《文书管理规则40402.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书管理规则40402.docx（33页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、文书管理规则 总则第一条 目的为使文书管管理制度度化，以以增进文文书处理理之品质质及效率率，特订订定本规规则。第二条 范范围本规则所称称文书管管理，指指总管理理处各部部、室、中中心或各各公司(含事业业部、业业务执行行部 门门)与外外界来往往的文书书(包括括电报)及关系系企业(含公司司内容)各部门门间来往往文书(包含签签呈)，自自收(发发)文至至归档全全部过程程之办理理与控制制。 承办部部门第三条 总总收发部部门总公司各部部门与外外界来往往文书的的收发由由总管理理处总务务部门统统一办理理，各公公司(工工厂)所所在地的的总收发发由其所所属总务务部门办办理。总总收发部部门负责责文书之之收受及及发送。
2、第四条 管管理部门门(一)总管理理处各部部、室、中中心及各各公司以以公司名名义与外外界来、往往的文书书，以各各公司总总经理室室或管理理处为管管理部门门；营业业、采购购、工务务、资料料、法律律、服务务、训练练等业务务部门的的文书，得得以各该该业务部部门的最最高主管管部门为为管理部部门。(二二)各公公司(工工厂)所所在地与与外界来来往属地地区性文文书，以以其所在在地之经经理室或或管理处处(或总总务部门门)为管管理部门门。(三)关系企企业各公公司、部部门间来来往文书书原则上上以厂、处处、部、室室以上部部门为管管理部门门。 (四)管管理部门门应指定定人员负负责来往往文书的的核稿及及收发、拆拆封、登登记
3、、分分文、稽稽催、校校对、监监印、档档案管理理等事宜宜；文书书未按规规定处理理者，管管理部门门不得受受理。第五条 主主办及会会办部门门(一)文书内内容所涉涉及的业业务主办办部门为为该项文文书的主主办部门门，如有有涉及其其他部门门时，其其他部门门则为该该项文书书的会办办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。 行文第六条 行行文类别别(一)函：发布规规章或临临时性规规定及对对机关团团体、公公司行号号、私人人或关系系企业各各公司间间及公司司内各部部门间行行文使用用。(二二)公告告：就主主管业务务向公众众或特定定对象宣宣布时使使用。(三)便便函：关关系企业业各公司司、部门门间或
4、公公司内各各部门间间业务接接洽时使使用。(四)签签呈：下下级对上上级有所所请示或或报告时时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行行文名义义、署名名及印信信借用(一)对关关系企业业外机构构行文的的名义、署署名及用用印规定定如下：1.以以公司名名义由董董事长署署名盖董董事长职职章：属属政策性性或影响响公司重重大权益益的行文文。2.以公司司名义由由总经理
5、理署名盖盖总经理理职章：对政府府各部、会会、局、署署及其所所属一级级、二级级机构或或省政府府、市政政府及其其所属一一级机构构等之行行文。33.以公公司名义义由总经经理署名名、盖总总经理职职衔签字字章。对省政政府、市市政府所所属二级级机构等等的行文文。对当地地市、县县政府及及其所属属一级机机构的行行文。对税务务、金融融机关的的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.以
6、部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行
7、文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信的文件从其规定。(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行行文的判判行权限限
8、(一)以董董事长署署名行文文者，应应送总管管理处总总经理室室转呈董董事长判判行。(二)以以总经理理署名行行文者，除除总管理理处各部部室、中中心代表表各公司司对外行行文得由由经理(主任)判行者者外，应应送各公公司总经经理室转转呈总经经理判行行。(三三)以事事业部经经理署名名行文者者、应送送经理室室转呈经经理判行行。(四四)以部部门名义义由厂处处长署名名行文者者，应由由部门主主管判行行。(五五)以部部门名义义行文者者，应由由部门主主管判行行。(六六)以公公司名义义盖用公公司公章章行文者者，应由由经理级级人员判判行。(七)因因专案业业务需要要，如进进出口、税税务、关关税、劳劳保、投投标等使使用公司司
9、名义，须须盖用董董事长或或总经理理之业务务专用章章者，行行文时应应经各该该业务部部门主管管于授权权之范围围内经核核准后始始得为之之。(八八)固定定格式文文书，应应由署名名的主管管于原稿稿判行后后，授权权业务主主办部门门主管依依式行文文。 文书处处理程式式. 通则则第九条 文文书分类类(一)机密密类：具具有专利利性、独独特技术术性的资资料及特特定列管管的业务务机密文文件，应应依本规规定第八八章规定定办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理
