2022年公司文书管理规则.docx

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1、精品学习资源五、文书治理规章总就第一条目的为使文书治理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规章；第贰条范畴本规章所称文书治理，指总治理处各部、室、中心或各公司 含事业部、业务执行部门 与外界来往的文书 包括电报 及关系企业 含公司内容 各部门间来往文书 包含签呈 ，自收 发 文至归档全部过程之办理与掌握；承办部门第三条总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总治理处总务部门统一办理，各公司 工厂 所在地的总收发由其所属总务部门办理； 总收发部门负责文书之收受及发送；第四条治理部门一 总治理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或治理处为治理部门；营业

2、、选购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为治理部门；二 各公司 工厂 所在地与外界来往属地区性文书， 以其所在地之经理室或治理处 或总务部门 为治理部门；三 关系企业各公司、部门间来往文书原就上以厂、处、部、室以上部门为治理部门；四 治理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案治理等事宜；文书未按规定处理者，治理部门不得受理；第五条主办及会办部门一 文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门就为该项文书的会办部门；二 本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及供应部门如表：略欢

3、迎下载精品学习资源行文第六条行文类别一 函：发布规章或暂时性规定及对机关团体、 公司行号、 私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用；二 公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用；三 便函：关系企业各公司、 部门间或公司内各部门间业务接洽时使用；四 签呈：下级对上级有所请示或报告时使用；五 电报：业务处理须以电报行文时使用；六 表格式公文： 政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用；七 其他：1. 司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书， 依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施；2. 会议纪录及例行表报等的发送不必行文；第七条行文名义、署名及印信借用一

4、 对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1. 以公司名义由董事长署名盖董事长职章： 属政策性或影响公司重大权益的行文；2. 以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文；3. 以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章；对省政府、市政府所属二级机构等的行文；对当地市、县政府及其所属一级机构的行文；对税务、金融机关的行文；总治理处各部、室、中心代表各公司对外的行文 但本款第六项另有规定者从其规定 ；4. 以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章；欢迎下载精品学习资源对本款其次项所列以外的公家机构或公民营企业、法

5、人团体的行文；营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范畴内对客户、厂商之行文；5. 以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章；营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范畴内对客户、厂商的行文；6. 以部门名义盖部门章：选购部门对厂商的行文；人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范畴内对公民营事业、民间机构或个人的行文；7. 应依本款第四项的名义、 署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文；8. 因环境特别或事实需要， 须另行规定行文名义、 署名及印信使用者， 应专案签送总治理处总经理室转呈董事长或总经理核准；二 关系企业各部门间应以部门名义行

6、文，并依以下规定签署、用印：1. 正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之； 以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章；2. 总治理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章；3. 工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章；4. 厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署；三 公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务 如进出口、税务、关税、劳保、投标等 ，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章， 并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范畴内的部门主管签字章或私章

7、；四 特定签署人及印信的文件从其规定；五 需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理；第八条行文的判行权限一 以董事长署名行文者，应送总治理处总经理室转呈董事长判行；二 以总经理署名行文者， 除总治理处各部室、 中心代表各公司对外行文得欢迎下载精品学习资源由经理 主任 判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行； 三 以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行； 四 以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行； 五 以部门名义行文者，应由部门主管判行； 六 以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行； 七 因专案业务需要， 如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义， 须

8、盖用董事长或总经理之业务专用章者， 行文时应经各该业务部门主管于授权之范畴内经核准后始得为之； 八 固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文；文书处理程式.通就第九条文书分类一 秘密类：具有专利性、特殊技术性的资料及特定列管的业务秘密文件， 应依本规定第八章规定办理；二A 类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理；三B 类：一般文书及常常性业务往来文书；四C 类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档；五 其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣扬或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅；第十条 收发

9、文登记单一 第一联为收 发 文登记单，收发人员按流水号码次序装订存查；二 其次联为催办单， 于送经办部门签收文件后， 收发人员收回， 按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办；三 第三联为主管催办单， 经办部门主管于交办文件后留存， 按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用；四 第四联为经办人员存查联， 于文件办妥后按结案、 未结案分类存查；五 第五联为核查联，于文件办妥时随文归档， 如系代行或授权判行的文件，欢迎下载精品学习资源由收发人员转送主管核阅后归档；第十一条收 发 文字号的制定治理一 对外行文的字号1. 公司： X1X2X3 总字第号； X1X2 为公司简称； X3

