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1、工厂成本费用控制精细化管理手册第14章第一节 办公费招待费控制办公费办公费招待费招待费制定行政部为办公费用归口管理单位，负责费用的审批工作控制点明确招待费用的使用范围和使用标准推行办公用品节约观念，鼓励员工按需购买和使用办公用品控制点严格执行费用申请审批流程，规范人员审批权限，防止越权现象产生加强与供应商联系，通过定点购买、批量购买等方式获得价格优惠控制点与性价比高的宾馆酒店、航空公司建立长期合作关系完善办公用品回收办法，对墨盒、硒鼓等指定用品，要求领用时必须以旧换新控制点加强费用报销审核工作，存在票据不符、手续不全等情况的，不予报销图14-1 办公费、招待费控制点说明第一节 办公费招待费控制
2、n二、办公费管理规定方案名称方案名称工厂工厂办办公公费费管理管理规规定定受控状受控状态态编编 号号执执行部行部门门监监督部督部门门考考证证部部门门第第1章章 总则总则第1条 目的为进一步规范工厂办公用品的管理，达到物尽其用、开源节流的目的，特制定本规定。第2条 适用范围本规定适用于工厂办公用品的请购、使用、维护和费用报销等工作。第3条 人员职责1.工厂全体员工全体员工应遵照此规定按需领用办公用品，爱护办公用具。2.工厂行政部第一节 办公费招待费控制n二、办公费管理规定行政部应严格控制办公用品的采购，详细登记办公用品的使用情况。3.工厂采购部采购部应对采购物品进行比质、比价，选择物美价廉的办公用
3、品。4.工厂财务部财务部人员应做好采购费用报销工作，对不合格采购不予报销。第2章 办公用品请购和申领第4条 办公用品的范围工厂办公用品主要包括办公文具、家具、电话、复印机、传真等，不包括计算机设备、软件、网络以及计算及耗材等。第5条 办公用品的请购1.常用办公用品的请购由行政部人员依据每月用量及库存情况，于每月月底进行统计请购。2.非常用办公用品的请购第一节 办公费招待费控制n二、办公费管理规定非常用办公用品主要包括办公文具、家具、电话、复印机、传真等，不包括计算机设备、软件、网络以及计算机耗材等。第6条 采购申请的审批任何办公用品的请购，必须填写请购单并在相应栏目标明所请购用品名称、规格、数
4、量及单价等，最后经行政部经理审批后方可购买。第7条 办公用品的采购1.采购人员须依据行政部审批的请购单要求进行采购，如有疑问须即时反馈，否则，发生采购错误的责任由采购人员承担。2.采购人员在采购办公用品时，务必把握“货比三家、物美价廉”的原则，确保所购用品的质量。3.所有办公用品（价值在100元以上的）均须在文具（办公用品）批发市场购买，且必须有收据或发票（以加盖印章方为有效），另外还须提供购买处的地址及电话，以便市场调研。第8条 办公用品的领用1.工厂办公用品统一由行政部保管和发放，各部门根据需要按领用规定到行政部文员处领取。2.各种纸张、文件袋、胶水等易耗品可由本部门主管、经理或总经理签字
5、同意后领用，且同件物品每次只能第一节 办公费招待费控制n二、办公费管理规定领取一件。3.领用圆珠笔、涂改液、笔记本等常用品时，除需本部门主管或经理、总经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月。4.签字笔原则上只允许财务人员、销售人员及主管级以上管理人员领用，且领用周期原则上为一个月，其他人员须领用的，须经行政部同意方可。5.对于计算器、打孔器、电话机、软盘、墨盒等贵重用品的领用和更换，除需本部门主管或经理、总经理签字同意外，还须经行政部经理审批后方可领用。对于墨盒，领用时须以旧换新。6.凡领用人员离职时，应归还已领用的办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失须按原价的两倍扣罚。第
6、第3章章 办公用品使用和维护办公用品使用和维护第9条 办公用品的使用1.各部门应本着节俭、节约的原则按需使用办公用品，杜绝浪费。2.对于内部联络用的文书，尽可能利用使用过的纸张反面或广告废纸；对于已使用完的笔具，原则上只能领用笔芯，且须以旧换新；笔记本由行政部按个人领用数量于年底统一回收，如因丢失等原因无法归还的，按工厂规定进行扣罚。第一节 办公费招待费控制n二、办公费管理规定3.对于传真、打印机、复印机等用品，工厂人员必须按使用说明规范操作，不得故意损坏或私自拆卸。第10条 办公用品的维护1.行政部人员应对需要保养的办公家具和用品进行掩护，必要时采取防虫、除尘等保护措施。2.仓储部应会同行政
