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1、公路工程档案文件组卷与归档要求马路工程档案文件组卷与归档要求 第一节案卷的基本构成及要求 案卷(册或分册或本)组成及其排列依次是:案卷封面副页卷内文件书目文件材料备考表封底。一、案卷封面 1同一马路建设项目的案卷封面颜色应尽量统一,封面内容和格式见附录A 中的图例 2 和图例 4。2案卷封面的内容组成及填写 (1)部、册、分册:部、册、分册的文件名称均应按范本分类填写不得随意更改;册(或分册)有几本时,文件名称字后加本的流水号(例如,第四分册有三本,其次本可如此填写:第四分册:(文件名)(2/3)。(2)案卷题名:应包括起讫桩号、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称,如属桥梁、隧道等工程项目
2、,还应同时标明结构、部位名称。案卷题名应能精确的反映案卷内的基本内容,题名应准确、简洁、明白,一般不超过 50 个字。(3)起止桩号:填本合同段的起止桩号。(4)编制单位:指案卷形成单位,谁组卷,谁就是形成单位,也就是编制单位。编制单位应填写法人单位名称,例如应填写*路桥公司,不应填写*高速马路*项目部。(5)编制日期:填写完成卷内文件的编制日期,可以省略年、月、日字样,在表示年、月的数字右下角加.号。(6)档号:封面右上角加档号。3案卷封面要求打印。二、副页 1副页的填写 (1)项目法人:填法人单位全称,如,AA 省高速马路建设开发总公司。(2)项目法人代表机构:填项目法人代表机构全称,如,
3、 AA 省衡炎高速马路建设有限公司。(3)设计单位:填设计单位全称,如,AA 省交通规划勘察设计院。(4)监理单位:填监理法人单位全称,同封面。(5)施工单位:填施工法人单位全称,同封面。(6)竣工文件编制人员:填写竣工文件编制负责人和成员,可打印。2副页不编页号,放在案卷内文件书目之前,副页要求打印,字号、字体前后要统一。样式见附录 A 的图例 3 和图例 5。三、卷内书目 1卷内书目的填写 (1)序号:填写卷内文件材料排列的依次号,用阿拉伯数字从 1 起依次标注。(2)文件编号(或文号):填写文件材料的原始编号或图号。例如,发文机关的发文号或图样的图号,竣工文件中的施工文件几乎每页都有编号
4、,此时文件编号可不填写,竣工图填图号。(3)责任者:填写文件材料的干脆形成单位(也就是编制单位)或主要责任者,一般填法人单位名称。(4)文件题名:填写文件材料标题的全称。a)原文上有标题的,可以照录下来; b)原文上的标题太简洁或者没有,应重新拟写一个符合文件材料内容的标题; c)施工(监理)质量限制文件应填写桩号+工程名称+文件名称。几乎每页都是一个文件的状况下,且案卷内页数许多,那么,若干个有联系的文件而与别的文件相比相对独立时可以考虑合起来题名(例如:可以将某一段的 93 区的路基填筑资料合起来题名为:××起止桩号段 93 区路基填筑原始记录),合并应以简明、清楚
5、及便于借卷者查阅为度(合并单位太细则卷内书目过长,太粗,则查阅不便);d)一横栏内题名书写不下,可将该处横栏加宽,书写成两行或三行。(5)日期:填写文件的形成时间,可以省略年、月、日字样,在表示年、月的数字右下角加.号。(6)页次:填写每份文件首页上的页号,最终件填写起止页号。(7)备注:留待对卷内文件改变时作说明用等。另外假如有与该文件材料内容相关的特别载体的档案(比如照片、音像材料),要求在此栏标注详细载体的档号(或编号、代号)。2卷内书目不编页号,放在案卷内文件材料之前,卷内书目要求打印,字号、字体前后要统一。样式见附录 A 的图例 6 和图例 7。四、备考表 1卷内备考表要标明案卷内文
6、件材料的件数、页数以及在组卷和案卷运用过程中须要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。2立卷人:填负责整理、装订的人,应手工签名,并填写完成立卷的日期。3检查人:填负责检查的人,应手工签名,并填写完成检查卷的日期。4备考表排列在卷内文件材料尾页之后,格式见附录 A,图例 8 要求打印(除签名外)。五、文件内容 文件材料放在卷内书目之后,每册(或分册)内容见第四章。要求编写页号,从文件内容的第一页起先,在右下角编写页号,双面书写的文件内容,正面在右下角、背面在左下角编写页号。其次节案卷及文件材料的装订 一、装订打算 1分两种卷面规格装订(照片、音像材料除外,照片、音像档案详见相关章节内
