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1、广西投资集团人力资源信息化项目需求调研报告建立日期：2009-12-17文档审批项目组中角色签字确认客户方项目经理用友方项目经理 目 录1.需求分析41.1.人力资源41.1.1.组织机构管理41.1.1.1.概述41.1.1.2.公司目录管理51.1.1.3.部门管理体系91.1.1.4.岗位管理体系101.1.1.5.编制管理111.1.1.6.相关关联业务111.1.2.招聘管理121.1.2.1.概述121.1.2.2.招聘需求计划131.1.2.3.招聘信息发布151.1.2.4.应聘人员信息登记151.1.2.5.招聘过程与人才库管理171.1.2.6.招聘入职管理181.1.2.
2、7.招聘统计分析181.1.2.8.相关关联业务191.1.3.人员基本信息管理201.1.3.1.概述201.1.3.2.人员类别管理201.1.3.3.员工编码管理221.1.3.4.员工基本信息项目设置及维护231.1.3.5.人事信息预警241.1.3.6.信息统计分析241.1.3.7.相关关联业务261.1.4.人员异动管理281.1.4.1.概述281.1.4.2.员工转正管理281.1.4.3.人员调配、离职管理291.1.4.4.相关关联业务321.1.5.其他人事业务管理331.1.5.1.概述331.1.5.2.储备干部管理331.1.5.3.职称管理341.1.5.4.
3、奖惩情况管理341.1.5.5.宿舍管理351.1.5.6.体检管理351.1.6.人员合同管理371.1.6.1.概述371.1.6.2.合同类型管理371.1.6.3.合同文本打印371.1.6.4.合同预警处理381.1.6.5.相关关联业务391.1.7.培训管理391.1.7.1.概述391.1.7.2.培训资源管理401.1.7.3.培训需求收集整理401.1.7.4.培训计划制定411.1.7.5.培训活动411.1.7.6.培训结果应用421.1.7.7.相关关联业务431.1.8.时间管理441.1.8.1.概述441.1.8.2.考勤管理441.1.8.3.加班管理451.
4、1.8.4.休假管理451.1.8.5.相关关联业务471.1.9.绩效管理471.1.9.1.概述471.1.9.2.集团优秀员工评估481.1.9.3.营销中心销售顾问绩效考核491.1.9.4.相关关联业务531.1.10.薪资管理541.1.10.1.概述541.1.10.2.月工资管理551.1.10.3.营销中心销售顾问佣金管理561.1.10.4.相关关联业务571.1.11.福利管理581.1.11.1.概述581.1.11.2.原型业务描述581.1.11.3.需求分析591.1.11.4.相关关联业务611.1.12.自助平台611.1.12.1.概述611.1.12.2.
5、原型业务描述611.1.12.3.需求分析611.1.12.4.相关关联业务621.2.与其它业务的集成关系631. 需求分析1.1. 人力资源1.1.1. 组织机构管理1.1.1.1. 概述组织机构管理是HR业务的基础，主要业务包括：a) 集团内公司目录、集团部门管理体系、集团岗位管理体系、职务管理体系的设置和管理。各分公司的公司信息、部门信息、岗位信息的设置。b) 集团内各分公司及其部门、岗位的编制管理。c) 管理各种岗位任职资格、素质指标要求、岗位培训要求等规则的管理。d) 各岗位继任人选管理。e) 虚拟组织管理。1.1.1.2. 公司目录管理1.1.1.2.1. 原型业务描述当前集团人
