公文格式及排版.docx

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1、公文格式及排版（办公室人员必备）我们我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：公文纸一般采纳 国内通用的16开型，推举采纳国际标准A4型标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mmx225mm （不含页码）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。页码用4号

2、半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右 各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码 居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页 码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双贾码表 头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最终一页为A3纸型表格时，封三、封 四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文 件最终一页（封四）上。我们我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：公文纸一般 采纳国内通用的16开型，推举采纳国际标准A

3、4型，供张贴的公文用纸幅度面 尺寸，可依据实际需要确定。保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）用的目的。需要留意的是，标注主题词要尽量用公文主题词表里的词，确实 无法表述精确的可以自造，后面加。3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平 级、下级及不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄 送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应严格按工作需要和保密要 求确定。抄送单位的排列挨次一般按机关性质和隶属关系把握。在公文标注抄送范围上，

4、要留意以下问题：（1）不要漏抄漏送。依据行文规章，越级行文应同时抄报（或抄发）越过 的机关。也就是说，上级机关越级向下行文（如省委直接向县委行文）应抄发越 过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文（如县委直接向省委行文） 应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县政府关于转变方案生育落后 面貌的报告，直接报送了省委、省政府，却没有抄报市委、市政府，是违反行 文规章的。（2）不要滥抄滥送。公文的抄送范围必需精确确定，严加掌握。（3）不能既对组织又对个人。依据公文处理规定，公文“不要直接送领导者 个人，可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主 管书记、市长。这是不符

5、合行文规章的。（4） “抄”字不应省略。有一些地方的公文将抄报、抄送、抄发中的“抄”字省 略，成了“报、送、发，以致弄不清是主送还是抄送。所以，“抄”字是不应省略 的。4、印制版记。印制版记也叫印发说明，它包括公文印发机关名称、印发日 期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标 注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印 制负责，同时便于查考。如翻印，那么要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印 机关名称、翻印日期和翻印份数。各级各部门机关公文用纸现在一律改用国际标准A4型。二、公文的种类及常用文种的撰写所谓公文种类，一般是指公文制发机关依

6、据公文的内容、性质和所担当的任 务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，条例规定，主要有14 种，即：决议、打算、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条 例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通 报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。一、通知通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级 机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周 知或共同执行的事项时所使用的一种文体。通知，在各级党政机关、人民团体和厂（矿）企事业等单位的公务活动中使 用比拟广泛。由于这种文体适用性比拟强、形式敏捷、简便、多样，所以

7、使用频 率较高，是用的最多的一种公文。通知可分为几种类型，如：指示性通知、批示 性通知、会议性通知、任免通知、一般性通知等等。1、指示性通知一般来说，上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于 用“命令”或“指示”等文种发布的，便发布指示性通知。这类通知的内容只是传达 某项具体指示，没有附件。撰写指示性通知要留意以下几点：（1） 一般来说，指示性通知针对性和政策性要强。开头局部要写通知缘由, 一般应交待动身布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项 作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现 将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知

8、”等，后用冒号，并启下文，写通知 的事项。（2）通知事项是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此, 要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统。 在结构支配上，一般采纳分条列项式写法，用序号标明层次。要做到条理清晰， 便于下级领悟和执行。（3）为了防止政策规定冲突，有的指示性通知结束语中常写有“凡与本规定 有抵触的，按本规定执行”等语。2、批示性通知批示性通知包括三种情形：一是用于批转下级机关公文，通称“批转性通知”; 二是用于转发上级机关，同级机关和不相隶机关的公文，通称“转发性通知”；三 是印发有关的文件材料，如领导人讲话、本机关的工作方案和工作总结

9、等，通称 “印发性通知”。这类通知的后面均附有被批转、转发、印发的原文。批示性通知的正文一般应载明三层内容：一是写明对被批转、转发、印发文 件的评价性意见或态度，措词要适度、中肯，语气要确定；如“现将全国妇幼 卫生工作会议纪要转发给你们，请参照执行，二是指明通知事项的意义，也 就是阐述批转、转发、印发该文件的必要性和重要性；三是提出具体的贯彻执行 的意见或要求。3、会议性通知会议通知主要是通知与会的有关单位了解会议的名称、主持单位、召开会议 的目的、会议的内容、开会的时间、天数及参与人员，报到日期和地点，是否需 要带文件、材料等，以便做好预备。为了支配好会务工作，有的会议通知还要求 提前报告参

