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1、人事档案的收集人事档案的收集L人事档案收集的概念与地位所谓人事档案收集工作，就是指人事档案管理部门通过 各种渠道，将分散在有关部门所管人员已经形成的符合归档 范围的人事档案材料收集起来，汇集成人事档案案卷的工 作。人事档案收集是人事档案部门取得和积累档案的一种手 段，在人事档案工作中具有重要的地位与作用。(1)它是人事档案工作的基础人事档案收集工作可以提供实际的管理对象，只有将人 事档案材料完整齐全地收集起来，才能为科学地整理和鉴选 等各项业务工作的开展准备了物质条件，打下坚实的基础。 如果没有收集工作，人事档案工作将成为无源之水、无米之 炊；如果收集工作不扎实，收集到的档案材料残缺不全，或
2、者只收集到一些零散杂乱、价值不大的人事档案材料，人事 档案整理和鉴别将会遇到无法克服的困难。可以说，收集工 作的质量，制约着各项业务工作的开展和管理水平的提高。(2)它是实现人事档案集中统一管理的基本途径由于人事档案(3)它是人事档案发挥作用的前提人事档案材料收集得齐全完整、内容充实，能全面真实 地反映一个人的历史与现实全貌，做到“档如其人”、“档 即其人”，才能使其发挥应有的作用，才能帮助组织人事部 门更好地了解人和正确地使用人，才能使贤者在职、能者在 位；否则会产生“无档可查”或“查了不能解决问题”的现 象，影响对人才的正确评价与使用，甚至导致错用人或埋没 人。2.人事档案材料的收集范围人
3、事档案材料的收集必须有明确的范围。每个人在社会 实践活动中形成的材料是多方面的，有的属于文书档案范 围，有的属于专业档案范围，有的属于人事档案范围。根据 各类档案的特点与属性，准确划分各自的收集范围，可以避 免错收、漏收，是做好收集工作的先决条件。根据干部人事 档案材料收集归档规定的精神，主要涉及以下范围。(1)从内容上来看从内容上看，各类人事档案需要收集的基本材料包括：履历、自传或鉴定材料：各种履历表、登记表、本人 或组织写的个人经历材料、本人写的自传以及各种鉴定表；政审材料：审查结论、复审结论、甄别平反结论或决 定、通知、批复、组织批注意见、带结论性的调查报告、证 明材料、本人交代和本人对
4、组织结论签署的意见和对有关问 题的主要申诉材料；纪检案件材料：处分决定、批复、通知、调查报告、 复查、甄别、平反决定、本人决定、本人检讨、申诉、本人 对处分决定签署的意见的复制件或打印件；职务任免、调级、出国人员审查材料、任免呈报表、 调动登记表、调级审批表、出国人员审查表；入党入团材料：入党志愿书、入团志愿书、入党申请 书、入团申请书（包括自传材料）、转正申请书、入党入团 时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关 系情况的调查材料；司法案件材料：判决书复制件及撤销判决的通知书；晋升技术职称、学位、学衔审批表以及工资、待遇、 业务考绩资料：晋升技术职称、学位、学衔审批表、技术人 员
5、登记表、考试成绩表、业务自传、技术业务的个人小结以 及组织评定意见、创造发明和技术革新的评价材料、考核登 记表、重要论文篇目和著作书目；奖励材料：授予先进模范称号的决定、通知、批复、 授勋审批表、事迹材料；考核及考察材料：组织正式的考核、考察材料、考核 登记表；招聘、录用、调动、任免、转业、退（离）休、辞职 （退）材料：这些活动中形成的各种表格，退休、离休审批 表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，本人申 请材料。此外，还有其他材料，包括出国（境）材料、各种代表 会议代表登记表等材料、毕业生体检表、新录用人员体检 表、个人写的思想、工作、学习总结、检查、近期的体检 表、残疾登记表、死亡
6、报告表、悼词等。（2）从载体形式上来看随着多种载体的共存互补，人事档案载体类型越来越 多。从现有的载体看，主要包括：纸质人事档案载体，即以纸张为载体记录个人信息的 档案，这是目前各级各类人事档案管理机构收集和整理的主 体。非纸质人事档案载体，包括记录人事档案或者人事档 案信息的光盘（光盘塔）、磁盘、数据磁带等。这类载体主要记录如下两种类型的人事档案：电子人事文件（档案），即以数字形式记录个人信息的 档案。我国人事管理工作信息化的发展以及相关的人事管理 信息系统建立之后，生成了不少的电子文件材料，这些材料 的数量越来越大。同时，原有移交纸质人事档案也在向移交 纸质档案和电子文件的“双轨制”形式过
