公司文书管理规则17806.docx

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1、五、文书管理规则 总总则 第第一条 目的的 为为使文书管管理制度化化，以增进进文书处理理之品质及及效率，特特订定本规规则。第贰条 范围本规则所称称文书管理理，指总管管理处各部部、室、中中心或各公公司(含事业部部、业务执执行部门)与外界界来往的文文书(包括电报报)及关系企企业(含公司内内容)各部门间间来往文书书(包含签呈呈)，自收(发)文至归档档全部过程程之办理与与控制。 承办部部门 第第三条 总收收发部门 总总公司各部部门与外界界来往文书书的收发由由总管理处处总务部门门统一办理理，各公司司(工厂)所在地的的总收发由由其所属总总务部门办办理。总收收发部门负负责文书之之收受及发发送。 第第四条 管

2、理理部门 (一)总管理处处各部、室室、中心及及各公司以以公司名义义与外界来来、往的文文书，以各各公司总经经理室或管管理处为管管理部门；营业、采采购、工务务、资料、法法律、服务务、训练等等业务部门门的文书，得得以各该业业务部门的的最高主管管部门为管管理部门。 (二)各公司(工厂)所在地与与外界来往往属地区性性文书，以以其所在地地之经理室室或管理处处(或总务部部门)为管理部部门。 (三)关系企业业各公司、部部门间来往往文书原则则上以厂、处处、部、室室以上部门门为管理部部门。 (四)管理部门门应指定人人员负责来来往文书的的核稿及收收发、拆封封、登记、分分文、稽催催、校对、监监印、档案案管理等事事宜；

3、文书书未按规定定处理者，管管理部门不不得受理。 第第五条 主办办及会办部部门 (一)文书内容容所涉及的的业务主办办部门为该该项文书的的主办部门门，如有涉涉及其他部部门时，其其他部门则则为该项文文书的会办办部门。 (二)本企业各各类资料对对外统一报报送的主办办、会办及及提供部门门如表：略略 行文 第第六条 行文类别别 (一)函：发布布规章或临临时性规定定及对机关关团体、公公司行号、私私人或关系系企业各公公司间及公公司内各部部门间行文文使用。 (二)公告：就就主管业务务向公众或或特定对象象宣布时使使用。 (三)便函：关关系企业各各公司、部部门间或公公司内各部部门间业务务接洽时使使用。 (四)签呈：

4、下下级对上级级有所请示示或报告时时使用。 (五)电报：业业务处理须须以电报行行文时使用用。 (六)表格式公公文：政府府机关规定定之表格式式公文及公公司人事令令等，可依依实际需要要印为固定定格式使用用。 (七)其他： 11.司法文文书依据司司法部门规规定程序实实施；诉讼讼文书，依依政府有关关部门诉讼讼审议 委员员会规定程程序实施。 22.会议纪纪录及例行行表报等的的发送不必必行文。 第第七条 行文文名义、署署名及印信信借用 (一)对关系企企业外机构构行文的名名义、署名名及用印规规定如下： 11.以公司司名义由董董事长署名名盖董事长长职章： 属属政策性或或影响公司司重大权益益的行文。 22.以公司

5、司名义由总总经理署名名盖总经理理职章： 对对政府各部部、会、局局、署及其其所属一级级、二级机机构或省政政府、市政政府及其所所属一级机机构等之行行文。 33.以公司司名义由总总经理署名名、盖总经经理职衔签签字章。 对省政府府、市政府府所属二级级机构等的的行文。 对当地市市、县政府府及其所属属一级机构构的行文。 对税务、金金融机关的的行文。 总管理处处各部、室室、中心代代表各公司司对外的行行文(但本款第第六项另有有规定者从从其规定)。 4.以公司名名义，由经经理署名、盖盖经理职衔衔签字章。 对对本款第二二项所列以以外的公家家机构或公公民营企业业、法人团团体的行文文。营业、资料料、工务等等部门于各各