6、力资源部（以下简称：人力资源部）对全集团公司目录的管理，主要依据现有的17个行业来划分：总公司、物业管理公司、酒店和俱乐部、发展公司、营销中心、建筑公司、装修公司、机电公司、管桩厂、建筑设计院、建筑规划院、装修设计院、顺茵绿化设计公司、水厂、华南房地产、学校、球会。在此基础上再按照板块来细分。售楼部、保安总部的管理是跨公司的垂直管理模式，其他类型的公司基本可以明确业务管理范围。但是集团财务部（以下简称：财务部）对集团公司目录的管理，则首先是按照上市与非上市公司来划分。在此基础上再按照板块来管理，最后再按照行业、区域来进行细分。下图为人力资源部现有集团公司目录图（图HR01）： 图HR011.1
7、.1.2.2. 需求分析1. 公司目录设置根据对集团各业务部门对公司目录统计管理的业务需求分析，主要问题是财务部与人力资源部对公司目录的分类划分过程有所不同。但是最终对公司分类的纬度是相同的。最终公司目录的确认基本可以按照财务部提供的公司目录确认，人力资源部在此基础上进行调整。但是必须对以下问题进行进一步分析。a)、问题及需求：财务部门对板块的划分与人力资源部门的划分方式有所不同。财务部的划分方式是按照经济属性来划分，人力资源部的划分方式主要是按照行政管理来划分。这样导致对公司上下级关系的设置有所不同。数据统计的归口有所差异。建议方案：首先在用友NC系统（以下简称：NC系统）中，ERP各模块是
8、在同一个平台上面运行的，公司目录是各业务模块共用的，所以设置过程必须兼顾各模块的应用需求。公司目录上下级关系的设置对财务的影响比较大，基本可以按照财务部提供的公司上下级关系来设置，但是需要满足人力资源业务，还须解决以下两个问题。首先，售楼部、保安总部的管理是跨公司的垂直管理。按照财务的分类方式，他们管理的人员分布在不同的公司，发生的费用也摊分到不同的公司。但是按照人力资源业务管理，他们在同一个业务体系内，需要跨公司进行管理。两种分类方式对人员信息维护和数据统计跟踪都有影响。对于这两方面的问题，可以通过对用户跨公司分配权限，再在数据方面进行部门权限控制来解决。其次，由于财务部与人力资源部对于统计
9、的归口不同，导致人力资源的数据统计方式不能完全按照财务部的公司目录上下级进行统计。但是人力资源部的统计级次相对较小。处理方法是在公司目录中增加项目，记录公司的上下级关系，以便统计需要。集团（总公司）各楼盘（分公司）图HR03b)、问题及需求：在原来旧的人事系统（以下简称：旧人事系统）中，人员主要是按照板块来管理。现在按照公司目录来管理，需要考虑以下问题：如何确定员工应该归属到哪个公司帐来管理，这种分类方式对人事业务有什么影响；对财务有什么影响；对其他人力资源业务有什么影响。建议方案：首先对于历史数据的处理，在旧人事系统中，人员所在公司是在人员信息项目中记录的，在职人员基本都已维护该字段。在数据
10、整理的时候，需要对数据的准确性进行验证。对于没有维护所属公司的人员，一般都是以前已离职的人员，不需再详细追述员工以前所在公司，只需给一个默认公司统计即可。如果不希望这些已离职人员影响数据统计，在数据统计的时候通过条件筛选就可以了。其次以后在NC系统中新增人员归属的公司，按人员主要工资发放的公司来维护。如果财务费用归属的公司与员工档案维护的公司不相同，可以通过人员引用的方式来处理。对于其他人力资源业务，系统本身已经提供跨公司处理的业务功能。不影响系统使用。 c)、问题及需求：数据统计要求按权限控制。建议方案：默认情况下，报表数据权限的控制是依据用户所拥有的公司、部门、业务权限来控制。如果需要特殊
11、控制，报表制作的时候再进行调整。1.1.1.3. 部门管理体系1.1.1.3.1. 原型业务描述除公司目录外，部门目录也是属于财务与人力资源业务共用的基本资料。当前财务业务应用的主要系统与人力资源业务应用的系统是不相同的。由于公司目录基本按照财务的划分方式来设置，所以部门的设置也可以参照财务的部门结构来处理。从当前的财务及人力资源管理业务来看，虽然各行业不同板块间部门结构十分相似，但是从集团的角度还没有按行业建立部门设置的集团标准。1.1.1.3.2. 需求分析a)、问题及需求：当前财务与人力资源管理的部门划分基本相同，部分部门的含义有所差异。财务对下属单位部门的要求没有人力资源要求的详细。需