7、容),即 A4、A3 规格(详见相关章节要求)。A4(297×210)为竖式,A3(297×420)为横式。纸张幅度超过 A3(A4)幅面的要统一折叠成 A3(A4)幅面,文件材料一律不得裁剪切,纸张幅面过小无法装订的应粘贴在 A4 幅面的空白纸上。2对于破损资料,应进行托裱。对批语、签留意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽。3去掉文件上的易腐蚀的金属物(回形针、大头针、订书针)和塑料夹(膜),以免锈蚀文件。4文件材料按依次排列,依次为案卷封面、副页、卷内文件书目、文件材料、备考表、封底。5取案卷底边、装订边整齐,以免文件散失。6每本厚度 26cm,一般 A4 幅面不
8、宜超过 4cm,A3 幅面不宜超过 3cm。7原件与复制件不宜混装,一式几套的文件材料中应有一套原件。二、装订要求及方法 1文件材料采纳三孔一线方法装订。2用档案专用线装订,距左边 15mm,中孔居中,三孔之间各为 8090mm,装订时靠装订边和下边对齐,也就是左边和下边对齐。3案卷整理装订完毕后,尽量采纳一卷一盒,盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的档号和案卷题名相一样。4设计单位供应的成套图纸及成本的施工日志、监理日志、巡察、旁站记录等可不再拆装,但需加盖档号章。5软卷皮、卷盒、卷内表格规格及其制成材料的质量要求应符合相关规定。第三节档号的编写 1每一案卷均要求编写档号,由于存在不同的接收单
9、位,所以每册(或分册、本)要求编写一个档号,用铅笔(B 型)书写。亦可由项目业主依据档案部门的要求统一填写。2档号由档案分类号和案卷依次号组成,档案分类方法是以单项工程为单位,根据交通部科学技术档案分类编号方法(87交办字 315 号文件)中所确定的马路工程类别进行分类,高速马路工程的特点用字母或数字的形式表示该案卷所代表的工程类别、项目名及合同段、部、册、分册。3档号的标注方法为:GL51() -案卷流水号 分册分类号(无分册时省略)册分类号部分类号 项目代码(合同段)交通部规定统一标注三级类目 高速马路竣工文件大类为马路(GL),属类为马路工程(5),小类为道路(圆点后 1)。项目名称取两
10、个大写的汉语拼音代号,合同段取合同代号,部、册、分册用阿拉伯数字,案卷流水号从1起先编写。档号如下:(1)按合同段归卷时为:GL51项目(合同段) 部册分册流水号; (2)不按合同段归卷时为:GL51项目部册分册流水号; (3)为避开档号过长,不考虑分册时为:GL51项目(合同段) 部册流水号 4举例说明 (1)临长高速马路第一部其次册第一本(案卷),档号为:GL51LC12-1; (2)潭邵路 05 合同段第四部其次册第四分册第三本(案卷),档号为:GL51TS(05)424-3; (3)衡枣路 11 合同段第四部第十二册其次本(案卷)档号为:GL51HZ(11)412-2; (4)临长路第
11、五监理处(监理合同代号为 J5)第 3 部第一册第四分册第一本(案卷),档号为:GL51LC(J5)314-1。第四节档案盒规格及填写要求 1 1 档案盒规格档案盒其外表尺寸有:长宽尺寸310×220mm(装 A4 文件,竖式)310×430mm (装 A3 文件,横式)脊背尺寸20、30、40、50、60mm 可以简称为A4-20、A3-20A4-60、A3-60,其样式见附录 A的图例 1。封面印刷和脊背印刷如附录 A 图例 1-a。借卷守则印在封面的反面,其内容见附录 A 图例 1-b 。2 2 装盒应选择合适规格的档案盒,尽量采纳一卷一盒,必要时每盒可装多本(案
12、卷)。3 3 档案盒封面填写(1)档号:如本章第三节所述,填写档号。(2)档案馆号:归档后,根据其要求填写。(3)立卷单位:填写要求见本章第一节内容。(4)起止日期:填写完成卷内文件的起止日期,可以省略年、月、日字样,在表示年、月的数字右下角加.号。(5)保管期限:可据第一章述及到的AA 省马路工程竣工文件编制及档案管理方法的规定填写。请留意同一案卷保管单位不同,保管期限也不相同。当同一盒内(或案卷内)有不同保管期限的文件材料时,其保管期限为该盒内(或案卷内)文件保管期限的最大值。(6)密级:分为绝密、机密、隐私三级。(7)脊背上档号可分几行写,宜上为分类号,下为案卷依次号(流水号)。其案卷题
13、名应先打印,然后粘贴上去。第五节工程档案排列及分类书目的编制 1 1 工程档案的排列工程档案的排列,应以一个工程项目的全部档案为单位,根据分类方案的依次,对不同的类分别进行排列。根据立项、设计、施工打算、施工、竣工的依次对全部案卷进行系统整理排序,其中施工阶段形成的案卷,依据路途前进方向,先分业主、监理、施工单位分类,监理以监理处为单元,施工单位以合同段为单元,再根据路基、路面、桥梁互通、隧道、环保绿化、交通平安设施、机电、房建等设施的依次分别进行排列。排列方法应统一,前后保持一样,不得随意改动。2 2 工程档案分类书目编制工程档案分类书目,是用以揭示工程档案内容,供应工程档案存放线索,以利查
