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1、第 1 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。文书档案整理归档规定文书档案整理归档规定为规范文书档案的整理归档工作，提高档案管理水平，根据广州市档案综合管理办法 和广东省实施 机关档案工作业务建设规范细则的要求，结合局机关工作实际，作如下规定：一、文件归档时间（一）收发文流转结束后，档案室将需归档的文件于翌年 3 月底前收集、整理完毕；（二）各项会议材料，由主办会议的处室在会议结束后按要求整理好随时向档案室移送。二、归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（一）归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本（包括附件）与定稿为一件
2、；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；请示与批复为一件。（二）归档文件的装订归档文件按件采用不锈钢钉或粘合（乳胶）装订。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后。（三）整理原则和质量要求遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联第 2 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。系，区分不同保存价值，便于保管和提供利用。归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者易退变文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三、归档文件的分类归档文件按年度保管期
3、限进行分类。即。按归档文件形成年度，按内设机构设置类目，再根据保管期限进行分类。四、归档文件编号在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容：（一）全宗号：档案馆给本单位编制的代号；（二）年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注；（三）保管期限：根据文件内容价值选填“永久”、“30 年”、“10 年”；（四）室编件号。文件的排列顺序号，以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。五、归档文件编目以“件”为单位按排列顺序填写“归档文件目录”（一）件号：按归档文件的排列顺序号；（二）责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或制发文机关；第 3 页 共 29 页书山有路
4、勤为径，学海无涯苦作舟。（三）文号：文件的发文字号；（四）题名。即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加“”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“”号附于原标题之后；（五）日期：指文件形成的日期；（六）页数：指每一份归档文件本身的有效页面数；（七）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号；（八）归档文件目录：按年度保管期限归档文件目录打印一式三份，一份目录汇编，一份作为今后进馆的移交目录，一份作为备份；（九）归档说明。内容包括本年度单位主要工作概况，内设机构，机关党、政主要领导人变化情况以及本年度各门类档案归档情况组成。六、装盒归档文件装盒时，不
5、同年度、不同类别、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表项目。（一）档案盒脊背的填写：1、全宗号：档案馆给本单位编制的代号；2、类别号：各门类档案代号；3、年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注；4、保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写“永久”、“30年、“10 年;5、件号。用阿拉伯数字填写盒内第一件文件和最后一件文件的第 4 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。件号，中间用“”号连接。（二）盒内备考表盒内备考表置于盒内文件之后或印于档案盒底部，须用钢笔、蓝黑或黑色墨水按格式要求逐项填写，字迹要工整。1
6、、盒内情况说明：主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂不填写；2、整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；3、检查人：由归档文件质量审核人签名（办公室主管领导）;4、日期。填写归档文件整理完毕的时间。第二篇：文书档案归档制度 doc 文书档案归档制度文化委机关工作中形成的各类档案，是文化委工作的历史记录及工作成果的见证。为确保文化委档案材料齐全完整和档案信息资源的不断开发与利用，特制定如下归档制度：一、归档内容：组宣人事科应归档的内容1.文化委有关机构设置、成立、定编、撤消的请示与上级的批件（永久）2.党委会会议记录（永久）3.党委年度工作计划、总结（
7、永久）4.文化委党代会材料（永久）5.国家公务员年度统计报表（永久）6.劳资及保险福利费统计年报（永久）7.企、事业单位管理人员和专技人员统计年报（永久）8.机关和事业工资统计年报（永久）9.退休干部统计年报（永久）10.人事第 5 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。调动工资介绍信（长期）11.干部职工花名册（长期）12.被授予市级以上社会治安荣誉称号“双先”登记表及事迹材料（长期）13.干部任免通知（长期）14.党内统计年报（长期）15.党委领导班子重要的整党整风教育材料（长期）16.市级以上优秀党员、先进个人、立功授奖人员、劳动模范登记表及先进事迹材料（长期）17.党委成员重