12、要与财务部门协调统一。建议方案：对部门的划分标准，从大的方面基本可以按照财务的划分标准来设置，对部门的明细，由人力资源部门来设置。b)、问题及需求：虽然对于集团不同板块的同一行业来说，由于经营内容相似、管理方式相似，所以部门结构基本相似。但是从集团的角度来说，还没有按行业归纳出一个部门设置标准。导致垮公司对相同性质的部门数据统计困难。建议方案：从集团的角度，按行业建立部门设置标准。规定部门编码、名称、含义，各单位按照标准设置本单位部门信息。1.1.1.4. 岗位管理体系1.1.1.4.1. 原型业务描述目前碧桂园集团已经按照行业对现有岗位进行了规范，规范的行业包括：总公司、项目管理类岗位；物业
13、管理岗位、酒店岗位、建筑公司岗位、高尔夫球会岗位。并对各岗位的类别、等级进行了确认。1.1.1.4.2. 需求分析a)、问题及需求：各行业岗位已基本规范，基本可以按照此规范进行系统设置。但是各行业所属的等级不同，需要进一步确认。例如：下图（图HR02）所示各个公司人力资源部情况，每个公司的人力资源部岗位配备都有相似的地方，但岗位所处的级别是不一致的。 图HR02建议方案：从集团的角度对各岗位的等级进行进一步的细分。考虑到以后可能发生的变化，当前设置集团岗位等级的时候，应该预留一定的代码。b)、问题及需求：虽然集团建立了岗位设置标准，但是如果各单位按照标准设置，可能会产生一些错误。既然集团标准已
14、经制定，系统应该可以由集团进行统一设置，公司账引用，一方面可以避免录入错误，另一方面方便集团对各公司相同岗位的信息进行统计。建议方案：在NC系统中可以分行业进行集团岗位设置，公司账引用集团岗位。如果单位有，但是集团岗位没有设置的，由集团人力资源部确认后加入集团岗位。集团岗位除设置基本信息外，还需要逐步补充岗位相关的内容信息。例如：岗位描述、岗位要求、岗前培训标准、在岗培训内容等信息。以便岗位考核、岗位培训业务应用。1.1.1.5. 编制管理1.1.1.5.1. 原型业务描述由于集团发展很快，新的业务不断开展，很多单位人员不断扩充。所以从集团的角度来说，还没有对各单位的编制进行统一管理。但是部分
15、管理比较成熟的单位，已经自行进行了编制管理。单位的编制管理主要由单位总经理进行审批，一般流程如下：单位内各部门设定本部门的人员编制数 报送HR部审批 报送总经理审批 制定部门需求1.1.1.5.2. 需求分析a)、问题及需求：需要系统提供编制逐级管理功能，单位编制下放到部门编制，再下放到岗位编制。随时可以统计出超编、缺编的情况。建议方案：系统除提供需求中所有功能外，还在人员变动的时候，提示超编情况。还可以通过报表统计功能，从多维度对超缺编情况进行统计分析。1.1.1.6. 相关关联业务l 关联流程图图HR03l 接口说明1. 组织机构管理系统向人员信息管理系统提供人员所属公司、部门、岗位等任职
16、信息；2. 组织机构管理系统向人员变动管理系统提供人员任职变动信息；3. 招聘管理系统根据岗位空缺情况发布招聘信息、制订招聘计划；根据岗位（职务）任职资格、素质要求、岗位职责等进行招聘甄选；4. 培训管理系统可运用岗位信息设立岗前培训、在岗培训的内容；5. 绩效管理系统可运用关于部门、岗位的考核指标。1.1.2. 招聘管理1.1.2.1. 概述招聘管理业务主要涉及的业务有：1、 招聘需求确认2、 招聘信息发布3、 应聘人员信息登记4、 招聘过程管理5、 人才库管理6、 录用管理7、 人员录用管理8、 招聘情况统计由于集团自身发展比较快，新的业务不断开展，导致人员需求很大，总体招聘业务工作量大，
17、同时内部招聘导致人员变动十分平凡。从集团的角度来看，由于很多单位发展太快，没有设定单位编制，所以集团没有对各分公司的编制进行统一管理，也没有设定集团统一的招聘需求计划。当前的招聘业务需求，主要是由各分公司根据需要设定本公司的招聘需求。人员的招聘过程一般由集团根据各分公司招聘需求进行招聘，部分职位由分公司自己进行招聘。招聘的渠道包括：人才交流会、内部招聘、广告招聘、网络招聘、校园招聘、员工介绍、接收退伍军人等。招聘对象的类别基本可以分承：一般员工和高级管理、技术人才。一般员工招聘需求量大，但是不要求对招聘过程进行详细跟踪，未被聘任的人员不需要进入人才库。高级管理人才、技术人才的招聘要求跟踪招聘详