10、后归档。(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收收发文登登记单(一)第一一联为收收(发)文登记记单，收收发人员员按流水水号码顺顺序装订订存查。(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条
11、收(发发)文字字号的制制定管理理(一)对外外行文的的字号11.公司司：X1X2(X3)总字第第号。XX1X2为公司司简称；X3为地区区别，不不需分地地区者省省略；为公司司收(发发)文流流水号。2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。3.营业部门：由各公司总经理室制定。(二)对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。业务接洽便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2.复文以收文号码为发文号码，如
12、有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。.与外界界来往文文件第十二条 收文(一)登记记、分文文来文由由收发人人员拆封封后，于于收(发)文文登记单单登记记收文编编号、收收文日期期、来文文者、来来文字号号、来文文日期、附附件及摘摘要后，送送分文人人员依其其性质判判定文书书类别、经经办部门门，再由由收发人人员分发发。(二二)文件件的分送送收发人人员分发发文件，应应留存收(发发)文登登记单第一联联，依收收文编号号之流水水号码装装订之。其其余第二二、三、四四、五联联连同来来文以分文专专用卷宗宗送交交经办部部门主管管核定要否答答复及处处理期限限
13、，记入入收(发)文文登记单单第二二、三、四四、五联联，第二二联于当当天签收收后，夹夹放于分文专专用卷宗宗退还还收发人人员，由由收发人人员按处处理期限限的日期期先后予予以整理理为文件件催办之之用。(三)文文件交办办经办部部门主管管将文件件批交办办理时，应应将经办办人姓名名记入收(发发)文登登记单第三、四四、五联联，留存存第三联联按处理理日期之之先后整整理稽催催督导，第第四、五五联连同同文件交交经办人人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单
14、随同收(发)文登记单第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥的来文及收(发)文登记单第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者
15、，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。第十三条 主动发发文(一)拟稿稿、登记记经办人人以公文文稿笺拟拟妥文稿稿，检附附收(发)文文登记单单一式式五联，填填写受文文者、类类别、经经办部门门、内容容摘要、附附件、经经办人姓姓名、预预定保存存年限及及销案或或待复期期限等栏栏，呈部部门主管管会核稿稿人员经经判行，送送收发人人员编号号，转打打字、校校对后，送送交文书书管理部部门收发发人员。(二)发文处理收发人员收到发文文件、原稿
16、收(发)文登记单(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条 外界复复文的处处理收发人员及及文书经经办部门门收到外外界复文文，除按按收文程程序处理理外，收收发人员员应抽出出原发文文的第二二联销案案，将销销案日期期转记原原发文的的第一联联，并将将收文日日期及字字号转记记于原发发文后
17、归归档的第第五联，经经办部门门接到复复文时，主主管应抽抽出原发发文的第第三联销销案，经经办人应应于原发发文的第第四联填填记收文文日期及及字号。.关系企企业来往往文件第十五条 行文方方式(一)正式式以公文文用纸或或油印函函件行文文者，依依本章的的规定处处理。一一般性的的规定、通通知、公公告等函函件无需需复文时时，发文文部门仍仍办理发发文手续续，受文文部门则则依下列列方式处处理：11.主管管部门对对其直辖辖部门行行文时，受受文部门门免办收收文手续续。2.总管理理处各部部、室、中中心及各各公司相相互行文文，由受受文公司司总经理理室或部部、室、中中心文书书管理部部门办理理收文，其其转交所所属部门门时，
18、所所属部门门免办收收文手续续。3.受文部部门依前前二项的的规定免免办收文文者仍应应处理呈呈核后依依收文日日期先后后顺序归归档。(二)以以业务务接洽便便函行行文者，依依第十六六条规定定办理。(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。第十六条 业务接接洽便函函之处理理(一)发文文经办人人发文时时，应将将接洽内内容列记记于业业务接洽洽便函第一联联，并填填记文书书类别、受受文者、待待复期限限、附件件等各栏栏，呈请请主管判判行后另另依式填填写三联联连同第第一联呈呈主管主主管签署署，一并并送收发发人员编编号并记记载于收(发发)文编编号登记记表再再送监印印人员用用印后，由
