《2022年2022年会议执行手册 .pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年2022年会议执行手册 .pdf（5页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、一、 会前准备（书面会务通知）1、落实会议的时间、地点、接送办法（附车站、机场附近交通办法）、会务组负责人。2、会议主要议题：会场地点、时间安排、参会要求（着装、会场纪律）。3、证件准备：身份证 / 护照。4、会务酒店服务内容及注意事项介绍：会务接待联系人、 会务酒店位置、工作电话；餐宿安排概况；客房内酒水洗衣消费办法；国际、国内长途接打方法及资费，贵重物品存放；酒店附属设施使用办法等等注意事项。5、行李准备：手机，相机，旅行充电器，刮胡刀。换洗衣物，化妆品，防晒，墨镜，正装，毛巾，牙膏牙刷，拖鞋。个人必备药品。零用金。会务用演示 / 汇报资料、软件和硬件设备。6、会议住宿及餐饮的特殊要求：
2、如民族饮食差异、调单人间等等。7、如需约定返程票务，特殊说明。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 二、前期工作人员工作1、会务组会议用品采买准备： 制作报到及签到处用桁架、水牌、会场各处的指示牌和标识。 会议用纸笔、资料袋。 矿泉水、鲜花、杯具壶具、茶餐（小餐点）、饮品（茶叶、咖啡）、纸巾。 笔记本电脑，便携式打印机（纸），摄录设备，演出用多媒体资料。 会议用礼品。 会议酒店入住报到、签到表；会场签到表；参会人员工牌
3、、文件袋（如需要）。 备用工牌、 签字笔（黑色、红色） 、各色标记笔、剪刀、手电、不干胶纸、别针、胶水等各类文具 。 餐券、会务用桌牌、 VIP 名牌。 会场用条幅、背板（详细尺寸）。 音响，麦克风、投影仪及连线、接口设备。?会场平面图。?参会通知书发放及回函。?会务组联系用对讲机、充电器。?定制通知发布信息用短信平台。?应急常用药品、针线、常用五金工具。2、会务组会前会：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 讨论会务
4、计划书： 确认会议流程、 人数、集散方法、 交通安排、报到登记、入住、票务预订、会议起始时间段、会议室地点、餐食时间地点菜品安排、各分会议衔接程序、茶歇数量、以及可能的变更内容。 会务组/ 服务商人员数量、分工分组名单、联系办法。 会务组内书面确定和会务酒店/ 服务商对接的调度交通车辆、前台、餐饮、客房、会场设备、销售部门的各项工作负责人和计划、联系办法。（注意：回民餐的安排） 确认会务用品准备结果，发生特殊费用的批准人员、权限和签单办法。 参会通知书发放及回函结果， 确定参会人数、 批次、到达时间，编写分房名单。 与会务酒店 / 服务商确定和前台、餐饮、客房、销售部门的工作对接负责人。 设备
5、连接、转换插头及会场电源布设情况。 会务人员集合时间地点再确认。 自由提问回答；应急状况设置和预案讨论。 编号、分发通讯设备。?会场实地验收考察， 参照会务计划， 模拟会务流程， 记录情况。?预定返程票务 （如需要） 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 三、会务现场准备期间工作1、确认会场前台接待、餐厅、客房、综合设施（设备）的面积、位置、指示牌摆放，洗手间位置指引，鲜花绿植摆放。2、协调与酒店各部门（停车场、大堂
6、门迎行李、餐饮部、商务部、会议部、客房部、销售部）负责人了解该部门服务人员数量、业务能力；讲解对会务团组的服务注意事项和要求，留存联系办法。餐券形式使用办法和菜单得到酒店餐厅的确认，了解酒水服务办法和及时供应菜品的能力。（注意：回民餐的安排）3、确认商务中心工作情况， 应急能力；主要会场背景布置、 桌位（名牌）摆放；饮品、茶歇的安排位置；调试灯光、多媒体影像音响的效果；了解设备连接转换的方法。确认会场设备工程师的服务时间、服务内容和联系办法。4、索取酒店平面图，确认所有娱乐设施的对参会人员的收费情况。5、参会人员 抵达前尽可能提前拿到所有房卡，根据分房名单分配住宿。6、确认 VIP 房间鲜花水
7、果放置。7、欢迎仪式的检查。8、检查并落实 酒店安全、消防设备、 应急出口 ；取得会场附近医院、公安设施的位置和联系办法。9、每日叫早服务的确认。10、会场桌椅的摆放，各项会议使用仪器的调试，茶歇数量的确认。11、特殊发生费用的批准权限和签单办法。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 12、返程票务预定。四、会务结束后工作1、 会务总结2、 集体退房、暂存行李、额外消费的处理。3、 对账结账。4、 设备、现场清理。5、 发放返程票务。6、 安排车辆送站。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -