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1、档案归档范围与保管期限表档案 归档范围 与 保管期限表学院办公室二一七年三月目录 党群类（DQ）1 行政类（XZ）6教学类（JX）11科研类（KY）14财会类（CK）16基建类（JJ）18设备类（SB）21出版类（CB）22外事类（WS）23声像类（SX）24党群类（ DQ ）分类号（类目）：1 DQ11 党务综合归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学院办公室1 上级党组织针对本院有关党的建设思想政治工作的文件 √ 2 上级党组织有关党的建设的文件材料√3 学院党代会文件材料：（1）大会安排、议程、主持词、通知、工作报告、总结、领导讲话、照片、录音、
2、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和状况介绍；大会选举方法，选举结果和上级批复√ （2）重要的贺信、贺电，会议状况、反应状况、小组会议记录等 √（3）探讨未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样√ 4 院党委会、党政联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议探讨通过的文件 √ 5 党委年度工作安排、总结 √ 6 党委发布的确定、方法、指示、批转、通报和通知 √ 7 以党委名义召开的工作会议材料√8 院党委和上级党委调研、检查、巡察学院工作形成的文件材料
3、√ 9 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参与上级召开会议发言稿 √ 10 党委工作简报√11 党委大事记、党务骨干、工作人员等外出培训学习相关材料及音像资料、证书复印件等 √ 12 党群系统启用停用印章的文件和印模 √ 13 党委重要会议资料、党委中心组学习材料（光盘）、书籍、党群系统重要统计材料（光盘）√ 14 党委关于保密、秘书工作的有关文件√15 重要的群众来信来访及处理材料√16 表彰和嘉奖先进党组织、优秀共产党员、党务工作者的文件材料 √ 17 党委组织机构人员变动的报告、确定
4、、批复、通知 √ 18 党委书记、副书记离任移交的有关文件材料√19 党委年度文件简报汇编（光盘）√ 20 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 21 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √分类号（类目）：1 DQ11 党务综合归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年机关党总支、直属党支部22 机关党总支、直属党支部报院党委的工作安排、总结 √ 23 规章制度、会议记录、文件和统计报表 √ 24 阅历介绍、调查材料、重要报告 √ 25 重
5、要会议、活动材料、照片、音像资料等 √ 26 其他有保存价值的材料、照片、录像等各系党总支27 各系党总支报学院党委的工作安排、总结 √ 28 规章制度、会议记录、文件和统计表 √ 29 重要会议、活动材料、照片、音像资料等 √ 30 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √分类号（类目）：2 DQ12 纪检监察归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年纪委办公室1 上级关于纪委、监察部门下发的要求贯彻执行的文件√2 上级纪委、监察部门针对本院纪检、监察的文件 √ 3 学院纪委、监察工作规章制度、文
6、件√4 学院纪委、监察工作安排、报告、总结、调查材料及重要统计 √ 5 纪委会议记录、纪要、简报 √ 6 立案查处案件有结果并受到警告（不含）以上处分的材料 √ 7 立案查处案件有结果并受到警告处分和取消处分的材料√8 群众来信来访及处理看法 √ 9 预防犯罪的文件材料和规章制度 √ 10 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 11 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √分类号（类目）：3 DQ13 组织归档部门序号归档范围 保管期限永久0
7、30 年0 10 年学院办公室1 上级关于组织工作的指示、确定、通知、简报和本院关于组织工作的文件√2 本院组织工作安排、总结、确定、报告、调查材料 √ 3 落实政策的有关材料√4 各党总支、支部改选报告、审批材料、委员名单 √ 5 各党总支、支部委员花名册 √ 6 发展新党员花名册、预备党员转正的花名册、党员花名册（教工党员和学生党员）√ 7 关于汲取新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 √ 8 干部任免材料（报告、考核、公示、正式任命文件、会议纪要）√ 9 受省部级（含）以上表彰、
8、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 10 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √分类号（类目）：DQ14 宣扬教化归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学院办公室1 上级和本院关于宣扬工作的文件√ 2 本院宣扬工作安排、确定、报告、通知、总结 √3 教职工政治思想工作动态及调查材料√ 4 理论学习的确定、通知、安排、总结√ 5 宣扬统战科主办刊物合订本 √6 学院各类活动照片（图片）、文字说明、摄像资料 √7 省部级（含）以上领导来院视察、调研等材料 &ra
9、dic;8 国内外闻名专家来院访问活动照片、讲话稿、会议材料 √9 反映本院重大活动的简报及图表 √10 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √11 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √ 分类号（类目）：5 DQ15 统战归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学院办公室1 上级和本院关于统战工作文件√2 本院统战工作安排、总结、报告、会议记录、活动照片 √ 3 统战工作状况调查、典型材料、统计报表 √ 4 本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批