18、细过程，建立招聘人才库。如果集团统一招聘的人员，由集团按排入职培训。陪训合格后再分配到各单位工作。碧桂园招聘业务主要的需求包括：1、 被招聘人员一旦被聘任，人员基本信息自动进入HR系统，不需招聘专员或人事专员再重新录入一次。2、 高级管理人才、技术人才招聘过程跟踪、建立招聘人才库。3、 对招聘情况进行统计分析，需要提供实用的统计分析报表。1.1.2.2. 招聘需求计划1.1.2.2.1. 原型业务描述进两年来，因为离职而补充人员的情况比较少，主要是业务发展而增员。当前招聘需求的制定、审核，主要是由各分公司根据自身业务需要确定，集团人力资源部根据各分公司招聘需求进行招聘，部分职位分公司也可以自行
19、招聘。集团一般不对分公司的招聘需求进行审核。很多公司在提交招聘需求的时候，给出的招聘标准多数情况下比较含糊。招聘主管无法准确的理解招聘需求，使得有时招来的人与实际需求有所偏差。部分分公司的招聘出现无计划性，有时直接打电话要人，而且要人要得很急。公司内的招聘需求确认流程如下：各用人部门填写招聘需求表，并按照规定的审批流程进行审批，审批后统一安排招聘活动。如：大多数员工的招聘工作主要由集团人力资源部组织完成。代公司招聘的人员由集团人力资源部面试、筛选通过后，再由用人公司面试。部分职位也可由分公司自行招聘，但比较少且固定。1.1.2.2.2. 需求分析a)、问题及需求：当前集团人力资源部的招聘工作，
20、主要是帮助各公司进行人员招聘。集团人力资源部当前主要工作还是停留在具体的招聘事务工作上。很少从集团的角度对招聘需求的制定进行引导和管理。建议方案：首先在业务成熟的分公司逐步规范岗位管理制度。明确岗位职责、技能要求、素质要求、能力要求等一系列岗位需求指标。然后根据业务需求，有效的确定各岗位人员编制。根据岗位编制满足情况，制定招聘需求计划。当业务需求发生变化，导致岗位编制需求变化，也应适当调整招聘需求计划。集团人力资源部除了需要完成招聘工作，满足各单位招聘需求外，还应该协助单位制定进行员工需求分析，以准确制定招聘需求计划。系统可提供以下功能：设置部门、岗位编制，分析员工超缺编情况，设置岗位要求说明
21、，为招聘需求计划提供直接依据。根据员工入职、离职情况，通过统计分析报表，提供各个纬度的流动情况分析。b)、问题及需求：公司招聘需求的制定缺乏有效的指引，靠经验判断需求。导致招聘出现无计划性。招聘需求不明确，不具体，操作起来十分困难。建议方案：在制定的岗位编制需求的基础上，结合业务发展需要，客观的制定招聘需求计划。集团人力资源部应该帮组公司及时，有效地制定招聘需求计划。集团人力资源部还应该，利用招聘统计分析报表，分析招聘的效果，逐步总结和完善招聘工作。并将结果传达到各分公司业务部门，有效地指导各分公司的招聘工作。1.1.2.3. 招聘信息发布1.1.2.3.1. 原型业务描述招聘的渠道包括：人才
22、交流会、内部招聘、广告招聘、网络招聘、校园招聘、员工介绍、接收退伍军人等多种渠道。所以招聘信息的发布方式也比较多。其中网络招聘信息发布是一种主要的发布方式，包括：碧桂园公司自己的网站发布招聘信息、国内知名招聘网站发布招聘信息等。1.1.2.3.2. 需求分析a)、问题及需求：由于招聘信息的发布，主要是在NC系统以外进行的，所以对NC系统的要求不高。由系统提供招聘岗位的相关要求即可。建议方案：通过系统的招聘业务报表，根据条件导出招聘岗位需求信息，以供招聘工作参考。1.1.2.4. 应聘人员信息登记1.1.2.4.1. 原型业务描述当前招聘工作的主要方式是网络招聘，为了扩大信息的覆盖面，碧桂园集团