7、渡，由此，人事档 案管理工作必须对电子文件材料进行收集。电子文件的产生 和运动规律有其特殊性，其生成归档、保存和维护等一系列 活动，与纸质档案有较大的差别，因而必须在新的管理理论 指导下做好其收集工作，尤其是应根据电子文件归档与管 理规范（GB/T18894）及相关法规的规定，进行合理有效的 管理。声像人事档案，即以声音、形象形式等记录个人信息的 档案，具有形意结合、形象逼真，能观其行、闻其声、知其 情的特点，既能弥补纸质档案材料上静态了解人才的传统方 式的不足，又对更直观、更动态、更全面地了解人才起到一 定的作用。3.人事档案材料的收集人事档案部门管理的人事档案材料不是自己产生的，也 不是档
8、案人员编写的，是人事档案管理部门通过各种渠道收 集、积累而成。人事档案材料的收集（1）单位形成的人事档 案材料组织、人事、劳动部门。这是形成人事档案材料的主 要渠道，由其性质和档案内容决定。组织部门的主要职责之 一就是贯彻执行党的干部路线与干部政策，搞好干部管理与 培训，合理调整和使用干部，加强领导班子建设和干部队伍 建设。人事部门是各级政府和企、事业单位综合管理干部的 职能机构，承担人事工作的计划管理、工作人员的考试录 用、教育培训、任免调动、工资福利、专业技术职称评聘、 离休退休、军转安置、奖励惩戒、考察考核等工作任务。劳 动部门是政府综合管理企业劳动工作的职能部门，承担企业 劳力管理、工
9、人录用聘用、调配培训、劳动工资、劳动安 全、劳动保险和福利、劳动政策的贯彻执行和调查研究等。 通过组织、人事、劳动部门收集个人的履历表、简历表、自 传材料、考核考绩材料、政审材料、鉴定材料、培训、工资 升级、出国、晋升技术职称、调动、任免、离休、退休等方 面的材料。各单位组织、人事与劳动部门具体承担本部门或 本单位在上述工作活动中形成的人事档案材料。党、团组织和政府机关。收集个人的入党志愿书、入 团志愿书、入党申请书、入团申请书（包括自传材料），转 正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及 家庭主要成员、社会关系情况的调查材料；入党、入团、党 内外表彰等方面的材料以及统一布置填写的
10、各种履历表、自 我鉴定、登记表等材料。纪检、监察、公安、检察院、法院、司法部门。收集 个人违犯党纪国法而形成的党内、外处分，取消处分，甄别 复查平反决定，判决书复制件及撤销判决的通知书；个人检 查以及判决书等方面的材料。人大常委、政协等有关部门。收集人大代表登记表、 政协代表登记表等情况。科技、业务部门。收集反映个人业务能力、技术发 明、技术职务评定和技术成果评定的材料，包括评聘专业技 术职务（职称）的申报表、评审表、审批表，晋升技术职 称、学位、学衔审批表，技术人员登记表，考试成绩表，业 务自传，技术业务的个人小结以及组织评定意见，创造发明 和技术革新的评价材料，考核登记表，重要论文篇目和著
11、作 书目等材料。教育、培训机构。收集个人在校学习时形成的学历、 学位、学衔、学习成绩、鉴定、奖励、处分等方面的材料。 我国从高中生、中专生、技校学生就开始建立人事档案。大 学、党校、技术学院、成人教育、自学考试、培训院校都会 形成人事档案，主要包括学生登记表、考生登记表、毕业生 登记表、授予学位的材料、培训结业登记表、培训证明等。部队有关部门和民政部门。收集地方干部兼任部队职 务方面的审批材料，复员和转业军人的档案材料。审计部门（或行政管理部门）。收集干部个人任期经 济责任审计报告或审计意见等材料。统战部门。收集干部参加民主党派的有关材料。卫生部门。收集健康检查和处理工伤事故中形成的有 关材料
12、。此外，还可以通过各种代表大会，收集代表登记表、委 员登记表等材料。通过老干部管理部门，收集一些有保存价 值的材料。通过个人原工作单位，收集有关文件明确规定的 应该归入个人人事档案的材料。（2）个人形成的人事档案材料主要指人事档案相对人个人形成的档案。由于个人形成 者的主体不同，材料内容也有差别。干部档案中，相对人形 成的人事档案材料有：自传及属于自传性质的材料、干部履 历表、干部登记表、自我鉴定表、干部述职登记表、体格检 查表、干部的创造发明、科研成果、著作和论文的目录、入 党入团申请书、党员团员登记表等。工人档案中，相对人自 己形成的人事档案材料有：求职履历材料、招工登记表、体 格检查表、职工岗位培训登记表、工会会员登记表、入党入 团申请书、党员团员登记表等。学生档案中，相对人自己形 成的人事档案材料有：学生登记表、毕业生登记表、学习鉴 定表、体格检查表、学历（学位）审批表、入党入团申请 书、党员团员登记表等。在相对人形成的人事档案材料中， 从形成的程序来看，有直接形成和组织审核认可或签署意见 才最终形成的区别。相对人直接形成的材料，一般只要符合 完整齐全、规范真实、文字清楚、对象明确等归档要求即可 归入人事档案。