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1、集团公司规范化办公管理程序集团公司规范化办公管理程序一、文书处理程序：目 的：为进一步强化和完善企业综合档案管理工作，规参照文件：总公司档案管理办法、经济档案管理办法(字2002第111号)附 件：档案库房管理制度档案补足修正制度档案借书及档案材料影印制度档案鉴别与封存制度档案的统计数据制度综合档案档案范围及看管期限工程经济档案内容及责任分工(一)收文：1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。2、综合筹办接到文件后，应当按照ISO14001及OHSAS180
2、01的有关程序及时办理收文相关手续和文件主办单，保证搞平件不隔日，急件立即筹办，严禁积压。3、文件由公司领导廖蔚后，按有关重要批示及时交予主办部门收件人办理，并将主办结果及时意见反馈至综合筹办，通过综合筹办意见反馈至有关领导。综合筹办搞好盐务事项的备案。4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在文件承办单上签字，并及时送还综合办。5、牵涉几个部门主办(合阅)的文件，必须按公司领导的重要批示意见交由主办部门非政府办理，并负责管理在办妥后立卷档案。6、严苛保密制度，按照文件的密级强化管理，按照文件规定的范围转贴，任何部门和个人严禁遗失文件和外传泄露，若
3、遗失文件出现，应立即逐级呈报，严肃处理。(二)发文：1、钢结构工程分公司公文文号主要存有“字”、“党字” 、“工字” 、“团字”。2、行文办理程序包含伊瓦尼奇、会签、核稿、核发、编印、校核、重刻、备案、递送等，均必须存有适当人员盖章。3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。4、伊瓦尼奇须要按照公司统一建议的格式，采用统一规定的发文稿纸，书写确切，并联同手稿、附件，经公司领导核发后，由主管部室送来综合筹办撰述公文文号
4、并打印递送。5、文件、资料、报表的列印，必须严苛按有关规定办理，主管部室负责管理校订，公文应当在最后列印打字员、校对员的姓名。6、发文后，原稿联同附件归还主管部室，由专人负责管理留存、留痕、立卷和档案。(三)档案：1、公司成立档案室，搭载专职档案管理员，其它各部室成立全职档案人员(各部室资料员、内业)，档案室归口综合筹办。2、档案程序包含搜集、整理、鉴别、排序、印刷、编号、编目等程序，专、全职档案员均应当按以下步骤档案。(1)搜集：对经录入已齐全的通话文件由档案室帮助立卷部门确认立卷范围，删掉不须要归档文件。(2)整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档
5、文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。(3)档案价值鉴别：对各部室分类后的文件，根据档案看管期限规定及其各类文件内容的关键程度展开鉴别，确认其留存价值，分成永(Y)、短(C)、长(D)三种归档文件。(4)排序：部室同一看管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位，呈报与批准可以为一件。排序顺序为：批准在前，呈报在后;留言文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处置等材料分别分散排序。(5)印刷：文件按“件”印刷
6、，永久、长期留存的文件必须换成金属物，用档案局选定的印刷材料印刷，严禁压字。(6)编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处盖章档案章，核对年度、室编件号、机构、看管期限等，以紧固文件边线。(7)编目：归档文件以同一部室同一看管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件基本建设归档文件目录和盒内复习表中，经部门经理审查盖章后，档案室检查环评，办理档案转交相关手续。3、归档范围内的公文材料(详见附件综合档案归档范围及保管期限)应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。4、由综合筹办负责管理对公司日常经济管理工作中构
7、成、办理完并具备考据留存价值的公文、材料、领导批示(包含各种图、文、影像资料)等整理(立卷)、档案并负责管理得当看管证件及文件。5、关键会议构成的公文，包含录音带、录像带、照片等有关材料，由综合筹办负责管理搜集并整理、档案。6、公司在各经营管理工作中构成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围(责任分工参见附件工程经济档案内容及责任分工)，由各部室全职档案人员按有关规定负责管理搜集、整理、录入,并于每年度3月底前将上时年度内构成的应档案的文件材料分类立卷，由部门经理审查盖章后向档案室转交，档案备查。7、当年构成的财务会计档案，在会计年度终了后，可以暂由财务部看管一年。看管届满后，由财务部编织财务
8、会计档案转交清册，经部门经理审查盖章后，档案备查。8、工程项目档案应当与竣工验收同步顺利完成立卷，由技质部负责管理非政府鉴别档案工作。9、设备仪器档案在开箱环评后,由主管部室核定,随即档案。10、人事档案中工资核定、职称评审、入党入团等材料须经上级批准后，1020天内由有关部室基本建设人事档案零散材料转交单后，随时档案。11、凡可以利用现代化办公手段展开计算机档案的文件(例如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等)，各部室应当按季度呈报综合筹办，由综合筹办统一刻录光盘备份档案。12、牵涉多部室联手办理的公文，原件由主办部室整理档案，其他部室留存复印件或其他形式的公文副本。(四)利
9、用：档案后的文件应当基本建设档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以供借书(有关规定参见附件档案借书及档案材料影印制度)。(五) 统计数据：参见附件档案的统计数据制度。(六)看管：搞好“七严防”工作和档案材料的保密工作。(七)封存：参见附件档案鉴别与封存制度。二、印信管理程序：1、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合筹办看管和采用，一切重刻、出具介绍信、采用营业执照原件及复印件都必须通过综合筹办。2、综合党委政府保证印信工作的正常积极开展，避免误用和发生漏洞，强化对印鉴、介绍信及营业执照的管理。3、印信工作必须根据情况、内容、范围并且经过适当的核准相关手续及重刻备案，方能够办理。4、分公司法人
10、章由财务部看管，除与财务工作有关的重刻外，其他重刻需向综合筹办办理有关重刻相关手续。5、须要采用营业执照原件或复印件的部室，应当向综合筹办办理有关审核及登记手续。营业执照原件借给原则上严禁影印，并应当及时交还。复印件应当盖章公司公章并标明“仅限于采用”字样。6、介绍信送出，内容必须明晰具体内容，必须核对有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应当一致，例如介绍信送出后未用，揽回去综合筹办，列于存根备查。7、介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。8、须严苛遵守纪律严禁开假证明和空白介绍信，例如确因特定情况可持空白介绍信出外办事，须经公司主管
11、领导核准。9、各部室印鉴(包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等)，应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。10、例如工作业务须要盖章总承包公司印鉴时，须要由部门经理核对重刻审批表，报公司主管领导盖章后，方可至总承包公司办公室办理有关重刻相关手续。11、印鉴不许出室，严禁借予他人采用，各印鉴保管部室必须及时冲洗维修保养，以保证盖印准确。12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均必须稳固上锁，无法随意置放。例如因管理疏于，导致事故，视乎情况追究责任。三、公函寄送程序：1、公司公函(包含财务汇票、工程档案、合同文本等)须要采用EMS(邮政特快专递)寄送的，由综合筹办统一办理。2、通常公函(对时间及安全系数建议相对较低的)，本着降低成本增加办公费用的原则，由各部室按平信自行寄送。3、公函办理EMS寄送时，经手人必须严苛登记手续，综合办应及时处理，确保当日邮寄，严禁延期。4、公函寄送仅限各部室因工作须要而对外收到的各种信函，因私寄送予以办理。四、办公设备及用品采用程序：范 围站：公司的办公设备就是指办公采用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪为固定资产管理的设备。办公 用品就是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。目 的：为了节约开支杜绝浪费，保证公司办公设备及办公用品的合理采用。参照文件：总公司行政办公设备管理规定(字2002第125号)