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1、广东省房房地产档档案管理理业务规规范 1 总总则 1ll 为了了加强我我省房地地产档案案的科学学管理，便便于各级级档案部部门的业业务监督督、指导导，统一一房地产产档案的的业务标标准，根根据中中华人民民共和国国档案法法、中中华人民民共和国国档案法法实施办办法、广广东省档档案管理理规定和和建设部部城市市房屋产产权产籍籍管理暂暂行办法法等法法规的规规定，制制定本业业务规范范。 122 房地地产档案案是指房房地产管管理部门门在进行行房地产产管理活活动中形形成的具具有保存存价值的的各种文文字、图图纸、表表册、卡卡片以及及声像、电电子文件件等材料料。 133 房地地产档案案是房地地产管理理活动真真实的历历
2、史记录录，是房房地产所所有权、使使用权的的凭证。它它既是房房地产管管理部门门档案综综合管理理的主要要门类，也也是国家家档案的的重要组组成部分分。 2 房地产产档案的的基本范范围与分分类 211 各级级房地产产管理部部门在开开展房地地产产权权登记、办办理房屋屋交易、进进行产权权管理和和房地产产纠纷仲仲裁处理理、房地地产市场场管理、危危房改造造等业务务活动中中形成的的各种有有关产权权证件、文文字、图图表及声声像等材材料，均均属房地地产档案案的范围围。具体体内容详详见附件件一广广东省房房地产管管理文件件材料归归档范围围及保管管期限表表。 222 房地地产档案案的分类类原则上上以房地地产管理理部门的的
3、职能分分工为主主要依据据，适当当兼顾档档案的内内容和载载体形态态。 233 为了了适应房房地产管管理部门门档案综综合管理理的需要要，房地地产档案案作为一一种专门门档案，给给一个大大类代字字（按照照广东东省机关关档案分分类办法法的规规定，只只有一种种专门档档案的单单位，应应以“G”作为专专门档案案的类别别代字），大大类之下下设置若若干属类类，属类类之下根根据需要要可再设设小类。 房地产产档案的的具体分分类办法法见附件件二广广东省房房地产档档案分类类编号办办法。 3 房房地产档档案的收收集与整整理 311 房地地产档案案的收集集、整理理实行“谁办理理谁立卷卷，随时时办结随随时整理理归档”的原则则。
4、即按按照各地地房地产产管理部部门的内内部分工工，各部部门在工工作中形形成的已已经办理理完毕的的应归档档材料，由由该部门门负责收收集、整整理、立立卷之后后，定期期移交给给本单位位档案综综合管理理部门归归档。 322 归档档的文件件材料必必须做到到完整、准准确、系系统；制制作材料优优良，字字迹清晰晰，禁止止使用铅铅笔、圆圆珠笔、复复写纸等等不耐久久材料。 333 归档档的文件件材料要要进行系系统整理理，具体体方法和和要求如如下： 3331 分类。按按照“一案一一卷或数数卷”的原则则，将不不同案由由的文件件材料分分成不同同的案卷卷，每办办理一宗宗案（如如进行一一次产权权登记、办办理一次次代管或或托管
5、等等）所形形成的材材料立一一个卷。 3332 去钉取取齐。归归档文件件材料上上原有的的会生锈锈所有金金属物都都要去掉掉，然后后用细线线或对纸纸张无损损害的粘粘合剂将将同一份份材料的的各页重重新缝（粘粘）合；大于AA4幅面面的要按按A4的的规格进进行折叠叠，小于于16开开幅面的的要用116开（或或A4）纸纸进行托托裱。 3333 卷内文文件排列列。房地地产档案案卷内文文件材料料排列的的原则是是：（ll）结论论性材料料在前，依依据性材材料在后后；（22）审批批材料在在前，申申报材料料在后；（3）外外文材料料，译文文在前，原原文附后后；（44）其它它在办案案过程中中形成的的材料，按按内容的的重要程程