19、由收发人人员将业务接接洽便函函第二二、三、四四联送交交受文部部门，第第一联则则依待复复日期之之先后整整理以备备稽催。(二)收文受文部门的收发人员收到业务接洽便函第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载收(发)文编号登记表将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。(三)复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以文书签办单办理，签办单连同业务接洽便函第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员
20、转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。(四)回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处处理方式式第十七条
21、 文书结结构(一)公告告：以主旨依据据公公告事项项三段段式斟酌酌运用。(二)函、签呈：以主旨、说明、办法、请求、拟办或建议三段式斟酌运用。(三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。(四)采用语体文以达到简、浅、明、确的要求，可用表格处理的尽量利用表格。第十八条 信函处处理(一)指名名营业、工工务、资资材及采采购人员员收受的的信函由由信封上上的记载载可认为为公务文文书者，应应视同公公务文书书拆封，如如系私事事，再予予发还；未能办办认为公公务文书书的信函函，经其其本人拆拆封后如如系公务务文书，应应交收发发人员依依本规则则处理。(二)指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再
22、交收发人员依本规则办理。第十九条 签呈处处理(一)经办办人因特特殊案件件的处理理，需签签请主管管核示时时，以签签呈用纸纸缮写一一份行之之，签呈呈经核决决并依示示办妥后后应依类类别归档档。(二二)经办办人签拟拟后层呈呈主管核核示，如如需呈转转经(副副)理级级以上主主管核示示者(各各公司经经理室、总总经理室室以及总总管理处处各部、室室、中心心为呈总总经理或或董事长长核示者者)则于于厂(处处)长(部、室室主管)签示后后，由厂厂(处)、部(室)收收发人员员登记于于签呈呈事务备备查表转呈经经(副)理以上上主管(各公司司经理室室、总经经理室及及总管理理处为总总经理或或董事长长)核示示，于核核示后由由厂(处
23、处)部(室)收收发人员员转记批示情形，呈呈送厂(处)长长(部室室主管)核阅后后，交由由经办人人依示办办理，但但与会办办部门有有关者应应复印分分送会办办部门协协同处理理或备查查。经办办人办妥妥后，将将签呈交交由厂(处)、部部(室)收发人人员编定定档号填填记于签签呈及签呈事事务备查查表后后，签呈呈依其类类别归档档。签呈呈内容不不宜为公公众周知知者，应应指定专专人专案案签办。第二十条 合约处处理(一)订立立或修改改合约时时，经办办部门拟拟稿后判判行前，应应将文稿稿转送总总管理处处法律事事务室核核稿。判判行后依依业务需需要份数数送请缮缮打、校校对、用用印。(二)固固定格式式的合约约书其原原稿应依依前款
24、规规定经核核稿判行行后使用用，经办办部门使使用时依依式填写写所需份份数呈准准后，直直接送请请用印。（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。第二十一条条 副本本及图书书处理副本视同正正式文书书，应依依规定处处理、归归档；各各类图书书应指定定部门集集中管理理。第二十二条条 电报报处理电报视同文文书，依依本规则则办理。第二十三条条 文书书处理要要点(一)经办办文书遇遇有关系系重大足足以影响响公司权权益之重重要文件件，应将将正本妥妥为保藏藏，每有有应用均均以副本本或影本本层呈处处理。(二)为为利文书书处
25、理并并达分层层负责目目的，经经办人应应就内容容要点签签拟意见见或选稿稿随来文文呈部门门主管核核阅批办办，各主主管人员员应对文文案注意意见，避避免只签签名而无无意见。(三)经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。第二十四条条 文件件处理期期限(一)收发发人员收收文时，原原则上应应随到随随送，不不得积压压，最迟迟应于文文到一小小时送交交有关人人员。(二)分分文人员员的分文文时期，由由各公司司视其收收文数量量自行订订定。(三)经经办人员员的处理理期限。1.速件、电报、机密文件等应随到随办，
26、于文到一日内处理完毕为原则。2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。5.监印人员原则上于当天完成用印。6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。第二十五条条 文件件稽催(一)经办办人如未未能如期期办妥文文件，应应于处理理期限届届满前，经经请示部部门主管管同意后后，以口口头通知知文书收收发人员员更改处处理期限限。(二二)收发发人员应应
