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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理期末复习综合练习题2022.12.7 一、单项挑选题 30 题 1以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪哪一项不相宜的？（ B ）； A保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾 C通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度 B 让员工们随便领取办公用品 D用库存一览表来储备办公用品2以下文员的工作次序中,哪哪一项正确的？（ B ）； A没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当判定情形,机灵应对的应变才能 C上司分派两项以上工作时,依据先来后到次序进行 D上司所指示的工作假如不合适,可以不实施3文员依据“ 优先次序” 处理工作
2、,以下哪哪一项不相宜的？（ D ）； A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 B其次以紧急程度和重要程度为标准分类 D可以依据文员自己的习惯进行工作4文员必需治理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪哪一项不相宜的？（ C ）； A定好目标,把想做或需要做的事情写下来 C每天把工作支配得超出工作时间,给自己压力 B尽量掌握外来干扰,把重要工作支配在寂静、有效的时间段里去做 D对每一项工作作出支配,定好最终期限5文员传达上司的指示时,哪一项做法是不相宜的？（ A ）； A. 传达可以依据上司主要意思,夹进自己的看法 B必要时可形成文字材料,照本宣
3、科 C不行在一般电话、一般函件里传达有隐秘内容的指示 D重要的指示,应当要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记6文员必需具有合作精神,以下合作方法中哪哪一项不相宜的？（ B ）； A善于同他人合作,亲密协作,步调一样 B应当有自己的个性,尽可能使别人听从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原就 D公允地与同事共享成功的成果,分担失败的责任7以下接打电话的行为中,哪哪一项不相宜的？（ C ）； A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立刻记录 B文员离开办公室时,要支配别人替你接电话 C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D假如已经回电,但没打通,切记要再联系8以下哪点不
4、是办公室事务治理的特点？（ B ）；A 服务性 B决策性 C专业性 D 主动性9办公室布置要留意（ D ）； A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置 C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密10在办公室里,（ D ）的位置是上座； A离入口最远 B离入口最近 C靠近门口 D靠近窗户11传真机的使用哪哪一项不对的？（ B ）； A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送 C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本12在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的？（ A ）； A接通电源可立刻复印操作 B选定复印纸后要抖松排除静电 C挑选复印倍率来打算复印纸尺寸
5、 D复印完毕应取下复印品和原稿13以下关于投影机的使用哪哪一项不相宜的？（ D ）； A安置窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接 C投影机要远离热源 D应设置电脑的桌面屏幕爱护功能14以下哪些不是文员在预备办公用品时的职责？（ B ）； A订购 B制造 C安排 D 储备15文员在接打电话时,正确的做法是（ B ）；A 电话铃响一声就应接听 B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立刻记录下来C文员接听业务电话时,应第一让对方报出姓名、单位D文员替上司传话时,应考虑对方的心情以个人的口吻转达16以下文员应遵守的电话礼仪中,哪哪一项不相宜的？（ B ）； A. 考虑打电话的时间是否合适
6、B打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“ 漂亮的谎言” D对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知肯定立刻调查此事17以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（ C ）； D换邮件重要性分拣 A按收件人姓名分拣B按收件部门名称分拣C按私人公务标准分拣1 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 18邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作要求不一样？（ D ）；A 每天开箱次数与邮局投递次数一样 B取
7、出邮件立刻返回办公室C事先带上包袋返回办公室 D应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办19邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）； A时间 B便利 C经济 D爱好20文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印次序应当是（ C ）；D姓名、国名、部门、地址A 国名、地址、部门、姓名B姓名、地址,部门、国名C姓名、部门、地址、国名21传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）； A一般的图纸 B隐秘文件 C很长的文件 D感谢信22以下关于握手的礼节,不正确选项（ C ）；A上级先伸手后,下级才能相握 B一般社交场合握手不行太用力,但也不行漫不经心用手指尖点一下C双方有很多人时,可以交叉握手