10、 为地区分，不需分地区者省略；为公司收 发 文流水号；2. 事业部 含直属部门 ：X1X2X3X4 字第号 X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定治理 ；3. 营业部门：由各公司总经理室制定；二 对关系企业行文的字号1. 由各公司总经理室统一制定治理；2. 总治理处各部、室、中心由总治理处总经理室统一制定治理；三 收发文编号1. 由文书治理部门按年份依流水号码一文一号编列； “业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列；2. 复文以收文号码为发文号码， 如有二号以上来文并案处理， 以最终的收文号码为发文号码；3. 主动发文号码与一般收复文号码实行同一编号次序；. 与外界来往文件

11、第十二条收文一 登记、分文来文由收发人员拆封后，于“收 发 文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、 经办部门，再由收发人员分发；二 文件的分送收发人员分发文件，应留存“收 发 文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之；其余其次、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主 管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收 发 文登记单”其次、三、四、五联，其次联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退仍收发人员，由收发人欢迎下载精品学习资源员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用；三 文件交办经办部门主管将文件批交办

12、理时， 应将经办人姓名记入 “收 发 文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理；四 文件处理1. 经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行；2. 经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收 发 文登记单”第四、五联记要联记要栏 如不敷使用时， 得以“文书签办单” 补充，签办单伴同“收 发 文登记单”第五联流程处理 ，并填记预定储存期限及销案或待复日期后连同来文 复文时需附复文稿 经呈判后打字、 校对再转送文书治理部门收发人员；经办部门主管于文件判行后，将“收 发 文登记单”第三联抽出销案；3. 收发人员收到办妥的来文及“收 发

13、文登记单”第四、五联时：如无需复文者， 依其类别编定档号填记于第四、 五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的其次联销案， 并将第五联同文件归档， 将第四联退仍经办人；如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复 文稿、复文底本就依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复 文稿、复文底本归档，并抽出原留存的其次联销案 如需待复者，就将其次联依待复日期的先后整理以备稽催 ，再将第四联退仍经办人； 经办部门如业务需要， 可以复文底本留存；4. 来文附件如属现金、 支票、汇票或其他有价证券等， 经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递；第十

14、三条主动发文一 拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收 发 文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定储存年限及销案或待复期 限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送 交文书治理部门收发人员；欢迎下载精品学习资源二 发文处理收发人员收到发文文件、原稿“收 发 文登记单” 一式五联 ，即将发文文件及原稿送请监印人员用印； 文件封发投邮后， 登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，其次、三联即予销案，如须待复者，其次联由收发人 员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五 联连同发文原稿

15、及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后， 第四联交仍经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档；第十四条外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文， 除按收文程序处理外， 收发人员应抽出原发文的其次联销案， 将销案日期转记原发文的第一联， 并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联， 经办部门接到复文时， 主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号；. 关系企业来往文件第十五条行文方式一 正式以公文用纸或油印函件行文者， 依本章的规定处理； 一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时， 发文部门仍办理发文手续， 受文部门就依以下方式处理：1.

16、主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续；2. 总治理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书治理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续；3. 受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后次序归档；二 以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理；三 各类文书的行文， 应就组织层级需要数量一次印发， 防止逐级转文重印延误时效；第十六条业务接洽便函之处理一 发文经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联，并填记文书欢迎下载精品学习资源类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管

17、签署， 一并送收发人员编号并记载于 “收 发 文编号登记表” 再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”其次、三、四联送交受文部门，第一联就依待复日期之先后整理以备稽催； 二 收文受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”其次、三、四联，于便函上填记收文 时间、编定收文号码并记载“收 发 文编号登记表”将便函其次、三、四联送呈部门主管批定经办人后， 由收发人员将二、 三联交由经办人承办， 第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催；三 复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定储存期限 如需签办，就以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接

