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1、-沟通控制程序-第 5 页XXX食品有限公司沟通控制程序A/0 2012-06-01 生效1 管理目的通过建立适当的内外部沟通和信息交流程序，确保相关人员能及时准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，同时充分地了解食品质量安全信息，促进内部员工满意，形成全公司的凝聚力，以促进有效的质量安全管理，确保外部顾客和消费者持续满意。2 适用范围本程序适用于公司内、外部信息沟通交流的控制。3 职责权限3.1食品安全小组组长负责向最高管理者汇报食品质量安全管理体系运行情况；3.2品控部负责汇总、识别所有内外部交流沟通信息，并将有效信息作为管理评审的输入，品控部应定期向食品安全小组组长汇报所收集的信
2、息；3.3外部沟通人员将与外部的沟通信息及时记录并传递给食品安全小组组长；3.4各部门负责与本部门有关信息交流的组织管理。4 工作程序4.1 沟通和信息交流的内容4.1.1外部信息沟通和交流的内容4.1.1.1食品质量安全体系法律、法规、标准、有关规定及其更改信息的获取；4.1.1.2与食品质量安全有关的顾客要求、消费者投诉、相关方的信息、事故报告等；4.1.1.3政府机构的验证、食品卫生注册和登记、审核与认证结果的信息；4.1.1.4危害分析和关键控制点、工艺控制等最新技术动态信息；4.1.1.5产品信息；4.1.1.6供方提供的有关原材物辅料符合食品质量安全信息等。4.1.2内部信息沟通的
3、内容4.1.2.1公司的质量安全方针、目标；4.1.2.2原料、辅料和服务；4.1.2.3生产系统和设备；4.1.2.4生产场所、设备位置、周围环境；4.1.2.5清洁和卫生计划；4.1.2.6包装、贮存；4.1.2.7岗位规范；4.1.2.8食品质量安全培训教育信息；4.1.2.9影响食品质量安全岗位员工间的沟通；4.1.2.10食品质量安全计划以及关键控制点、控制要求与验证等相关信息；4.1.2.11产品或新产品的相关信息；4.1.2.12监视与测量信息；4.1.2.13应急准备与响应信息；4.1.2.14投诉、不符合、事故、事件及纠正和预防措施信息；4.1.2.15内、外部质量安全体系审
4、核结果、管理评审信息；4.1.2.16相关的法律、法规、标准及其它要求、合同的传达；4.1.2.17管理者、员工、职能部门有无违规信息等。4.2信息交流与沟通的渠道可以是口头的、书面的质量记录、公告栏、各项刊物、讨论交流、电子媒体、音像资料、通讯等沟通的工具或方式予以传递或其它一切可以利用的交流方式，如各种会议、调查表、建议书、对话、意见箱、网络、年度报告等。4.3 各职能部门进行内、外部沟通和信息交流的内容必须准确可靠。外部信息的收集与处理4.3.1.品控部负责,与质量技术监督局、商检局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由品控部传递到本公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时
5、，按照纠正和预防措施控制程序的要求进行处理；4.3.2政策法规标准类的信息由品控部负责，进行收集、更新、整理，由品控部统一保存，参见文件控制程序；4.3.3储运部、生产部分别负责与原材料、零部件、供方、运输公司、计量单位等服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，储运部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求；品控部负责与本公司上级主管部门等的沟通，了解相关的信息，对来自上述相关方投诉的处理详见纠正和预防措施控制程序，对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其它信息可由对应部门以信息联络处理单的形式传递给客诉部组织处理；4.3.4各部门直接从外部获取的其它类信息，如质
6、量改进技术，质量管理信息等，在一周内以信息联络处理单反馈到品控部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。4.4 信息传递4.4.1负责与当地食品质量安全主管部门进行沟通的外部沟通人员，了解食品质量安全的最新信息。在收到上级主管部门关于食品质量安全的来文、来电等，应报送主管领导和HACCP小组长，并转发各有关部门和食品安全小组办理。各职能部门收到有关食品质量安全的法律、法规和标准及其相关变更信息时应传递到品管部，以备更新和分发新的外来文件。4.4.2当法规及产品标准、生产工艺、配方、设备、场所、设备位置、包装方法发生变化时，各相关部门应通知食品安全小组。4.4.3负责与顾客和消费者沟通的外
7、部沟通人员负责对市场信息、出现产品健康危害方面的投诉等情况时应及时要求召开各种会议，告知食品安全小组。4.4.4销售部负责就售后服务情况进行沟通。顾客和消费者关于食品质量安全方面的投诉和意见，销售部应会同相关部门提出处理意见或建议，报主管领导批准，并在”信息沟通记录”内予以记录，在规定时间内答复。4.4.5生产部负责向供方提供本公司的食品质量安全要求，并指导供方按规定的要求开展生产。4.4.6当人员资格水平、责任分配等岗位规范发生变化时，相关责任部门应及时与品管部沟通。4.4.7发生食品质量安全事故，按产品召回控制程序进行控制。4.4.8紧急状态下的信息按应急准备和响应控制程序处理。4.4.9
8、品控部应对供方产品质量卫生检验的异常情况及时通报负有采购职责的部门及食品安全小组。4.4.10食品安全小组组长应及时向各部门传达质量安全管理体系开展情况。4.4.11利用公司高层领导和各职能部门负责人参加的相关会议，加强内部沟通，并由品管部形成会议纪要。4.4.12 涉及食品质量安全管理体系改进和顾客、消费者、相关方关注的信息，由其接收部门根据职责权限及时传递到食品安全小组组长及人员处理，在“信息沟通记录”内记录其结果，每季度汇总至食品安全小组作为管理评审的输入。4.5所形成的文件按照文件控制程序执行。4.6所有记录按照记录控制程序执行。5 相关文件文件控制程序记录控制程序应急准备和响应控制程序顾客投诉处理程序产品召回控制程序