公司公文处理实施办法.docx

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1、公司公文处理实施办法第一章总则第一条 为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、 科学化，根据国家行政机关公文处理办法、国家行政 机关公文格式和XX省地质勘查局公文处理实施办法， 结合本所实际，制定本办法。第二条公文是指公务活动中形成的具有法定效力和 规范体式的文书。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立 卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理 应当按照实事求是、精简、高效、保密的原则，做到及时、 准确、安全。第四条 所办公室是公文处理的管理部门，负责所公文的统一收发、审核、批办、用印、归档和销毁等，并负责 指导、检查所下属单位的公文处理工作。第二章公文种类第五条公文种类主

2、要有：（一）决定适用于对重要事项、重大行动作出安排，奖惩有关单位 及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。责校对。校对文稿应当准确无误，校样与原稿应当一致，不 得擅自修改原稿，如确需修改时，应征得办公室核稿人认可, 重要修改需经签发所领导同意。校对人员校完后应在文稿首 页上签字，以示负责。公文正式印制前，办公室应当进行复 核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全， 格式是否统一、规范等。公文印制份数应按需印制。第七章收文办理第十九条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包 括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十条 公文由办公室文书负责签收、拆封、登记; 各处室

3、自行收到的文件，统一送交办公室登记。登记的内容 主要包括：收文编号、日期、来文机关、来文字号、标题、 密级、紧急程度、附件、份数、办理情况等。第二十一条平行单位、下属单位等主送本所的公文, 办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理; 是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。对不符 合以上要求的，可以退回来文单位并说明理由。第二十二条 已签收的公文，办公室负责人应当及时 阅批意见并交有关部门办理；涉及重要事项的，提出拟办意 见送所领导批示后办理。需要两个以上部门办理的应当明确 主办部门。紧急公文应当明确办理时限。第二十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办10理，不得延误、推

4、诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不 属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由，由办公室重新确定主办部门。第二十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅 视为同意；没有请示事项的，签阅表示已阅知。第二十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公 文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重 点催办，一般公文定期催办。第二十六条 文件处理过程中，必须切实执行保密制度, 未公开的内容不得随意摘抄和乱传，防止失密，公文的传阅、 借阅、承办、注销、立卷、归档，必须严格履行登记、签收 手续。各级领导阅览文件后应签下姓

5、名和日期。第八章公文的归档与管理第二十八条 公文办完后，应当根据中华人民共和国 档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人 不得保存应当归档的公文。第二十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、 特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完 整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第三十条 归档范围内的公文应当确定保管期限，每年 5月30日前将本部门上一年度办理完毕的公文、材料经整理11后集中向资料室移交。第三十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张 和字迹材料必须符合存档要求。第三十二条其他特殊载体的重要文件材料，包括光盘、 软盘、录音带、录像带、照片等有

6、关材料，应当按照归档要 求编写说明后，交资料室整理、归档。第三十三条 公文除绝密级和注明不准翻印的以外，经所领导或办公室主任批准，可以翻印、复制。第三十四条公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关的证明章。第三十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文 被废止，视作自废止之日起不产生效力。第三十六条.不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别 并经办公室负责人批准，可以销毁。第三十七条 科室合并时，全部公文应当随之合并管理。 科室撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移 交资料室。工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的 公文按照有关规定移交、清退。第九章附则第三十八条本办法由所办

7、公室负责解释。第三十九条 本办法自二OXX年十月一日起施行。12（二）通知适用于批转下属单位的公文，转发上级机关和不相隶属 机关的公文；印发规范性文件；传达要求下属单位办理和需 要有关单位周知或者执行的事项；人员职务任免。（三）通报适用于介绍工作经验，表彰先进，批评错误，传达重要 精神或者情况。（四）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关 的询问。（五）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复适用于答复下属单位请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。可以用于上行 文、下行文XX行文。作为上行文应按请示性公文的程序和 要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确

8、要求的，下 属单位应遵照执行；无明确要求的，下属单位可参照执行。 作为平行文，提出的意见供对方参考。（A）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问或答复问 题、请求批准和答复审批事项；告知不相隶属的机关、团体、 单位有关事项等。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文单位标识、发文字号、口签发人、标题、主送单位、正 文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄 送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当 分别标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公 文应标

9、明份数序号。保密期限一般按绝密级事项30年、机 密级事项20年、秘密级事项10年认定并标注。在公文版头的左上角标明密级、五角星、保管期限（排 成一行），密级和保管期限用仿宋四号字，五星的大小与仿 宋四号字相当。“绝密”、“机密”的份号标在密级之上。（二）口发文单位标识。发文单位标识应当使用全称或 规范化简称后加“文件”组成；联合行文，发文单位性质相 同时，主办单位排列在前。（三）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明 “特急”、“急件”；电报则分别标明“特提”、“特急”、 “加急”、“平急”。“特急”或“急件”口标在公文版头 左上角；如果是秘密公文，标在密级下面。（四）发文字号。发文字号应

10、当包括单位代字、年份、 序号。性质相同的单位联合行文，只标明主办单位发文字号; 性质不同的单位联合行文，原则上应使用排列在前单位的发 文字号，也可以协商确定，但只能标注一个单位的发文字号。 以所党委、所、公司、检测中心名义发文的公文，均由所办 公室统一编号。（五）公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的 主要内容并标明公文种类，一般应标明发文单位名称。公文 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号; 出现不可避免的并列人名或词时，可以空格间隔。（六）主送单位。主送单位指公文的主要受理单位，应 当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位一般应当在公 文正文前注明，特殊情况需空缺的，也应