18、洽便函”第三联处理 ，经主管判行后，依式填写于其次联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将其次联送交受文部门 原发文部门 ，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的次序存查； 如未结案，就第四联按待复日期先后整理以备稽催；四 回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函其次联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间； 其次联转送经办人呈阅办妥并注明预定储存期限送收发人员抽出第一联销案， 再一并编定档号填记于档号栏， 第一联依发文流水编号的次序装订存查， 其次联依其类别存档， 如未结案， 第一联需加注复文部门要求的待

19、复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，就依发文程序办理；文书处理方式第十七条文书结构一 公告：以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用；二 函、签呈：以“主旨”、“说明”、“方法”、“恳求、拟办或建议”三段式斟酌运用；三 业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点表达；四 采纳语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利欢迎下载精品学习资源用表格；第十八条信函处理一 指名营业、工务、资材及选购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发仍；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规章处理；二 指名

20、经副理以上人员的信函， 迳送其本人， 如系公务文书， 再交收发人员依本规章办理；第十九条签呈处理一 经办人因特别案件的处理， 需签请主管核示时， 以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档；二 经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经 副 理级以上主管核示者 各公司经理室、总经理室以及总治理处各部、 室、中心为呈总经理或董事长核示者 就于厂 处 长 部、室主管 签示后，由厂 处 、部 室 收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经 副 理以上主管 各公司经理室、总经理室及总治理处为总经理或董事长 核示，于核示后由厂 处 部 室 收发人员转记“批示”情形，呈送厂 处 长 部室主管 核阅后

21、，交由经办人依示办理， 但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查； 经办人办妥后， 将签呈交由厂 处 、部 室 收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档；签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办；其次十条合约处理一 订立或修改合约时， 经办部门拟稿后判行前， 应将文稿转送总治理处法律事务室核稿；判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印；二 固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印；（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定如下表: 略保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档

22、；其他业务有关部门均以副本留存备用；其次十一条副本及图书处理副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中治理；欢迎下载精品学习资源其次十二条电报处理电报视同文书，依本规章办理；其次十三条文书处理要点一 经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理；二 为利文书处理并达分层负责目的， 经办人应就内容要点签拟看法或选稿随来文呈部门主管核阅批办， 各主管人员应对文案留看法， 防止只签名而无看法；三 经办、会稿、核稿等人员之答名，应清楚可辨，不得潦草难认；四 经办文书应视其轻重而定缓急， 如案情涉及其他部门应照会办理， 会稿案件会办部

23、门应按速件处理之；其次十四条文件处理期限一 收发人员收文时，原就上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员；二 分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定；三 经办人员的处理期限；1. 速件、电报、秘密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原就；2. 一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量， 指定处理期限， 一般以文到三日内处理完毕为原就；3. 来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕；4. 方案、试验、讨论、开发、规章修订、测定、搜集资料等特别案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限；5. 监印人员原就上于当天完成用印；6. 文件归档，应日案日清，最迟不得逾二

24、日；7. 签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限；其次十五条文件稽催一 经办人如未能如期办妥文件， 应于处理期限届满前， 经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更换处理期限；二 收发人员应按日检查催办联， 到期未见办妥销案者， 应先以口头通知经欢迎下载精品学习资源办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以“文书催办单”一式二联， 送经办部门主管交由经办人填注“拟完成日期”及“迟延缘由”经主管批核后， 经办部门自存一份， 一份送仍收发人员连续依期稽催， 收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联；其次十六条发送方式文书发送方式分为专送、邮寄 平信、限时、挂号、航空 电报 平常、

25、加急、书信、打字 及集运等，经办人应于文书底稿上注明；其次十七条文件递送一 呈阅文件的递送方式文件呈阅、呈判、会办时，如为一般案件以浅灰色卷宗递送，如系秘密，紧急或A类案件，就以桔红色卷宗递送；二 部门间文件的递送1. 发文及受文部门在同一厂区内， 可以文件直接递送， 如需签收者， 可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催；2. 发文及受文部门在不同厂区者， 发文部门收发人员需将文件依受文部门地区分以 处 、部 室 为单位装入“内部信封”予以递送， “内部信封”仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆 封分发；3. 各公司于各办公地区应设一文件 “寄送中心”