10、与会议的人员名单（包括性别、职务）、乘坐的交通工具等状况。假设 是召开表彰性会议的通知，还要写明评比劳模或先进人物的范围、条件、方法、 名额和组织领导等有关事宜。会议性通知比拟好写，关键是要仔细、细致、周全, 不消失漏洞。会议的内容假如保密，通知中可不写开会的内容和争论的议题。4、任免通知上级机关任免下级机关的领导人，或上级机关的有关任免事项需要下属单位 知道时，要印发任免通知。5、一般性通知一般性通知，是要某些单位办理某项事宜或告知其某些事情时所用的一种通 知。用这种通知形式比拟多，如：关于庆祝某一个节日，进行某种纪念活动支配 的通知，成立、调整、撤销某个机构的通知，调整某一个领导小组成员的

11、通知， 启用某某单位印章的通知，请下级机关报送有关材料的通知等等。二、通报通报，是党政机关和社会团体用于表彰先进、批判错误，传达重要状况时使 用的一种公文，这种公文、多数是属于上级机关为了使下级机关知道某一方面工 作的阅历、教训或重要状况而印发的。它对于沟通信息，互通状况，学习阅历， 吸取教训，改进工作很有好处。通报一般由以下几局部组成：（一） 标题标题构成方式主要有两种，一是完整式，即包括发文机关名称、事由和文种 三个要素。这种形式的标题最为多见，如中心纪律检查委员会关于不准干扰高 校毕业生安排工作的通报等；二是省略式，即由“事由和文种”两要素构成，如 关于连续发生重大火灾状况的通报等。（二

12、） 通报缘由这局部是通报正文写作的引言，是全篇内容的总括。具体而言，表彰性和批 判性通报一般应写明时间、有关单位和人员、主要事项、结果等要素，同时还要 亮明发文机关的基本观点或态度。通报缘由要起到提纲挚领的作用。需要说明的 是，有些表彰性通报，往往省略这局部，即行文开篇就进入通报事项的表达，给 人以单刀直入，简炼明快的感觉。传达性通报，如是传达重要精神的，那么应着重 写明其来源和基本内容。毕竟是什么时间，由哪个上级机关下达了什么重要精 神？对此均要精确、概括的予以载明。如系传达重要状况的，那么应写明该状况发生的时间、地点、涉及的范围、问题的性质及影响等方面的内容。这局部 的结尾处，通常用过渡语

13、“特通报如下”等开启下文。（三）通报事项这局部是通报写作的主体和核心，也是发文机关赖以提出有关盼望或要求的 基础和凭据。因此，要写得精确、具体、完整，将通报的基本内容照实交待清晰。具体来讲表扬和批判性通报应主要载明大事发生的时间、地点、涉及的 单位和人员、大致过程、主要情节、结果和影响等诸项要素。要在通报缘由的基 础上进一步绽开，使之更加具体和深化。（四）处理意见这局部是通报写作的精要之笔。它是指对有关单位或人员的具体表彰或处分 意见，或对有关精神或状况的处理意见。用语要简明精炼。表彰性通报，一般应 写明经哪级组织批准，打算授予什么荣誉称号，赐予怎样的物质嘉奖，等等；批 判性通报应写明赐予何种

14、惩办。传达性通报往往不单独写这局部，而与下文“盼 望或要求”合并写。（五）缘由分析传达性通报一般没有这层内容。就表彰性和批判性通报而言，“缘由分析”是 不行缺少的重要组成局部。它要在通报事项及处理打算的基础上，作进一步的分 析和评价，揭示问题的实质，概括出可资借鉴的阅历或应吸取的教训。表彰性通 报应着重说明主体行为的非偶然性，也就是其先进行为决不是一时冲动，头脑发 热，不是一蹴而就的闪电行动，而是平常留意修养，严格要求自己的结果；批判 性通报也要深化挖掘问题的实质，要切中要害，一针见血。（六）通报盼望或要求这局部是前述内容的自然延长，也是制发通报的目的和归宿所在。要紧密结 合被表彰或被批判的大