23、每年都与专业招聘网站签订合作协议。与专业招聘网站的合作有两种方式：一是直接在专业网站上发布招聘信息，应聘人员在招聘网站上填写个人基本信息、投个人简历。招聘主管再根据应聘人提供的信息逐步完成招聘工作。一般专业招聘网站的主要作用是广泛发布招聘信息，吸引尽可能多的人员来应聘。有时也利用专业招聘网站提供的报表功能，对招聘过程进行统计分析。二是利用专业招聘网站提供的超链接功能，将公司自己的招聘网站开放出来，可以直接进入公司招聘网站获取招聘信息。应聘人员填写的个人基本信息、投的个人简历，直接存入公司招聘网站系统的数据库。专业网站只起到信息传播的作用。不管是哪种方式，都必须经历如下过程：应聘人员登录招聘网站
24、填写本人基本信息、投送个人简历。通过筛选、测试、培训后，应聘人员成为公司员工。对于新入职人员，首先需要在三九系统中录入新员工个人基本信息，为新员工制作工卡。然后再将新员工个人基本信息录入人事系统。同时将新员工信息录入综合系统。1.1.2.4.2. 需求分析a)、问题及需求：应聘人员一旦被聘任，该员工的个人基本信息就将再被手工录入三个不同的系统，在招聘人员很多的情况下，工作量成倍增加。而且手工录入容易出现错误。希望能整合各系统的录入工作，以减少数据录入工作量。建议方案：不管碧桂园自己的招聘网站，还是专业网站。应聘人员自己填写的个人基本信息对于NC系统外的来说，都是系统外登记。如果要将系统外信息直
25、接转入NC系统，可以通过两种方式解决。一是确定需要导入的数据，明确数据表、字段、字段含义、字段类型等信息。外系统导出EXCEL表，再按照NC系统的结构导入NC系统。这种方法的好处是，不需要作接口开发工作，避免了程序不稳定带来的风险。不会因此延长项目实施的周期。从外系统导出EXCEL系统后，可以进行很方便的修改和核对，便于调整数据。缺点是，需要手工干预，与接口自动转入来说，会多一定工作量。二是与专业网站的合作，通过超链接方式连接到本公司招聘网站，应聘人员信息登记到本公司网站，再针对公司招聘网站制作数据接口。好处是，确定的入职人员自动转入NC系统，减少手工干预，减少工作量。缺点是：需要作专项开发，
26、开发周期较长，测试工作量大，投入成本增加。可能会因为程序不稳定带来应用风险。需要严谨的考虑导入规则，否则会带来数据错误风险。以上风险多可能导致项目实施周期拖长。在招聘业务发生的频率不是很高的情况下，建议使用第一种方式。第二种方式风险和投入都十分巨大。b)、问题及需求：除了解决网站导入NC系统的问题外，还存在将人员个人信息导入其他系统的问题。建议方案：首先从三九系统的操作过程来看，员工报道的时候，操作人员在三九系统中录入员工个人基本信息，然后为新员工开一张员工卡。由于员工个人基本信息的录入是在员工本人领取员工卡片的时候发生，业务发生比较分散。而且录入三九系统的信息量很少，数据导入意义不大。建议按
27、原方式进行，不做任何接口。NC系统正式使用后，原人事系统将停掉，所以对原人事系统作导入接口意义不大，不做处理。由于综合系统还需要继续使用，只能通过开发数据接口解决。开发数据接口需要处理以下问题：a) 综合系统组织架构必须与NC系统同步。b) 统一双方相关表的数据结构。c) 制定数据导入机制。确定数据导入规则、周期、纠错规则等。接口开发存在风险，需要有所准备。1.1.2.5. 招聘过程与人才库管理1.1.2.5.1. 原型业务描述一般员工的招聘过程不要求做过程记录，也不需要建立人才库。但是高级管理人才、技术人才则需要对招聘过程进行记录，同时需要建立人才库。招聘结束后需要对招聘情况进行分析。1.1
28、.2.5.2. 需求分析a)、问题及需求：对高级管理人才、技术人才的招聘工作，需要详细记录招聘过程，通过招聘分析报表对招聘过程进行分析。同时需要建立人才库管理。建议方案：由于招聘的发布是在NC系统外进行的，所以招聘过程的记录可以有三种方式。一种是利用专业招聘网站的功能，对招聘过程进行记录、分析。人才库也在网站中管理。好处是，招聘过程不用在NC系统记录，当前招聘过程操作模式不用改变。缺点是，由于数据在网站的数据库中记录，数据保存受外部条件限制较多。在NC系统对人员的信息记录不够完整，对员工全面分析可能出现信息缺失。第二种是应聘人员信息从专业网站导入（录入）NC系统，招聘过程由NC系统来记录，人才