6、类规章规规定的核决决权限或授授权范围内内对客户、厂厂商之行文文。5.以部门门名义，由由厂处长署署名盖厂处处长职衔签签字章。营业、资材材、工务等等部门于各各类规章规规定的核决决权限或授授权范围内内对客户、厂厂商的行文文。6.以部门门名义盖部部门章： 采购部门门对厂商的的行文。 人事、服服务、训练练、法律等等部门于经经办业务之之权责范围围内对公民民营事业、民民间机构或或个人的行行文。 77.应依本本款第四项项的名义、署署名及用印印规定行文文而该行文文单位无经经理者，得得盖用公司司公章行文文。 88.因环境境特殊或事事实需要，须须另行规定定行文名义义、署名及及印信使用用者，应专专案签送总总管理处总总

7、经理室转转呈董事长长或总经理理核准。 (二)关系企业业各部门间间应以部门门名义行文文，并依下下列规定签签署、用印印： 11.正式行行文者，以以公司名义义由总经理理或事业部部经理署名名盖职衔签签字章为之之；以业务务接洽便函函行文者，由由经办部门门主管及经经办人署名名，盖用部部门章。2.总管理理处各部、室室、中心对对各公司行行文的油印印函件，盖盖用部门章章。3.工务、资资材、会计计、总务等等服务部门门对其他部部门的行文文盖部门章章。 44.厂、处处以上部门门主管对其其直辖部门门行文以部部门主管之之职衔签字字章签署。 (三)公告、人人事通知单单、聘任书书、奖状、契契约及依法法令或特定定业务(如进出口

8、口、税务、关关税、劳保保、投标等等)，须加盖盖公司或业业务专用章章的文件，均均应盖章，并并视业务需需要依规定定加盖董事事长或总经经理之职衔衔签字章或或职章或加加盖于其权权限或授权权范围内的的部门主管管签字章或或私章。 (四)特定签署署人及印信信的文件从从其规定。 (五)需以对等等身份的签签署人名义义复文者，应应斟酌实情情处理。 第第八条 行文文的判行权权限 (一)以董事长长署名行文文者，应送送总管理处处总经理室室转呈董事事长判行。 (二)以总经理理署名行文文者，除总总管理处各各部室、中中心代表各各公司对外外行文得由由经理(主任)判行者外外，应送各各公司总经经理室转呈呈总经理判判行。 (三)以事

9、业部部经理署名名行文者、应应送经理室室转呈经理理判行。 (四)以部门名名义由厂处处长署名行行文者，应应由部门主主管判行。 (五)以部门名名义行文者者，应由部部门主管判判行。 (六)以公司名名义盖用公公司公章行行文者，应应由经理级级人员判行行。(七)因专专案业务需需要，如进进出口、税税务、关税税、劳保、投投标等使用用公司名义义，须盖用用董事长或或总经理之之业务专用用章者，行行文时应经经各该业务务部门主管管于授权之之范围内经经核准后始始得为之。 (八)固定定格式文书书，应由署署名的主管管于原稿判判行后，授授权业务主主办部门主主管依式行行文。 文书书处理程式式 . 通则 第第九条 文书书分类 (一)

10、机密类：具有专利利性、独特特技术性的的资料及特特定列管的的业务机密密文件，应应依本规定定第八章规规定办理。 (二)A类：凡凡关系重大大，足以影影响公司权权益的文书书，应呈总总经理核阅阅后始得分分文办理。 (三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。 (四)C类：一一般通知或或参考性的的函件无须须呈判者，仅仅登记分文文直接交经经办部门处处理后归档档。 (五五)其他类：与公司业业务无直接接关系之表表报、宣传传或印刷函函件，无需需收文、登登记，可直直接送有关关部门参阅阅。 第第十条 收收发文登记记单 (一)第一联为为收(发)文登记单单，收发人人员按流水水号码顺序序装订存查查。 (二)第二联为为催办单，

11、于于送经办部部门签收文文件后，收收发人员收收回，按处处理期限或或待复日期期之先后次次序整理，按按日核对催催办。 (三)第三联为为主管催办办单，经办办部门主管管于交办文文件后留存存，按处理理期限或待待复日期之之先后整理理，以备随随时稽催督督导用。 (四)第四联为为经办人员员存查联，于于文件办妥妥后按结案案、未结案案分类存查查。 (五)第五联为为核查联，于于文件办妥妥时随文归归档，如系系代行或授授权判行的的文件，由由收发人员员转送主管管核阅后归归档。 第第十一条 收收(发)文字号的的制定管理理 (一)对外行文文的字号 11.公司：X1X2(X3)总字第第号。X1X2为公司简简称；X3为地区别别，不