8、要的理论学习论文及出席上级重要会议的发言材料（长期）18.对违纪人员的处分和调查材料及上级组织的批件（长1 期）19.领导干部出国考察审批材料（长期）20.党建工作材料（短期）21.本机关党风廉政建设规定（短期）22.本科室年度工作计划、总结（短期）23.区、局级“双先”登记表（短期）24.组织宣传工作材料（短期）25.妇女工作材料（短期）26.统战工作材料（短期）27.工会、共青团工作材料（短期）28.党委民主生活会会议记录（短期）29.老干部及外事工作材料（短期）30.科室大事记办公室归档内容1.机关年度工作计划、总结（永久）2.委务会、办公会会议记录、纪要（永久）3.文化事业统计年报（永
9、久）4.主任述职报告（长期）第 6 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。5.精神文明建设年度计划、总结（长期）6.重要的上级稽查件落实办理情况材料（长期）7.区文化文物工作会议材料（长期）8.人大政协议案办理情况的报告（长期）9.重要的上级督办件处理情况的上报材料（长期）10.被授予市级以上社会治安荣誉称号“双先”登记表及事迹材料（长期）11.文化委与外单位签订的协议、合同（短期）12.文化委年度工作研讨会材料（短期）13.行政工作各种制度（短期）14.安全保卫工作计划、总结（短期）215.年度安全责任书（短期）16.本科年度工作计划、总结（短期）17.下属基层单位工作计划、总结（
10、短期）18.基层单位年度经济承包协议书（短期）19.文化委有关经费问题的请示与上级的批复和经费追加（短期）20.文化委内部财务审计工作形成的材料（短期）21.信息化工作及办公自动化形成的材料（短期）22.社会治安综合治理有关材料（短期）23.大型活动安保工作方案（短期）24.区、局级“双先”登记表（短期）25.科室大事记文化科归档内容1.北京市文化局下发的有关文化委的重要文件（长期）2.文化委制定的全区群众文化发展规划（长期）3.区文化工作会议材料（长期）第 7 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。4.广场文化及文化产生研讨论文（长期）5.文化委组织的各种全区性大型群众文化活动材料
11、（长期）6.节庆文化活动材料（长期）7.主办或承办全区“五月的鲜花”群众歌咏和夏日文化广场活动材料（长期）8.全区年度大型群众文化活动工作总结（长期）9.文化站调研材料（长期）10.办庙会活动材料（长期）11.重要的业务请示与市文化局批复（长期）12.一般的业务请示与业务上级的批复（短期）13.本科年度工作计划、总结（短期）314.文化艺术协会有关材料（短期）15.科室大事记文物管理科归档内容1.文物库房藏品登记（永久）2.上级对本区地上文物定级及地下文物埋藏区保护范围的文件（永久）3.重点文物出土有关勘察记录分析材料（长期）4.北京市文物局下发的有关文化委的重要文件（长期）5.地上文物普查报
12、告材料（长期）6.区文物工作会议材料（长期）7.辖区地上文物基本情况统计（长期）8.文物迁建、修复及修缮的请示与上级的批复（长期）9.文物暂保单位拆除、撤消的请示与上级的批示（短期）10.文物旧货市场管理材料（短期）11.文物保护通知、函告等（短期）12.文化保护协议（短期）第 8 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。13.本科年度工作计划、总结（短期）14.文物保护法宣传材料（短期）15.区文物保护协会有关材料（短期）16.科室大事记出版发行管理科归档内容1.市新闻出版局下发的有关文化委的重要文件（长期）2.朝阳区“扫黄打非”领导小组成员名单（长期）3.区“扫黄办”会议纪要（长期
13、）4.“扫黄打非”周报（短期）45.“扫黄打非”执法小分队名单（长期）6.“扫黄办”年度工作计划、总结（长期）7.要的业务请示与上级批复（长期）8.化委下发的书刊市场管理规定、办法、通知等材料（长期）9.阳区书刊定点印刷企业年度自查报告（短期）10.度工作计划、总结（短期）11.电子出版物经营许可证的审批、验收、年检等所形成的材料目录（短期）12.业务请示与上级批复（短期）13.培训材料（短期）14.科室大事记电视音像管理科归档内容1.北京市广电局下发的有关文化委的重要文件（长期）2.文化委制发的电视音像市场管理有关规定、通知等（长期）3.重要的业务报告、请示与批复（长期）4.一般的业务报告、
14、请示与批复（短期）5.本科年度工作计划、总结（短期）6.有关录像放映、录像带出租放映有线电视等年检、审批、验收等形成的材料目录（短期）第 9 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。7.科室大事记执法大队归档内容1.市文化局、出版局、广电局、文物局下发有关朝阳区文化执法大队的重要文件。（长期）2.文化执法大队年度计划、总结。（短期）3.文化执法大队对辖区内娱乐场所、网吧、电视音5 像、文物等违规处罚案卷（重要案件长期、一般案件短期）4.专项整治、集中行动方案及成效材料。（短期）5.执法队形成的上报信息。（短期）6.重要的业务报告、请示与批复（长期）7.一般的业务报告、请示与批复（短期）
15、8.执法队大事记纪律检查、监察科归档内容1.上级机关下发的有关文化委的重要文件（长期）2.党员违纪案件，纪检工作中形成的调查材料（长期）3.有关党风党纪工作情况的报告、报表（短期）4.机关党风廉政责任制、政务公开制度（短期）5.本科年度工作计划、总结（短期）6.处理重要信访形成的材料（长期）7.行政效能立（结）项、监察工作中形成的材料（长期）8.纠正行业不正之风有关文化委的上级文件（长期）9.有关纠正行业不正之风的计划、总结（短期）10.有关纠正行业不正之风评比等材料（长期）11.重要的报告、请示与批复（长期）12.一般的报告、请示与批复（短期）13.科室大事记第 10 页 共 29 页书山有