27、按日检检查催办办联，到到期未见见办妥销销案者，应应先以口口头通知知经办部部门主管管，如再再俟一天天仍不见见办妥销销案者，应应即以文书催催办单一式二二联，送送经办部部门主管管交由经经办人填填注拟拟完成日日期及及迟延延原因经主管管批核后后，经办办部门自自存一份份，一份份送还收收发人员员继续依依期稽催催，收发发人员应应随时将将稽催情情形记录录于稽催催联。第二十六条条 发送送方式文书发送方方式分为为专送、邮邮寄(平平信、限限时、挂挂号、航航空)电电报(寻寻常、加加急、书书信、打打字)及及集运等等，经办办人应于于文书底底稿上注注明。第二十七条条 文件件递送(一)呈阅阅文件的的递送方方式文件件呈阅、呈呈判
28、、会会办时，如如为普通通案件以以浅灰色色卷宗递递送，如如系机密密，紧急急或A类类案件，则则以桔红红色卷宗宗递送。(二)部门间文件的递送1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以(处)、部(室)为单位装入内部信封予以递送，内部信封仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。3.各公司于各办公地区应设一文件寄送中心，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂)所在地为总务部门，各寄送中心得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。4
29、.收发人员将文件递交寄送中心后，寄送中心人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具文件递送清单一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入地区别专用文件袋寄送。收文地区之寄送中心人员收到文件袋拆开后，即以文件递送清单第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天文件袋送还原发文的寄送中心存查。5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的寄送中心登记转送。 6.总公司各寄送中心的文件袋，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。7.原则上文件应随到随送，不得积压，寄送中心人员须于每日上午上班后30分钟内将文件袋内文件分送各厂(处)、部
30、(室)收发人员签收。 印信.印信种种类第二十八条条 种类类(一)公章章：各公公司向主主管机构构登记之之公司印印鉴及特特定业务务专用之之公司印印信。(二)职职章：ZK(1.董事长长、各公公司总经经理刻有有公司名名衔及职职别的印印信。22.刻有有职别及及特定业业务专用用的主管管印信。(三)职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。(四)部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注对内专用之字样。(五)校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及校对章或骑缝章附件章等字样之印信。第二十九条条 印信信的资料料及形式式所有印信均均为圆形形橡皮质质。.印信使使用第
31、三十条 监印人人员(一)各公公司公章章及董事事长职章章之监印印人员应应签请本本企业董董事长核核定后任任用。(二)特特定业务务专用的的图记及及董事长长职章、公公章、总总经理职职章之监监印人员员应签请请各公司司总经理理核定后后任用。(三)各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。(四)监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。第三十一条条 印信信盖用(一)行文文时应依依第八条条的规定定判行送送请监印印人员依依第七条条的规定定于函件件、文稿稿及底本本上用印印。(二二)其他他文件需需盖用印印信者，经经办人应应填具盖用印印信申请请单一一式二联联，经呈呈准后
32、凭凭以申请请用印，监监印人员员除于文文件上用用印外，还还应于盖用印印信申请请单正正面加盖盖使用的的印信，并并收存第第一联，第第二联退退回经办办部门存存查。第三十二条条 印色色使用公章、职章章以红色色印泥或或红色打打印水用用印的。.印信管管理第三十三条条 印信信的核定定及制发发部门(一)公章章、董事事长及各各公司总总经理之之职章及及职衔签签字章均均经总管管理处董董事长核核定，由由总管理理处总经经理室为为管理部部门统一一制发。(二)总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部(室)经理(主任)核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。(三)各事业部经理、厂(处)长的职衔签字章、特定业
33、务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。第三十四条条 印信信登记业务主办部部门需用用特定印印信或业业务专用用印信向向有关主主管机构构报备时时，该印印信的登登记、更更换、撤撤销等的的手续，均均由该主主办部门门办理。第三十五条条 印信信申请(一)印信信制发的的申请因因业务需需要或组组织变更更，由主主办部门门填具请(制制)发印印信申请请表一一份，送送会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条的规规定呈请请核定后后由管理理部门制制发。（二二)印信信换发的的申请11.印信信的印文文磨损申申请换发发时，由由监印人人员填具具请(换)发发印信申申请表一份，于于备注栏栏