10、材料 √ 5 台、港、澳和侨务、少数民族工作材料√6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 √ 7 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 8 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √分类号（类目）：6 DQ16 工会归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学院办公室1 上级关于学院工会工作的文件 √ 2 学院工会委员会名单及变更请示及批复、会议记录、纪要和学院工会文件√3 工会工作安排、确定、报告、统计、通知和总结 √ 4 学院工会各项规章
11、制度√5 教职代会有关文件（会议议程、主持词、通知、名单、报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言、代表证样本等材料）√ 6 表彰工会先进集体个人的材料、名单 √ 7 处分会员和撤销处分的有关材料 √ 8 基层工会干部名册、会员名册 √ 9 妇女工作材料、家属工作材料 √ 10 学院工会组织参与的校内外各类活动的照片、录音、录像、参会名单、发言稿等材料 √11 教职工福利相关制度和文件材料√12 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 13 其它
12、有保存价值的材料、照片、录像等 √分类号（类目）：DQ17归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学生工 作 部）（团委）1 上级与本院关于学生工作的文件材料√2 奖助学金的工作材料（国家奖学金、国家助学金、综合奖学金的请示、报告、批复、学生名单、金额发放表等）√ 3 学生贷款的工作材料（通知、回执单等）√4 勤工助学的工作材料（请示、报告、批复、学生名单、金额发放表、汇总表等）√5 经济困难学生的资助工作材料（通知、学生名单、状况调查表、申请表、贫困证明等） √ 6 国防生的教化管理工作材料（照片、简报等
13、）√7 学生的平安教化以及意外事故、应急事务的处理工作文件材料（制度、照片、报告及批复）√8 高校生心里健康工作材料 √ 9 学生嘉奖材料（优秀三好学生、先进班级体申报表、申报材料等）及学生处分相关材料√10 学生军训、学院大型庆典活动相关文件材料（方案、照片、领导讲话稿、录像、录音、节目单等）√11 本部门举办的重高校生活动、校内文化相关材料√12 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案 √13 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √分类号（类目）：DQ17 7团
14、委归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学生工作部）（团委）1 上级和本院关于团委的工作文件√ 2 本院团代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）√3 本院学代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）√ 4 团委工作安排、报告、总结、规章制度 √ 5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 √ 6 表彰和嘉奖先进团支部优秀团员的材料 √ 7 处分团员的材料
15、及取消处分、复原团籍文件材料√8 批准入团、离团材料及花名册、团干部花名册、团员花名册√9 团委组织的各项重要活动记录、材料、照片√10 团委常委会、团总支书记会议记录、简报√11 本部门举办的重高校生活动、校内文化相关材料√12 上级有关学生思想政治工作的文件√13 本院有关学生思想政治工作的确定、通知、条例√14 本院有关学生思想政治工作的安排、报告总结√15 学生思想政治工作典型调查材料和统计√16 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案 &rad
16、ic; 17 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √行政类（ XZ ）分 类号（类目）：1 XZ11 行政综合归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学院办公室1上级有关高校行政管理的综合性文件材料√2全院性的规章制度 √ 3学院年度工作安排、报告、总结 √ 4董事会、党政联席会、院务会议记录、纪要 √ 5全院性的工作会议、座谈会文件√6院领导在会上的重要讲话和参与重要会议发言稿√7本院教化事业规划、安排及上级批复 √ 8学院规范化建设评估工作材料 √ 9本院向上级的请示
17、及批复 √ 10本院向各单位的请示及学院的批复（分类立卷）√11有关全院性工作的调查材料和阅历总结 √ 12学年报表及综合统计 √13启用停用印章的文件及印模 √ 14学院简报、信息、动态等 √ 15学院简介、教化年鉴、制度汇编、值班电话记录本、电话记录本 √ 16学院领导离任移交的有关学院工作文件材料√17普选工作材料 √ 18受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 19其它有保存价值的材料、照片、音像等 √ 鱼池口校
18、区综合管理办公室1 上级有关部门来文√2 本部门会议记录、纪要、文件、合同协议等√3 本部门工作安排、总结、报告√4 本部门开展各种教化教学活动的文件、照片、光盘材料√5 运用临时工有关材料 √ 6 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 7 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √ 分类号（类目）：XZ12人事归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年人力资源部（老师发展中心）1上级有关人事工作的文件 √ 2本院人事工作规章制度 &radic