8、D握手时应上身稍前倾,双目凝视对方,微笑致意或问好23文员在处理信访工作时,由收信人（单位）复信的情形是以下哪一种？（ A ）； A初次写信,或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信24文员做会议记录时,可以在会议记录中（ C ）； A加入自己的主观看法 B不记录议题 C与发言者用词不一样但意思完全一样 D对所记内容作评论25上司打算参与某个会议时,文员不应当（ A ）； A只在便笺上写好会议名称 B除了送来的资料外,也必需收集其他上司有必要的资料 C假如是第一次前往的公司外的地点,要先明白场地情形和交通所耗费的时间D和上司先充分沟通,防止在会议
9、进行中遇到电话联系的不便26有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务？（ B ）；A 预备资料 B发表看法 C现场服务 D会议或会谈记录27以下关于交际礼仪的举止行为,哪哪一项比较相宜的？（ D ）； A用后跟着地走路 B正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C男性在任何场合都可戴着手套握手 D穿着短裙的下蹲姿态,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺拔,蹲下时慢悠悠地弯下腰28社交场合很讲究次序礼仪,一般（ B ）；A. 以右为次 B以右为尊 C以后为次 D 以左为尊29文员帮助举办宴会时,不用考虑（ D ）； A. 宴会的形式与气氛 B交通是否便利 C. 有无停车场 D有
10、无休息室30以下说明宴会的种类与形式的内容,哪哪一项正确的？（ C ）； A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B茶会对茶叶和茶具的挑选比较讲究,一般在餐厅举办 C工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举办均可 D午宴一般不设固定席位,以便于客人社交二、判定题（ 30 题）1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度；（）2办公室的灯光照明要躲开自然光,最好用人工灯光；（）3在阳光光明的教室和会议室内使用投影机,成效不受影响；（）4善于合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎,对同事敬重和懂得,即不能违反同事的意愿；（）5文员对支票治理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉；（）6文员传达上司信息时,可以
11、把上司的话语加多或削减,以个人的口吻来转达；（）7文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读；（8文员应防止不必要的通信和邮寄,尽可能频繁的联系集中起来分批进行；（ ）9文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行；（）10文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间；（）11男女之间,男士先伸手了,女土才能与之相握；（）12假如会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才能让客人进入；（）13假如会客室的门是拉开的,先让来访者进入会客室后,文员立刻换手握住室内的门把手,以轻巧的步伐进入室内,轻轻关上门；（ ）14假如会客室的门是推开的,文员应先小步走
12、进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门；（）15介绍位置相同的人时,应依据到职的先后,先介绍新进的职员；如同时到职,就先介绍年纪较轻的人；（2 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 16文员作介绍,应先介绍位置高的人,再介绍位置低的人；（）17文员作介绍,如年龄、位置都相同,应从较靠近的人开头介绍；（18同时介绍很多人时,可从右至左,按次序介绍；（）19假如会议气氛紧急,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和气,轻柔缓慢地端出茶点,以排除紧急的气氛；（ ）20代表会议依法定期召开,与会代表必需达到法定人数
13、方为有效,因此文员应认真核对出席人数；（21假如不当心发生日程支配方案重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己打算优先次序；（）22上司自己支配的约会忘了事先告知你,显现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己支配的那一位；（23文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完成任务了；“ 做过某项工作” 和“ 完成某项工作” 是完全相同的；（ ）24对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“ 该地址不对” ,并把它退回去；（25假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不行独断地拒绝,应当问明上司的意思,由于或许那是件必需取消原定约会的重要事情；（）26拜望长辈或位置较
