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1、文件制修订记录NO制/修订日期修订编号制/修订内容版本页次12021-07-01新制订A0核准审核制订L0目的为保证内、外的环境管理信息能及时、畅通地传递和交流，掌握公司内部环境 管理动态与相关方要求，确保本公司环境管理体系的有效运行和持续改进，特 制定本程序。2.0适用范围本程序适用于内、外部环境信息的交流、传递和处理。3. 0职责3.1人力资源部文控中心是信息交流的归口人力资源部门，负责公司内外部质 量/环境信息交流的全面管理。及与总经理间的质量/环境信息的沟通。3. 2各有关部门负责本职责范围内环境信息的传递、交流和处理。4. 0程序要求1内部信息的交流4. 1. 1交流的内容a）质量/
2、环境方针的贯彻与执行情况；b）质量/环境目标、指针和环境管理方案实施情况；c）顾客要求的产品环境物质控制的效果及存在的问题；d）质量过程控制和环境运行控制的效果及存在的问题；e）质量环保法律、法规及其更新的信息；f）质量/环境监测与测量；g）不符合、纠正和预防措施的实施、跟踪、验证情况；h）内审、外审、管理评审信息；i）紧急信息，如质量事故、环境事故、环境紧急事态；j）其它信息，如员工的合理化建议等。内部信息交流与处理方式信息可采用书面数据，记录、通告、会议、电 子媒体、音像、通讯等工具、方式。（1）质量/环境方针、目标、指针以文件、简报、墙报、卡片、会议等形式传 到达全体员工。（2）更新的法
3、律法规、目标、指针、管理方案，技术部以文件形式下发各部门, 各部门及时传达给相关人员。(3)发生质量/环境事故生产部应及时组织召开事故分析会，调查事故原因， 分析事故责任，并将事故情况及时向管理者代表报告和内部进行通报，使广大 员工从中吸取教训，防止类似事故重复发生。(4)生产部编制“生产日报”及“生产月报”，对每日、每月的产品的产量及 质量情况进行内部通报。(5)公司每月定期或不定期组织召开生产质量/环境工作例会，由总经理或经 理指定的人选将生产、质量/环境工作情况进行评价，指出存在的问题，提出近 期工作的重点，并作好会议记录。(6)品管每年应编制质量/环境改进计划，对质量/环境体系运行工作
4、作出全面 安排，经管理者代表审核，总经理批准后，形成文件下发各部门。(7)对审核、管理评审中的不符合，人力资源部文控中心以纠正预防措施报 告形式下发相关部门。(8)对审核与管理评审情况由人力资源部文控中心形成文件经管理者代表审 核，总经理批准后，下发各部门。(9)公司建立墙报、宣传栏，根据不同时期的质量/环境工作需要，宣传有关 质量/环境法规，介绍质量/环境管理知识，介绍顾客对产品的环境要求，通报公 司内部和外部环境信息。(10)其它内部信息，提供者可将信息联络单回馈给相关部门。4. 2外部信息交流4.2. 1交流内容：(1)上级部门、环保机构、质量技术监督部门、认证审核机构的有关信息；(2)
5、相关方信息(如顾客、供方、服务商、计量部门、小区部门及居民回馈的 信息或投诉)，特别是顾客对产品的环境性能要求的信息；(3)内部需向外部传递的信息。(4)其它外部信息，如各部门直接从外部获取的质量/环境改进技术及管理方 面的信息。4. 2. 2外部信息交流与处理方式：(1)人力资源部与地方环保部门和技术监督局长期、经常建立与保持质量/环 境信息的联络与交流，并长期订阅相关质量/环境刊物，随时了解、掌握环境法 规、标准的变更，环境工作新的要求与动态及其它相关环境信息，并予以记录, 根据新的信息及要求，作出新的环境管理决策。(2)对于顾客要求的环境关联物质的信息收到时，由收到部门及时汇报给公司 总
6、经理和管理者代表,并以最快的文式，由文控中心将顾客的有关环境要求是否 传达给各职能部门，并按顾客要求执行环境物质控制的要求。公司内部各部门应 组织对顾客产品环境物质控制要求知识的培训和学习。也可以用4. 1.2(1)、(2) 的方式向公司各级员工宣传和贯彻。(3)对上级部门下发的质量/环境工作文件，根据文件传达范围的要求，由文 控中心及时组织传达与传阅。(4)公司建立环境投诉管理制度，人力资源部负责对小区人员及相关方的 环境投诉的接待，对投诉的内容作好详细记录，并作出必要与合理的答复。(5)人力资源部应将接到投诉的情况及时向管理者代表汇报，并对投诉情况组 织调查，分析事态原因，了解事态影响范围
7、和程度。(6)人力资源部应根据调查情况组织相关部门及时制定对策，采取有效处理措 施，并跟踪处理结果。(7)人力资源部应及时收集环保部门各个时间对公司工业污染排放的监测信息 数据，掌握污染排放动态，并根据需要调整控制手段。(8)人力资源部应按环保部门要求，及时、认真、准确编写、上报各项环境报 表和数据，让其及时了解和掌握公司环境动态。(9)公司对相关方的环境控制要求，相关部门应以 、走访、 等形式传 递给相关方。(10)发生环境事故，对周围小区可能造成影响时，人力资源部应及时对小区 部门、居民进行走访，了解小区人员的反映，并作好相关记录。(11)资材负责与原材料供方进行信息沟通，对其提供的产品质
8、量及环境因素 控制施加影响。(12)业务部负责与顾客的信息沟通，按照与顾客有关的过程控制程序对 顾客产品质量及服务质量的投诉信息及时进行收集、处理和评价。4. 3紧急事态环境信息的传递3. 1交流内容(1)事故泄漏(2)火警(3)产品环境禁止物质严重超标3. 2传递与处理方式(1)如重要环境因素发生紧急事态，所在部门、岗位人员应以最快捷方法报告 管理者代表。(2)如果事态严重，人力资源部文控中心应以最快捷方法传递给在厂应急指挥 小组成员，按相关应急准备与响应控制程序采取相应紧急对策。(3)如果事态造成人员伤亡，或可能给小区环境造成严重影响，应急指挥小组 迅速报告地方政府相关部门，以便上级部门采取及时有效对策。(4)如果事态可能给小区部门与居民造成危害，指挥小组应将信息及时传递给 小区部门及居民，以便作出有效对策。4. 0相关文件1应急准备与响应控制程序5. 2信息交流控制程序0相关记录5.1 投诉记录/处理表信息交流投诉一览表(2).xls6. 2联络单内部联络单(2).xls6. 3生产日报打粉生产日报表.XI配料生产日报表.XI混料生产日报表.XI球磨生产日报表.XI梭式窑生产日报表.6.4日月品质统计分析报表日月品质统计分析 报表.xls6. 5会议纪录6. 6纠正预防措施报告纠正预防措施处理单.doc