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1、公文处理实施办法第一章总则第一条 为了使XXXX有限公司（以下简称“XXXX”）公文处理工作规范化、制度 化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，制定本实施办法。第二条 本办法适用于XXXX化工的公文。第三条公文处理工作是指公文的办理、制发、管理、整理、归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。第四条公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、规范；严格执行保密规定，确保企业秘密安全。第五条 综合部负责对XXXX化工所辖各部门、各工序公文处理工作进行业务指导 和督促检查。综合部门主管本单位公文处理工作。第六条 全面实施无纸化办公，除紧急、敏感或涉密事项外，一律通过公司0A网
2、上办公平台处理公文。第二章公文种类第七条XXXX化工有限公司文种类主要包括：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或 者撤销下属单位不适当的决定事项。（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事 项，批转、转发公文。（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。（A）请示。适用于向上级单位请求指示、批准
3、。（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答 复审批事项等。（十一）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。第三章 公文版头的形式及适用范围第八条XXXX化工公文版头的形式及适用范围主要包括:（一）行政文件。发文单位标识为“广西田东XXXX化工有限公司文件”，代字为“XXXX 发”。LXXXX发：适用于印发XXXX化工重要决定，部署全公司工作；下达公司中长期计划、年度工作计划；印发公司有关规章、制度；转发公司各单位相关通知文件； 印发有关绩效考核、预算、经营目标等方面的重要事项和要求；对下级单位重要 请示事项的批复等。适
4、用于向上级有关部门报告、请示工作和呈送意见等。（二）党委文件。发文单位标识为“XXXX化工有限公司委员会文件”，代字为“XXXX 党”，适用于XXXX党支部传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署；转发上 级党委的文件；批转下级党组织的重要报告、请示。（三）工会文件。发文单位标识为“XXXX化工有限公司工会委员会”，代字为“XXXX 工”，适用于印发以工会名义向上级部门报送或向下级部门下发的文件。（四）综合部文件。发文单位标识为“XXXX化工有限公司综合部”，代字为“XXXX 综”，适用于XXXX综合部及公司各部门的一般业务事项。（五）信函。发文单位标识为“广西田东XXXX化工有限公司”，代字
5、为“XXXX 函”，适用于XXXX化工对不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题。（七）会议纪要。发文单位标识为“广西田东XXXX化工有限公司”，用于记载、 传达总经理办公会议以及公司领导主持召开的其他专题会议决定事项和主要精 神。第四章公文格式第九条 公文用纸格式。公文用纸一律采用国际标准A4（长297毫米、宽210毫 米）。公文页边与版心尺寸为：A4型纸的公文天头（上白边）宽371毫米; 装订边（左白边）宽28毫米1毫米；版心尺寸为长225毫米、宽156毫 米（不含页码）。第十条公文印制格式文件式公文和纪要的发文单位标识上边缘至版心上边缘为35mm,与上页边距离 为72mm。信函式公文发文
6、单位标识上边缘至上页边距离为30mm。公文大标题使用小2号宋体字；份号、秘级及保密期限、紧急程度用3号黑体 字；发文字号、签发人、主送单位、附件、附注用3号仿宋体字；签发人的姓 名用3号楷体字；正文用3号仿 宋体字，一般每面排22行，每行排28字， 并撑满版心。正文中如有层级，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三 层和第四层用仿宋体字标注。如有附件，“附件”二字用黑体字。版记中的抄送 单位、印发单位、印发时间用4号仿宋体字。如无特殊说明，公文中文字的颜 色均为黑色。第十一条公文文面格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标 志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发
7、文单位署名、成 文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号, 一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。密级分为绝密、机密和 秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。如需标注密级和保密期限, 顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分 别标注“特急”“加急”。如需标注紧急程度，顶格编排在版心左上角；如需同时 标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按
8、照份号、密级和保密期限、紧急程 度的顺序自上而下分行排列。（四）发文单位标志。（亦称“文头”）由发文单位全称或者规范化简称加“文件” 二字组成，也可以使用发文单位全称或者 规范化简称。文头居中排布，推荐使 用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（五）发文字号。（亦称“文号”）由发文代字、年份、发文顺序号组成。正式文 件的发文字号一般编排在发文单位标志下空二行位置，横线上方居中排布。上 行文的发文字号居左空一字编 排，与最后一个签发人姓名处在同一行。便函的 发文字号则标注在红色双线之下、文件标题之上，右侧空一字。年份、序号用 阿 拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“（）”括入；
9、序号不 编虚位（即 I不编为001）,不加“第”字。（六）签发人。上行文应注明签发人的姓名，与发文字号同一行，右侧空一字。（七）标题。对公文主要内容准确、简要的概括。由发文单位名称、事由和文种 组成。对外公文应标明发文单位，对内公文 可不标明发文单位；除法规名称加 书名号外，一般不用标点符号。位于红色分隔线下空两行位置，可分一行或多 行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题 排列应当使用梯形或菱形。（A）主送单位。公文的主要受理单位，使用全称或规范性简称、名称，编排于 标题下空一行位置,居左顶格，回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。 除“通告”、“会议纪要
10、”、“决议”外，其他文种的公文应标明主送单位。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。编排 于主送单位名称下一行，每个自然段左空二 字，回行顶格。文中结构层次序数 依次可以用“一、” “（一）”依次 “”标注。（十）附件说明。公文如有附件，在正文下空一行左空2字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXX ）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时, 应当与上一行附件名称的首字对齐。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。标注在正文（或附件 名称）之下，空3行右侧，成文日期之上成文日
11、期。署会议通过或者领导签发 的日期。标识在发文单位署名之下右空4字,用阿拉伯数字，将年、月、日标 全， 不编虚位（即1不编为01）如20XX年X月X日。（十三）印章。公文除“会议纪要”、决议、“XXXX综”以外，一律加盖印章。 印章位置居中盖在发文单位署名和成文时间的上面，要求上不压正文，下要骑年 盖月。当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的 措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方 法解决。（十四）附注。公文需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事 项、联系人及联系方式等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一 行。请示
