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1、1 / 8 试卷代号： 2180 中央广播电视大学20082009 学年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理试卷2009 年 1 月一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，共 10 分）1以下哪些不是办公室事务管理的特征（B ）A服务性 B决策性 C专业性 D主动性2文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（ C ） A 准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3文员必须管理好自己的时间
2、，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（ C ） A 定好目标，把想做或需要做的事情写下来B尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D对每一项工作作出安排，定好最后期限4以下哪种接打电话的行为是不正确的（ A ） A 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置5邮件的寄发不要考虑以下（ D ）因素。 A 时间 B便利 C经济 D爱好6办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（ A ）属于合适的话
3、题。 A 有共同利益的话题 B夸耀自己的话题 C 保密的话题 D应当忌讳的话题7文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ A ）A初次写信，或有过激言行的B有过激言行或漫骂领导的匿名信C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信8文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ） A 加人自己的主观意见 B不记录议题 C 与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论9以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ C ）A口字型 B教室型 C圆桌型 DU字型10在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急
4、；另一是具有（ B ），了解要求约会者的心理。 A 社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力二、判断题（正确打“”，错误打“。每小题 1分，共 10 分）1办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（） 2没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（）3同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（）4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（） 5文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（）6文秘人员对上司支票往来管理要
5、谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（）7男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。（）8要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（） 9文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（） l0文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ ）三、简答题（每小题10 分，共 20 分）1什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾方法有哪几种？一般应怎样做？对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告
6、诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。2提高会议效率可以有哪些做法？遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。四、设计题（每题10 分，共 20 分） 1所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？（1）固执任性的来
7、访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4）骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。2文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些
8、事情应考虑什么，怎样做？在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；（1）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（2）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。（3）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。（4）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。（5）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。（6）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。（7）文秘人员应准备一张节日礼物名单
9、，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。（8）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。五、案例分析题（每小题20 分，共 40 分）1新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车
10、旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里是也宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 8 页2 / 8 么。请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？答：（ 1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；（2）替客人拿行李应征求
11、同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（5）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。2A公司原定于12 月 25 日 18：00 时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在 16：00 赶去时，却发现预订的能容纳50 人的大包房已为B公司占用。经询问，当初A公司预订时， B 公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订
12、时间，没有最后确定。当时大堂负责人说：“若B 公司换了时间，则包房由A 公司用，不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知 A公司。结果 A 公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50 多人滞留大堂2 个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。（1）为什么 A 公司庆祝活动未取得预期效果？（2）如果你是 A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？（3）如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？答： 1）A 公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。
13、（2）应把这次活动的细节详细列出，每个工程由专人负责。（3）由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。（4）案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。（5）在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。（6）如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。（7）应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。（8）可在活动工程上增加一些内容予以补救。（9）有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。试卷代号： 2180 中央广播电视大学20082009 学年度第二学期“开放专科”期末考
14、试办公室管理试卷2009 年月一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，共 10 分）1办公室布置要注意（ D ）A上司单独用的办公桌椅靠墙放B 一般办公室桌椅最好面对面放置C打字、复印间离上司办公室近些D 各种沟通、保密2在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（ A ） A 接通电源可立即复印操作 B选定复印纸后要抖松消除静电C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿3文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（ B ） A 善于同他人合作，密切配合，步调一致B应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同 C 配备文秘人员时遵从异质结合的原则D公允
15、地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任4为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（ D ） A 合理设计办公室的工作流程 B尽可能定量控制办公室工作 C 重复性的工作尽量由机器完成 D工作人员工作尽可能专门化、单一化5文员在收取邮件时，不正确的做法是（ D ）。 A 邮件有无损当面指出，并在邮件上注明：“邮件收到即如此”B文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致，尽可能与送达时间相合拍C文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件D为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情6下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ）。 A 接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔 C 接过名
16、片马上放入兜内 D传递名片将正面朝向自己7在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（ C ） A 协助签到 B分发资料 C 作会议记录时离开会议室接听电话 D暂时保管与会者的物品8以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（ B ） A 语句要简短B由过程先说 C 利用重复的效果D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言9上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿C让上司自己去家里更换 D去买新的服装10接受忠告的反应应该是（ D ） A 弄清对方的用意 B尽量分清责任C应辩解说：“那是因为 , ” D切勿感情用事二