34、拓具印印模，叙叙明制发发日期，送送会印信信管理部部门依本本规定第第三十三三条规定定呈请核核定后由由管理部部门换发发。2.原有废废旧印信信应于换换发的印印信收到到后一周周内，由由监印人人员依本本规则第第三十六六条的规规定办理理。(三三)印信信补发的的申请11.印信信毁损或或遗失时时，监印印人员除除向该印印信登记记机构报报备并依依法公告告作废外外，应填填具请请(补)发印信信申请表表一份份，于备备注栏叙叙明原印印的种类类、字体体、制发发日期、毁毁损或遗遗失经过过及失职职人员的的议处，并并会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条规定定呈经核核定后，由由管理部部门补发发。2.补发印印信的文文字体应应有
35、异于于原印信信，以资资区别。3.遗失的印信寻获时，应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。(四)印信增刊的申请1.一种印信以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。2.增刊的印信应由管理部门斟酌实情设法加以区别。第三十六章章 印信信缴销(一)废旧旧、撤销销或遗失失寻获的的印信，应应由监印印人员填填具缴缴销印信信申请表表一份份，送会会印信管管理部门门依本规规则第三三十三条条之规定定呈经核核定后，检检具缴销销之印信信，送缴缴管理部部门撤销销。(二二)印信信管理部部门收到到缴销的的印信，即即斟酌实实情予以以保存或或截角注注销。第三十七条条
36、印信信管理(一)各种种印信由由各监印印人员负负责保管管，如有有遗失或或误用情情事由监监印人员员负完全全责任。(二)印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立印信登记表拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。(三)印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。(四)主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。 档案管管理.管理部部门第三十八条条 管理理部门(一)文书书结案后后，原稿稿由各文文书管理理部门归归档，经经办部门门视实际际需要留留存影本本。如为为特殊案案件因业业务处理理需要，原原搞须由由经办部部门保管管者，应应经
37、文书书管理部部门主管管同意后后妥为保保存，文文书管理理部门以以影本归归档，原原稿用毕毕后仍应应送文书书管理部部门归档档并换回回影本。(二)各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。.整理与与分类第三十九条条 文件件点收文件结案移移送归档档时，依依如下原原则点收收：(一一)检查查文件的的本文及及附件是是否完整整，如有有短少，应应即追查查归入。(二)文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。(三)文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。(四)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办
38、部门。(五)有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第四十条 文件整整理点收文件后后，应依依下列方方式整理理：(一一)中文文直写文文件以右右方装订订为原则则，中文文横写或或外文文文件则以以左方装装订为原原则。(二)右右方装订订文件及及其附件件均应对对准右上上角，左左方装订订则对准准左上角角理齐钉钉牢。(三)文文件如有有皱折、破破损、参参差不齐齐等情形形，应先先整补，裁裁切折叠叠，使其其整齐划划一。第四十一条条 档案案分类(一) 档档案分类类应视案案件内容容、部门门组织、业业务项目目等因素素，按部部门、大大类、小小类三级级分类。先先以部门门别区分分，部
39、门门别之后后依案件件性质分分为若干干大类，再再在同类类中依序序分为若若干小类类。(二二)档案案分类应应力求切切合实用用。倘因因案件较较多，前前款三级级不敷应应用时得得于第三三级之后后另增第第四级细类。如案案件不多多，亦可可仅使用用部门门及大类或小小类二二级。(三)同同一小小类(或细类类)之案案件以装装订于一一档夹为为原则，如如案件较较多，一一个档夹夹不敷使使用时，得得分为两两个以上上的档夹夹装订，并并于小类类(或细细类)之之后增设设卷次次编号号，以便便查考。(四)每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个目次编号为原则。(五)档号之表示方式如下A1A2-B1B2C1C