15、事行为，以及传达的某一重要精神或状况,透过外表现象, 挖掘其深层含义，进而提出具有普遍指导和教育意义的盼望或要求。（七）结尾一是制发通报的机关名称，二是制发日期。二、旧 不请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题恳求指 示，要求赐予答复或审核批准以及恳求关心解决工作困难时所使用的一种公文。 从日常行文状况看，常用请示这种文种的主要有以下几种状况：一是本机关职权 范围内不能打算而必需经上级主管部门批准的，以及上级主管部门明确规定必需 请示批准的问题；二是对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上 级主管部门明确答复才能办理的问题；三是工作中消失了新状况、新问题，而无

16、章可循或者按原规定难以处理的问题；四是因事情重大，为防止处理不当，需请 示上级审批的事项等。那么，如何撰写请示，有这么几点要把握：1、拟好标题。标题一般由发文单位、请示事项和文种名称所构成。如“中共 桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”。其中，发文单位是“中共桥东区委、 请示事项是关于召开第三次党代表大会”，文种是“请示”。这份请示的标题写得 简洁明确，使人一看，就知道请示的是什么问题。2、写好正文。正文，要具体、精确地写明请示的理由，同时要提出本单位对解决这一问题的意见。但要留意文字的简洁，以说明问题为止。对请示 的问题，有的还可以提出几个方案，供上级领导机关决策参考。所提意见要有根 有

17、据，所提几个方案，要加以分析、比拟，说明利弊以及本单位的倾向意见。如 “桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示二要写明召开党代表大会的理由， 拟召开时间，区党代表的名额安排，大会拟审议通过的事项，需要市委解决的问 题等等内容，要写得具体、精确，但文字要简洁，能说明问题就行。3、收好尾。请示的结尾，要具体提出对上级的盼望和要求。提要求适当， 提建议要合理，行文的语气应恳切而谦和，迫切而不躁。常用语如：“妥否、请 批示”、“以上意见如无不当，请批准”、”以上意见当否，请批复”、“此意见如可行, 请批转执行”等等。4、请示要一文一事。不能在一份请示中，请示几个问题，否那么，不便于上 级领导机关准时答

18、复，甚至简洁消失漏批现象。5、请示和报告不要混在一起写，请示就是请示，报告就是报告。请示虽然 有报告事项的性质，但与报告是不同的。两者的区分在于，“请示”一般都需要上 级机关答复，也就是需要上级机关表态，于是就同下行文中的批复等构成了相照 应的关系；报告那么是不需要上级机关答复的。需要留意的是，下级机关只能依据 隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。由于 只有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。如，去 年，我市向我国新闻出版总署一个恳求事项，想成立西柏坡出版社，起草时用的 是出版局的名义，后来为提高规格，改用市委、市政府两家的名义，市委办公厅

19、 法规处在核文时感觉不符合行文法律规范要求，建议改成了发“函”，由于我国新 闻出版总署不是我们的直接上级机关。止匕外，也不能写多头请示或者越级请示， 否那么既不便于文书处理，又不便于上级答复问题，有时简洁误事。6、请示性文稿，要经单位主管领导签发后行文，假如同一件事情几个单位 联名向上请示，全部单位要搞会签，以示负责。在行文时用“呈”字文，并标明“签 发人、这是有法律规范要求的。四、报告报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映状况和问题、提出建议以及回 复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。这个文种种类比拟多， 在党政机关中常用的有专题报告、综合报告、总结报告等。在通常状况下，下级