6、度或时时间先后后排列。 3334 编制档档号。归归档的每每一份文文件材料料都要在在首页的的上方空空白处加加盖“档号章章”。档号号章（规规格式样样见附件件三）的的内容包包括：分分类号、项项目号、案案卷号、件件号。 33341 分分类号：指广广东省房房地产档档案分类类编号办法给给定的档档案类别别代字（代代号）或或各单位位自定的的与之相相对应的的档案类类别代字字（代号号）。 33342 项项目号：为区分分不同目目录本而而给定的的代字或或代号，分分属类编编排。 33343 案案卷号：每一项项目号下下面的流流水顺序序号。 33344 件件号：每每一案卷卷内单份份文件的的排列顺顺序号。 3335 填写卷卷
7、内文件件目录。房房地产档档案的卷卷内文件件目录分分固定式式与非固固定式两两种，其其式样见见附件四四和附件件五。 3336 填写档档案袋封封面项目目和封底底备考表表。封面面式样和和封底备备考表式式样见附附件六和和附件七七。 3337 装袋入入盒。本本规范推推荐采用用散件装装袋、一一袋一卷卷、一盒盒多袋的的存放方方法。 3338 填写档档案盒封封面和脊脊背项目目。档案案盒封面面和脊背背式样见见附件八八和附件件九。 344 房地地产管理理机关各各业务部部门向机机关档案案综合管管理部门门移交档档案时，应应编制移移交清单单，交接接双方对对照清单单清点核核对之后后，要在在移交清清单上签签字。 355 房地
8、地产档案案归档后后，档案案综合管管理部门门要建立立动态管理理制度，根根据房地地产产权权变动等等现实情情况，及及时对其其相应的的计算机机数据、档档案册籍籍、人名名索引、地地籍图纸纸等进行行修改，保保持档案案内容与与现实情情况的一一致性。对对归档后后的档案案进行更更改时，要要按规定定履行必必要的手手续。 4 房房地产档档案的保保管与利利用 4ll 各房房地产档档案保管管部门要要有适应应工作需需要的档档案用房房，要配配备档案案箱柜和和温湿度度调控设设备和其其它必要要的设备备；档案案库房要要符合防防火、防防盗、防防潮、防防尘、防防光、防防霉、防防高温、防防虫鼠等等要求，为为档案的的安全保保管和提提供利
9、用用创造必必要的条条件。 422 认真真做好档档案库房房管理工工作，坚坚持做好好库房的的温湿度度记录，定定期进行行库房的的安全检检查，注注意调节节和控制制库房的的温湿度度，确保保档案的的安全。 433 档案案人员要要爱护档档案，发发现档案案有破损损、虫蛀蛀、褪色色等现象象时，要要及时报报告主管管领导，并并采取修修补、复复制等措措施进行行抢救。 444 根据据利用工工作的需需要，选选择编制制两种以以上的档档案检索索工具；有条件件的，还还应采用用电子计计算机进进行房地地产档案案的贮存存与检索索，逐步步建立起起本地区区的房地地产档案案信息管管理系统统，为档档案的利利用提供供方便。 455 档案案人员
10、要要熟悉库库藏档案案的情况况，积极极主动地地做好档档案的提提供利用用工作；根据需需要，选选择编辑辑房地产产重要信信息汇编编、基础础数字汇汇编、专专题材料料等具有有实用价价值的编编研资料料，为房房地产管管理业务务和档案案利用者者服务。 466 各级级房地产产档案管管理部门门保存的的档案均均属未开开放档案案，除本本机关工工作人员员在业务务中利用用外，其其他利用用者如要要查阅本本人或其其亲属以以外的档档案材料料，须履履行一定定的审批批手续。 5 房房地产档档案的鉴鉴定与销销毁 511 房地地产档案案管理部部门应按按规定对对保管期期满的档档案进行行鉴定。鉴鉴定工作作应在各各级房地地产管理理部门主主管档