40、2D1-E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第四十二条条 档案案名称及及编号(一)档案案各级分分类应赋赋予一名名称，其其名称应应简明扼扼要，以以能充分分表示档档案内容容性质为为原则，且且有一定定范畴，不不宜笼统统含混。(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。(三)档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。(五)档
41、案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第四十三条条 档号号编定(一)案件件如系新新案，应应就档档案分类类编号表表，查查明该案案件所属属类别及及其卷次次、目次次顺序编编列档号号。(二二)案件件如可归归属前案案，应查查明前案案之档号号予以同同号编列列。(三三)档号号以一案案一号为为原则，遇遇有一案案件叙述述数事或或一案归归入多类类者，应应先确定定其主要要类别，编编列档号号。(四四)档号号应自左左而右编编列，右右方装订订的案件件，应将将档号填填写于案案件首页页的左上上角；左左方装订订者则填填写于右右上角。.归档与与档
42、案清清理第四十四条条 保存存期限(一)归档档文件，应应依目次次号顺序序以活页页方式装装订于相相关类别别的档夹夹内，并并视实际际需要使使用见见出纸注明目目次号码码，以便便翻阅。(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第四十五条条 保存存期限文件保存期期限除政政府有关关法令或或本企业业其他规规章特定定者外，依依下列规规定办理理：(一一)永久久保存：1.公公司章程程；2.股东名名簿；33.组织织规程及及办事细细则；44.董事事会及股股东会纪纪录；55.财务务报表；6.政政府机关关核准文文件；77.不动动产所有有权状及及其他债债权凭证证；8.工程设设计图；9.其其他经核核定须永
43、永久保存存的文书书。(二二)100年保存存：1.预算、决决算书类类；2.会计凭凭证；33.事业业计划资资料；44.其他他经核定定须保存存10年年的文书书。(三三)5年年保存：1.期期满或解解除之合合约；22.其他他经核定定保存55年的文文书。(四)11年保存存：结案案后无长长期保存存必要者者。(五五)规章章由规章章管理部部门永久久保存，使使用部门门视其有有效期间间予以保保存。第四十六条条 档卷卷清理(一)管档档人员应应随时拂拂拭档案案架，维维护档案案清洁，以以防虫蛀蛀腐朽。每每年年度度更换时时，依第第四十五五条的规规定清理理一次，已已届保存存期限者者，得予予销毁，销销毁前应应造册呈呈总经理理核
44、准，必必要时向向主管官官署报备备，并于于目次表表之附注注栏内注注明销毁毁日期。(二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将收(发)文登记单第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。.调卷第四十七条条 调卷卷程序(一)各部部门经办办人员因因业务需需要需调调阅档案案时，应应填具调卷单单经其其部门主主管(科科长以上上)核准准后持向向管档人人员调阅阅。(二二)管档档人员接接到调调卷单经核查查后，取取出该项项档案，并并于调调卷单上填注注借出日日期，将将档案交交与调卷卷人员。调卷单单则依依预定归归还日期期之先后后整理，以以备稽催催。(三三)于档档案室当当场借阅阅者
45、，得得免填调卷单单。(四)档档案归还还时，经经管档人人员核查查无讹并并于调调卷单填注归归还日期期及签章章确认后后，档案案即行归归入档夹夹。调调卷单由管档档人员留留存备查查。第四十八条条 调卷卷管理(一)调调卷单以一单单一案为为原则，借借阅时间间最长以以一周为为限，如如有特殊殊情形欲欲延长调调阅期限限时，应应按调阅阅程序重重新办理理。(二二)调卷卷人员对对于所调调案件，不不得抽换换增损，如如有拆开开必要时时，亦须须报明原原因，请请管档人人员负二二责处理理。(三三)调卷卷人员调调阅档案案，应于于规定期期限内归归还，如如有其他他人员调调阅同一一档案时时，应经经调卷变变更登记记，不得得私自授授受。(四
46、)调调阅案件件限与经经办业务务有关者者，如调调阅与经经办业务务无关之之案件，应应经文书书管理部部门主管管同意。 机密文文件第四十九条条 范围围(一)生产产设备设设计图：具有专专利性与与独特性性之机械械设计图图，以及及生产设设备布置置图。(二) 技术性性的资料料：独特特技术性性的操作作标准，与与外人技技术合作作或外人人技术指指导资料料，产品品配方，产产品开发发，改良良或试验验资料，国国外现场场实习报报告及其其他技术术上属于于机密性性之资料料。(三三) 业业务性之之资料：销售成成本资料料，市场场情报，国国外业务务考察报报告及其其他业务务上属于于机密性性之资料料。(四四)其他他经厂处处长以上上主管认认为有必必要列入入机密文文件管理理之一切切资料。第五十条 保管部部门(一)外来来机密文文件应以以各公司司总经理理室为保保管部门门；经各各公司总总经理核核准得于于事业部部、研究究所或工工厂所在在地保存存者，应应以事业业部经理理室、研研究所所所长室、驻驻厂经(副)理理室或总总经理指指定之部部门为保保管部门门。(二二)属技技术、开开发、工工务、营营业等部部门自行