20、 机关应主动向上级机关写报告，反映状况；有时，上级机关特地要求下级机关就 某一个问题写出报告。这样，上级机关通过下级机关报上来的各种报告，可以了 解状况，把握动态，觉察问题，总结阅历。通过对下级状况的综合分析，又可以 作为制定政策，部署工作的重要依据。建议性的专题报告必需经过调查争论，既有定性分析，又要有定量分析，充 分说理，言之有物，这样才能使人信服。专题性报告速度要快、内容要专、状况 要实、篇幅要短。写综合报告和总结报告，在通常状况下，这两种报告的内容可分为状况、阅 历、问题、今后意见几局部。但是必需突出重点，不能眉毛胡子一把抓。同时， 也必需搞好定性和定量的综合分析，并留意各方面的关系。

21、由于各种报告内容的侧重点不同，在写法上往往有所差异，但其写作模式基 本相同。大体包括这几个局部：1、标题。2、报告引据。3、报告事项。4、结 尾。我们重点就报告的正文也就是报告引据”和“报告事项”这两局部向大家介绍 一下。报告引据是报告正文的开头。它要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容 或基本状况，也可陈述有关的背景或缘由。要做到开门见山，落笔入题。然后用 过渡语“现将有关状况报告如下”，“为此，特做如下报告”等开启下文。接着要写 报告事项。这局部是报告正文的主体和核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主 旨进行陈述，如是汇报工作，那么应首先写明工作的基本状况，其次写明主要做法 和成果，包括实行

22、的方法，措施以及由此带来的直接效果等，最终写明还存在什 么问题以及今后的工作设想。在内容布局上，一般将其次层次详写，第三层次略 写。如是反映问题，那么应首选对所要反映的问题或状况作一概述。然后集中分析 产生问题的缘由，最终提出解决意见和方法。如是答复上级机关的询问和要求， 应首先扼要表达上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括实 行的方法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最终交代处理 结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。结尾和请示不同，多用“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等字样。五、批复批复，是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。批复是直接

23、对 下级请示事项作出的答复，具有肯定的指导性。虽然面不宽，但使用频率也是比 较高的。批复的正文一般由引语、主体和结尾三局部组成。1、引语。引语是批复开头的第一段或第一名话，这是批复的依据。通常要 写清晰方面的问题：一是接到下级机关事项的日期，请示的问题或文号；二是简 要引述来文所请示的事项。一般状况下，引语只要说明下级有关请示已经“收到”、 “收悉”即可但也可以在引述来文的事项之后，说明批复者的态度。如“经争论，同 意 ”或“经争论，答复如下”成为由引语到主体的过渡语。2、主体。这是批复的中心内容。要依据党和我国的方针政策、法律、法令、 规章、制度和实际状况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确

24、的答复。内容简 洁的只说明同意或不同意；应和不应。内容简单的，除说明同意或不同意的态度 之外，还要说明同意或不同意的理由。也可同时指出如何才能保证批复事项的完 成，或如何防止某些问题的消失。3、结尾。批复的结尾比拟简洁。一般只需在正文下另起一行写出“特此批复”、 “此复”即可，不用标点符号。批复要留意以下三点：一是一请示，一批复。由于批复是针对下级机关请示 事项的，请示本身要求一文一事。所以，批复也要一请示一批复，突出针对性。 二是观点鲜亮，态度确定同意”、“不同意”，“不予准许或缓办”，要当行那么行, 当止那么止，明确表态，切忌模糊其辞，模棱两可。三是文字要简炼。六、会议纪要会议纪要，是用精

25、确而精炼的语言综合记叙重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。会议 纪要的用途主要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执 行。同时，又可以作为一个机关或单位召开重要会议时争论、议定重大事项的历 史记载。会议纪要主要有两种类型：一种是某些部门或战线召开工作会议所形成的工 作会议纪要，另一种是党政机关领导班子开会，集体争论争论某些重大问题所形 成的例行会议纪要，如：书记办公会议纪要、常委办公会议纪要，等等。撰写工作会议纪要比撰写例行会议纪要要求更高，难度更大。这主要是由于 工作会议纪要经过领导机关审核批准后，一般多以公文形式下发，要求