16、路勤为径，学海无涯苦作舟。二、归档时间：文书档案一年归档一次，各科室档案人员，按朝阳区归档文件整理办法的要求，于次年 4 月 31 日以前，将归档的纸制档案与电子档案，移交给档案室。档案室根据各科6 室移交的电子档案进行汇总，于 5 月 31 日前移交给区档案馆。三、归档要求：1.遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于文件的保管和利用。2.应归档的门类、文件材料的种类、份数及每份文件的页数都要齐全完整。3.归档文件以件为单位进行整理，要分类清楚，排列有序，保管期限划分准确。4.各科室内勤要将整理好的文件（纸制与电子文件）和编制好的文件目录，经科长审核签字后，一同向档案室移交，交接
17、档案时，双方要根据目录进行清点核对，并履行签字手续。5.人员流动或科室变动后要注意做好档案交接工作，防止档案材料遗失。第三篇：公司文书档案归档制度第一条归档范围一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。二、集团公司文书档案归档范围是参考国家档案局机关文件材料归档和不归档的范围等规定，并结合集团公司实际情况制第 11 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。定的。第二条保管期限文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。长期为 16-50 年，短期为 15 年以下。第三条归档时间集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按
18、年度分类、整理、立卷，于第二年月底以前交公司档案室统一保管。第四条归档文件材料的质量要求一、各部门文件材料归档率应达到 95%以上，完整率应达到 90%以上。二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。三、公司制发的文件应归档原件或正本。四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。第
19、12 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。文书档案归档范围（一）党群工作、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）、党总支工作计划、总结（1）党总支年度计划总结及重要专题汇报（2）党总支半年总结、党办年度总结及较重要的专题汇报（3）党办半年总结、一般的总结汇报材料、党总支委员会（包括党政联席会）会议记录、领导班子生活会记录5、领导班子成员年度述职报告6、党内统计年报7、党内职务任免的文件材料（1）任免党总支书记的决定（2）任免党支部书记的决定8、党组织关系介绍信9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料10、党纪处分材料11、纪检工作的文件、材料12、有关党建、组宣、纪
20、检、廉政等工作规章制度第 13 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。13、有关公司党务工作的各类信息稿件14、有关共青团工作的文件材料（二）行政管理、上级机关颁发的文件材料2、公司召开会议的文件材料（1）年度工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料（2）半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定4、公司工作计划、总结、报告（1）年度、年度以上的（2）半年的、重要专题的及部门年度总结（3）部门半年总结5、公司年度（含年度以上的）发展规划6、公司制定的规章制度（1）公司章程、
21、总经理工作条例等（2）一般的制度、规定、办法等（2）半年、季度、月度的7、社会保险统计报表第 14 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。（1）年度、决算、汇总的（2）半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责（六）项目开发1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）3、集团公司的建设计划文件4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要第四篇：幼儿园文书档案归档新幼儿园文书档案归档范围一、党群类1、本园关于党员花名册、党支部工作计划、总结、上报上级资料、专题小结、支委会、支部活动记录等。（永久）党
22、书记、组织委员2、本园关于工会妇女花名册、工会、妇女等组织形成的文件材料、会议记录、年度工作计划、总结、教代会有关文件。（永久）工会主席3、本园关于团员花名册、年度工作计划、总结、会议记录。（长第 15 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。期）团支部书记二、行政综合类整理材料：1、泉州市教育局、人事局关于本园机构设置，启用印章、登记注册、年检、达标全面质量管理及学园重大活动，集体获奖。（永久）园长、副园长2、本园申请经费及基建用款的请示报告、批复。（永久）总务、会计3、本园各项规章制度、公约、守则编撰园志、大事记。（永久）各部门，教研制度、安全制度、卫生防疫制度等4、本园关于学园工
23、作计划、小结、补充计划、总结及园务会议记录。（永久）园长5、本园关于各部门工作计划、小结、补充计划、总结及园长听课记录。（长期）园长6、本园关于学园行政、业务政治学习等会议记录、每周工作安排表。（长期）园长三、人事类-整理材料1、本园各岗人员设置一览表领导人任免的请示、报告、批复、决定、通知。（永久）总务、办理人事调动、工资2、本园关于学园党、团员奖励、处分等的决定、结论、本园教师获奖、入选文章、教师幼儿获奖作品。（长期）业务园长3、本园关于教职工录用、调动（介绍信）、转正、定级、聘任、评定及本园教职工花名册，教师学历、资历情况。（长期）办理人事第 16 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无
