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1、工程EPC总承包项目采购合同签订及合同文件管理方案1.1 合同文件的组成1.1.1 完整的合同文件完整的合同文件应由以下文件组成：(1) 订单及其条款；(2) 供货一览表；(3) 请购单；(4) 议价记录；(5) 合同基本条款；(6) 报价文件；(7) 其它说明；如包装、唛头、装运、涂漆说明及检验要求等。以上文件的基本格式参见采购合同编制规定。1.1.2 一般货物的合同文件工程中的一般货物可以使用合同文件的简单格式，只包括1.1.1项的16条内容。使用简单格式的范围由项目的具体情况及业主的要求而定。1.2 合同的签订1.2.1 确定供货商按照采购手册中货物分供方选择和评价规定、供货商报价评审规
2、定及各项目有关规定，确定项目中货物的最终供货商。1.2.2 合同谈判经过报价评审，最终确定中标厂商后，在合同正式签订前，应由采买工程师组织双方进行合同谈判。合同谈判主要对合同基本条款、检验要求、包装要求、运输要求、合同总价款、交货时间、交货地点、付款条件、合同范围和条件等，经双方确认，方可转作正式合同文件条款。当有异议时，应根据双方协商结果进行修改后作为合同文件。1.2.3 合同校审为了保证订货合同的质量，采买工程师在合同签订前，需经过校核审核等程序，以确保采购质量。采买工程师应将双方确认的完整的合同文件连同合同审批记录单一同提交校审及批准人。合同审批记录单见附件1(1) 校核1) 对于一般的
3、订货合同需经校核。2) 校核人员为采买负责人或工程采购经理。3) 校核内容：l 检查合同文件是否齐全；l 检查合同各栏是否填写完整明确；l 检查是否有遗漏的合同条款。(2) 审核1) 大型复杂货物的订货合同，应在校核的基础上，交项目采购经理或项目经理审核。 2) 审核内容：l 供货范围数量是否明确合理；l 合同价格是否合理；l 支付条款是否明确合理；l 制造范围和验收标准是否明确合理；l 供货商提供的技术文件的内容、数量、日期是否符合要求；l 交货条件、交货状态、交货地点是否明确合理；l 配套辅机、备品备件供应情况是否符合要求。1.2.4 合同批准项目中的一般货物采购合同经校审后，提交采购经理
4、批准。对于工程中的主要及关键货物的订货合同，应提交项目经理批准。批准人应在合同审批记录单上签字。1.2.5 合同的签订及合同生效(1) 合同的签订通常经批准的合同，先以电话、传真形式或信函方式通知中标厂商，随后要尽快发出正式的经双方确认的完整的合同文件，为了保证合同的正确性，一般情况下，在供货商收到上述合同文件签字盖章后，一式两份返回需方，需方审查无误在合同文件上签字盖章，然后其中一份发送供货商，一份交综合管理工程师存档。(2) 合同生效当合同双方在确认合同文件无误，并在文件上签字盖章后，该合同即为依法成立的合同，自成立时生效。1.2.6 供货商协调会(1) 经过报价评审确定中标厂商后，项目采
5、购组根据需要召开厂商协调会。(2) 项目设计组和采购组应分别制定会议议程，与会议通知一起发往中标厂商。会议主要是全面核对询价文件，核对并落实报价评审，对报价书提出的要求，中标厂商应确认，完全了解并同意需方的意图和要求。(3) 协调会会议结束后，采购经理或指定人编制厂商协调会会议纪要，纪要应经双方授权人签字，并作为合同附件或纳入合同条款。1.3 合同文件的管理合同文件及资料是指工程项目采购过程中，与合同有关的内部、外部的文件资料。包括：合同文件、设计提供的货物请购文件、图纸资料、供货商提供的图纸资料及从询价到合同签订的有关过程记录文件，对于确保工程建设质量以及控制项目费用均有直接的作用，因此必须