7、部一年盘点两次办公用品，对于需要报废的物品进行报废申请和处理。第第4章章 办公用品的费用报销办公用品的费用报销第11条 各部门办公费标准行政部和采购部应按照工厂各部门办公费标准进行费用控制。第12条 办公费用报销流程1.经办人必须填好单据，并附上请购单及相应的发票、入库单、送货单等证明其业过程手续完备的资料，才可以交报销单。2.报销单据必须经过经办人签字、各部门主管审核、交给总经理签批后，财务部方可审单报销。3.财务人员有责任对办公用品的采购价格和金额提出疑义，并由采购人员提供证明作答，以保证价格水平和采购费用在控制的范围内。第一节 办公费招待费控制n二、办公费管理规定第13条 办公费用控制说
8、明如未经部门主管同意，办公用品消耗和采购超过规定数量的，从工资中扣除多领用物品的费用。如发现挪用、贪污和浪费办公费行为切情节严重的，工厂将予以严肃处理。第5章 附则第14条 本规定由行政部进行起草和拟定。第15条 本规定工厂总经理审批后生效。编编制日期制日期审审核日期核日期批准日期批准日期修改修改标记标记修改修改处处数数修改日期修改日期第一节 办公费招待费控制n三、工厂招待费管理办法方案名称方案名称工厂招待工厂招待费费管理管理办办法法受控状受控状态态编编 号号执执行部行部门门监监督部督部门门考考证证部部门门第第1章章 总则总则第1条 目的为保证工厂招待费的合理使用，提高效能、增加透明度，培养员
9、工勤俭自律的良好工作作风，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于工厂招待费用的申请、使用、报销和监督工作。第3条 人员职责工厂全体员工应遵照此办法使用和控制招待费。第第2章章 招待费使用审批招待费使用审批第4条 招待费范围说明第一节 办公费招待费控制n三、工厂招待费管理办法招待费是指与工厂业务有关的，便于工厂为协调、理顺与各有关单位部门的工作关系以及因特殊情况而发生的餐饮娱乐及相关费用。第5条 接待规格和标准各招待部门需要严格遵守A、B、C三类接待规格和标准。第6条 工厂各部门应严格控制招待费用，确实需要的，必须根据事由及对象确定类别、档次和费用标准。第7条 负责接待的部门应先填制“接待审
10、批单”进行费用预算，报相关部门审批后方可进行招待活动。第8条 接待部门主管根据“接待审批单”的内容对预算进行审核，如超出审批权限，须报上一级领导批准。第9条 接待费有财务部门根据审批后的费用数额借支。第第3章章 招待费使用控制招待费使用控制第10条 招待费的使用必须遵循“勤俭节约、效能优先”的原则，能免则免、能省则省，工厂全体员工一律不允许使用公款大吃大喝。第11条 招待费的使用应严格以“接待审批单”中的最终审批数额为最高限度，严禁超支。第12条 招待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐以及购买礼物，任何人不得挪作他用。第一节 办公费招待费控制n三、工厂招待费管理办法第13条 用餐完毕，原则上不允
11、许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费，如确实有此需要，必须经上级部门批准后方可施行。第第4章章 招待费报销程序招待费报销程序第14条 接待工作结束三日内，经办人应先填写费用报销单，必须在清单中写明招待费用发生的时间、地点、事由、单位、人员、金额、作陪人员等。第15条 经办人将活动发生的各项费用发票按时间顺序整齐地粘贴在报销单背面，并附上“接待审批单”到财务部办理报销手续。第16条 各项发票需经招待部门主管人员签字后方可视为有效的费用发票。第17条 严禁报销与工厂业务无关的招待费用。第第5章章 招待费使用监督招待费使用监督第18条 财务部经理负责对招待费的使用情况进行全程监督，对严重违反本办法的
12、行为有权向工厂总经理直接报告。第19条 财务部门负责定期统计对招待费的使用情况及其占预算总额的比例等情况，统计成表呈报工厂总经理和相关部门主管人员。第一节 办公费招待费控制第20条 工厂总经理必须在职工代表大会上就招待费使用情况做汇报。第6章 附则第21条 本办法由财务部负责起草和修订。第22条 本办法经工厂总经理审批后生效。编编制日期制日期审审核日期核日期批准日期批准日期修改修改标记标记修改修改处处数数修改日期修改日期n三、工厂招待费管理办法第二节 通信费会议费控制n一、通信费会议费控制点通信费是指工厂所安装座机以及工厂为员工配置通信设备所产生的费用。会议费是指工厂用于召开会议所产生的，包括
13、场地租赁费、资料费、餐饮费、专家费等在内的所有费用的总和。通信费、会议费的控制点如图14-2所示。第二节 通信费会议费控制会议费用控制点会议费用控制点1.严格编制工厂会议费用预算2.做好会议计划工作，尽量减少计划外的会议活动3.严格控制会议规格、规模，尽量减少不必要的支出4.提高员工会议组织能力，压缩会议时间，提升效率通信费用控制点通信费用控制点1.监理通信设备配置标准，在规定范围内实施报销2.合理运用费用包干方法和实报实销法，有效控制费用支出总额3.提高员工自觉性、自律性，降低私人电话费用支出图14-2 通信费、会议费控制点说明第二节 通信费会议费控制n二、工厂通信费管控规定方案名称方案名称