17、、判断题（正确打“”，错误打“ 。每小题 1 分，共 10 分）1办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。（）2文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（）3两个电话铃同时响起时，文员要同时对两个电话讲话。（）4上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（） 5如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（）6当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ）7英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（） 8如果要拒绝别人
18、，最好是依照自己和对方的人际关系程度、分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（） 9介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。（） l0档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。（）三、简答题（每小题10 分，共 20 分）1文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？1合适的话题：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题；（2）一般人喜闻乐见的话题；（3）显示地方或民族色彩的话题；（4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等；（5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。不合适的话题包括：（1）应当忌
19、讳的话题；（2）令人不快的话题。过于敏感的话题；（3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题；（4）庸俗的、色情的话题；（5）不宜谈论的保密的话题。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 8 页3 / 8 2文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？2有电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准
20、备交往提示文件。四、设计题（每题10 分，共 20 分） 1办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计？来电单位来电号码来电者姓名分机来电时间年 月日时分BP机或手机内容摘要：上司批示处理结果记录人2总经理要与公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认；其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。第三，决定时间、地点时，要注意：（一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后、对方的休息日、节假日
21、或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会；（二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等；（三）如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等；（四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。五、案例分析题（每小题20 分，共 40 分）1某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在
22、意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的, ”一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你认为小邹处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。1（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；（2）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆
23、封，哪些不能拆；（3）不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去；（4）拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他（她）道歉。（5）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄往美国的信件信封地址位置写错了。2请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）方舟利亚公司2008 年 2 月份经理会议记录；（2）方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函；（3）市物价局关于物价检查的通知；（4）方舟利亚公司2008 年销售计划；（5）方舟利亚公司2008 年 4 月份经理
24、会议记录；（6）市工商局关于年检工作的通知；（7）澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给利华公司的复函；（8）方舟利亚公司2008 年 6 月份经理会议记录；（9）方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会议纪要；（10）市税务局关于税务自查的通知；（11）方舟利亚公司2008 年 8月份经理会议记录；（12）方舟利亚公司2008 年销售工作总结。答：案卷一：（1）方舟利亚公司2008 年 2 月份经理会议记录；（5）方舟利亚公司2008 年 4 月份经理会议记录；（8）方舟利亚公司2008 年 6 月份经理会议记录；（11）方舟利亚公司2008 年 8月份经理会议记录；标题：方舟利亚公司2008 年经理会议记
25、录案卷二：（4）方舟利亚公司2008 年销售计划；（12）方舟利亚公司2008 年销售工作总结。标题：方舟利亚公司2003 年销售工作计划、总结案卷三：（3）市物价局关于物价检查的通知；（6）市工商局关于年检工作的通知；（10）市税务局关于税务自查的通知；标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知案卷四：（4）方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函；（7）澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公司的复函；（9）方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会议纪要；标题：方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜的函件、会议纪要试卷代号： 2180 中央广播电视大学20092018
26、年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理试卷2018 年 1 月1A2B 3 C 4A 5A 6. D 7A 8C 9 D 10B 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，共 10 分）1在办公室的布置方面，（ A ）的位置是上座。A离入口最远 B离入口最近C靠近门口D 靠近窗口2在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜？（ B ） A 准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3
27、文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ C ） A 定好目标，把想做或需要做的事情写下来B尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 8 页4 / 8 D对每一项工作作出安排，定好最后期限4为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（ A ） A 工作人员工作尽可能专门化、单一化 B尽可能定量控制办公室工作 C 重复性的工作尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程5以下哪些接打电话
28、的行为是不正确的？（ A ） A 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（ D ）。 A “顷悉”、“际此” B“谨启”、“钧启” C “台鉴”、“惠鉴” D“台安”、“钧安”7按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM 120CM ，应该是（ A ） A 个人区 B社交区 C 亲密区 D公众区8文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ） A 加入自己的主观意见 B不
29、记录议题 C 与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论9上司决定参加某个会议时，文员不应该（ D ）。A和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D只在便笺上写好会议名称10在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要求约会者的心理。 A 社交的能力 B说话的技巧C听话的能力 D听写的能力二、判断题（正确打“”，错误打“。每小题 1分，共 10 分）1办公室的
30、灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（）2办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。（）3同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（）4文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（） 5文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（）6日常交往中的上下级角色关系不应淡化。（ ）7如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（） 8女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。（） 9要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加
31、采用，应说服上司。（） l0列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（）三、简答题（每小题10 分，共 20 分）1简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：（1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要
32、共同遵守、执行时写下的文字依据。（2）周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。四、设计题（每题10 分，共 20 分） 1某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打入市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引
33、人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。2文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上四审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电
34、表示感谢。五、案例分析题（每小题20 分，共 40 分）1上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂房却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。厂房决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰
35、撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？（1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。（2）有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主