26、有关单位 执行。撰写工作会议纪要，应留意以下几点：1、一般来说，开头写会议概况和基本估量，然后转入正文。2、工作会议纪要的正文内容，要依据会议的宗旨和议定的重要事项，用精 确 而精练的语言综合记叙出议事要点。要求重点突出，观点鲜亮，是非分 明，对有争议的问题要说明态度。3、撰写工作会议纪要，提炼和概括议事要点要完整，论述和推断要精确 ；要分层次、有条理的表达，避开杂乱无章、前后冲突。4、文字要简练，开门见山，不讲套话、空话。5、工作会议纪要的内容限于会议议定的事项，会上没有涉及的内容不能写 上。三、撰写公文要留意行文关系行文关系，是指发文机关与收文机关之间的关系。各级党政机关、各个业务 部门、

27、各个单位的行文关系，是依据各自的隶属关系和职权范围确定的。在各级 党政机关及其所属业务部门的公务活动中，理顺行文关系，依据正确的行文关系 发文，对正确行使自己的职权，提高工作效率有着重要意义。行文关系混乱，必 定影响正常的工作程序，以致造成工作的失误。因此，各级党政机关及其所属业 务部门的领导同志和秘书工作人员，在制发和签批公文时，应依据正常的行文关 系办事，保证上下级之间、部门之间的正确行文。正确的行文关系应遵循以下几条原那么:（-）下级机关应依据直接的隶属关系行文，一般不能越级行文。如遇特殊 状况或紧急事宜必需越级向上行文时，必需抄报发文机关的直接上级机关。（二）党委与政府之间，党组与行政

28、部门之间不能相互行文。（三）党委或政府机关各自所属的各个业务部门在自己的职权范围内，可以 相互行文，平行单位之间或不相隶属的单位之间一般只能发平行文。（四）业务上下对口的单位可以在业务管辖范围内相互行文；“条条”一般不 对“块块”下指示、作规定。（五）同级部门或单位可以联合行文。但主办单位要主动与有关单位协商， 不得自作主见，强加于人。（六）特殊状况下，上级机关可以越级向下级行文，同时抄送收文机关的直 接上级机关。此外，理顺行文关系还应留意下面三个问题。第一，上级业务部门可以依据本级党政机关领导授权，答复下级党政领导机 关的请示。否那么，不行随便向下级党政领导机关发号施令。其次，上级党政领导机

29、关的办公厅（室）向下级党政领导机关部署工作，下 达通知，转发上级指示，批转重要规定和印发领导讲话时，必需在批语或按语中 注明“经某某党政机关或领导批准（同意）”等语，以示负责。第三，上级机关向下级机关的重要行文，应抄报发文机关的直接上级机关发文字号的字体：一般采纳3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。主送机关的字体：一般采纳3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的

30、字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或 小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体） 或小一号的文字行政公文处理中常见的格式问题分析我国行政机关公文处理方法（以下简称方法）、我国行政机关公 文格式（以下简称格式）对行政机关的公文格式规定了非常严格的标准， 但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍旧存在着很多不法律规范的现象和 问题。主要表现在以下几个方面：1 .公文格式组成局部中常见的问题1.1 眉首局部.发文机关标志。黄委系统全部单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市

31、河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院 发文机关标识字号，应予以订正。.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽视, 左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“而常常用方括号“口”，如“某黄 办200221号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是 有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签 发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。法律规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签

32、发人姓名。红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不 分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。1.2 主体局部标题。常见的问题一是字体字号不法律规范，有用黑体的，有用宋体加黑的; 有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。格式规定公文标题用2号小 标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，方法规定除法规、规章名称 加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括 起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号，不伦不类。.正文小标题。方法规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“、 “（1），格式规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，

33、但对四个层次的 标题字体没有区分，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级 同正文。.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一 行。附件名称后不加标点，但是有的公文常常在名称后加句号。还有就是没有在 附件左上角标明“附件”或者“附件X”字样。.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文 日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就简洁被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个 常见的问题是将“零”写作“0、如二00三年二月一日、正确的写法应为“二。 三年二月一日，.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方