12、需 分分地区者省省略；为公公司收(发)文流水号号。 22.事业部部(含直属部部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部部或直属部部门代字，由由各公司总总经理室制制定管理)。 33.营业部部门：由各各公司总经经理室制定定。 (二)对关系企企业行文的的字号 11.由各公公司总经理理室统一制制定管理。 22.总管理理处各部、室室、中心由由总管理处处总经理室室统一制定定管理。 (三)收发文编编号 11.由文书书管理部门门按年份依依流水号码码一文一号号编列。“业务接洽洽便函”另行编定定，亦采流流水号码一一文一号编编列。 22.复文以以收文号码码为发文号号码，如有有二号以上上来文并案案处理，以以最后

13、的收收文号码为为发文号码码。 33.主动发发文号码与与一般收复复文号码采采取同一编编号顺序。 .与外界来来往文件 第第十二条 收收文 (一)登记、分分文 来来文由收发发人员拆封封后，于“收(发)文登记单单”登记收文文编号、收收文日期、来来文者、来来文字号、来来文日期、附附件及摘要要后，送分分文人员依依其性质判判定文书类类别、经办办部门，再再由收发人人员分发。 (二)文件的分分送 收收发人员分分发文件，应应留存“收(发)文登记单单”第一联，依依收文编号号之流水号号码装订之之。其余第第二、三、四四、五联连连同来文以以“分文专用用卷宗”送交经办办部门主管管核定“要”“否”答复及处处理期限，记记入“收

14、(发)文登记单单”第二、三三、四、五五联，第二二联于当天天签收后，夹夹放于“分文专用用卷宗”退还收发发人员，由由收发人员员按处理期期限的日期期先后予以以整理为文文件催办之之用。 (三)文件交办办 经经办部门主主管将文件件批交办理理时，应将将经办人姓姓名记入“收(发)文登记单单”第三、四四、五联，留留存第三联联按处理日日期之先后后整理稽催催督导，第第四、五联联连同文件件交经办人人办理。 (四)文件处理理 11.经办人人办理文件件时，应将将拟办或复复文拟搞签签呈主管判判行。 22.经办人人应将处理理经过、结结果或复文文摘要记录录于“收(发)文登记单单”第四、五五联记要联联记要栏(如不敷使使用时，得

15、得以“文书签办办单”补充，签签办单随同同“收(发)文登记单单”第五联流流程处理)，并填记记预定保存存期限及销销案或待复复日期后连连同来文(复文时需需附复文稿稿)经呈判后后打字、校校对再转送送文书管理理部门收发发人员。经经办部门主主管于文件件判行后，将将“收(发)文登记单单”第三联抽抽出销案。 33.收发人人员收到办办妥的来文文及“收(发)文登记单单”第四、五五联时： 如无需复复文者，依依其类别编编定档号填填记于第四四、五联将将档号及销销案日期转转记第一联联，抽出原原留存的第第二联销案案，并将第第五联同文文件归档，将将第四联退退还经办人人。 如需复文文者，将复复文及复文文搞送请监监印人员用用印后

16、，复复文封发投投邮；来文文、复文稿稿、复文底底本则依其其类别编写写档号填记记于第四、五五联后，第第五联连同同来文、复复文稿、复复文底本归归档，并抽抽出原留存存的第二联联销案(如需待复复者，则将将第二联依依待复日期期的先后整整理以备稽稽催)，再将第第四联退还还经办人。经经办部门如如业务需要要，可以复复文底本留留存。 44.来文附附件如属现现金、支票票、汇票或或其他有价价证券等，经经办部门经经办人于接接到来文时时，应即缴缴交出纳部部门签收不不应随文传传递。 第第十三条 主主动发文 (一)拟稿、登登记 经经办人以公公文稿笺拟拟妥文稿，检检附“收(发)文登记单单”一式五联联，填写受受文者、类类别、经办