29、库也由NC系统管理。好处是，NC系统过程记录完整，便于统计分析。招聘数据保存在NC系统数据库中，数据便于管理。缺点是，需要改变当前招聘操作模式。如果应聘人员太多，可能会使数据量迅速增大，影响其他业务的应用。由于应聘人员信息直接写入NC系统，接口对NC系统具有一定风险。第三种是以本公司网站作为连接专业招聘网站和NC系统的桥梁。专业招聘网站提供信息发布平台，应聘人员进入专业招聘网站后，通过超链接进入公司网站，在公司招聘网站中登记个人基本信息。招聘过程记录、数据分析都在公司招聘网站中进行。最后将招聘结果导入NC系统。好处是，首先可以利用专业招聘网站发布信息，增加招聘信息发布的广度。其次应聘人员信息保
30、存在本公司自己的系统中，数据管理、使用都比较方便。招聘过程信息不用保存在NC系统中，对NC系统的其他操作不会产生不利的影响。不足的地方是，需要专业网站、公司招聘网站开发人员、用友顾问及开发人员确定数据传输方式。同时还需要三方进行配合测试。出现问题涉及面广，协调起来比较麻烦。1.1.2.6. 招聘入职管理1.1.2.6.1. 原型业务描述员工入职需要办理的手续比较多，首先员工入职需要收集：劳动手册、流动人口婚育证明、相片、身份证复印件、健康证复印件等。同时需要向员工办理：工卡（有分部四格工卡、无分部三格工卡、通用卡、商场员工证、各类型临时出入卡）、饭卡（门禁卡、国际高职卡、行政高职卡、员工卡、非
31、员工卡、通用高职卡）、合同，并确定应该交纳的押金金额，包含的交款项目生成入职证明（公司、部门、职位、姓名、工号、入职日期、交款总额等信息）。由于人数众多，涉及多个部门，管理起来有时花费时间较长。1.1.2.6.2. 需求分析a)、问题及需求：新员工入职，需要收集的证件和需要办理的手续很多。同时有些入职流程需要其他部门的配合。如果入职员工很多，手续完成情况跟进起来比较麻烦。为了提高工作效率，需要系统提供入职手续完成情况查询功能。建议方案：首先在NC系统中设置一个子集，专门记录员工入职资料提供的情况；押金缴交情况；工卡、饭卡办理情况。根据员工个人基本信息生成员工入职证明。再在系统中完成劳动合同签订
32、工作。入职办理人员可以根据系统记录的信息来跟踪入职手续完成情况。同时系统提供查询报表，查询多个员工入职完成情况，提高管理效率。1.1.2.7. 招聘统计分析1.1.2.7.1. 原型业务描述当前招聘的过程记录基本都是在专业招聘网站或公司招聘网站上记录的，所以对招聘的统计分析也是利用招聘网站提供的功能来处理的。虽然当前专业招聘网站提供的招聘分析报表比较实用，但是双方合作一旦结束，历史数据将丢失。1.1.2.7.2. 需求分析a)、问题及需求：希望招聘历史数据保存在碧桂园方便管理的范围内，历史数据不会因外部原因丢失。建议方案：招聘过程在公司招聘网站或NC系统中保存。具体方式与前面其他招聘问题一样处
33、理。b)、问题及需求：如果招聘信息保存在公司招聘网站或NC系统，系统功能需要加强，以适应招聘需要。建议方案：当前公司招聘网站的现有功能还不能达到专业招聘网站功能，特别是统计分析报表。如果利用公司招聘网站完成招聘过程记录、数据统计分析，业务应用功能上、分析报表上需要作较大的改进。如果招聘过程在NC系统上做，报表分析功能需要通过常用查询分析报表进行设置。1.1.2.8. 相关关联业务l 关联流程图l 接口说明1. 招聘管理从组织机构管理提取部门、岗位、职务参照及岗位说明。2. 招聘管理向人员信息管理提供试用、转正的员工信息。招聘管理向人员合同管理提供报到/入职/归档人员的合同记录。1.1.3. 人
34、员基本信息管理1.1.3.1. 概述人员基本信息是HR管理的基础。人员基本信息管理的内容主要包括：1、人员类别管理。2、 员工编码管理。3、 员工基本信息项目设置及维护。4、 人事信息预警。5、 统计分析报表应用。目前碧桂园集团各公司的人员档案资料除了学校、管桩厂以及腾越建筑公司使用另外的人事系统管理外，均通过Powerbuilder工具自行开发的一套人事系统管理（以下简称：Powerbuilder系统 ），该系统多个地域采用多个数据库管理，数据资料无法集中汇总。其功能操作权限主要划分为管理员/入职岗/离职岗/薪酬考勤岗/社保职称岗。人员信息管理主要用于对人员原始数据的采集，管理在职员工、解聘