26、，总公司为各公司总经理室，各公司 工厂 所在地为总务部门，各“寄送中心”得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运；4. 收发人员将文件递交“寄送中心”后， “寄送中心”人员应将同一受文部门之厂 处 部 室 的文件集中整理，开具“文件递送清单”一式三联，第一联自存，其次、三联连同文件汇总装入地区分专用“文件袋”寄送；收文地区之“寄送中心”人员收到“文件袋”拆开后，即以“文件递送清单”其次、三联连同文件送交各厂 处 收发人员签收后留存其次联， 第三联以当天“文件袋” 送仍原发文的“寄送中心” 存查；5. 总治理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的“寄送中欢迎下载精品学习资源心登记转送

27、；6. 总公司各“寄送中心”的“文件袋” ，需于下午五时前送交总治理处总务部门统一运寄；7. 原就上文件应随到随送，不得积压， “寄送中心”人员须于每日上午上班后 30 分钟内将“文件袋”内文件分送各厂 处 、部 室 收发人员签收；印信. 印信种类其次十八条种类一 公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信；二 职章：ZK1. 董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信；2.刻有职别及特定业务专用的主管印信； ZK三 职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信；四 部门章：刻有公司及部门名衔之印信；如为不得对企业外行文之部门， 应于部门章上加注“对内专用”之字样

28、；五 校对章、骑缝章、附件章： 刻有公司名衔及 “校对章” 或“骑缝章”“附件章”等字样之印信；其次十九条印信的资料及形式全部印信均为圆形橡皮质；. 印信使用第三十条监印人员一 各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用；二 特定业务专用的图记及董事长职章、 公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用；三 各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员；四 监印人员不在时， 应由代理人代为监印， 代理人的任用应依前三款的规定签准或指派；第三十一条印信盖用欢迎下载精品学习资源一 行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底本上用印；二

29、 其他文件需盖用印信者，经办人应填具“盖用印信申请单”一式二联， 经呈准后凭以申请用印， 监印人员除于文件上用印外， 仍应于“盖用印信申请单” 正面加盖使用的印信，并收存第一联，其次联退回经办部门存查；第三十二条印色使用公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的；. 印信治理第三十三条印信的核定及制发部门一 公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总治理处董事长核定，由总治理处总经理室为治理部门统一制发；二 总治理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部 室经理 主任 核定，由总治理处总经理室为治理部门统一制发；三 各事业部经理、 厂 处 长的职衔签字章、 特定业务之主管职章及各

30、部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为治理部门统一制发；第三十四条印信登记业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理；第三十五条印信申请一 印信制发的申请因业务需要或组织变更，由主办部门填具“请 制 发印信申请表”一份，送会印信治理部门依本规章第三十三条的规定呈请核定后由治理部门制发；（二 印信换发的申请1. 印信的印文磨损申请换发时， 由监印人员填具 “请 换 发印信申请表” 一份，于备注栏拓具印模， 叙明制发日期， 送会印信治理部门依本规定第三十三条规定呈请核定后由治理部门换发；2. 原有废旧印信应于换发的印信

31、收到后一周内， 由监印人员依本规章第三十六条的规定办理；三 印信补发的申请欢迎下载精品学习资源1. 印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废 外，应填具“请 补 发印信申请表”一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并会印信治理部门依本规章第三十三条规定呈经核定后，由治理部门补发；2. 补发印信的文字体应有异于原印信，以资区分；3. 遗失的印信寻获时， 应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理；四 印信增刊的申请1. 一种印信以制发一枚为原就， 但如因业务需要或受地区限制需增刊者， 由业务主办部门依本条第一款规章申请；2.