11、案案工作的的领导主主持下，由由档案综综合管理理部门和和有关业业务部门门的人员员组成鉴鉴定小组组进行。 522 鉴定定小组对对到期的的档案应应逐件进进行审查查，提出出存毁意意见。 533 对被被鉴定仍仍有保存存价值的的档案，应应重新整整理编号号，划定定新的保保管期限限，妥善善加以保保管；对对被确定定无继续续保存价价值的档档案，要要逐件编编造清册册，报本本单位主主管领导导审批后后销毁。 544 销毁毁各种到到期档案案时，档档案鉴定定小组应应指定两两个以上上的专人人进行监监销。监监销人应应根据销销毁清册册，对将将要销毁毁的档案案材料进进行认真真的核对对，确认认无误时时，方可可进行销销毁。档档案销毁毁
12、后，监监销人应应在销毁毁记录上上签名，以以示负责责。附件一：广东省房房地产管管理文件件材料归归档范围围及保管管期限表表顺序号 条款名名称 保保管期限限1 房地地产产权权登记文文件材料料 永久11 登记程程序簿、归归档程序序簿发证证程序簿簿 永永久12 本单位位绘制的的地籍图图 永久久13 已发出出房地产产产权证证的房地地产登记记、抵押押案 永久14 撤销或或驳回登登记的房房地产登登记案 长长期2 已发发出权属属证明的的房地产产确权审审查案 永久久3 房地地产产权权处理文文件材料料31 房地产产接管、托托管、代代管案31l 办办案工作作程序簿簿 永永久312 已已发出接接管通知知书的案案件 永久
13、或或长期313 已已发出撤撤管通知知书的撤撤销接管管、代管管案 长期期314 已已发出撤撤管通知知书的撤撤销托管管案 短期期315 作作出不予予接管或或不予撤撤管决定定的案件件 短短期32 国家经经租房32l 国国家经租租房屋处处理案 永久322 撤撤销经租租发还房房屋案 长期33 拨用房房地产使使用权案案件331 发发出拨用用通知书书的案件件 永久久或长期期332 因因征用、征征购转为为单位自自有公产产的拨用用案件 短期期333 终终止拨用用的处理理案件 长期34 有关产产权处理理问题的的群众来来信、来来访材料料341 群群众来信信、来访访登记簿簿 长长期342 重重要的来来访记录录或来信信
14、 永久久或长期期343 一一般的来来访记录录或来信信 短短期4 公逆逆产处理理案件41 人员及及财产登登记册 永永久42 会议记记录及个个案处理理材料 永永久5 外人人产处理理案件51 外人产产登记案案件 永久52 已转为为中国产产的登记记案件 永永久6 房地地产交易易案件61 房地产产交易市市场管理理材料611 发发放预售售商品房房许可证证登记册册 长长期612 房房地产经经纪人资资格审查查登记册册 长长期613 房房屋交易易鉴证案案件、工工作程序序簿 永久久62 解困房房出售工工作程序序簿 永久63 公房出出售工作作程序簿簿 永久久7 房地地产纠纷纷裁决、裁裁定、调调解案件件71 裁决书书
15、、年收收结案情情况簿 永永久72 先行拆拆除房屋屋裁决案案 短期期73 其它 短短期8 危房房改造或或房屋扩扩、加、改改建材料料（此项项具体参参照基基本建设设项目文文件材料料 归档档范围和和保管期期限表） 永久或或长期9 房屋屋租赁管管理材料料 短期10 房屋屋安全管管理材料料 短期附件二： 广东省省房地产产档案分分类编号号办法 为了统统一我省省房地产产档案的的分类编编号方法法，实现现全省房房地产档档案整理理、编目目规范化化，便于于房地产产档案信信息的交交流，根根据广广东省机机关档案案分类办办法，结结合房地地产档案案的专业业特点，制制定本办办法。 一、分分类原则则 （一）本本办法把把房地产产档