14、高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报；（ ）27当上司要求文员帮助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；（28即使是上司私人的应酬,文秘人员也应当积极、愿意地去帮助；（ ）29假如是沿着人行道走,两个人并行,“ 尊贵的位置” 是在右边,三个人并行,就在中间；（30女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离；（ ）三、简答题（ 40 题）1简述办公室的含义；答：狭义的办公室是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所；2简述办公室事务治理特点；答：服务性、分散性、专业性、主动性、纷杂性；3、简述我国文秘工作的内容；答：文书撰写、
15、文书制作、文书处理、档案治理、会议组织、调查争论、信息资料、信访工作、接待工作、和谐工作、督查工作、日程支配、日常工作、办公室治理、其他临时性交办的事项；4简述文员工作的次序；答：文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查；1方案的步骤,要充分明白即将开头的工作内容,并摸索以什么方法进行效率会正确；2实施的步骤,要留意：同时检查是否依据起初所拟定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施；协作上司 预期的期限；3检查的步骤,要分析方案和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分 析；三者的关系为：先作方案,付诸实施,然后检查结果,环绕“
16、方案实施检查” 这样一个滚动的过程开展；三者相互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案,然后依据这个方案去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的方案有所帮助和启示；5什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？答：受意：是指文员接受和领悟上司意图；一种：直接受意另一种：间接受意；文员在受意过程中应留意的事项：（1）善于领悟上司意图,不要曲解上司意图；（2）备好记录本,记录下指示要点；（3）留意倾听,专心判定指示的用意；（4）必要时可以提问,直至明白意图为止,但不要打断谈话；（5）如有不同看法,可以公开提出,但要言之成理,并要留意方式、态度；（6）接受指示后,要不失时机地贯彻
17、实施；6文员进言是指什么.进言具有什么作用.方法和要求是什么？答：进言 :是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规劝；进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用；进言的方法和要求：适事适时适地适度7简述文员治理时间的方法；答：（ 1）定方案,排次序,做预备；（2）支配助手工作；（3）掌握外来干扰（来访、电话等）；（4）利用办公技术,快速处理日常事务；（ 5）分清事务主次,防止重复跑路；8简述接听电话的要点；答：（ 1）电话铃响二至四声就应接听；（2）接到电话第一应传达必要的信息；（3）假如上司不在办公室,文秘员询问来电者的姓名前,先告知他找的人不在；（4）即使受到通话对方极的责难,如
18、投诉电话,也要保持礼貌和耐心；（5）通话终止时,应显露出3 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 很兴奋接到对方来电的语气,应当用欢乐的声音说“ 感谢” ,即使来电者态度很不友好；9简述什么是“ 电视会议” 和“ 交互式电话会议” ；答：“ 电视会议” 主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象带等资料；“ 交互式电话会议” 的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议,声音清晰犹如 一室；10简述邮件的收取方式；答：（ 1）传达室或收发室收到的邮件
19、,再送到文秘人员办公室；（办公室；（ 3）由专人送达,需要签收的邮件,如特快专递；（2）邮件送到单位所租的信箱,由文秘人员开启,取出邮件带回 4）使用电子邮件系统,文秘人员到过办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备,如传真机和电传打字机,查看晚上是否有信件传送过来；11简述日常邮件有处理方法；答：（ 1）需要呈交给上司的邮件,应当赶在上司进办公室之前预备好；（2）需要转交其他人或部门的邮件,要必要的手续,以分清责任；（ 3）文秘人员可自行拆封处理的邮件；（4）对报纸和杂志的处理；（5）对广告邮件的处理；（6）对投错邮件的处理；12简述外表方面的礼貌；答：文员接待客人时,在外表上应保持
20、：和谐、干净和敏捷性；具体如下：（1）服装；衣着力求淳朴；（2）装饰品；可以佩带一些简洁的饰物；（3）化妆；应化淡妆；（4）发型；（ 5）鞋子；13简述接待来访的留意事项；答：（ 1）组织领导应当定期或不定期地亲自接待群众来访；（2）企事业单位一般都有接待室,铁路、交通、商业等服务性行业,也都有值班室、服务台或监督岗等；（3）接待人员应当有比较高的思想修养和较强的业务才能；（4）接待者要做好登记,记录来访处理的全过程,并要签署接待者、承办者、姓名；14来信受访的范畴包括哪些 .受理与处理的程序和基本要求是什么？答： 1 受理的范畴是 :国家机关 ,主管部门或新闻单位转来的信件；职工 ,群众直接
21、给机关 ,单位领导的信件；2准时拆封 .拆封时 ,不要损坏邮票 ,邮戳和其他书写内容的地方 .对急信 ,要信 ,或有过激言语的来信 ,要处理准时 ,报告上司 ,仍要以有效方式通告有关单位紧急处理 .拆开后在装订时 ,信纸在前 ,信封在后 ,要一并装订；3认真阅读 .把握信中的主要内容 ,也可用颜色笔为领导标明信中的重点 ,或在信纸的空白处注明 参阅某卷宗 或 可与前信印证 等 .供应领导复信所需要的资料；4逐项登记 .用钢笔将写信人的姓名 ,职业 ,单位或住址 ,写信时间 ,收发日期 ,主要内容 ,要求 ,收信单位 人以及承办后的情形 ,结果和立卷存档号等具体记载 ,便于统计 ,查找和催办；5