6、对合同文件进行严格的管理和有效的控制。1.3.1 建立合同文件台帐(1) 合格供货商台帐根据批准的询价厂商名单，按专业及货物类型编制供货商台帐，并附有厂商简介、业绩、产品样本等资料，提供项目选用。(2) 合同管理台帐合同管理台帐上，按类别，将设备订货合同、散装材料订货合同、直接材料相关费用合同、采购分包合同、备品备件合同，记入管理台帐，按合同编码查询，是订货状报告的依据。(3) 采购工作文件台帐采购工作文件包括：请购文件、询价文件、报价文件、评审文件、各类协议书、会议纪要等，按类别记入台帐，按类别、编码查询。(4) 采购联络函件目录采购联络函件包括：采购部门与业主或供货商之间工作来往的函件、电
7、话记录、传真、特快专递等，按类别、按时间编写目录，以便查询。(5) 采购变更台帐采购变更台帐包括：业主要求的变更、设计变更、供货商要求的变更，按类别、文件编码记入台帐，以便查询。(6) 采购费用执行情况台帐采购费用包括：货物直接费用、直接材料的相关费用、采购分包费用，应按发票或批件记入台帐，并输入计算机中，是费用状态报告的依据。(7) 风险备忘录台帐风险备忘录包括项目采购经理发给业主的采购风险备忘录及项目采购经理收到的来自业主的风险备忘录，风险备忘录应按发生和收到分类记入风险备忘录台帐。(8) 到货台帐货物运抵现场，按类别记入台帐，是货物到货状态报告的依据。(9) 安装及试车阶段货物异常情况台
8、帐在安装和试车阶段，由于货物本身的问题出现了异常情况，根据记录凭证记入台帐，并记录对问题的处理结果。1.3.2 合同文件的保密合同文件必须保密，均不得向无关人员或有关制造厂商透漏，保密资料要妥善保管、严防泄密。1.3.3 合同文件编号合同文件编号应按项目编号程序及信函程序的有关规定执行。1.3.4 文件管理(1) 同一订货合同的所有文件，包括询价文件、请购单、报价文件、技术评审、商务评审、综合评审、设计变更、来往信函及催交检验报告，均应由综合计划工程师集中保管，其它文件也需分类进行集中保管。(2) 对外发放的文件应有回执及取件人签字。(3) 存档文件资料借阅应办理借阅手续。(4) 所有入档资料
9、不得丢失或私自更改或销毁。当项目结束后，应根据公司规定移交公司有关部门存档，有保存价值的资料应加以整理，交部门资料室存档。1.3.5 设计变更管理(1) 各专业与采购有关的设计变更由采购经理签字接收后，转交采购综合管理工程师，然后拷贝两份，一份交采买工程师落实办理，一份存档备查。(2) 凡金额大、制造周期长、直接会影响工程进度和费用控制的设计变更，必须先与采购经理及施工经理商议，并经项目经理认可后方能执行。(3) 由设计变更引起的设备费用增加，要归入设备费用中去。1.4 合同变更1.4.1 合同变更原因(1) 业主要求的变更：由于业主要求修改合同内容而导致已批准的费用及进度计划发生了变化。(2) 设计要求的变更：由于设计变更要求修改合同内容而导致已批准的费用及进度计划发生了变化。1.4.2 合同变更内容 (1) 详细说明变更的原因及内容，以便有关部门对费用估算及变更执行情况进行分析。 (2) 说明变更引起的进度变化情况。(即交货期的变更)(3) 说明变更引起的费用变化情况。(即合同价的变更)1.4.3 合同变更批准程序(1) 业主或设计提出的变更，必须经项目部审阅。(2) 审阅后的变更，经项目工程师交采购经理。(3) 采购经理批准后，交采买工程师签订变更合同。(4) 对于变更价格或变更进度与原合同差异较大时，应经过项目经理批准。