24、涯苦作舟。调动四、保教类-整理资料1、本园关于新生入园登记表、幼儿花名册（后勤园长）2、本园关于学年度保教工作计划、总结、业务园长听课记录（业务园长）3、本园关于学园有关保教方面业务学习、教研记录。（业务园长）4、本园关于学园开展对外公开教学观摩活动教案等文件材料（业务园长）5、本园关于学园教师保教工作专题、教师教学经验文章（业务园长）6、本园关于学园各班级工作计划、小结、补充计划、总结，幼儿常规（短期）业务园长7、本园关于各班班级记录（全日观察记录、点名表、周工作记录等）、教师听课记录、反思等。（备查）业务园长五、保健类-整理材料1、本园关于学园有关卫生保健工作计划、小结、补充计划、总结、阶
25、段检查及各项规章制度、上级检查资料（食品营养卫生抽样、消毒检测报告）卫生宣传资料、召开保育员、膳委会会议记录。保健医生2、本园关于学园有关幼儿食谱、营养分析及消毒记录。（短期）保健医生第 17 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。3、本园关于学园对于幼儿血色素、视力、预防接种、传染病控制、登记及统计表。（短期）保健医生六、家长工作类整理材料1、本园关于学园家委会、关工委成员一览表、工作计划、总结、会议记录。后勤园长2、本园关于家长学校机构设置、工作计划、总结、讲座、讲稿、会议记录、各班家长学校签名、编写家教专刊等。3、本园关于学会各班开展家长开放日、家园同乐、家长会等会议记录材料。
26、（短期）七、安全工作类-整理材料1、本园关于学园安全保卫机构名单、职责分工、安全保卫工作计划、总结、普法、创安、综治等上报资料、工作会议记录。2、本园关于学园安检记录、事故登记表、本园编写有关普法及安全教育宣传材料及学园节假日值班表。3、本园关于与各部门、教师责任状、协议书、合同。（备查、期限依据内容情况）八、财务类九、平时上级检查的资料及时形成专案档案，如“德育先进校”“绿色学校”“平安校园”“文字示范校”“省级示范园”“文明单位”等的评估申报表，自评表，领导小组名单、工作规划、计划、总结、实施方案等第五篇：文书档案归档整理操作方法文书档案归档整理操作方第 18 页 共 29 页书山有路勤为
27、径，学海无涯苦作舟。法-收集装订归档判断分类排列编目装盒作者：国昌档案来源： 发布时间：2021-6-2123：04：03|收藏文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。一、基本要求：要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（da/t22-2021）和归档文件整理规则实施细则。二、基本概
28、念：（一）归档文件。立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。归档的意义。归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。（三）全宗。指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在第 19 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。（四）全宗号。
29、是档案馆给立档单位的代号。三、整理方法：（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、
30、交流或发表论文、考察报告。综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作第 20 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第 8 号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立
31、档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。（三）装订。用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。1.整理单位。确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各
32、为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿第 21 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，
33、无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。（四）分类：归档文件采用年度保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。1.区分年度年度以落款日期为准。如 2021 年形成的2021 年工作总结应归入 2021 年。跨年度的文件放入办结的年度。如 2021 年形成的 20
34、21-2021年工作规划应归入 2021 年度;某单位 2021 年立案、2021 年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入 2021 年。几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。第 22 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。2.区分保管期限将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为 30 年、10年。永久保管
35、档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢。规定第七条列出了八款，文书档案保管管理期限表中列出了 41 款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：反映机关主要历史面貌的文件材料。如。大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。反映机关主要职能活动的重要文件材料。如。党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机