16、案作作为一种种专门档档案，列列入房地地产管理理部门形形成的全全部档案案中进行行分类。 （二二）房地地产档案案类别设设置的原原则是：以房地地产管理理部门的的职能分分工为主主要依据据，适当当兼顾档档案的内内容和载载体形态态，区别别不同房房地产的的性质，便便于保管管和利用用。 （三）本本办法所所规定的的类别代代号，在在房地产产管理部部门的档案分分类中具具有唯一一性和相相对稳定定性，各各有关单单位在具具体实施施时，有有类设类类，无类类空类。 （四）本本办法留留有充分分的扩展展余地，各各有关单单位在实实施本办办法时，遇遇有本办办法所列列类别之之外的文文件材料料，可增增设新的的属类或或小类。 二、适适用范
17、围围 本办法法适用于于对我省省各级房房地产行行政管理理部门的的房地产产档案的的分类、编编号和排排架。 三、类类别设置置（一） 房地产产档案作作为一个个大类，用用字母“GG”代表。 （二）在在“房地产产档案”这一大大类下，分分设下列列属类和和小类： G1 产权登登记档案案 G2 产权处处理档案案 G2l 接接、代、托托管档案案 G32 国国家经租租档案 G23 撤撤销接、代代、托管管档案 G24 撤撤销国家家经租档档案 G25 拨拨用产处处理档案案 G3 公逆产产档案 C4 外人产产档案 G41 外外国人房房产登记记档案 G42 已已征购外外人产档档案 G5 房地产产市场管管理档案案 G51 房
18、地产产交易档档案 G52 房房产赠与与档案 G53 房房改房出出售档案案 G54 解解困房出出售档案案 C6 房屋租租赁档案案 G7 房屋安安全管理理及危房房改造档档案G8 房房地产仲仲裁档案案G9 地地图 G91 地地籍图 G92 地地形图 （三三）各级级房地产产档案管管理部门门在对房房地产档档案进行行分类时时，应与与本办法法保持一一致，当当本办法法所设置置的类别别（包括括属类和和小类）包包容不了了单位所所形成的的档案内内容时，可可在“G9”后面增增设新的的属类或或在有关关的属类类后面增增设新的的小类。 四编号方方法 房地产产档案案案卷接“属类”分别编编流水号号，其档档号结构构为“分类号号项
19、目目号案卷号号”。例如如： G1 一 广广 一 9 第9号号案卷“广”字字项 房地产产档案中中的产权权登记类类 其中，“项目号”是为了区分不同目录本而给定的一个代字或代号，每本目录的项目号不得重复。为了便于保管和利用，各目录本的“项目号”代字可采用具有联系性或连续性的一句话或一个单位名称，如“广东省湛江市房地产管理局”，“l、2、3、4、5、6、”，等等。附件三： 广东东省房地地产档案案档号章章格式分类号项目号案卷号件号 档号章章尺寸：总长为为65mmm，其其中“案卷号号”栏长200mm，其其余项目目栏长各各为155mm；总宽为为16mmm，上上下各88mm。附件四：广东省房房地产档档案固定定
20、式卷内内目录式式样 房地产产档案的的固定式式卷内目目录主要要是适应应房地产产业务管管理部门门在同类类业务活活动中形形成大量量名称相相同或相相近的文文件材料料的特点点，为了了减少重重复劳动动而专门门印制的的一种目目录。这这种目录录的文件件材料名名称是事事先印制制好的，归归档时只只需根据据实际情情况填写写“件号”和“页数”，必要要时加上上备注就就行了。采采用这种种目录可可以大大大提高工工作效率率。 这这里提供供的几种种固定式式目录，其其所列文文件材料料名称是是供参考考的，各各地房地地产管理理部门可可根据本本单位实实际工作作形成的的文件材材料名称称进行填填制。固固定式卷卷内目录录的种类类也可根根据各