17、办部门、内内容摘要、附附件、经办办人姓名、预预定保存年年限及销案案或待复期期限等栏，呈呈部门主管管会核稿人人员经判行行，送收发发人员编号号，转打字字、校对后后，送交文文书管理部部门收发人人员。 (二)发文处理理收发人员收收到发文文文件、原稿稿“收(发)文登记单单”(一式五联联)，即将发发文文件及及原稿送请请监印人员员用印。文文件封发投投邮后，登登记单第一一联依收发发文编号的的流水号装装订；无须须待复文件件，第二、三三联即予销销案，如须须待复者，第第二联由收收发人员暂暂存，第三三联送经办办部门主管管，均依待待复日期的的先后整理理以备稽催催；第四、五五联连同发发文原稿及及底本依其其类别编写写档号，

18、将将档号及销销案日期填填记于第一一联后，第第四联交还还经办人存存查，第五五联连同发发文原稿、底底本归档。第十四条 外界复复文的处理理 收收发人员及及文书经办办部门收到到外界复文文，除按收收文程序处处理外，收收发人员应应抽出原发发文的第二二联销案，将将销案日期期转记原发发文的第一一联，并将将收文日期期及字号转转记于原发发文后归档档的第五联联，经办部部门接到复复文时，主主管应抽出出原发文的的第三联销销案，经办办人应于原原发文的第第四联填记记收文日期期及字号。 .关系企业业来往文件件 第第十五条 行行文方式 (一)正式以公公文用纸或或油印函件件行文者，依依本章的规规定处理。一一般性的规规定、通知知、

19、公告等函件件无需复文文时，发文文部门仍办办理发文手手续，受文文部门则依依下列方式式处理： 11.主管部部门对其直直辖部门行行文时，受受文部门免免办收文手手续。 22.总管理理处各部、室室、中心及及各公司相相互行文，由由受文公司司总经理室室或部、室室、中心文文书管理部部门办理收收文，其转转交所属部部门时，所所属部门免免办收文手手续。 33.受文部部门依前二二项的规定定免办收文文者仍应处处理呈核后后依收文日日期先后顺顺序归档。 (二)以“业务接洽洽便函”行文者，依依第十六条条规定办理理。 (三)各类文书书的行文，应应就组织层层级需要数数量一次印印发，避免免逐级转文文重印延误误时效。 第十六六条 业

20、务接接洽便函之之处理 (一)发文经办人发文文时，应将将接洽内容容列记于“业务接洽洽便函”第一联，并并填记文书书类别、受受文者、待待复期限、附附件等各栏栏，呈请主主管判行后后另依式填填写三联连连同第一联联呈主管主主管签署，一一并送收发发人员编号号并记载于于“收(发)文编号登登记表”再送监印印人员用印印后，由收收发人员将将“业务接洽洽便函”第二、三三、四联送送交受文部部门，第一一联则依待待复日期之之先后整理理以备稽催催。(二)收文文 受受文部门的的收发人员员收到“业务接洽洽便函”第二、三三、四联，于于便函上填填记收文时时间、编定定收文号码码并记载“收(发)文编号登登记表”将便函第第二、三、四四联送

21、呈部部门主管批批定经办人人后，由收收发人员将将二、三联联交由经办办人承办，第第四联经经经办人签收收后由收发发人员按发发文部门要要求的待复复日期先后后整理，以以备稽催。 (三)复文 经经办人收到到来文应于于第三联拟拟具复文稿稿并填写销销案或待复复日期，及及预定保存存期限(如需签办办，则以“文书签办办单”办理，签签办单连同同“业务接洽洽便函”第三联处处理)，经主管管判行后，依依式填写于于第二联，一一并呈主管管签署再送送由收发人人员转请用用印并抽出出原暂存之之第四联转转记销案或或待复日期期，将第二二联送交受受文部门(原发文部部门)，第三、四四联编定档档号填记于于档号栏后后；第三联联依其类别别归档；第

22、第四联依收收文流水编编号的顺序序存查。如如未结案，则则第四联按按待复日期期先后整理理以备稽催催。 (四)回文处理理 发发文部门的的收发人员员收到复文文部门送达达的便函第第二联时，于于原暂存的的第一联注注记复文的的收文时间间；第二联联转送经办办人呈阅办办妥并注明明预定保存存期限送收收发人员抽抽出第一联联销案，再再一并编定定档号填记记于档号栏栏，第一联联依发文流流水编号的的顺序装订订存查，第第二联依其其类别存档档，如未结结案，第一一联需加注注复文部门门要求的待待复日期，并并按此日期期的先后整整理以备稽稽催，再行行复文时，则则依发文程程序办理。 文文书处理方方式 第第十七条 文文书结构 (一)公告：