22、认真处理 .处理信伺 :应当依据 分级负责 ,归口办理 的原就 ,进行转办 ,交办或自办；6准时复信 .复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可实行收信人单位 复信 ,或承办人 单位 复信两种方式进行；15文员受上司指示,向对方要求约会时应留意哪些要点？打算时间、地点时要留意什么？答： 1 要获得上司的许可；2假如用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认；3 要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式 早餐会、午餐会等 、所需要的时间等等；4商定好以后,肯定要向上司汇报,并填写在日程支配方案表；仍应预备约会所需要的文件资料；5 星期
23、一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要支配约会；6 对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要支配约会；.公司有重大活动的那一天不宜支配约会；8 地点挑选对方比较便利的地方,仍应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素；16简述按会议的目的分类：答：（ 1）说明会议以信息的传递为目的；（2）争论会议以信息交换与相互启示为目的；（3）解决问题的会议以作出打算为目的；（ 4）学习会议以传递信息和相互启示为目的；（17简述按会议的职级分类；5）创意会议以收集创意为目的；答：（ 1）股东大会董事会；（2）常务董事会；（3）中层治理人员会议；（4）员工大会；（5）工作场所会议；1
24、8简述通知应包括的内容；答：（ 1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间；（4）地点；（ 5）议题；（6）主办者的联络处、电话号码等；（7）会议资料的预备；（8）会议场所的布置；19简述会议中的实务；答： 1、接待实务； 2、会议治理及茶点款待；3、会议中的电话或来访者；4、宣读和做会议记录；会议记录应记载以下事项：会议名称；会议时间；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议的经过情形及结论；相关的资料；下次会议预定日期；20简述提高会议效率可以有哪些做法？答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；削减会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；
25、缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本；4 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 21文员所作的完整的会议记录应当包括哪些事项？答：（ 1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开头时间,终止时间）；（4）会议地点；（5）议题；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名单；8会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期；22简述日程支配方案表的种类；答：（ 1）年预定表；是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪
26、念日、年休假等；一般于年初将整个年度的活动事项整理成表,再通知各部门；2月预定表、周预定表、日预定表；月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定方案,以一个月为单位,填写该月要进行的会议、面谈、出差、拜访等预定方案；3 周预定表是一个月预定方案中的一周方案,此预定方案比月预定表更具体；4日预定表就是从周预定表里写出一天的预定方案,进一步以时间为单位,具体地预定从早到晚的业务活动；23简述文秘人员的职责；答：预备旅行方案和旅社信息；制定约会方案；为商务洽谈收集资料；打算旅行用品；行李问题；支配差旅费；建立旅行旅社信息资料库；办理旅行保险；24照管身边琐事的做法；答：便利上司处理业务的工作；上司的主体
27、工作与和私人工作的调整；文秘人员对上司主要工作的辅佐；25简述接待中握手时应留意的事项；答：右手握是最普遍的方式,一般以三秒为宜,不行太用力,也不行敷衍了事；双手相握只适用于年轻者和年长者；身份低者对身份高者,男士对女士不宜用这种礼节；上下级之间,上级先伸手后,下级才能相握；长辈和晚辈,长辈伸手后,晚辈才能伸手相握；主人和客人,主人宜主动伸手；男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握；26简述名片的使用；答：（ 1）文员应随身带出名片；（2）文员要确保上司随身带出名片；（3）向别人递送名片时,应双手捧交,将名片文字下面朝向对方表示敬重；（4）接受对方名片时应双手接过；（5）名片的多种用途；27
28、简述口头语言的基本特点；答：（ 1）语音听过就立刻消逝,但语义让人明白了,可能留在记忆中；所以发声要清晰,尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象；（2）有重音；口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的；（3）有歧义；由于汉字一音多字；（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同；比如,庄重的场合,口语应规范、简明些；休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、开心些；28简述敬语使用的一般场合；答：（ 1）对于自己敬重的人,当然会使用敬语；（2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语；（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务