21、单单位的具具体情况况灵活设设定。 目录录名称 页次 1商商品房确确权登记记档案目目录 1142商品品房交易易登记档档案目录录 1663房改改房登记记档案目目录 18附件四：分类号项目号案卷号卷内目录录业权人登记时间间种类商品房确确权登记记（1）件号文件材料料名称页数备注房地产登登记审批批书登记收据据商品房屋屋产权权权属证明明书存根根房地产登登记申请请书商品房屋屋产权权权属申报报表房层四至至墙界申申报表证明公函契约征用土地地协议书书建设工程程许可证证建筑施工工许可证证工程质量量等级核核验认证证书资质等级级证书单位工程程竣工验验收证明明书商品房价价格审核核表国家征用用土地通通知书分类号项目号案卷号
22、卷内目录录业权人登记时间间种类商品房确确权登记记（2）件号文件材料料名称页数备注固定资产产投资许许可证固定资产产投资（自自筹）项项目计划划申请书书固定资产产项目资资金来源源证明表表房地产权权具清单单商品房确确权清单单法人证明明书企业法人人营业执执照（副副本）企业法人人更名声声明、通通知房屋登记记收费单单首层平面面图标准平面面图分类号项目号案卷号卷内目录录业权人登记时间间种类商品房交交易登记记（1）件号文件材料料名称页数备注房地产登登记审批批书登记收据据房屋所有有权证存存根房屋共有有权证存存根房地产登登记申请请书房屋四至至墙界申申报表出售商品品房证明明报告证明协议书房屋所有有权证房屋共有有权证商
23、品房屋屋产权权权属证明明书房屋交易易鉴证证证明书公证书产权人名名称变更更证明身份证影影印件卷内目录录分类号项目号案卷号业权人登记时间间种类商品房交交易登记记（2）件号文件材料料名称页数备注户口簿影影印件买卖契约约商品房购购销合同同委托书法人证明明书完税证明明登记收费费表首层平面面图标准层平平面图分户图分类号项目号案卷号卷内目录录业权人登记时间间种类房改房登登记（11）件号文件材料料名称页数备注房地产登登记审批批书登记收据据房地产证证存根房地产登登记册表表房地产登登记申请请书房屋四至至墙界申申报表出售公有有住房审审定书出售直管管公有住住房个人人购房报报批表购买公有有住房申申请书房地产权权所有证证
24、国有土地地使用证证房地产权权属证明明书房屋交易易鉴证证证明书出售、购购买公有有住房鉴鉴证表产权人名名称变更更证明身份证影影印件户口簿影影印件委托书分类号项目号案卷号卷内目录录业权人登记时间间种类房改房登登记（22）件号文件材料料名称页数备注法人证明明书、授授权委托托证明书书公有住房房售价评评估表出售公有有住房合合同书缴交售房房款审定定表售房监证证缴款单单出售公有有住宅产产权监证证情况表表房改出售售住房单单元明细细表公证书报告、证证明登记档案案更改表表税票、发发票收据据房地产查查丈原图图附图土地登记记收据国有土地地使用证证存根土地使用用权登记记审定表表土地使用用权登记记申请表表土地使用用权登记记
25、档册表表分户图附件五：广东省房房地产档档案通用用式卷内内目录式式样分类号项目号案卷号卷内目录录业权人登记时间间种类件号文件材料料名称页数备注第页附件六：广东省省房地产产档案袋袋封面式式样（全宗名称）房地产档案图幅测量：区段地号房屋座落材料名称：编制单位：文号号归档号本卷件数缩微号保管期限永久5cm30cm3cm3cm分类号项目号案卷号5cm2155cm附件七：广东省房房地产档档案袋备备考表式式样卷内备考考表卷内目录录共张卷内文文件共页页本卷情况况说明：立卷人：年月日检查人：年月日注：此表表可直接接印在档档案袋封封底上。附件八：广东省省房地产产档案盒盒封面式式样（全宗名称）房地产档案项目号：字起止卷号：至号编制单位：年本盒共卷保管期限永久30mm25mm45mmm25mmm分类号项目号案卷号45mmm220mmm