36、动出击的方法。（3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。1B2D 3 B 4A 5C 6A 7B 8A 9 B 10A 试卷代号： 2180 中央广播电视大学20092018 年度第二学期“开放专科”期末考试办公室管理试卷2018 年 7 月一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，共 10 分）1文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ B ）A必要时可形成文字材料，照本宣科B传达可以根据上司主要意思，榕人自己对问题的意见C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示精选学习资
37、料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 8 页5 / 8 D重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记2以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（ D ）A定好目标，把想做或需要做的事情写下来B想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做3有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？（ B ）A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录4传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ A ）A一般的图纸 B机
38、密文件 C很长的文件 D感谢信5文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C ）。A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址6下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ）。A接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔C接过名片马上放人兜内 D传递名片将正面朝向自己7以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（ B ）A口字型 B圆桌型 C教室型 DV字型8按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM 120CM ，应该是（ A ）。A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区9文员协助举行宴会时，不用考虑
39、（ B ）。A宴会的形式与气氛 B有无休息室C有无停车场 D交通是否方便10上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）。A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿C让上司自己去家里更换 D去买新的服装二、判断题（正确打“”，错误打“。每小题 1分，共 10 分）1文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（）2文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ ）3无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。（）4当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（）5文秘人员对上司支票往来管
40、理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ ）6受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ）7即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（）8宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（）9如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（）10介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。（）三、简答题（每小题10 分，共 20 分）1文员进言是指什么?进言具有什么
41、作用？方法和要求是什么？（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3）适事、适时、适地、适度。2文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？（1）会议名称；（ 2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（ 6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。四、设计题（每题10 分，共 20 分）1安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行1 0 人将于8 月
42、下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？（1）接受任务；（2）了解来宾；（ 3）制订计划；（ 4）预订食宿；（ 5）迎接来宾；（ 6）商议日程；（ 7）安排会谈；（ 8）陪同参观；（ 9）送别客人；（ 10）接待小结。五、案例分析题（每小题20 分，共 40 分）1海金精密仪器有限公司的技术开发部有8 个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了BRM 系列产品，经广泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉，决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用总数为
43、2000 元。问题：（1）卡小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？（2）卡小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？（3）宴请结束一结帐，只花了1500 元，对余下的500 元，卜小姐买纪念品发放好不好？（4）除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？答：（ 1）应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。（2）卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。（3）宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500
44、元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。（4）可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。这样可激发其他部门的积极性。2某公司安排懂法语的小沈和办公室秘书小陈参加与法国某公司的商务会谈，范总经理特别叮嘱两位要做好准备工作。正式会谈这天，坐在范总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，使得范总身上那套价值千元的名牌西服黯然失色。范总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有
45、声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中, 这一切引起了范总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，范总经理也觉得尴尬。谈到价格时，范总一时性起，双方争执起来，小沈站在范总一边，指责客商。客商拂袖而去。范总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”小沈和小陈在接人待物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样的？答：（ 1）衣着。二位女士穿着打扮不符合特定的会谈工作要求，而且也影响了范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影
46、响工作，破坏工作场所安静；（2）卫生习惯。小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（3）应变能力。小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。范总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；（4）领导权威。小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。试卷代号： 2180 中央广播电视大学20182018 年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理试卷2018 年 1 月精选学习资料 - - - - - - - - - 名
47、师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 8 页6 / 8 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，共 10 分）1传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ A ）A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信2文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。（ B ）A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合
48、乎情理的处理。这是采用的（ C ）方法。A进言 B受意 C变通 D挡驾4为了防止办公室支出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（ A ）A工作人员工作尽可能专门化、单一化B尽可能定量控制办公室工作C重复性的工作尽最由机器完成D合理设计办公室的工作流程5文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（ D ）A文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方B了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由C辛苦时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人D来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上词6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或
49、个人称呼后习惯用（ D ）A“顷悉”、“际此” B “谨启”、“钧启”C“台鉴”、“惠鉴” D“台安”、“钧安”7按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM 120CM ，应该是（ A ）A个人区 B社交区C亲密区 D公众区8以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ C ）A口字型 B教室型C圆桌型 DU字型9上司决定参如某个会议时，文员不应该（ D ）A和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D只在便笺上写好会议名称10值班人员不
50、应该做以下哪类事情（ A ）A签发文件 B分发会议通知C询问情况 D传达指示二、判断题（正确打“”，错误打“。每小题 1分，共 10 分）11办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。（）12办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ ）13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（）14请示与报告可以合并使用，如“关于问题的请示报告”。（）15如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上词直接与对方通话。（）16假如上司不准备参如某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