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1、工程项目采购管理程序1 采购的基本程序编制采购计划确定合格供应商采购申请询价及报价评审召开供应商协调会及签订采购合同催交、检验、运输物资交接及收尾服务。2 采买采买是指项目采购部从接到请购文件起到发出采买订单止的过程，包含的工作如下：2.1 确定合格供应商项目采购部应从业主批准的供应商名录中选择供应商，并检查其市场准入证；未包含在供应商目录中的供应商，需提交一份技术商务支持文件，经项目经理审查，提交给监理并经由业主批准。2.2 采购申请对于重大和关键设备材料，项目采购部准备一份“采购申请”，详细说明所需采购材料、设备的技术要求、所需数量、检查要求和供应商资料，采购申请的材料准备齐全后向监理及业
2、主提交审批。2.3 询价及报价评审项目采购部对经监理及业主审批的采购申请中的材料、设备向供应商发出询价文件。设备材料的询价文件由两部分组成：技术询价文件。此部分由设计管理部编制，内容包括：请购文件、技术规格说明书、数据表、采购说明书、询价图以及采购数量等。商务询价文件。此部分由采购部组织编制，内容包括：询价函、报价须知、采购合同基本条款、商务报价表等。项目设计管理部对供应商进行技术、质量评审；项目采购部对供应商进行商务评审，并且评估供应商的财务能力和售后服务质量。2.4 召开供应商协调会在最终选定中标供应商之前，要召开合格供应商协调会，使这些供应商有机会解释、澄清或确认技术评审和商务评审中提出
3、的各种问题。2.5 签订采购合同项目采购部进行报价比选，向项目经理上报评审结果及报价顺序，再向监理及业主推荐。推荐获得业主批准后，我单位编制并签订采购合同。2.6 当地采买在项目所在地购买、运输和现场存储项目所需的短周期、临时性的、零散材料和设备，以满足工程施工的需求，保证工程项目的顺利进行，采购部编制当地采购程序，当地采购人员负责在施工当地进行现场采购活动。2.7 采购变更采购变更是指在项目实施过程中，由于变更而引起的对采购方式和采购内容进行的修改或补充。项目采购负责人在收到项目经理签认的变更单后应进行以下工作：了解变更的范围和对采购的要求；预测变更对采购的费用和时间的影响；制定变更的采购实
4、施计划并实施。2.8 采购分包采购分包合同的执行与管理由项目采购部负责，并应根据项目有关程序定期向监理和业主报告分包采购状态和执行状态。3 催交为确保从不同供应商订购的设备、材料都能按订单规定的合同交货日期交货，项目采购部材料员通过各种努力和必要的渠道督促供应商，并及时和定期地向项目采购负责人汇报情况，通过项目经理向监理及业主通报情况，定期发布采购催交状态报告(常规催交以月为基础) 。催交的主要工作范围：编制催交计划，特别是主要设备的催交计划。负责催交供应商的先期确认图纸、最终确认图纸及技术资料，并在确认后督促设计管理部按时返回供应商。了解并督促供应商的生产进度的执行情况等。为了保证按期将设备
5、材料运抵现场，催交人员要监督运输的准备工作，例如货运文件的准备，包括保管手续、进出口许可证等。编制催交状态报告。4 检验项目采购部根据采购申请和相关合同、规范的要求，负责在供应商的工厂检查设备、材料和监督试验。对检验进行分级管理，确保所有的设备、材料完全符合批准的采购申请和相关的技术要求及检查试验等级要求。进出口设备材料必须经过国家或地方的商检机构的商品检验。4.1 检验的主要工作范围编制检验计划；中间检验；成品检验、试验；办理委托驻厂监造或商检机构检验；编制提交检验报告。4.2 不合格品的控制项目采购检验人员是控制不合格品的归口负责人，负责控制不合格品的标识、记录、评价、隔离和处置，并向质量