23、以以“主旨”“依据”“公告事事项”三段式斟斟酌运用。 (二)函、签呈呈：以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟拟办或建议议”三段式斟斟酌运用。 (三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。 (四)采用语体体文以达到到“简、浅、明明、确”的要求，可可用表格处处理的尽量量利用表格格。 第第十八条 信信函处理 (一)指名营业业、工务、资资材及采购购人员收受受的信函由由信封上的的记载可认认为公务文文书者，应应视同公务务文书拆封封，如系私私事，再予予发还；未未能办认为为公务文书书的信函，经经其本人拆拆封后如系系公务文书书，应交收收发人员依依本规则处处理。 (二)指名经副副理以上人人员的信函

24、函，迳送其其本人，如如系公务文文书，再交交收发人员员依本规则则办理。 第第十九条 签签呈处理 (一)经办人因因特殊案件件的处理，需需签请主管管核示时，以以签呈用纸纸缮写一份份行之，签签呈经核决决并依示办办妥后应依依类别归档档。 (二)经办人签签拟后层呈呈主管核示示，如需呈呈转经(副)理级以上上主管核示示者(各公司经经理室、总总经理室以以及总管理理处各部、室室、中心为为呈总经理理或董事长长核示者)则于厂(处)长(部、室主主管)签示后，由由厂(处)、部(室)收发人员员登记于“签呈事务务备查表”转呈经(副)理以上主主管(各公司经经理室、总总经理室及及总管理处处为总经理理或董事长长)核示，于于核示后由

25、由厂(处)部(室)收发人员员转记“批示”情形，呈呈送厂(处)长(部室主管管)核阅后，交交由经办人人依示办理理，但与会会办部门有有关者应复复印分送会会办部门协协同处理或或备查。经经办人办妥妥后，将签签呈交由厂厂(处)、部(室)收发人员员编定档号号填记于签签呈及“签呈事务务备查表”后，签呈呈依其类别别归档。签签呈内容不不宜为公众众周知者，应应指定专人人专案签办办。 第第二十条 合合约处理 (一)订立或修修改合约时时，经办部部门拟稿后后判行前，应应将文稿转转送总管理理处法律事事务室核稿稿。判行后后依业务需需要份数送送请缮打、校校对、用印印。 (二)固定格式式的合约书书其原稿应应依前款规规定经核稿稿判

26、行后使使用，经办办部门使用用时依式填填写所需份份数呈准后后，直接送送请用印。 （三三）合约书书签约代表表原稿、正正本的保管管部门规定定如下表:略 保保管部门收收到合约书书正本应即即贴足印花花并予销印印后与原稿稿一并归档档。其他业业务有关部部门均以副副本留存备备用。 第第二十一条条 副本及图图书处理 副副本视同正正式文书，应应依规定处处理、归档档；各类图图书应指定定部门集中中管理。 第第二十二条条 电报处理理 电电报视同文文书，依本本规则办理理。 第第二十三条条 文书处理理要点 (一)经办文书书遇有关系系重大足以以影响公司司权益之重重要文件，应应将正本妥妥为保藏，每每有应用均均以副本或或影本层呈

27、呈处理。 (二)为利文书书处理并达达分层负责责目的，经经办人应就就内容要点点签拟意见见或选稿随随来文呈部部门主管核核阅批办，各各主管人员员应对文案案注意见，避避免只签名名而无意见见。 (三)经办、会会稿、核稿稿等人员之之答名，应应清晰可辨辨，不得潦潦草难认。 (四)经办文书书应视其轻轻重而定缓缓急，如案案情涉及其其他部门应应照会办理理，会稿案案件会办部部门应按速速件处理之之。 第第二十四条条 文件处理理期限 (一)收发人员员收文时，原原则上应随随到随送，不不得积压，最最迟应于文文到一小时时送交有关关人员。 (二)分文人员员的分文时时期，由各各公司视其其收文数量量自行订定定。 (三)经办人员员的