32、增刊的印信应由治理部门斟酌实情设法加以区分；第三十六章印信缴销一 废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具“缴销印信申请表” 一份，送会印信治理部门依本规章第三十三条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴治理部门撤销；二 印信治理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以储存或截角注销；第三十七条印信治理一 各种印信由各监印人员负责保管， 如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任；二 印信治理部门应指定专人负责印信之制发、 换发、补发、稽查等治理工作，并设立“印信登记表”拓具印模、样本，依序装订成册，以利治理；三 印信不固定换发年限，印信治理人员每年至少应稽查一次；四 主管、监印人员或印信治理人员交

33、接时， 应拓具印模样本列册专案移交， 并报送印信治理部门；档案治理. 治理部门第三十八条治理部门一 文书结案后， 原稿由各文书治理部门归档， 经办部门视实际需要留存影欢迎下载精品学习资源本；如为特别案件因业务处理需要， 原搞须由经办部门保管者， 应经文书治理部门主管同意后妥为储存， 文书治理部门以影本归档， 原稿用毕后仍应送文书治理部门归档并换回影本；二 各公司档卷分类目录及编号原就， 由各公司总经理室或事业部经理室统一制定治理； 总治理处各部、 室、中心就由各部门自行编定报送总治理处总经理室；. 整理与分类第三十九条文件点收文件结案移送归档时，依如下原就点收：一 检查文件的本文及附件是否完整

34、，如有短少，应即追查归入；二 文件如经抽存者，应有治理部门主管的签认；三 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办；四 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门；五 有价证券或其他珍贵物品， 应退回经办部门， 经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档；第四十条文件整理点收文件后，应依以下方式整理：一 中文直写文件以右方装订为原就， 中文横写或外文文件就以左方装订为原就；二 右方装订文件及其附件均应对准右上角， 左方装订就对准左上角理齐钉牢；三 文件如有皱折、破旧、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一；第四十一条档案分类（一）案分类应视案件内容、部门组织

35、、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类；先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为如干大类，再在同类中依序分为如干小类； 二 档案分类应力求切合有用；倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类” ；如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”欢迎下载精品学习资源或“小类”二级；三 同一“小类” 或细类 之案件以装订于一档夹为原就，如案件较多，一个档夹不敷使用时， 得分为两个以上的档夹装订， 并于小类 或细类 之后增设“卷次”编号，以便查考；四 每一档夹封面内页应设“目次表” ，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个“目次”编号为原就；五 档号之表示方式如下A1A2B1B2

36、C1C2D1E1E2A1A2 为经办部门代号， B1B2 为大类号， C1C2 为小类号；D1 为档卷卷次， E1E2 为档案目次；第四十二条档案名称及编号一 档案各级分类应给予一名称， 其名称应简明扼要， 以能充分表示档案内容性质为原就，且有肯定范畴，不宜笼统含混；二 各级分类、卷次及目次的编号， 均以十进阿拉伯数字表示； 其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌打算；三 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定次序依次排列，以便查阅；四 档案分类各级编号内应预留如干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用；五 档案分类各级名称及其

37、代表数字一经确定， 不宜任意修改， 如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对比表，以免混淆；第四十三条档号编定一 案件如系新案，应就“档案分类编号表” ，查明该案件所属类别及其卷次、目次次序编列档号；二 案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列；三 档号以一案一号为原就， 遇有一案件表达数事或一案归入多类者， 应先确定其主要类别，编列档号；四 档号应自左而右编列， 右方装订的案件， 应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者就填写于右上角；欢迎下载精品学习资源. 归档与档案清理第四十四条储存期限一 归档文件， 应依目次号次序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使

38、用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅；二 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档；第四十五条储存期限文件储存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依以下规定办理：一 永久储存： 1. 公司章程； 2. 股东名簿； 3. 组织规程及办事细就； 4. 董事会及股东会纪录； 5. 财务报表； 6. 政府机关核准文件； 7. 不动产全部权状及其他债权凭证； 8. 工程设计图； 9. 其他经核定须永久储存的文书；二10年储存： 1. 预算、决算书类； 2. 会计凭证； 3. 事业方案资料； 4. 其他经核定须储存 10 年的文书；三5 年储存： 1. 期满或解除之合约； 2. 其他