12、件应在该处注明联系人的姓名和电话，联系人一般为经办部门负责人。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被印发、批转、转发的公 文应视作正文，不能作为附件处理。附件应当另面编排，并在版记之前，顶格编 排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标 题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装 订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二 字及附件顺序号。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，使用 单位全称、规范化简称。如有，应在印发单位和印发日期之上一行、左右各空 一字编排。“抄送”二
13、字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字 对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。（十七）印发单位和印发日期。印发单位编排在左侧空I字，一般为XXX综合 部。印发日期，右侧空1字注明，以公文送印的日期为准（一般不能超过成文 日期2天），用阿拉伯数码标识。（十八）页码。公文页数顺序号。用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心 下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字 线，一字线距版心下边缘7 mm。 单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的附件与正文一起装订时，页码应 当连续编排。首页原则上不示页码。第五章行文规则第十二条行文应当确有需要，注重实效。可发可不发的公文不发；可长可短的 公文要
14、短。凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话报告或通知的事项， 原则上不再行文。第十三条不得越级向上级单位行文，尤其不得越级行请示件；因特殊情况必须 越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。第十四条因需要向下越级行文，应当同时抄送被越过的单位。第十五条不相隶属单位之间一般用函行文。第十六条 公文内容涉及两个以上部门职责的，主办部门应主动协调，未协商一 致，不得擅自行文。第十七条上行文原则上只应主送一个单位，如需同时送其他单位，应当用抄送 形式，但不得同时抄送下属单位。第十八条下属单位的请示事项，如需以XXXX化工的名义向上级单位请示，办理 部门应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
15、第十九条“请示”应当一文一事，不得在“报告”中夹带请示类事项。对夹带 请示的公文，相关部门只按“报告”处理，不予答复。第二十条除XXXX化工综合部外，公司各部门不得以XXXX化工的名义对外正式 发文，即不得向其他单位（包括总部）制发政策性和规范性文件。第六章公文拟制第二十一条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第二十二条公文起草是发文的第一道程序，也是提高文件质量的关键性基础工 作。公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及省市有关法规规章制度，完整 准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。（二）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（三）
16、文种正确，格式规范。（四）公文涉及下属单位或其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求其意 见，力求达成一致。第二十三条以XXXX化工名义的公文文稿签发前，应当由综合部进行审核。审核 的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文 单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及下属单位和其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致 意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引 文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容
17、是否符合公文起草的有关要求。第二十四条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由。第二十五条公文应当经公司领导审批签发。综合部根据公司授权制发的公文，由公司主要负责人签发或者按照有关规定签发。第七章公文办理第二十六条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十七条收文办理的主要程序是：（一）签收。凡收到的公文一律由综合部逐件清点，核对无误后签字或者盖章, 并注明签收时间。（二）登记。对外部来文要分别登记，对下属单位的重要公文，也应登记。登记 中要详细记载公文的主要信息和办理情况，将办件、阅件和简报等分开，避免该 办的文件漏办。（三）承办、传阅。承办部门对交办的公文应当及时办理，有
18、明确办理时限要求 的应当在规定时限内办理完毕。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、 误传、延误。（四）催办。指对需要办复的公文，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办 工作进行查询督促。签收、登记后分办或送领导批办的公文，由综合部负责催办； 各部门的公文处理工作由各单位负责催办。（五）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。第二十八条发文办理主要程序是：（一）复核。已经公司领导签批的公文，印发前应当由综合部对公文的审批手续、 内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，经行政办公室登记、编发文字号。（三）用印。
19、用印时，要检查签发人与使用的印章权限是否相符，是否经过综合 部审核，是否按审核意见修改，发文单位标识和印章是否一致，文件格式是否符 合标准，文件印制质量如何，有无明显错漏，是否违反本办法以及其他不宜用 印的。第二十九条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及单位 档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。对不需要归档的公文及有关材料要定 期销毁。第八章公文管理第三十条XXXX化工公文处理由综合部统一归口管理。第三十一条 各部门、各工序必须建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格 规范，充分发挥公文作用。第三十二条公文的撤销和废止，由发文单位根据职权范围决定。公文被撤销的， 视为自始无
20、效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第三十三条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。第三十四条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁有密级的 公文应当登记造册，到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不 得私自销毁、留存涉密公文。第三十五条单位合并或撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档 案管理部门。第九章考核办法第三十六条 所受理的文件建立同一台账，台账信息不完全考核5元/条。第三十七条未在文件工作截止时间内将转办审批意见及文件至相关部门、单位 办理的考核100元/份文件。第三十八条 对需要收集意见、问题等资料的文件，在OA下发文件后相应各部门、 单位要按时反馈意见、问题等资料，未按时反馈的考核责任人及该部门负责人 50-100 元/次。第三十九条来文的办理结果未按时给来文单位回复的，考核负责文件的办理部 门、单位100元/份。第四十条本年所受理文件要求次年元月前全部归档（存档案室），超时未归档考 核5元/份。第十章附则第四十一条 本实施办法由广西田东XXXX化工有限公司综合部负责解释。第四十二条 本办法自发布之日起执行。