14、找工程档案的工具。归档后的工程档案在入库进柜之前,需以卷(册、本)为单位,录入其著录信息到档案管理软件,并编写工程档案分类书目,其格式如下表:表 5-1 工 程 档 案 分 类 目 录归档单位: 类目:第页 案卷号 案卷题名 编制日期 编制单位 页数 保管期限 备 注工程档案分类书目编制好后,应将其装订成册(一般为一式三份)。装订时,要依据分类的实际状况和书目页数来装订,可以一个类装订成一本,也可以相邻几个类装订成一本。为便于管理,每本分类书目应编制依次号。第六节特别载体文件档案 特别载体文件包括:照片、录音、录像、电子档案和实物档案等,照片与声像等特别载体最终归档时通常放在一起,由特地的设备
15、来保存。1 1 照片档案(1)照片不能贴在纸上与其它文字材料混合装订,应干脆装在符合档案管理要求的相册中(建议相册由业主统一订购)。(2)照片档案分照片和底片。照片和底片的案卷页号,正面编在右上角,背面编在左上角。(3)照片应题名,题名不宜超过 50 个字。在尽量保证基本要素内容完整的前提下将下面述及到的照片文字说明改写成照片名称。(4)应填写本张照片内容相关的纸质文字(图表)材料档案的档号(即相册内应有参见号一栏)。(5)照片文字说明:文字说明的内容应具有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。要求文字简练,一般不超过 200 个字。(6)分组说明:由若干张联系亲密的照片组成的一组的总体
16、说明。(7)案卷题名:一个相册要拟写一个案卷题名,写在封面上。案卷题名应概括本册内全部照片的基本主题。(8)底片号:底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面的边处。底片要装入袋内,底片袋右上方标明底片号,然后按底片依次号插入底片册中。(9)要求编写案卷书目。2 2 音像档案(1)声像资料要有文字说明(包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日等)声音清晰,图像清楚,不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。宜将磁带、录像带改制成光盘,以延长保质期。保管期限,可依据科技文件材料中相关的内容来确定。(2)音像材料档案,要按形成依次排列,分别编写流水编号。(3)要求编写案卷书目。3 3 电子档案(
17、1)把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式两套,一套封存保管,一套供查阅运用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作; (2)举荐采纳的载体按优先依次分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体; (3)存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境; (4)将相应的电子文件机读书目、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表;(5)须要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读书目存在同一载体上假如是自行开发的应用软
18、件,也应将软件及相关数据存在同一载体上; (6)原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少 1 年; (7)在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。4 4 实物档案实物档案是一个泛指概念,它主要区分于纸质档案、磁性载体档案(照片、录音、录像)。实物档案这一名词的提出,可以唤起各单位重视这类档案的收集。当前很多单位实物档案散存现象比较严峻,有的往墙上一挂,有的往橱柜或抽屉里一塞,时间一长,便虫蛀或发霉;到打扫卫生时,爽性当垃圾扔掉。这种人为的损失和破坏,严峻影响和危害了档案的完整与平安。工程建设中要收集的实物档案,常见的主要有以下几类:(1)地质科研中采集的实物样品。(2)工程建设中的设计模型。(3)建设工程所获荣誉嘉奖,如奖杯、奖牌、奖章、锦旗。荣誉证书严格意义上不属于实物档案,应归入纸质档案的范畴。为妥当保管,防止流失,建设工程实物档案同样要做好分类、编号,建立台帐。实物档案还应当拍成照片,这既是对.