29、、职称或社会位置者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方,或期望得到对方帮忙,或好感者；29简述说服的方法；答：说服是让对方接受自己的看法而没有将就的感觉；说服的要领：（1）清晰地知道在所说服的事项中,最想说什么；（2）要具体明白对方的立场和意向；（3）以恳切的态度为对方着想而发言；30简述敬语的种类；答：（ 1）敬重语；如：“ 幸会,幸会或久仰,久仰” ；（的” ；（ 3）客套语；“ 有什么事尽管嘱咐” ；2）虚心语；如：“ 承蒙夸奖,实在不敢当” 或“ 不用谢,这是我应当做31简述印章的种类、刻制、保管、使用、销毁、值班形式；印章的种类：单位印章、套印章、钢印、签名章、专用印章；印章的刻制：上
30、级制发,批准专刻；遵守国务院规定,外形（圆、椭圆、方形）,字体（宋）大小（6 4.2）； 印章的保管：专人用印,监印保管,不准带出；公章的停用与销毁：通告 失效,留下印模,批准销毁；值班工作的组织形式：办公室、值班室、总值班室、首长电话值班室；32简述印章、介绍信、值班工作任务、值班工作制度与要求；答：印章的使用：专人使用保管,盖印端正完整；用途：落款、更正、佐证、骑缝、密封、封存等；介绍信的使用：专人开 具,主管批准,写明信息,加盖公章,存根备查；值班工作的任务：沟通联络,来访接待,处理突发,确保安全,承办事项； 值班工作的制度与要求：岗位责任,交接值班,请示报告,安全保密等制度；33简述公
31、务文书的特点和作用 答：公务文书的作用是党政机关、社会团体和企事单位及其负责人,公务文书的这些特定的作用必需依据党支部和国家方 针、政策、法令,在法定的职责范畴内制作文书,不能越权越轨发布公文；公务文书表达的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求,反映名项工作的进程和成效,其内容具有有效性,其中部分 仍具有权威性；公务文书在制作上应当依据常规的格式各种类的的结构写作,在处理上有肯定的程序和制度；34公务文书的种类和格式5 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 答：种类：命令、打算、公告、通告、通知、通报、议
32、案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要；格式：版头、发文字号、印刷次序号、密级、紧急通知、签发人姓名、公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日 期、机关印章、注释、阅读范畴、主题词、抄送单位、印发说明；35简述文书处理的内容和方法 答：收文处理程序：签收和拆封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办；发文处理过程：拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发；36文书治理的内容和要求 答：文书数量、质量、时效治理：文书数量治理的要求是精简文件,可发可不发的文件坚决不发,可以面谈、电话的书面记录 代替行文,或在报刊杂志上公布,以代替层层行文；文书的质量治理要求保证文书在内容上
33、正确、牢靠,符合政策和事实；在文 字上、格式上精确、规范,不出差错；文书的时效治理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期,不延误、不推委,准时反馈 和办理；文书的保密治理；36立卷归档的标准和做法 答：立卷归档的要求：归档范畴、归档时间、归档要求；文书立卷标准：按问题特点立卷、按作者特点立卷、按文种特点立卷、按时间特点立卷、按地区特点立卷、按通讯者特点立卷；37文书立卷标准类型；答：（ 1）按问题特点立卷；（2）按作者特点立卷；（3）按文种特点立卷；（4）按时间特点立卷；（5）按地区特点立卷；（6）按通讯者特点立卷；38按问题特点立卷的含义：答：将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某
34、一方面或某一具体问题的相互联系和处理情形,运用最广泛；39办公室人员为了说服对方接受自己的看法应当怎么做,要领有哪些？答：让对方接受自己的看法而没有将就的感觉；用语言和态度去打动别人；清晰的知道最想说什么；明白并争论对方的立场和意 向；以恳切的态度为对方着想而发言；40文员利用提示系统提示上司的工作,有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：（ 1）有电子提示系统和人工提示系统；（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统 ,一周方案以及其他提示事项,文员应当随着情形的变化不断编排和修改输人的信息；人工提示系统的做法:设置基本办公日程表,固定活动日期一览表,使用提示性备忘录,预备约会表,
35、预备特殊提示卡,预备交往提示文件；四、设计题（ 10 题）1小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,仍给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸 小刀 ,要求 小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置；小李应当怎么做 . 答：电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的 标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公 司印章放入
36、办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层 ,复印纸放在下面几层；2安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较廉价的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品；上海代表团一行10 人将于8 月下旬来访,商量合作的具体事宜,办公室主任请小李作好预备；假如你是小李,你怎样设计这个接待方案？答： 1 接受任务； 2 明白来宾； 3制订方案；（ 4预订食宿；（ 5迎接来宾；（ 6商量日程；（ 7支配会谈；（ 8伴随参观； 9 送别客人； 10接待小结；3康桥宾馆位于本市南京西路45 号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业预备在11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00