39、经核定储存 5 年的文书；四1 年储存：结案后无长期储存必要者；五 规章由规章治理部门永久储存，使用部门视其有效期间予以储存；第四十六条档卷清理一 管档人员应随时拂拭档案架， 保护档案清洁， 以防虫蛀腐朽； 每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届储存期限者，得予销毁，销毁前应 造册呈总经理核准， 必要时向主管官署报备， 并于目次表之附注栏内注明销毁日期；二 保管期限届满的文件中， 部分经核定仍有储存参考价值者， 管档人员应将“收 发 文登记单” 第五联附注在其保留文件上， 并在第五联上注明部分销毁之日期；. 调卷第四十七条调卷程序一 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时， 应填具“调

40、卷单” 经其部门主管 科长以上 核准后持向管档人员调阅；二 管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期， 将档案交与调卷人员；“调卷单” 就依预定归仍日期之先后整理，欢迎下载精品学习资源以备稽催；三 于档案室当场借阅者，得免填“调卷单” ；四 档案归仍时， 经管档人员核查无讹并于 “调卷单” 填注归仍日期及签章确认后，档案即行归入档夹； “调卷单”由管档人员留存备查；第四十八条调卷治理一“调卷单”以一单一案为原就，借阅时间最长以一周为限，如有特别情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理；二 调卷人员对于所调案件， 不得抽换增损， 如有拆开必要时， 亦须报明缘由

41、，请管档人员负二责处理；三 调卷人员调阅档案， 应于规定期限内归仍， 如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受；四 调阅案件限与经办业务有关者， 如调阅与经办业务无关之案件， 应经文书治理部门主管同意；秘密文件第四十九条范畴一 生产设备设计图： 具有专利性与特殊性之机械设计图，以及生产设备布置图；（二）术性的资料：特殊技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于秘密性之资料； 三 业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于秘密性之资料；四 其他经厂处长以上主管认为有必要列入

42、秘密文件治理之一切资料；第五十条保管部门一 外来秘密文件应以各公司总经理室为保管部门； 经各公司总经理核准得于事业部、讨论所或工厂所在地储存者，应以事业部经理室、讨论所所长室、驻 厂经 副 理室或总经理指定之部门为保管部门；二 属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性秘密文件，应以各欢迎下载精品学习资源事业部经理室或厂区文书治理部门为保管部门；三 总治理处各部、室、中心之秘密文件，属各该部门承办之专责性质者， 应以各该部、室、中心为保管部门；四 各保管部门应指定专人经各公司总经理核定 总治理处由总经理核定 ，负责秘密文件收发、登记及归档等事务；第五十一条外来秘密文件处理一 外来秘密文件由

43、代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室秘密文件保管人员， 以“收 发 文登记单” 一式五联登记， 呈请总经理核派经办人 主办人 及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理；唯其递送均应亲自为之，不得假手他人；二 如文件内容影响公司权益重大时， 保管人员于文件分类办理时， 应以影本为之，原文件由保管人员妥藏；三 主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时， 就于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡” 由主办人留存， 密件交经办人办理； 于当日下班 或完工 时主办人应负责将密件收回， 并于“文件传递记录卡” 填

44、注收回时间， 由经办人签认后随 “收 发 文登记单”第五联与密件一并归档；四 密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书治理部门收发人员寄送；第五十二条自创之专业性秘密文件处理一 隶属性技术、 开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同秘密文件，依本章的规定办理； 二 前款各项秘密文件的经办部门应于每月底编制翌月的 “工作方案表” 写明交办的特定业务工作主题、 内容摘要、 经办人及预定完成期限等， 经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查；第五十三条经办方式一 经办人应于办公场所处理秘密文件， 不得擅自携带外出或转借、 出示于他人，处理期间并应妥当收存，防止他人轻易取得或翻阅；二 经办人不得请托他人代抄、 代描秘密文件，非经经理级以上主管核准者，欢迎下载精品学习资源亦不得擅自复制；三 经办人如因公确需携带秘密文件外出时，应呈经理级以上主管 专业性秘密文件得呈厂、处长 核准后为的；四 经办人如未能于规定期限内处理完竣， 应于到期前签呈交办之主管核准延特长理期限并联络保管人员延缓稽催；第五十四条归档一 外来秘密文件于主办人办妥并经