28、处理期期限。 11.速件、电电报、机密密文件等应应随到随办办，于文到到一日内处处理完毕为为原则。 22.一般案案件由部门门主管斟酌酌经办人的的工作量，指指定处理期期限，一般般以文到三三日内处理理完毕为原原则。 33.来文定定有答复期期限者，应应尽力于来来文所定期期限内处理理完毕。 44.计划、试试验、研究究、开发、规规章修订、测测定、搜集集资料等特特殊案件部部门主管应应斟酌实际际需要分别别规定其处处理期限。 55.监印人人员原则上上于当天完完成用印。 66.文件归归档，应日日案日清，最最迟不得逾逾二日。 77.签呈案案件，按分分层负责的的决行层次次，由各公公司自行订订定时限。 第第二十五条条

29、文件稽催催 (一)经办人如如未能如期期办妥文件件，应于处处理期限届届满前，经经请示部门门主管同意意后，以口口头通知文文书收发人人员更改处处理期限。 (二)收发人员员应按日检检查催办联联，到期未未见办妥销销案者，应应先以口头头通知经办办部门主管管，如再俟俟一天仍不不见办妥销销案者，应应即以“文书催办办单”一式二联联，送经办办部门主管管交由经办办人填注“拟完成日日期”及“迟延原因因”经主管批批核后，经经办部门自自存一份，一一份送还收收发人员继继续依期稽稽催，收发发人员应随随时将稽催催情形记录录于稽催联联。 第第二十六条条 发送方式式 文文书发送方方式分为专专送、邮寄寄(平信、限限时、挂号号、航空)

30、 电电报(寻常、加加急、书信信、打字)及集运等等，经办人人应于文书书底稿上注注明。 第第二十七条条 文件递送送 (一)呈阅文件件的递送方方式 文文件呈阅、呈呈判、会办办时，如为为普通案件件以浅灰色色卷宗递送送，如系机机密，紧急急或A类案件，则则以桔红色色卷宗递送送。 (二)部门间文文件的递送送 11.发文及及受文部门门在同一厂厂区内，可可以文件直直接递送，如如需签收者者，可以自自存联送请请请受文部部门签收后后取回稽催催。 22.发文及及受文部门门在不同厂厂区者，发发文部门收收发人员需需将文件依依受文部门门地区别以以(处)、部(室)为单位装装入“内部信封封”予以递送送，“内部信封封”仅书写受受文

31、部门的的厂、处、部部、室名称称不另注明明经办人姓姓名，由受受文部门收收发人员统统一拆封分分发。 33.各公司司于各办公公地区应设设一文件“寄送中心心”，总公司司为各公司司总经理室室，各公司司(工厂)所在地为为总务部门门，各“寄送中心心”得规定每每日截止收收件时间，以以便整理集集中装运。 44.收发人人员将文件件递交“寄送中心心”后，“寄送中心心”人员应将将同一受文文部门之厂厂(处)部(室)的文件集集中整理，开开具“文件递送送清单”一式三联联，第一联联自存，第第二、三联联连同文件汇汇总装入地地区别专用用“文件袋”寄送。收收文地区之之“寄送中心心”人员收到到“文件袋”拆开后，即即以“文件递送送清单

32、”第二、三三联连同文文件送交各各厂(处)收发人员员签收后留留存第二联联，第三联联以当天“文件袋”送还原发发文的“寄送中心心”存查。 55.总管理理处各部、室室、中心寄寄送各厂区区的文件，一一律递交各各公司的“寄送中心心登记转送送。 6.总公司各各“寄送中心心”的“文件袋”，需于下下午五时前前送交总管管理处总务务部门统一一运寄。 77.原则上上文件应随随到随送，不不得积压，“寄送中心”人员须于每日上午上班后30分钟内将“文件袋”内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。 印信 .印信种类类 第第二十八条条 种类 (一)公章：各各公司向主主管机构登登记之公司司印鉴及特特定业务专专用之公司司印信。

33、 (二)职章：ZK(1.董事长长、各公司司总经理刻刻有公司名名衔及职别别的印信。 22.刻有职职别及特定定业务专用用的主管印印信。ZZK) (三)职衔签字字章：各公公司厂、处处长以上主主管刻有职职衔及签名名的印信。 (四)部门章：刻有公司司及部门名名衔之印信信。如为不不得对企业业外行文之之部门，应应于部门章章上加注“对内专用用”之字样。 (五)校对章、骑骑缝章、附附件章：刻刻有公司名名衔及“校对章”或“骑缝章”“附件章章”等字样之之印信。 第第二十九条条 印信的资资料及形式式 所所有印信均均为圆形橡橡皮质。 .印信使用用 第第三十条 监监印人员 (一)各公司公公章及董事事长职章之之监印人员员应