19、; 3本院人事工作安排、报告、总结、调查材料、会议记录√ 4关于本院机构、编制规划、安排报告及上级批复 √5关于院内机构与岗位设置、变动的文件材料 √6本院干部任免文件、名册（包括试任、考核、公示）等材料 √7老师节等重大活动表彰会议议程、主持词、领导讲话稿、老师代表发言稿、照片等音像资料 8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 √9师资培育、管理工作安排、规定、总结 √10老师进修安排、支配、总结√ 11教职工业务考核材料√ 12教职工花名册（分部门统计）√13教职工评定、聘任专业技
20、术职务材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）√ 14教职工工资调整材料、名册 √ 15教职工业务考核、试用期转正材料 √ 16教职工院内调动材料 √ 17教职工录用的有关材料 √18教职工退职、退休、死亡、离职和出国的有关材料√19教职工退休有关部门的材料；退休后重新工作的材料√20教职工动态月报√21群众来信来访材料√22受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 23其它有保存价值的材料、照片、音像等 √分类号（类目）
21、：XZ13 3审计归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学院办公室1 上级针对本院审计工作的文件 √ 2 本院审计规章制度、管理方法√3 本院审计工作安排、总结√4 本院审计工作统计年报及重要报表、文件 √ 5 学院审计工作会议记录√6 审计项目文件材料（包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性√7 具有重大影响案件的审计材料 √ 8 有关审计工作的请示、报告及批复 √ 9 与审计相关的群众来信来访记录√10 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、
22、奖证、印章等实物档案 √ 11 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √分类号（类目）：XZ14保卫归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年保卫处1 上级有关本院保卫工作的文件 √ 2 本院保卫工作规章制度 √ 3 本院保卫工作安排、总结、报告、统计报表 √ 4 本院师生员工案件的调查、处理结论材料及上级的批复文件 √ 5 新生户口迁入审批名册、毕业生户口迁出名册 √ 6 重点部位的保卫、消防工作、消防演练、平安讲座照片√7 保卫工作简报、照片、文件√8 复员、转业、退伍军
23、人、军烈属名册和登记表 √9 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 10 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √分类号（类目）：XZ15 后勤处归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年后勤处1 上级、本院有关后勤管理工作（包括总务管理、修缮工程、基础设施管网）的规定、指示、通知、方法等文件材料√2 本院后勤管理过程中形成的协议、合同√3 上级、本院有关住宅、学生公寓管理工作的文件材料√4 上级、本院有关校内绿化、通知等文件 √ 5 医务方面规章制度、
24、工作安排、总结，义务献血有关材料√6 全院范围内供水、供电、下水道等基础设施改造形成的文件材料 √ 7 后勤处年度工作安排、请示、报告、批复、总结、规章制度、调研材料、统计材料√8 本院公用房屋、水电设施的管理、修理方面的工作安排、报告、批复、总结、规定及统计材料√9 校内基础设施修理改造前后全景图、照片等 √ 10 学生餐饮、住宿管理的工作安排、报告、批复、总结、通知、规定、统计材料√11 运用临时工有关材料√10 反映本院重大后勤服务活动的各级报刊文章、照片、录音、录像、简报√12 受省部级（含
25、）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 13 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √ 分类号（类目）：XZ16 国有资产管理归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年资产处1 资产管理工作安排、总结、会议记录、请示、报告及批复√2 土地、房屋管理、调配运用、转移等的规定√3 上级、本院机关有关校舍、住宅房屋管理的文件√4 房改工作有关材料√5 公房管理、住宅管理规定和有关部门材料√6 教职工宿舍住宿申请、审批、登记等相关材料√7 国有资产管理的相关规章制
26、度和文件√8 本院教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 √ 9 房产证、土地运用证 √ 10 资产报损、报废的报批手续√11 选购招标项目有关材料，协议、合同 √ 12 学院国有资产报表√13 校内基础设施修理改造前后全景图、照片等 √ 14 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 15 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √分类号（类目）：XZ17图书归档部门序号归档范围 保管期限永久0 30 年0 10 年图书馆1 上级有关本院
27、图书工作的文件√2 图书馆工作安排、总结 √ 3 图书馆藏书书目√4 图书馆规章制度、管理方法、岗位职责、文件、会议记录√5 图书馆指南、发展规划、藏品书目统计及统计年报 √ 6 图书选购文件材料√7 举办或参与重大活动活动议程、主持词、领导讲话稿、照片等音像资料√8 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 9 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √ 分类号（类目）：XZ17 7档案归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年0 10 年学院办公室1 上级有关本院档案工作的文件√2 档案管理工作安排、总结 √ 3 档案管理各项规章制度√4 档案管理工作指南、全宗介绍、统计年报、年度大事记、历史沿革 √ 5 重大活动照片、录像、光盘及说明材料√6 受省部级（含）以上表彰、嘉奖的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √ 分类号（类目）：XZ18 8网络信息归档部门序号归档范围保管期限永久0 30 年