37、 召开全厂中层干部大会,争论其次年产品进展和销售方案,地点就在康桥宾馆的 公室主任让小付拟一个会议通知；他应当考虑哪些问题？12 楼会议室；这次会议由总经理办公室负责支配；办答： 1 会议的名称； 2出席会议者的姓名或组织 ,部门的名称； 3日期 ,时间 开头到终止的预定时刻 ；4地点 :具体在几楼几号会议室；（ 5议题 或者议事日程 ； 6 主办者的联络处 ,电话号码等；7开会所在地 ,建筑物名称 ,几楼 ,电话号码 必要时可附上地图 ； 8留意事项 ,是否备有餐点 ,有否停车场 ,或当天应备的资料等；4麦格公司为明白新产品的科技含量和市场竞争力,以制定合适的价格打入市场,打算召开专家座谈会
38、,对新产品进行评估,办公室人员应当如何预备和开好这次座谈会？答： 1 座谈会邀请对象必需是新产品所在领域的专家和学者 ,能独立摸索 ,有主见又敢于发表看法者；2座谈会以小型为主 ,人数以七 ,八人为宜；（ 3座谈会上 ,文秘人员应与主持人亲密协作；（4主持人负责引导 ,组织 ,可不做记录； 5 具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；6座谈会的时间不必严格规定 ,可长可短； 7会场应预备些饮料 ,茶点 ,边吃边谈 ,可使气氛轻松；6 / 10 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 10 页精选学习资料 - - - - - - - - - 5某个下雨天,在利达公司内召开
39、的新产品推介会终止了；公司的大型会议室有很各种会议用品,室外有接待处,公司仍租了汽车来接送来宾,为圆满终止这次会议,办公室人员在会后应当做些什么工作？答： 1 要替搭车回去的人支配车子；2 在接待处临时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领；3有留话时,切记务必传达； 4 检查会场有无物品遗漏；5要为参与会议的人员送行；6文秘人员离去前 ,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有 ,就必需加以熄灭；7桌,椅早先如有移动,必需仍原；洗涤烟灰缸,茶具等,并整理妥当,倒去垃圾；8 携带进会场的资料和会议用品要记得带回； 9 关紧门窗并上锁；6文秘人员在单独或伴同上司旅行终止后,要做好哪些工作？答：
40、 1整理好旅行过程中全部的单据,凭证,送上司批阅 ,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用；2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报,假如是与上司同行的,可依据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案； 3 尽快复原正常工作和生活状态,连续做旅行前未完的工作,4把在出差时结识的有关人士,单位等情形做好记录,以便将来有用；5对在旅行过程中赐予帮忙和照管的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢；7文员应当为上司的商务旅行作很多预备工作,在预备国内国际旅行时要考虑哪些工程？P186履行哪些职责？答： 1 预备旅行方案和旅社信息,旅行方案表要说明动身和到达地点,是乘
41、飞机仍是汽车,火车或轮船,动身和到达的日期及时间,座位情形,旅社情形；2制定约会方案 .约会方案表包括：城市名和省 州 名 假如是国外旅行,写明城市名和国家名 ,日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码；3为商务洽谈收集资料；4 打算旅行用品,把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单； 5 考虑行李问题 .通过航空公司出版的旅行方案手册或旅行社代办人信息,为每件行李预备识别标签；6 支配差旅费；7建立旅行旅社信息资料库 .随时与旅行社联系 ,建立最新信息充实自己的资料库；8办理旅行保险 ,如意外损害保险等；8某公司成立三周年,预备举办大型宴会,办公室人员应当如何做好预备,要做哪些工作
42、？答： 1 客人的挑选,确定名单,再请上司核定；2确定时间 .假如是涉外宴请,宴请时间应当依据国际惯例,征询客人的看法,要防止挑选对方的重大节假日；3会场的挑选,要考虑宴会的性质,客人的数目 ,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛等；9文秘人员常常要代替上司挑选礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做？答： 1 在赠礼前必需搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中秋节等；2 仍要清晰赠,对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等；3 在日历上应当清晰地标明节日活动支配以引起上司的留意 .时间如何取决于当地的购物环境； 4 仍应熟知以下规章：除非上司有特殊的要
43、求,不必送太昂贵的礼物,只要专心为对方选；择适当的礼物即可；5要看对方的实际情形挑选礼品,做到恰如其分,适合对方；6 赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精致包装纸重新包装一下；7如果不是亲自送礼 ,应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡；8文秘人员应预备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的看法 ,以及标明价格范畴；9 为了防止所送礼物的重复,文秘人员应当为全部接受上司礼物的人做一张卡片记录；10某中外外资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应如何办？要考虑哪些因素？答：明白清晰德方总经理的爱好,化背景、格习惯等；2 征求上司看法或同意,答应的钱款额度范畴内选购礼物；3比较合适的生日礼物是有中国特色的总经理又比较喜爱的物品；4 赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精致包装纸重新包装一下；