35、员工、离退员工、其它类别人员的人事信息，提供各种人事卡片、花名册和常用的统计分析功能。1.1.3.2. 人员类别管理1.1.3.2.1. 原型业务描述碧桂园集团各公司的人员在Powerbuilder系统上主要有以下几种分类：人员类别编码人员类别名称上级人员类别1正常在职2离职已办3离职待办4调职5停薪留职其中，（凤凰城）酒店虽有临时工、连办班学生的概念，但不要求做为一种人员的正式分类，只要求在NC系统上做标记用以识别。各公司存在返聘人员，此类人员在Powerbuilder系统上处理为把正常人员做为返聘标记即可。 管桩厂人员主要有以下分类：人员类别编码人员类别名称上级人员类别1计件人员11一线生
36、产人员计件人员12临时工计件人员2月薪人员21管理人员月薪人员22技术人员月薪人员23办公室人员月薪人员24仓管员月薪人员25后勤人员月薪人员1.1.3.2.2. 需求分析a)、问题及需求：人员类别是人事管理的基本信息资料。不同的人员类别代表不同状态的人员。同时人员类别也是人员信息统计的一个关键的统计口径。从Powerbuilder系统中设置的人员类别来看，人员类别的划分主要是按照人员在职、离职的状态来划分的。管桩厂的人员分类主要是按照员工薪资类别来划分的。对于人事信息统计没有意义。需要根据系统管理特点重新规划人员类别设置规则。建议方案：在NC系统中，根据不同状态的人员所涉及的业务不同，分成：
37、在职人员、解聘人员、离退人员、调离人员、其他人员五大类。为了不产生不必要的信息，系统根据每大类人员的业务特点，做了一定的控制。每大类人员具体含义是：在职人员：指在册的正式员工。解聘人员：曾经在本单位，合同到期或其他原因解聘的员工。离退人员：曾经在本单位，现在由于离休、退休等原因离开的员工。调离人员：曾经在本单位。现在调离到其他单位的员工。即使员工属于碧桂园集团内单位间调动，对于调出单位来说，该员工依然是调离人员。其他人员：本公司管理人事关系，但是并不真正属于本单位在职员工。（特殊情况下需要代管的人员。）碧桂园集团的人员分类，建议在系统五大类的基础上，再根据人事统计需要进行分类。人员分类不需要太
38、细，否则系统操作会变得很复杂。由于NC系统有员工异动管理功能，可以管理员工异动的过程。所以员工异动的过程状态不要以人员类别来管理。人员类别反映异动结果就可以了。员工的薪资信息、职务信息等也最好不要通过人员类别来管理。否则任何的薪资或职务变动都需要走人事变动流程。操作起来十分麻烦。建议通过岗位来管理，或者在人事信息项目中设置人事项目来管理。1.1.3.3. 员工编码管理1.1.3.3.1. 原型业务描述在旧人力资源系统中，员工编码由系统自动生成，编码规则为： 顺德地区员工工号长度前2位是部门编码、第3跟4位数是分部编码、后5位是流水序号 ；其他地区另有一标准，第一位是部门编码、第二、三位是分部编
39、码、后四位是流水序号。当员工工作所属部门发生变化时，员工编码也发生变化。另外在保存的员工资料存档中，员工编码作为索引编码使用。1.1.3.3.2. 需求分析a)、问题及需求：在旧人力资源系统中，员工编码具有标示员工所属部门信息的作用，随着员工所属部门的变化，员工编码也发生调整。这种方式对于单公司应用的系统来说问题不大。但是在NC系统这种集团化应用系统中，员工在集团各公司间不停的调动，如果人员编码这种标志着员工系统身份的编码页不停的发生变化，对于员工的历史记录的跟踪将十分困难。但是员工资料的保存是按旧有员工编码，也就是按照部门来保存的。如果员工的所属部门发生变化，人员编码不变，人事档案查找起来非