6、管理部报告。必要时要会同有关部门和业主对有争议的不合格产品进行评价和提出处置决定。检验过程中发现不合格品时，要求供应商填写“不合格品单”，并对出现不合格问题的设备提出标记，对暂时无法解决的问题，要求供应商停止制造，待提出返修方案并征得质量管理部同意后，才能继续加工。对不合格品的处理应做出“报废”、“让步使用”、“返修”的处理结果。 检验工程师应填写 “不合格品报告” ，当让步使用时，需经设计人员认可。4.3 驻厂监造在设备制造过程中，根据需要项目采购部派代表去制造现场参加检验和试验。对关键设备及大宗材料实行驻厂监造制度，监督供应商必须按合同规定的产品技术标准、规范的质量要求组织生产。对重要和关
7、键设备材料，由项目采购部报经项目经理审批后委托驻厂监造。应委托具有一定资质的质量检验部门或公司进行驻厂监造。项目采购负责人经授权与选定的监造单位签订监造合同，审批其监造质量计划书，并负责协调及监督驻厂监造单位的工作。驻厂监造单位应定期编写监造报告， 报项目采购部， 对于特殊情况应随时汇报。5 运输运输是指设备材料制造完毕，经检验合格后，从制造厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等业务。项目采购部负责所有运输活动的管理和控制。5.1 运输的主要工作范围计划和管理项目设备材料的运输活动，编制运输计划。制定运输规程，对运输的路程、文件、包装以及标志等问题应做出规定。确定国际或者国内的运输代理机构
8、，监督所选择的运输代理商的活动。保证安全、经济、迅速地将设备材料运到现场。应定期提供和更新运输状态报告。5.2 清关进出口的货物需要办理清关手续，主要职责如下：在货物到达前接收和检查货运单据；准备所有必需的海关单据和完整的关税手续；与将货物运至现场的当地承运商协调；安排关税检查，保税储存，运至施工现场；及时发布清关状态，并向监理及业主各提供一份清关状态报告。6 中转与交付6.1 中转站的设置中转站的设置应综合考虑项目所覆盖的范围、途经的地形地貌、交通条件以及施工分包商的状况等各方面因素，使每一个站都能充分发挥其作用，满足各施工分包商的设备材料需要。站址的选择应考虑以下方面：交通便利、接货方便；
9、能满足中转站所负责区域工程材料的施工进度、材料装卸、存储、运输、保管的要求；材料中转方案的确定必须经过实地踏勘，形成较为详实的可研报告，报业主批准。6.2 物资调拨程序6.2.1需要在中转站临时存储的设备材料中心调度室根据项目进度向采购部下达物资调拨通知；项目采购部依据设计图纸汇总料表，核对技术管理部申请用量，并根据货物的实际到货情况下达调令，中心调度室与采购部负责人签字确认后，下达给技术管理部与中转站执行；中转站按照调令开具调拨单，并做好物资调拨准备，保证配套设备、 附件、工具的齐全； 保管员严格按照调令发料；设备或材料如有随箱资料( 如合格证、材质单、使用说明、安装手册、维修手册等) ，应
10、保存原件，在发货时将其复印件交领料人，并在调拨单备注中注明所发资料的名称、数量；直拨材料， 由项目采购部开具直拨单，领料人签字提货；合格证等资料原件保存在采购部，将其复印件交领料人，并在直拨单备注中注明所发资料的名称、数量。6.2.2直接运抵现场的设备材料采购部根据中心调度室批准的施工用料计划将设备材料直接运至现场，并与技术管理部办理物资交接手续，具体见采购部与技术管理部的协调的内容。7 剩余物资的处理项目完工后，项目采购部应编制剩余物资实物明细报表，按材料大类进行汇总，经项目经理部上报工程总承包企业审核备案。项目经理部要按不同材料的保管规程对项目剩余物资进行保管保养，同时编制剩余物资处理方案并上报工程总承包企业审批。剩余物资的处理方式有以下几种：与供应商谈判退回剩余物资；将剩余物资汇总表提交设计人员，在以后的项目中考虑使用；与业主协商，作为业主的备品备料；销售处理