34、签请本本企业董事事长核定后后任用。 (二)特定业务务专用的图图记及董事事长职章、公公章、总经经理职章之之监印人员员应签请各各公司总经经理核定后后任用。 (三)各部门主主管的职衔衔签字章及及部门章由由各部门主主管指定监监印人员。 (四)监印人员员不在时，应应由代理人人代为监印印，代理人人的任用应应依前三款款的规定签签准或指派派。 第三三十一条 印印信盖用 (一)行文时应应依第八条条的规定判判行送请监监印人员依依第七条的的规定于函函件、文稿稿及底本上上用印。 (二)其他文件件需盖用印印信者，经经办人应填填具“盖用印信信申请单”一式二联联，经呈准准后凭以申申请用印，监监印人员除除于文件上上用印外，还

35、还应于“盖用印信信申请单”正面加盖盖使用的印印信，并收收存第一联联，第二联联退回经办办部门存查查。第三十二条条 印色使用用公章、职章章以红色印印泥或红色色打印水用用印的。 .印信管理理 第第三十三条条 印信的核核定及制发发部门 (一)公章、董董事长及各各公司总经经理之职章章及职衔签签字章均经经总管理处处董事长核核定，由总总管理处总总经理室为为管理部门门统一制发发。 (二)总管理处处各部、室室、中心的的部门章或或特定业务务之主管职职章经各部部(室)经理(主任)核定，由由总管理处处总经理室室为管理部部门统一制制发。 (三)各事业部部经理、厂厂(处)长的职衔衔签字章、特特定业务之之主管职章章及各部门

36、门的部门章章经各公司司总经理核核定由各公公司总经理理室为管理理部门统一一制发。 第第三十四条条 印信登记记 业业务主办部部门需用特特定印信或或业务专用用印信向有有关主管机机构报备时时，该印信信的登记、更更换、撤销销等的手续续，均由该该主办部门门办理。 第第三十五条条 印信申请请 (一)印信制发发的申请 因因业务需要要或组织变变更，由主主办部门填填具“请(制)发印信申申请表”一份，送送会印信管管理部门依依本规则第第三十三条条的规定呈呈请核定后后由管理部部门制发。 （二二)印信换发发的申请 11.印信的的印文磨损损申请换发发时，由监监印人员填填具“请(换)发印信申申请表”一份，于于备注栏拓拓具印模

37、，叙叙明制发日日期，送会会印信管理理部门依本本规定第三三十三条规规定呈请核核定后由管管理部门换换发。 22.原有废废旧印信应应于换发的的印信收到到后一周内内，由监印印人员依本本规则第三三十六条的的规定办理理。 (三)印信补发发的申请 11.印信毁毁损或遗失失时，监印印人员除向向该印信登登记机构报报备并依法法公告作废废外，应填填具“请(补)发印信申申请表”一份，于于备注栏叙叙明原印的的种类、字字体、制发发日期、毁毁损或遗失失经过及失失职人员的的议处，并并会印信管管理部门依依本规则第第三十三条条规定呈经经核定后，由由管理部门门补发。 22.补发印印信的文字字体应有异异于原印信信，以资区区别。 33

38、.遗失的的印信寻获获时，应即即交由监印印人员于二二日内依本本规定第三三十六条规规定办理。 (四)印信增刊刊的申请 11.一种印印信以制发发一枚为原原则，但如如因业务需需要或受地地区限制需需增刊者，由由业务主办办部门依本本条第一款款规则申请请。 22.增刊的的印信应由由管理部门门斟酌实情情设法加以以区别。 第第三十六章章 印信缴销销 (一)废旧、撤撤销或遗失失寻获的印印信，应由由监印人员员填具“缴销印信信申请表”一份，送送会印信管管理部门依依本规则第第三十三条条之规定呈呈经核定后后，检具缴缴销之印信信，送缴管管理部门撤销。 (二)印信管理理部门收到到缴销的印印信，即斟斟酌实情予予以保存或或截角注