34、，并做到上不压正文，下 压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文 等，还有将印章盖到成文日期以外。.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电 话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不法律规范。1.3 .版记局部.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。 法律规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。 此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，黄河水利委员会公文主题词表 规定表外词用“（）”括起。.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为

35、“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有 就是最终一个抄送机关常常不标句号。,印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左 空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文常常将二者左右顶格。2 .公文组成局部标识规章中常见的问题2.1 .排版装订。公文用纸应采纳国标标准A4型，一般每个页面排22行，每 行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数 和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。2.2 页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空 一字，双页码居右空一字，目的是便利阅读。但有很多公文的页码

36、一律居中，还 有的页码两侧没有一字线。2.3 .表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表 述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有 的公文中常常穿插一些表格。3 .公文格式中常见的其他问题3.1 .数字。一般状况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、 高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有 修辞颜色语句中做为词素使用的数字应用汉字。32名称。公文中第一次消失人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称 必需是商定俗成的法律规范化简称。为便利行文，如名称较长，可在第一次使用 时说明“以下简称为XXXX”，

37、再次使用时用简称。3.3 时间。尽量避开使用一些交待不够清晰的时间概念，如“去年”、“前天” 等，而应写明具体的年、月、日。公文中如消失历史朝代年号时，同时加注公历 年份。3.4 标点符号。有将间隔号“”写为点号的，如“968洪水写为“96.8洪水”, “山东省志黄河志”写为“山东省志.黄河志工 还有的连接号使用不法律规范，如 “2002年2月2-6日、使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。4 .法律规范公文格式，提高公文质量的措施4.1 .提高熟悉，加强领导法律规范公文格式，防止格式的随便性，维护其法律规范的体式，对于进一 步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着非常重要的意义。

38、各级 领导和机关工作人员都要从这个高度去熟悉法律规范公文格式的重要意义。各级 要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，支配业务精、责任心强 的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理学问并模 范遵守。4.2 .加强文秘队伍建设适应新形势下公文处理工作的需要，必需建设一支思想素养好、工作业务硬、 勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们 的理论和政策水平，使之熟悉到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精 的工作作风，增加干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训，乐观制造条件, 支持文秘人员参与业务学问的培训学习，尽快提高业务素养。4

39、3健全制度，法律规范程序各级各单位应依据方法和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的 实施细那么，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、 印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理法律规范化的运行 机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原那么，防止“政出多门，对某些格 式问题，要做出统一规定，保证法律规范的公文格式落到实处。一、 公文的基本格式公文格式是公文的各个局部在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形 式。它是公文的权威性和严厉 性在形式上的表达，对公文内容起着重要的保证 作用。1996年5月，经中心批准，中心办公厅发布了中国共产党机关公文处 理

40、条例。条例规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文 字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、 印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。一、公文版头局部公文的版头局部包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6 项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3,与公文主体局部用一条红色横 线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区分。1、版头。主要是两种形式：一是发文机关全称或法律规范化简称加“文件” 二字；二是发文机关全称或法律规范化简称加括号标明文种，括号里填注通知”、 “报告”、“函”等。均用套红大字居中印

41、在公文首页上半部，通称“红头文件、表示 是机关的正式行文。下面留肯定位置（备填注发文字号），下加一条断开的红线, 在红线断开处点缀五星衬托（小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可）。 例如：“中共中心文件”、“中国共产党中心委员会（批复）”等。联合行文，可用 主办机关一家或并用联署机关的名称。在公文版头使用方面应留意的问题是：（1）版头中发文机关要使用全称或法律规范化简称，不要使用不法律规范 化简称。如有个区的区委公文版头是“中共XX市XX区委员会文件”中共是简称, “委员会”是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国共产党XX 市XX区委员会”或“中共XX市XX区委”。（2）要

42、留意版头上发文机关不要前后词意重复。这种状况多发生在一些工 厂党委公文版头中，消失“中共XX厂党委文件”字样。这里，“中共是”中国共产党” 的简称，“党委”即党的委员会。前后消失两个“党”字的词义，词意重复。应改为中 国共产党XX厂委员会文件”或“XX厂党委文件”为宜。两种式样中，第一种显得庄 重些。（3）联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头， 也可并用几家版头。一般状况，主办机关应排在最前边。（4）该用版头的肯定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不同 规格和严厉 性。该用正式公文版头的肯定要用。如，区委关于召开民主生活会 状况向上级的报告，就应使用正式公文版头，

