成的的档案，时时间已满满30年年的；33. 属属于政府府信息公公开范围围的档案案；4. 经经济、科科学、技技
47、术、文文化等活活动形成成的档案案；5. 重重大活动动档案，进进馆满66个月的的。开放档案案意义重重大，为为积极稳稳妥推进进这项工工作，需需要按照照国家有有关规定定，认真真做好开开放鉴定定工作和和开放前前的准备备工作，其其中特别别要依照照各级级国家档档案馆馆馆藏档案案解密和和划分控控制范围围的暂行行规定要要求，在在权限内内做好馆馆藏档案案的解密密和划分分控制范范围的工工作。五、档案案公布档案公布布是指将将档案或或档案的的特定内内容通过过某种形形式首次次公布于于众。档案公布布有严格格的审批批程序和和审批权权限。档档案法规规定，属属于国家家所有的的档案，由由国家授授权的档档案馆或或者有关关机关公公布；集集体所有有的和个个人所有有的档案案，档案案的所有有者有权权公布；对于单单位和个个人寄存