11、在公文底稿中注明 所有主送单位备查。请求上级单位批准、指示或向不相隶属 单位申请批准的公文，只能有一个主送单位。（七）抄送单位。抄送单位指除主送单位外需要执行或 知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称, 根据各单位性质、级别按顺序注明。公文原则上不主送、抄 送领导同志个人。（A）附件说明。公文附件指附属于公文正文的其他材 料，具有对公文进行补充说明或提供相关资料等作用，是公 文的重要组成部分。公文如有附件，应当在正文之后、成文 日期之前注明附件顺序和名称。“附件”紧接正文的下一行 空两格书写，附件的顺序和名称均写在“附件”右面。附件 应当与正文装订在一起，附件有2件或者2件以上的

12、，在附 件首页用阿拉伯数字标明；如果不能合订，在附件首页的左 上角标上公文的发文字号和附件的序号。如果附件不需打印 或者不发，应当注明。（九）附件的特殊规定。印发规章等公文或转发公文时， 正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的, 文末不再将所印发或转发的公文列为附件。（十）成文时间。成文日期以负责人签发的日期为准， 联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议讨 论通过的公文，以会议通过的日期为准，并写上会议名称及 届次，用圆括号括入，标注于公文标题之下。成文日期应当 用汉字写全公元年、月、日，不得用阿拉伯数字书写。（十一）公文印章。公文除“会议纪要”和以电报形式 发出的以

13、外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位 加盖印章；联合下发的公文，落款处必须署名发文单位名称 并加盖印章。其他公文落款处不再署名发文单位名称，只加 盖主办单位的印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章 位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正 文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。文 件加盖印章要规范，位置要压年盖月。（十二）公文附注。公文如有附注（需要说明的其他事 项），应当在成文日期和印章之下、版记之上，加括号标注。（十三）公文从左至右横写、横排。公文的标题（一级） 一般用二号宋体加粗，二级标题用3号黑体字，三级标题用 3号仿宋加粗;其余部分一般用三号仿宋字体

14、。每行排28字，每页排22行。公文中各组成部分的标识规则，参照国家 行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）国家标准执行。第七条 公文双面印刷，公文用纸一般采用国际标准 A4型（210mmX297mm）,左侧装订。公文所附表格用纸和张 贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章公文版式第八条 公文版式按公文性质、内容及其重要程度， 主要分为以下六类：（一）党委文件。用“中共委员会文件”字头专用纸。 用于发布党委的决定、规定、通知、意见、干部任免及奖惩 事项，批复党支部的重要请示事项，向上级党组织报告、请 示工作，发文字号由“X地所党”、年份、顺序号组成，盖 “中共委员会”章。（二）所发

15、文件。用“文件”字头专用纸，发文字号由 “X地所”、年份、顺序号组成，盖章。（三）公司发文件。用字头专用纸，发文字号由“X 地司”、年份、顺序号组成，盖章。（四）检测中心发文件。用“国土资源部XX矿产资源 监督检测中心”字头专用纸，发文字号由“国土杭检”、年 份、顺序号组成，盖“国土资源部XX矿产资源监督检测中 心”章。（五）便函。61 .发文字号“X地所党函“，用“字头专用纸。用于 一般性党委征求意见及答复、工作情况汇报等，盖“中共委 员会”章。2 .发文字号“X地所函”，用“字头专用纸。用于一 般性工作商洽、征求意见及答复、工作情况汇报等。盖“ 章。3 .不编文号，主要用于不宜用正式发文的

16、一般性工作 及所内部会议通知；答复有关问题等。根据文件需要选择盖 “”章或者“办公室”章。第五章行文规则第九条 公文行文应当确有必要，注重效用，坚持规 范、精炼。行文关系应按照隶属关系和职权范围确定。行文 一般不得越级，应当逐级上报，逐级下达。因特殊情况需越 级行文时，应当同时抄送被越过的单位。第十条 除所办公室外，所内设科室不得向下属单位 或对外正式行文。第十一条要正确行文，上报文件，需要批复的用“请 示“，只是报告工作，不需要批复的用“报告”。“请示” 应一文一事，要做到内容准确，观点明确；一般只写一个主 送单位，需要同时送其它单位的，应当采用抄送形式，但不 得抄送下属单位。“报告”不得夹

17、带请示事项。第十二条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位的名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和 “意见”。第十三条经批准在报刊上全文发布的文件，应当视 同正式公文依照执行，一般不再转发行文。第六章发文办理第十四条发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等 程序。第十五条 草拟公文，应当注意以下事项：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出 新的政策规定，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权

18、 和与主送单位的行文关系确定。口（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实 际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先 引标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文 含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”, 第三层为“1”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（A）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简 称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出 现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数 和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为

19、词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十六条送所领导签发的公文，除特殊情况外，应当 由办公室审核后统一报送。承办人拟稿后，由主办科室负责人初审并签字后，送所 办公室审核。办公室审核的重点是：是否需要行文；行文方 式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公 文格式是否符合本办法的规定等。在审核中发现问题作较大 修改时，应与办文科室协商研究修改；问题较多的文稿，退 回办文科室重办。具体操作步骤为：部门员工拟稿一部门负 责人核稿f办公室主任审核f所领导签发f复核f缮印f 用印一登记一分发。第十七条公文签发按以下规定办理：（一）以所党委名义发文的，由所党委书记签发。（二）以所、公司、检测中心名义发文的，由分管领导 审签后，送所长签发。（三）需会签的公文，由所领导班子全体成员会签。第十八条 所领导审定并签发“发文稿”后，整套材料 交办公室，由办公室统一制文。排版后文稿，由主办科室负