40、常的困难。系统方案需要解决此矛盾。建议方案：在NC系统中，为了方便的跟踪员工的历史记录，员工编码是员工在系统中的唯一身份证明，所以在NC系统中一旦确认了员工的编码就不能发生改变。但是在旧系统中的员工编码具有打印员工工牌和资料存档索引的作用。使用NC系统中员工编码的制定规则，第一个功能可以满足，但是员工所属部门发生变化使第二个功能无法实现。所以建议在NC系统中的员工编码只作为员工在系统中唯一身份标示，不承担旧系统中员工编码的功能。旧系统中员工编码的功能采用其他方法实现。在旧系统员工编码的两个功能中，打印工牌的功能容易满足，但是资料存档索引的功能比较难实现，所以首先需要解决此问题。资料存档索引问题
41、的关键是员工所属部门发生变化，系统可以根据新部门的编码、员工在新部门中顺序自动生成新的员工编码。在NC系统中本身已经记录了员工新部门的编码，如果采用员工进入部门的时间来做序号问题就解决了。所以资料存档索引使用的员工编码不需要再在NC系统中单独保存，需要时系统根据员工当前所属的部门及进入部门时间自动生成就可以了。由于当前员工的工牌号码是按照旧系统中的员工编码来制作的，如果按照NC系统自动生成员工编码的方式，现有工牌很多需要重新打印，工作量很大。为了能继承旧系统中的员工编码，在NC系统中需要增加一个字段来存储旧系统中的员工编码。在NC系统中，员工所属部门发生变化的时候，再按照新的办法自动生成编码。
42、1.1.3.4. 员工基本信息项目设置及维护1.1.3.4.1. 原型业务描述员工基本信息项目是人员基本信息管理的重要部分。员工基本信息的管理分成三部分：一部分是管理与员工工作相关的状态信息，例如：员工所属的单位、部门、岗位、人员类别、入职日期等信息。另外一部分是员工当前的个人信息，是对员工当前一些状态的反映。例如：身份证号码、性别、出生日期、最高学历、政治面貌等信息。其次还有记录员工历史记录过程的若干子集信息。在旧系统中，也记录了一些人事基本信息。除以上已经讨论过的人员所属单位、部门、岗位、人员类别外，主要还有一些人员个人信息。子集主要包括：职级变动情况、岗位变动情况、假期管理情况、薪金变动
43、情况、水电费情况、高职就餐情况、宿舍情况、离职情况、联系方式、合同信息、家庭情况、非学历证书、工作简历、社保情况、住房公积金、学历情况、奖惩情况。1.1.3.4.2. 需求分析a)、问题及需求：从旧系统中的人员子集信息项目来看，部分业务应该由业务系统来完成，不应该全部都作为子集信息项目来管理。需要对旧系统中的信息项目进行分类整理。建议方案：职级变动情况、岗位变动情况属于人员异动的结果，通过人员异动业务处理，自动生成相关信息即可。在NC系统中，有一个任职情况子集专门记录员工在本单位的部门、职务、岗位等变动情况。不需要单独通过子集管理。假期管理情况在NC系统中有专门的休假管理模块进行管理，所以不需
44、要单独建立子集。至于水电费情况、宿舍情况等信息属于宿舍管理系统需要处理的问题。社保情况、住房公积金等信息在NC系统中有专门的福利管理系统来管理。其他的子集可以根据情况调整设置。b)、问题及需求：在旧系统中很多参照的标准与NC系统中的标准不一样，数据导入会出现问题。建议方案：在将旧系统中的数据导入新系统之前，可以通过SQL语句，将旧系统数据调整成NC系统中需要的格式，然后再导入NC系统。个别核对不上的内容，再手工进行调整。1.1.3.5. 人事信息预警1.1.3.5.1. 原型业务描述碧桂园集团人员很多，在手工管理的情况下，有些业务到期了很难监控。例如：员工生日到期、合同到期、员工转正到期等。1.1.3.5.2. 需求分析a)、问题及需求：需要系统提供及时准确的信息提醒功能。建议方案：通过NC系统提供的预警功能，可以灵活准确的设置预警条件，以实现预警功能。1.1.3.6. 信息统计分析1.1.3.6.1. 原型业务描述当前碧桂园集团的统计分析报表还比较有限，主要是人员花名册；对单位、部门的简单人事统计；超缺编情况统计；人员入职离职情况统计报表。 月人员统计表：碧桂园各楼盘 年 月在职员工数统计公司名物业管理公司酒店、俱乐部发展公司总公司营销中心建筑公司男女总人数上月总人数增减情况制表：人力资源部 日期：年月日 入职离职情况统计：碧桂园各楼盘 年 月人员流动情况统计公司