39、销销。 第第三十七条条 印信管理理 (一)各种印信信由各监印印人员负责责保管，如如有遗失或或误用情事事由监印人人员负完全全责任。 (二)印信管理理部门应指指定专人负负责印信之之制发、换换发、补发发、稽查等等管理工作作，并设立立“印信登记记表”拓具印模模、样本，依依序装订成成册，以利利管理。 (三)印信不固固定换发年年限，印信信管理人员员每年至少少应稽查一一次。 (四)主管、监监印人员或或印信管理理人员交接接时，应拓拓具印模样样本列册专专案移交，并并报送印信信管理部门门。 档案管理理 .管理部门门 第第三十八条条 管理部门门 (一)文书结案案后，原稿稿由各文书书管理部门门归档，经经办部门视视实际

40、需要要留存影本本。如为特特殊案件因因业务处理理需要，原原搞须由经经办部门保保管者，应应经文书管管理部门主主管同意后后妥为保存存，文书管管理部门以以影本归档档，原稿用用毕后仍应应送文书管管理部门归归档并换回回影本。 (二)各公司档档卷分类目目录及编号号原则，由由各公司总总经理室或或事业部经经理室统一一制定管理理；总管理理处各部、室室、中心则则由各部门门自行编定定报送总管管理处总经经理室。 .整理与分分类 第第三十九条条 文件点收收 文文件结案移移送归档时时，依如下下原则点收收： (一)检查文件件的本文及及附件是否否完整，如如有短少，应应即追查归归入。 (二)文件如经经抽存者，应应有管理部部门主管

41、的的签认。 (三)文件的处处理手续是是否完备，如如有遗漏，应应即退回经经办部门补补办。 (四)与本案无无关的文件件或不应随随案归档的的文件，应应即退回经经办部门。 (五)有价证券券或其他贵贵重物品，应应退回经办办部门，经经办部门应应送指定保保管部门签签收后，文文件送归档档。 第第四十条 文文件整理 点点收文件后后，应依下下列方式整整理： (一)中文直写写文件以右右方装订为为原则，中中文横写或或外文文件件则以左方方装订为原原则。 (二)右方装订订文件及其其附件均应应对准右上上角，左方方装订则对对准左上角角理齐钉牢牢。 (三)文件如有有皱折、破破损、参差差不齐等情情形，应先先整补，裁裁切折叠，使使

42、其整齐划划一。 第第四十一条条 档案分类类（一） 案分类应视视案件内容容、部门组组织、业务务项目等因因素，按部部门、大类类、小类三三级分类。先先以部门别别区分，部部门别之后后依案件性性质分为若若干大类，再再在同类中中依序分为为若干小类类。(二)档案案分类应力力求切合实实用。倘因因案件较多多，前款三三级不敷应应用时得于于第三级之之后另增第第四级“细类”。如案件件不多，亦亦可仅使用用“部门”及“大类”或“小类”二级。 (三)同一“小类”(或细类)之案件以以装订于一一档夹为原原则，如案案件较多，一一个档夹不不敷使用时时，得分为为两个以上上的档夹装装订，并于于小类(或细类)之后增设设“卷次”编号，以以

43、便查考。 (四四)每一档夹夹封面内页页应设“目次表”，案件归归档时依序序编号、登登录；并以以每一案一一个“目次”编号为原原则。 (五)档号之表表示方式如如下A1A2BB1B2C1C2D1EE1E2 A11A2为经办部部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 第第四十二条条 档案名称称及编号 (一)档案各级级分类应赋赋予一名称称，其名称称应简明扼扼要，以能能充分表示示档案内容容性质为原原则，且有有一定范畴畴，不宜笼笼统含混。 (二)各级分类类、卷次及及目次的编编号，均以以十进阿拉拉伯数字表表示；其位位数使用视视案件多寡寡及增长情情形而斟酌酌决定。 (三)档案分类类各级名称称经确定后后，应编制制“档案分类类编号表”，即将所所有分类各各级名称及及其代表数数字编号，用用一定顺序序依次排列列，以便查查阅。 (四)档案分类类各级编号号内应预留留若干空档档，以备将将来组织扩扩大或业务务增繁时，