36、关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离第 23 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。规定把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文
37、件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：上级机关文件。针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10 年。本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存 30 年或 10 年（表中界定具体清晰）同级机关文件。非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存 10 年。下级机关文件。报送的重要的总结、报告保存 30 年，一般的保存 10 年。（五）排列1.把同一年度、同一
38、保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30 年、10 年三条流水号分开排列。不同年度、不第 24 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。同保管期限的文件不能排列在一起。2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。（六）编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编
39、号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.年度。文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，
40、如第 25 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。2021。3.保管期限。归档文件保管期限的填写为永久、30 年、10 年。4.件号。归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从 1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如 2021 年永久件号：1、2、38230 年件号：1、2、37310 年件号：1、2、3243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。（七
41、）编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和第 26 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。备注等项目。1.件号。填写室编件号。2.责任者。指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。未署责任者的归档文件，编目时应根据文
42、件内容形式等特征加以考证并填写。3.文号。文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办2021198 号、琼邮管202168 号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。4.题名。即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发202118 号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见的通知。5.日期：文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字
43、标注年、月、日，如 20210708、20211112 表示月、日的数字可回行填写，如 20210708。第 27 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。6.页数。每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。7.备注。用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。（八）装盒装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。1.装盒要求。归档文件应严格按照件号的先后顺序装
44、入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进第
45、 28 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人。填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。日期。填写归档文件整理完
46、毕的日期。（九）编制检索工具1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。2.打印归档文件目录（采用国际标准 a4 型纸，永久目录打印一式三份，30 年、10 年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10 年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、第 29 页 共 29 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。保管期限等项目。全宗名称。立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2021 年、2021-2021 年保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30 年、10 年