43、不要用白头。（5）下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于 上级公文版头，起码不能比上级的大。2、份号。份号是一件公文印刷份数的挨次号，标注于公文首页的左上角， 一般用6位阿拉伯数字表示，例如“N0000015”。标识份号有利于秘书人员对公 文的管理和采用，便于把握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅 和统计。特殊是绝密公文，肯定要标明份号。发文机关在发文时，一般在肯定的 时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。在这方面，应留意的问题主要有两个方面：（1）该标印的肯定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件 份号，不利于加强对文件的掌握，出了问

44、题不便查清责任。（2）标印位置要正确。中国共产党机关公文处理条例规定“标注在公文 的左上角、应按中办“条例”的规定办。3、密级。密级就是公文的隐秘等级。依据保密法规定，密级公文分为“绝密、 机密、隐秘”三个等级。它标注于份号下方位置。依据我国保密局关于我国隐 秘文件、资料和其他物品标志的规定，应在密级后注明保密期限，如“机密XX 年”。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难精确确定,因此，在条例中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，假设要确定保密期 限，应按保密局规定标注；假设未标保密期限，那么按条例第三十七条公文密 级的变更和解除由发文机关或其上级机关打算”的规定执行。关于这个

45、方面，应留意的问题：（1）该标注密级的肯定要标注，未涉及隐秘内容的就不要标注。（2）隐秘事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必需是不涉及隐秘 事项的文件、材料。有隐秘事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。隐秘公文、 材料的传递必需通过机要通信局。4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标 明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急，在实际 工作中，电报或电传件一般都是比拟紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位 置按有关电报格式的规定标注。文件除个别状况外，一般不标紧急程度，条例 也没有对文件上紧急程度的标注位置作具体规定。假设有的文

46、件确很紧急，可在文 件上盖“特急”或加急”章，也可在文件上挂“特急或加急条，写明办理的口寸限要 求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧 急公文的准时传递和处理。但对于不急的公文切不行滥加紧急标识，避开影响真 正急件的准时处理。5、发文字号。发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文年度和 发文挨次号三局部组成，缺一不行。机关代字要求精确、法律规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中心文件的代字用“中发”，中共中心办公 厅文件的代字用“中办发”等。发文年度要用全称，如“2002,不能简写为“02”， 并用括起来。发文字号一般标注在红色横线之上居中位置。假

47、设标注签发人， 发文字号那么标注在红色横线之上左方位置，签发人那么标注于红色横线之上右方位 置。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位法律规范名称的信笺纸，发文字 号那么标注于版头红色横线右下方位置。需要留意的是，上行文必需要用“呈”字， 不能用其它文号，包括报告、请示等，还必需标注签发人。6、签发人。条例规定，上报公文应在发文字号右侧标注签发人姓名。 这主要是强调领导负责制，表达了公文的严厉 性和领导人对公文的负责性。机 关领导人应对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特殊是向上级机关 请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解状况，便于批阅。标注 签发人应留意三点：（1）只标

48、姓名，不标职务。（2）联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签 发人。（3）签发人姓名后不必加“已阅”等字样。（4）字体要用黑体字二、公文主体局部包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等 7项。1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发 文机关名称、公文主题（事由）和文种三局部组成。如中共中心关于加快农业 进展假设干问题的打算，就是由发文机关名称“中共中心”、公文主题“加快农业进 展假设干问题”和文种“打算”这三局部组成的。有时也有省略发文机关名称的状况。 公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的了解，便于 公文的登记、办理、立卷以至于编研、查考。因此，公文标题肯定要精确、鲜亮、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。 切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于发文字号和红线下方, 居中排列。一般不用标点符号（引号除外）。要求排列整齐、美观，同时留意词 组、单位名称间的关系，还要留意