14、工厂通信工厂通信费费管控管控规规定定受控状受控状态态编编 号号执执行部行部门门监监督部督部门门考考证证部部门门第第1章章 总则总则第1条 目的为进一步加强工厂通信管理工作，统一集中管理、统一费用标准，特制定本规定。第2条 适用范围本规定适用于工厂办公用电话和按规定享受话费补贴人员办公用的手机，工厂各部门可参照执行。第3条 人员职责1.行政部（1）负责工厂通信工具配置和管理。（2）负责超支通信费用的统计核算。第二节 通信费会议费控制n二、工厂通信费管控规定（3）负责工厂通信费用的统一缴纳。（4）负责年度通信费厂务公开工作。2.财务部（1）负责通信费用申请的审批工作。（2）负责通信费用超支部分的扣
15、除等成本核算工作。第2章 通信工具配置管理第4条 通信工具产权归工厂所有，各使用部门和个人只有使用权，不得私自迁出或转让。第5条 办公电话的配置1.生产车间内线电话配置工厂各车间的控制室可配备一部电话，此电话使用工厂内部专网。2.工厂部门程控电话配置（1）工厂经理级以上人员的电话可开通国际、国内长途电话业务。第二节 通信费会议费控制n二、工厂通信费管控规定（2）营销系统可根据需要向主管人员申请开通国内长途电话业务。（3）各部门和各车间可配置一部电话，仅限开通市话。第6条 住宅电话的配置工厂副总级以上人员可配置住宅电话。第7条 个人手机的配置（1）工厂经理级以上人员可配置手机。（2）销售、采购人
16、员可根据需要配置手机。第3章 通信费用支出标准第8条 通信费用的定义本规定所指的通信费是指工厂人员因业务或工作需要，使用自己或工厂的通信工具（手机、固定电话）而产生的通信费用。第9条 通信费用的标准工厂通信费用的支出标准的要有固定的规定。第二节 通信费会议费控制n二、工厂通信费管控规定第10条 除销售业务员、采购业务员外，本工厂不为员工购买手机、手机卡等，也不承担因维修通信工具所产生的费用。第11条 在报销范围内的员工应将自己呃手机号码在行政部登记备案，没有登记的不予报销。第第4章章 通信费用统计缴纳通信费用统计缴纳第12条 办公电话由行政部定期缴纳，按照“单机考核、月度统算、超支扣款”的办法
17、，下达扣款通知单并报财务部，由财务部从相关部门或员工的奖金中直接扣除。第13条 个人电话费用由自己缴纳，每月报销一次，报销程序按照财务部相关规定执行。如有超支，由部门主管根据部门预算处理，报主管副总审批，但工厂负担一般不超过超支费用的50%。第第5章章 通信工具使用监督通信工具使用监督第14条 工厂人员使用办公电话前应对讨论、商洽的事情稍加构思或略作记录，通话时长一般以5分钟为限，注意礼节，长话短说，禁止打私人长途电话。第15条 各级业务人员必须确保通信畅通，若在正常的工作时间内无法接通，每发现一次扣款20元，一个月出现两次（包括两次）以上无法接通的事故，则不予报销费用。第16条 因工作岗位调
18、动或其他变动，通信费在调动或变动后的第二个月停止报销，待人力资源部将调动或第二节 通信费会议费控制n二、工厂通信费管控规定变动名单通知财务部后，由财务部根据最终调整结果，具体实施操作。第6章 附则第17条 本规定由行政部负责起草和修订。第18条 本规定经工厂总经理审批后生效。编编制日期制日期审审核日期核日期批准日期批准日期修改修改标记标记修改修改处处数数修改日期修改日期第二节 通信费会议费控制n三、工厂会议费控制办法方案名称方案名称工厂会工厂会议费议费控制控制办办法法受控状受控状态态编编 号号执执行部行部门门监监督部督部门门考考证证部部门门第第1章章 总则总则第1条 目的为了加强工厂会议费管理
19、，压缩会议费支出，根据工厂关于加强和改进会议费管理工作的有关要求，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于工厂会议费的预算、审批以及监督管理工作。第3条 人员责任1.工厂各部门应按“精简时效、节约开支”的原则，注重会议质量和效率，节约会议费用。2.工厂行政部附则会议计划制定和提供相关会务服务，确保会议的顺利召开。3.工厂财务部应严格按照会议费用标准和审批要求办理会议费用报销工作。第二节 通信费会议费控制n三、工厂会议费控制办法第2章 会议费的计划和预算第4条 会议的计划1.行政部是工厂会议工作的归口管理部门，负责汇总此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