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1、说说Excel在教务工作中的简单应用定边二中 魏铭【摘要】Excel 2003是计算机应用基础课Microsoft Office办公软件重要组成部分,以制作学生成绩表为主要内容，通过对数据的录入、总分、均分的计算、名次排定、各班各科成绩汇总等。就Excel 2003的功能特点、重点、难点以及学习方法作一简要介绍。【关键词】Excel 2003 数据填充与录入 数据计算 排序 筛选 分类汇总 引言踏入定边二中，虽然我没有接任信息技术课，但每当考试时，学校教务要对学生各科目成绩进行统计和分析，其中包括学生的总分、均分、名次，各科目的平均分、及格率、优生率等项目。通过手工计算，效率低，工作量大，且容
2、易出现错误，利用Excel 2003较好的解决了学生成绩统计的各种问题。下面以定边二中学校九年级学生期末考试成绩为例，介绍Excel 2003的应用。附：定边二中学校九年级学生期末考试成绩班级 考号勤 姓名 语文 数学 英语 政治 总分 均分 名次 1 201301001 张三 86 96 45 75 1 201301002 李四 74 55 85 95 1 201301003 王五 56 65 75 52 2 201302101 崔六 45 41 52 65 2 201302102 赵七 75 56 91 65 2 201302103 田八 75 65 84 82 1.学生成绩的计算1.1.
3、总分的计算：.利用公式计算总分：点击H3单元格，然后输入“=D3+E3+F3+G3”或“=SUM(D3:G3)”点回车键即可得出张三的总分，当然也可以用自动求和工具按纽“”，首先点击H3单元格，点击常用工具栏中自动求和工具按纽“”，选中D3:G3单元格区域，在其它单元格处点击鼠标（或按回车键）即可；.利用函数计算总分：点击H3单元格，点“插入”“f(x)函数”出现“插入函数”对话框“SUM”“确定”，出现“函数参数”对话框，在numbel1中输入“D3:G3”点“确定”即可得出张三的总分，其它同学的总分只需点击H3单元格右下角的十字填充柄，直接向下拉动，就可以求出。1.2.计算学生的均分，首先
4、选中I3单元格,在编缉栏内输入公式“=(D3+E3+F3+G3)/4”,敲回车键确定；也可用函数求得：选中I3单元格点“插入”“f(x)函数” 选择类别“常用函数”选择函数“AVERAGE”“确定”，出现“函数参数”对话框，在numbel1中输入“D3:G3”点“确定”即可得出张三的总分，最后,用拖动填充句柄的方法,求出所有学生的均分。2.学生成绩分析2.1. 名次的确定名次的确定通过排序实现，排序是对工作表的数据按一定的条件进行排序,比如说对学生成绩表按总分由高到低进行排序,总分相同则按照某科成绩（如英语）由高到低进行排序。先选定A2:In（n表示最后一名学生所在工作表的行号）区域的数据,然
5、后选择“数据”菜单的“排序”命令,在排序对话框,选择主要关键字“总分”,排序方式为“降序”,次要关键字“英语”,排序方式“降序”，然后点击“确定”即可，上述排序结束后，在名次列的J3单元格内输入“1”，表示第一名，将光标移到此单元格的右下方，按住Ctrl键同时向下拉动填充柄直到结束。将自动出现工作表中所有学生的名次。2.2.学生成绩筛选筛选是从工作表数据中找出满足条件的数据，使用自动筛选能迅速处理大型数据清单，快速查找数据，并将不满足指定条件的数据进行隐藏，在自动筛选命令之前，必须确定数据清单中有字段名（如班级、学号、姓名、语文、数学等）否则不能顺利进行筛选。如显示全年级前十的学生,先按“均分
6、”降序排列，然后光标定于数据区域，选择“数据筛选自动筛选”命令,这时，各字段名所在单元格将自动变成下拉列表框形式，筛选“均分”前十名的记录,单击“均分”列的筛选箭头,选择“前10个”命令。学生成绩表中只显示均分前十名的学生信息；同时还可以根据给定条件自动筛选，如筛选总分在“320360”（不包括320和360）之间的学生信息，这时就要用自定义自动筛选功能，在自动筛选状态下，选择“总分”下拉列表框中的“自定义”选项，弹出自定义自动筛选方式对话框，在显示行中输入第一个筛选条件“大于320”，输入第二个筛选条件“小于360”，选中“与”单选按钮，然后单击“确定”按钮，符合以上条件的学生信息被显示在工
7、件表中。2.3学生成绩汇总汇总是指对工作表中的某列数据做求和、求平均值或统计数字，它对工作表中指定的字段列进行分类,将相同类别的数据放在一起,然后按汇总方式计算各汇总项的值。使用分类汇总功能求出各班级同学的各科均分、总均分。首先对工作表中数据按“班级”进行排序，单击“数据”“分类汇总”，出现分类汇总对话框，在该对话框中分别选中分类字段中的“班级”、汇总方式中的“平均值”、选定汇总项中的“语文、数学、英语、政治、均分”,单击“确定”，则在各班级数据下方出现各班级各科目的平均分。假定总分大于或等于320的学生为优生，统计各班级的优生人数，首先利用前面讲的自定义自动筛选功能显示总分大于或等于320的
8、学生记录，再按班级进行排序，然后单击“数据”“分类汇总”，出现分类汇总对话框，在该对话框中分别选中分类字段中的“班级”、汇总方式中的“计数”、选定汇总项中的“总分”、并选中“汇总结果显示在数据下方”和“替换当前分类汇总”，单击“确定”，则在各班级数据下方显示出各班级的优生人数。注意：使用分类汇总功能时，首先要对分类的列（班级）进行排序, ,然后进行分类汇总。3打印学生成绩表在打印学生成绩表之前，首先要对学生成绩表格式进行设置（对单元格、行、列进行详细的设置），插入页码等，然后进行页面设置，这里需要讲的是当打印页数超过一页时，为了保证每页都打印“表头”和“班级、学号、姓名、语文名次”字段名作为标
9、题，则需要在页面设置对话框中选择“工作表”选项卡，在“打印标题”选区中选择所需的选项（顶端标题行），直接在相应的文本框中输入单元格地址（1:2），或用鼠标选择工作表的单元格区域（1:2），然后单击“确定”。不过，这些很少用的（希望建立成绩查看系统）。4保护学生成绩表为了维护数据的安全性，防止非法用户善自有意或无意更改成绩数据，我们对以上工作表进行加密保护。单击菜单“工具保护保护工作表”，打开保护工作表对话框，在该对话框中选中“保护工作表及锁定的单元格内容”（默认），在“取消工作表保护时使用的密码”输入的框中输入密码。点“确定”后重新输入密码，以后如果想改动工作表，必须输入密码才行。5结束语以上介绍只是Excel 2003电子表格功能中比较简单的方面。但在大多数情况下,已经基本够用。灵活运用这些方法,可以大大提高工作效率和管理水平。参考文献:1.计算机应用基础中等职业学校计算机教材编写组,开明出版社,2006年7月第2版；2中文Office2003操作教程西北工业大学出版社，2005年4月第1版。